ПККМ-дегі қызметтік ақша енгізу және кассалық ордерлер: қай операцияны қашан қолдану керек

ПККМ-дегі қызметтік енгізу және қызметтік беру, сондай-ақ Torgsoft кассалық ордерлері: нені, қашан және қандай ретпен жүргізу керек

Дүкенде қолма-қол ақша тек сату кезінде ғана қозғалмайды: таңертең кассаға қайтарым ақша үшін қаражат салынады, күн ішінде шаруашылық қажеттеріне ақша берілуі мүмкін, түсімнің бір бөлігі кассадан алынады, ақша кеңсеге беріледі немесе банкке өткізіледі. ПККМ-де «қызметтік енгізу» қашан қажет, «қызметтік беру» қашан қажет, олардың Torgsoft «Кассаға ақша енгізу» және «Кассадан ақша беру» операцияларынан айырмашылығы неде, қайтарым ақша қорын қалай дұрыс енгізу керек, Z-есеп алдында күн сайын кешке қолма-қол ақшаны нөлге түсіру қажет пе және неге кейде ПККМ кассир X-есепте көріп тұрған соманы алуға рұқсат бермейді. 

Қызметтік енгізу, қызметтік беру және кассалық ордер деген не

Мұнда бір ақшаны есепке алудың екі жүйесі қатар жұмыс істейді.

ПККМ есеп айырысу орнындағы қолма-қол ақша қозғалысын тіркейді. Қолданыстағы ережелерге сәйкес:

• қызметтік енгізу Z-есептен кейінгі алғашқы есеп айырысу операциясына дейін есеп айырысу орнында тұрған қолма-қол ақшаны тіркейді;

• қызметтік беру, егер бұл алу есеп айырысу операциясы болып табылмаса, есеп айырысу орнынан физикалық түрде алынған қолма-қол ақшаны тіркейді.

Мемлекеттік салық қызметі қызметтік енгізу мен қызметтік берудің өздігінен есеп айырысу операциялары болып табылмайтынын бөлек атап көрсетеді. Олар саудаға қатысы жоқ қолма-қол ақша қозғалысын тіркейді. (ЗІР)

Torgsoft кассалық операциялар кәсіпкердің ішкі қаржылық есебіне жауап береді. Бағдарламада, атап айтқанда, «Кассаға ақша енгізу», «Кассадан ақша беру», «Инкассация», «Түсімді тапсыру» операциялары бар. Олар тиісті кассаның ішкі қалдығын өзгертеді және ақшаның қайдан түскенін немесе қайда жұмсалғанын тіркеуге мүмкіндік береді.

Сондықтан әрбір жағдай үшін екі сұраққа жауап беру керек:

1. Есеп айырысу орнындағы қолма-қол ақшаға физикалық тұрғыдан не болды?

2. Бұл қозғалыс Torgsoft қаржылық есебінде қалай көрсетілуі керек?

Кейде бір операция жеткілікті. Басқа жағдайларда бір физикалық қозғалысты Torgsoft да, ПККМ арқылы да көрсету қажет.

Қай операцияны қашан қолдану керек

 Негізгі ереже: қызметтік енгізу сатуды рәсімдеу үшін, ал қызметтік беру сатып алушыға әдеттегі ақша қайтаруды рәсімдеу үшін қолданылмайды. Сату мен қайтару есеп айырысу операциялары болып табылады және тиісті фискалдық чектермен рәсімделеді.

Күн басында қайтарым ақшаны қалай дұрыс енгізу керек

Бұл ең жиі кездесетін сценарийлердің бірі.

Мысалы, дүкен жұмысын кассир қайтарым бере алуы үшін ақша жәшігінде 1 500 грн-мен бастайды.

Егер ақша кассада кешеден қалса

Кешке Torgsoft 1 500 грн қалдық тіркелді делік. Ақша физикалық түрде жәшікте қалды.

Келесі күні:

1. Кассир ПККМ ауысымын ашады.

2. Алғашқы сатуға дейін 1 500 грн қызметтік енгізу жүргізеді.

3. Torgsoft 1 500 грн-ға жеке кіріс жасау қажет емес, себебі бұл ақша касса қалдығына бұрыннан кірген.

Егер Torgsoft тағы 1 500 грн-ға жаңа кіріс құжаты жасалса, нақты ақша түспесе де ішкі қалдық қайтадан ұлғаяды.

Мемлекеттік салық қызметі алдыңғы Z-есептен кейін есеп айырысу орнында қалған қолма-қол ақша келесі есеп айырысу операциясына дейін «қызметтік енгізу» арқылы тіркелетінін тікелей көрсетеді.

Егер қайтарым ақша бүгін әкелінсе

Басқа жағдай: кеше касса физикалық түрде босатылды, ал таңертең иесі қайтарым үшін 1 500 грн әкелді.

Бұл жағдайда нақты қалдық өзгерді және екі жүйеде де нақты оқиғаны тіркеу керек:

• Torgsoft — тиісті кассаға ақша түсуі;

• ПККМ-де — 1 500 грн қызметтік енгізу.

Torgsoft «Кассаға ақша енгізу» және «Кассадан ақша беру» нысандарында «Операцияны фискалдық тіркеуші арқылы жүргізу» ауыстырып-қосқышы қарастырылған. Ол жұмыс орнында фискалдық тіркеуші бапталған болса көрсетіледі.

Бұл ауыстырып-қосқыш Torgsoft кассалық операциясын бапталған фискалдық тіркеуші арқылы да жүргізу қажет болатын жағдайларға арналған.

Ауысымды ашқанға дейін қызметтік енгізу жасауға бола ма

Torgsoft жұмыс сценарийінде алдымен ПККМ ауысымын ашып, содан кейін қызметтік енгізу жүргізу керек.

Torgsoft ПККМ-мен жұмыс мәзірі жеке әрекеттерден тұрады: ауысымды ашу, X-есеп, Z-есеп, ақша енгізу және алу. Осындай реттілік Torgsoft Hybrid-те де қарастырылған.

Егер ақша енгізу кезінде бағдарлама ПККМ ауысымын ашу керек деп хабарласа, мыналарды тексеріңіз:

• ауысым шынымен ашық па;

• қажетті ПККМ таңдалған ба;

• кассир қажетті кәсіпорын атынан жұмыс істеп тұр ма;

• ПККМ-мен байланыс бар ма.

Мұндай хабарламаны айналып өту үшін қызметтік енгізудің орнына кәдімгі кассалық ордер жасауға болмайды: Torgsoft ішкі құжаты фискалдық қызметтік операцияны алмастырмайды.

Torgsoft «Кассаға ақша енгізу» не істейді

Torgsoft анықтамасында бұл операция қойма құжаттарымен байланысты емес ақшаны кассаға енгізу ретінде сипатталған. Нысанда операцияны фискалдық тіркеуші арқылы жүргізу ауыстырып-қосқышы бар.

Мұндай құжат басқарушылық есепте шын мәнінде жаңа қолма-қол ақша түсімі пайда болған кезде қажет.

Мысалы:

• иесі кассаға ақша қосты;

• ақша ішкі қаржылық операция бойынша түсті;

• клиент бұрын қалыптасқан берешегін өтейді және бұл төлемді оның балансына байланыстыру қажет.

VIP-клиенттер үшін Help жеке сценарийді сипаттайды: сату нысанында «Кассаға ақша енгізу» → «Клиенттен ақша қабылдау» тармағын таңдап, оның қарызын есептеп, тиісті соманы кассалық ордермен өтеуге болады.

Сонымен бірге Torgsoft кассалық ордерінің өзі фискалдық чек қажет пе, жоқ па дегенді анықтамайды. Егер клиенттен ақша алу №265 Заңға сәйкес есеп айырысу операциясы болса, оны тиісті ПККМ есеп айырысу құжатымен рәсімдеу қажет. Қызметтік енгізу сатып алушы төлемін фискализациялау тәсілі болып табылмайды.

«Кассадан ақша беру» қашан қолданылады

Help «Кассадан ақша беру» операциясын қаражат беру ретінде анықтайды:

• кәсіпорын қажеттеріне;

• контрагенттермен есеп айырысу үшін;

• VIP-клиенттерге қатысты операциялар үшін.

Бұл нысанда да «Операцияны фискалдық тіркеуші арқылы жүргізу» ауыстырып-қосқышы бар.

Мысалы, кассир ақша жәшігінен шаруашылық материалдарын сатып алуға 700 грн алды.

Torgsoft кассадан ақшаның нақты шығынын және оның мақсатын көрсету керек. Егер бұл 700 грн есеп айырысу орнынан физикалық түрде алынса және бұл алу есеп айырысу операциясымен байланысты болмаса, ПККМ арқылы 700 грн қызметтік беру жүргізіледі.

Осыдан кейін:

• Torgsoft ішкі қалдығы жүргізілген қаржылық операцияға сәйкес азаяды;

• ПККМ есеп айырысу орнындағы нақты қолма-қол ақшаның азайғанын тіркейді.

Сатып алушыға ақша қайтару — қызметтік беру емес

Бұл жағдайды шаруашылық шығындарынан бөлек қарастыру қажет.

Сатып алушы тауарды қайтарып, дүкен оған қолма-қол ақшаны қайтарған кезде бұл есеп айырысу операциясы болып табылады. Ол үшін фискалдық қайтару құжаты рәсімделеді. Мемлекеттік салық қызметі қайтарылған тауар үшін қолма-қол ақша беруді есеп айырысу операциясының анықтамасына тікелей енгізеді.

Егер қайтару үшін жәшікте қолма-қол ақша жеткіліксіз болса, кәсіпкер алдымен қажетті соманы физикалық түрде қоса алады. Дәл осы қосымша енгізу қызметтік енгізу ретінде тіркеледі.

Мысалы, кассада 300 грн бар, ал сатып алушыға 1 000 грн қайтару қажет. Иесі 700 грн қосты.

Сонда:

1. 700 грн кассаға физикалық түрде қосылып, қызметтік енгізу ретінде тіркеледі;

2. 1 000 грн қайтару кәдімгі фискалдық қайтару құжатымен рәсімделеді.

Күн сайын кешке Z-есеп алдында қызметтік беру қажет пе

Жоқ, Z-есеп алдында қолма-қол ақшаны күн сайын міндетті түрде нөлге түсіру туралы әмбебап ереже жоқ.

Бұл маңызды нақтылау, өйткені ескі нұсқаулықтар мен бейресми түсіндірмелерде «барлық қолма-қол ақшаны алу → Z-есеп жасау» схемасы жиі кездеседі.

Қазір Мемлекеттік салық қызметі мұны басқаша түсіндіреді: егер ақша есеп айырысу орнында қалып, келесі жұмыс күніндегі алғашқы есеп айырысу операциясына дейін «қызметтік енгізу» арқылы тіркелсе, алдыңғы жұмыс күнінің соңында қызметтік беру жүргізбеуге болады. 

Күн ішінде тек қызметтік операциялар болса, Z-есеп қажет пе

Егер күн ішінде есеп айырысу операциялары болмаған, тек қызметтік енгізу мен қызметтік беру ғана орындалған болса, Мемлекеттік салық қызметі тек осы қызметтік операцияларға байланысты Z-есеп жасаудың қажеті жоқ екенін көрсетеді.

Бұл сатулар мен қызметтік қолма-қол ақша қозғалысының айырмашылығын тағы да көрсетеді: қызметтік операциялардың өздері есеп айырысу операциялары болып табылмайды.

Torgsoft «Түсімді тапсыру» және «Инкассация»

Бұл екі операция Torgsoft басқарушылық есебінде ақшаның қайда кеткені туралы сұраққа жауап береді.

Түсімді тапсыру

Torgsoft «Түсімді тапсыру» сауда нүктесінің кассасынан ақшаны орталық кассаға беру дегенді білдіреді.

Мысалы, сатушы дүкеннен кеңсеге 20 000 грн береді.

Torgsoft үшін бұл қаражат есепте қала береді: тек сақтау орны өзгерді. Сондықтан Help кәсіпкер шығындардың толық есебін жүргізетін болса, түсімді тапсыруды қолдануды ұсынады.

Егер осы кезде 20 000 грн кассирдің ақша жәшігінен физикалық түрде алынса, ПККМ-де жеке оқиға пайда болады — есеп айырысу орнынан қолма-қол ақшаны алу. Бұл үшін қызметтік беру қолданылады. 

Инкассация

Torgsoft терминологиясында «Инкассация» тиісті кассаның қалдығын енгізілген сомаға азайтады. Help оны иесінің кассадан ақша алуы ретінде сипаттайды.

Техникалық қолдауға жүгінулер клиенттердің инкассация мен фискалдық алудың жұмысын шынымен қатар нақтылайтынын көрсетеді. Осындай өтініштердің бірінде маман инкассация жүргізу және фискалдық тіркеуші арқылы қолма-қол ақшаны алу бойынша кеңес беріп, артық инкассация құжатын да жойған.

Кәсіпкер үшін бұл мынаны білдіреді: алдымен ақшаның Torgsoft есебінде қайда қалуы керектігін анықтаңыз. Егер ол жай ғана дүкеннен кеңсе кассасына тасымалданса, ішкі есеп үшін түсімді тапсыру орынды. Егер операция Torgsoft басқа кассаға аудармай-ақ касса қалдығын азайтуы тиіс болса, тиісті инкассация операциясы қолданылады.

Есеп айырысу орнынан ақшаны физикалық алу ПККМ-дегі қызметтік беру тұрғысынан бөлек тексеріледі.

«Операцияны фискалдық тіркеуші арқылы жүргізу» ауыстырып-қосқышы не үшін қажет

Torgsoft бұл ауыстырып-қосқыш мына нысандарда бар:

• «Кассаға ақша енгізу»;

• «Кассадан ақша беру».

Ол жұмыс орнында фискалдық тіркеуші бапталған болса қолжетімді болады.

Мысалы, иесі кассаға қайтарым үшін қосымша 3 000 грн әкелді. Torgsoft кассаның нақты қалдығын ұлғайту керек, ал ПККМ-де — осы қолма-қол ақшаның есеп айырысу орнында пайда болғанын тіркеу қажет.

Басқа жағдай: бухгалтер қаржылық құжаттың ішкі жіктелуін түзетеді, бірақ дәл сол сәтте ақша физикалық түрде енгізілмейді де, алынбайды да. Осындай ішкі түзету үшін ғана жаңа ПККМ қызметтік операциясын жасаудың қажеті жоқ.

Неге ПККМ «Алу сомасы қолма-қол ақшаның ағымдағы сомасынан көп» деп жазады

Мұндай хабарлама кассадан алуға әрекет жасалған сома ПККМ-де ашық ауысым бойынша тіркелген қолма-қол ақшаның ағымдағы сомасынан асып кетсе пайда болуы мүмкін. Атап айтқанда, ағымдағы ауысым ішінде енгізілген немесе қолма-қол алынған қаражаттан көп соманы алуға әрекет жасалса, қате туындауы мүмкін.

Сонымен бірге себеп Мемлекеттік салық қызметі серверіндегі ПККМ деректері мен Torgsoft жергілікті деректерінің арасындағы айырмашылықта да болуы мүмкін. Мысалы, X-есеп бір қолма-қол ақша сомасын көрсетуі мүмкін, ал «Бағдарламалық ККМ бойынша аналитикада» аз сома көрсетіледі.

Осындай жағдай туындаса:

• қажетті ПККМ бойынша X-есеп жасаңыз;

• Баптаулар → Бағдарламалық ККМ → Бағдарламалық ККМ бойынша аналитика бөлімін ашыңыз;

• ағымдағы ауысымда қанша қолма-қол ақша енгізілгенін және алынғанын тексеріңіз;

• оны алуға әрекет жасап жатқан сомамен салыстырыңыз;

• егер X-есеп пен жергілікті аналитика деректері сәйкес келмесе, күнді, ПККМ нөмірін, соманы және хабарлама мәтінін тіркеп, бұл деректерді техникалық қолдауға жіберіңіз.

Операция өтуі үшін алу сомасын кездейсоқ азайтудың немесе қосымша кассалық құжаттар жасаудың қажеті жоқ.

Қызметтік енгізу немесе беру қате жүргізілсе не істеу керек

ПККМ үшін Мемлекеттік салық қызметі нақты түзету тәртібін белгілейді.

Егер қызметтік беру қателесіп жүргізілсе, дәл сондай сомаға қызметтік енгізу тіркеледі. Егер қызметтік енгізу қателесіп жүргізілсе, операция кейінгі «сторно» тіркеуімен түзетіледі. Бұл ПККМ фискалдық деректерін түзетеді.

Осыдан кейін Torgsoft бөлек тексеріңіз. Егер қызметтік операциямен бірге ішкі кассалық құжат та жасалса, ол нақты болған ақша қозғалысына сәйкес келуі тиіс.

Тек соманы теңестіру үшін жалған кіріс немесе шығыс кассалық ордерін жасамаңыз. Алдымен мынаны анықтаңыз:

• ақша шынымен енгізілді ме немесе алынды ма;

• Torgsoft қандай құжат бар;

• ПККМ-де қандай қызметтік операция тіркелген;

• кассалық күн ашық па.

Бұрыннан жабылған кассалық күн үшін күнді қайта ашу, қаржылық құжатты түзету және қайта есептеу бойынша жеке рәсім қолданылады.

Банкке тапсыру кезінде қолма-қол ақшамен не істеу керек

Егер дүкен түсімді ақша жәшігінен алып, банкке өткізсе, екі оқиға болады.

ПККМ-де қолма-қол ақша есеп айырысу орнын физикалық түрде тастап шығады, сондықтан қызметтік беру тіркеледі.

Torgsoft бұл ақшаның әрі қарай қайда түскенін көрсету керек. Help кассадан банк шотына ақша аудару үшін «Есеп айырысу шотына аудару» операциясын қарастырады. Ол, соның ішінде, кәсіпкер түсімді банкке өткізген кезде қолданылады.

Осылайша қаржылық есеп қаражаттың нақты бағытын көрсетеді: ол нақты кассаның қолма-қол ақшасы болудан қалып, банк шотындағы қаражатқа айналды.

Неге қызметтік енгізуді «кассаны теңестіру» үшін қолдануға болмайды

Torgsoft бойынша кассада 8 000 грн болуы тиіс, ал кассир нақты 7 500 грн санады делік. Ақшаны нақты енгізбей, ПККМ-де 500 грн қызметтік енгізу жүргізу — болмаған оқиғаны тіркеу деген сөз. Нақты түсімсіз Torgsoft 500 грн кіріс кассалық ордерін жасау да ішкі есепті шаруашылық негізсіз өзгерту болып табылады.

Алдымен айырмашылықтың себебін табу қажет: сатуларды, қайтаруларды, шығындарды, инкассацияны, түсімді тапсыруды, төлем тәсілін және күннің басқа құжаттарын тексеріңіз.

Бұл техникалық қолдаудың нақты тәжірибесіне сәйкес келеді: ПККМ және Torgsoft бойынша қаржылық операцияларға қатысты өтініштер еркін түзету құжатын жасау арқылы емес, екі есепті және нақты қалдықты тексеру арқылы талданады.

Кассирдің әдеттегі жұмыс күні

Қалыпты сценарийді қарастырайық.

| Таңертең

Жәшікте алдыңғы күннен 2 000 грн қалды.

Кассир:

1. ПККМ ауысымын ашады;

2. 2 000 грн қызметтік енгізу жүргізеді;

3. егер бұл ақша касса қалдығында бұрыннан есепке алынған болса, Torgsoft жаңа кіріс жасамайды;

4. сатуды бастайды.

| Күн ішінде

Кассадан шаруашылық қажеттеріне 600 грн берілді.

Torgsoft тиісті мақсатпен «Кассадан ақша беру» рәсімделеді. 600 грн есеп айырысу орнынан физикалық түрде алынғандықтан және бұл сатып алушымен есеп айырысу емес болғандықтан, қозғалыс ПККМ арқылы қызметтік беру ретінде тіркеледі.

| Кешке

Кассада 18 000 грн жиналды. Кеңсеге 15 000 грн алып кетеді, ал 3 000 грн келесі күнгі жұмыс үшін қалдырады.

Torgsoft 15 000 грн «Түсімді тапсыру» арқылы орталық кассаға беріледі. Бұл 15 000 грн-ның есеп айырысу орнынан физикалық түрде алынуы ПККМ арқылы қызметтік беру ретінде тіркеледі.

3 000 грн жәшікте қалады.

Есеп айырысу операциялары аяқталғаннан кейін ауысым Z-есеппен жабылады. Келесі жұмыс күні бұл 3 000 грн алғашқы есеп айырысу операциясына дейін қызметтік енгізу арқылы тіркеледі. Күн сайын кешке бұл ақшаны жасанды түрде алып, келесі таңертең физикалық түрде қайта салудың қажеті жоқ.

Кассирге арналған қысқаша ереже

Қолма-қол ақшамен әр операция алдында нақты ақшаға не болғанын анықтаңыз.

Егер ақша сату немесе сатып алушыға қайтарудан тыс есеп айырысу орнында пайда болса немесе жоғалса, ПККМ-де қызметтік енгізу немесе қызметтік беру қажеттігін тексеріңіз.

Егер сол операция кәсіпорынның ішкі кассасын, қарызын, шығындарын немесе қаражатты сақтау орнын өзгертсе, оны Torgsoft қаржылық құжатымен дұрыс көрсету қажет.

Ал «Кассаға ақша енгізу» және «Кассадан ақша беру» операциялары үшін Torgsoft тиісті қозғалысты «Операцияны фискалдық тіркеуші арқылы жүргізу» ауыстырып-қосқышының көмегімен бапталған фискалдық тіркеуші арқылы да жүргізуге мүмкіндік береді.