Резервтерді ескере отырып, жеткізушіге тапсырыстарды дұрыс қалыптастыру және балансты бақылау

Егер резервтер бақыланбаса, олар сатып алуды неге «бұзады»? 

Мына жағдайды елестетіңіз: клиент тауарға тапсырыс береді, сіз оған шот жазып, төлемді күтесіз. Физикалық тұрғыдан тауар әлі сөреде тұр, бірақ іс жүзінде ол енді «басқанікі». Егер осы сәтте басқа сатушы бағдарламаға қараса, ол бұл тауарды қалдықта көреді де, оны сатып жіберуі мүмкін. Немесе керісінше жағдай: сатып алу менеджері жеткізушіге тапсырыс қалыптастырады, бағдарлама тауар қоймада бар екенін көрсетеді, сондықтан менеджер оны тапсырысқа қоспайды. Бірақ бірінші клиентке жөнелту уақыты келгенде, тауардың жеткіліксіз екені белгілі болады. 

Кәсіпкерлер техникалық қолдау қызметіне жиі мынадай сұрақтармен жүгінеді: "Егер тауар физикалық түрде бар болса, бағдарлама неге оны тапсырыс беру керек деп көрсетеді?", "Жазылған шоттар бойынша бізге нақты қанша тауар жетіспейтінін қалай түсінуге болады?" немесе "Тауарды қайтадан еркін сатылымға қатысуы үшін резервтен қалай шығаруға болады?". 

Резервтер мен тапсырыстарды бақылау режимі еркін қалдықты клиенттерге уәде етілген тауардан бөлу және осы тапшылық негізінде артық қаражатты қатырып қоймай, нақты сатып алуларды қалыптастыру үшін жасалған.

1. Torgsoft резервтеу логикасы қалай жұмыс істейді

Дұрыс тапсырыстың негізі — бағдарламаның резервтелген тауарды қалай «көретінін» түсіну. Torgsoft резервтеу көбіне «Шот жазып беру арқылы сауда» (ШЖБС) режимі арқылы немесе «Клиенттің бұйымға тапсырысын» рәсімдеу кезінде орындалады.

Резервпен жұмыс істеудің екі негізгі саясаты бар:

1. Уақытша сақтау қоймасына ауыстыру (Кепілдегі тауар қоймасы). Резервтеу кезінде тауар негізгі қоймадан арнайы 3-деңгейлі қоймаға автоматты түрде ауыстырылады. Компьютерлік есеп тұрғысынан бұл тауар негізгі қоймада енді жоқ. Ол әдеттегі тауар айналымына қатыспайды, оны қарапайым сату арқылы кездейсоқ сатып жіберу мүмкін емес және негізгі қойманың стандартты түгендеуінде есепке алынбайды.

2. Негізгі қоймадағы номиналды резерв. Тауар тек номиналды түрде резервтеледі және негізгі дүкеннің балансында қалады. Егер әкімшілік мұндай саясатқа рұқсат берсе, оны сатуға болады; бастысы — тапсырысты жөнелту сәтіне дейін оның қолжетімділігін қамтамасыз ету.

Бұл жеткізушіге тапсырысқа қалай әсер етеді? Егер сіз бірінші әдісті, яғни кепілдегі қоймаға ауыстыруды қолдансаңыз, негізгі есеп орталығындағы тауар қалдығы азаяды. Егер бұл қалдық белгіленген «Минималды қалдықтан» төмен түссе, бағдарлама мұны автоматты түрде тапшылық ретінде таниды және «Жеткізушіге тапсырысты қалыптастыру» режимін келесі пайдаланғанда осы позицияны қосымша тапсырыс беруді ұсынады.

2. Нақты шоттар бойынша тауар қажеттілігін талдау

Менеджер жазылған шоттар бойынша кімге және қанша тауар тапсырыс беру керегін анық көруі үшін, Torgsoft «Шот жазып беру арқылы сауда» режимінде, «Шот» қойындысында арнайы «Қоймалардағы тауардың бар-жоғы» қойындысы бар. Бұл құрал әр құжат деңгейінде тапшылықты бақылауға мүмкіндік береді.

Мұнда бағдарлама бағандар арқылы нақты математикалық есеп жүргізеді:

• Резервте — дәл осы нақты шот үшін сәтті резервтелген тауар санын көрсетеді.

• Тапсырыс беру — клиент тапсырысын орындау үшін тағы қанша бірлік тауар жетіспейтінін көрсетеді. Мән мына формула бойынша есептеледі: "Шоттағы тауар саны минус" "Резервтегі тауар саны минус" "Қоймадағы саны".

Егер қоймада толық резервтеу үшін тауар жеткіліксіз болса және сіз оны резервтеуге тырыссаңыз, қолда бар тауардың бір бөлігі резервке түседі, ал қалған бөлігі «Резервтеуді күтуде» мәртебесін алады. Дәл осы сан сатып алу менеджеріне жеткізушімен байланысу керек екенін көрсететін тікелей белгі болады.

3. Тапшылықты ескере отырып тапсырыстарды жаппай қалыптастыру

Менеджерге бүкіл дүкен бойынша жеткізушіге жалпы тапсырыс қалыптастыру қажет болғанда, «Құжат» — «Жеткізушіге тапсырысты қалыптастыру» режимі қолданылады.

Бағдарлама нақты нені тапсырыс беру керегін қалай анықтайды?

1. Ол Минималды қалдықты талдайды. Ол бүкіл желі үшін бірыңғай мән ретінде де, қосымша опция арқылы әр қойма үшін бөлек те орнатылуы мүмкін.

2. Бағдарлама «Тапсырыс беру керек» бағанын қалыптастырады. Ол белгіленген минималды қалдық пен қоймадағы ағымдағы нақты қалдық арасындағы айырма ретінде есептеледі.

3. Осы формадағы сүзгіде «Тапсырыс беру керек тауар» параметрін таңдауға болады. Бұл шарттардың бірігуі: саны нөлдік/теріс тауарлар + таусылып жатқан тауарлар.

4. Өндірісте резервтерді есепке алу өндірістік компаниялар үшін

Егер кәсіпорныңыз «Өндіріс: материалдар мен дайын өнім есебі» қосымша опциясын пайдаланса, резервтер шикізатты сатып алуда негізгі рөл атқарады. Бір қалдықтарға бірнеше акт жасалмауы үшін, материалдар өндірістік актілерге немесе маршруттық парақтарға резервтелуі мүмкін.

«Өндірісті жоспарлау» режимінде, жеткізушілерге шикізат бойынша тапсырыстар қалыптастырылғанда, бағдарлама мыналарды көрсетеді:

• Қажетті саны — жалпы қанша материал қажет.

• Қолда бар саны — ағымдағы еркін қойма қалдығы + осы өндірістік акт бойынша бұрыннан бар резерв ретінде есептеледі.

• Тапсырыс беру — қажетті сан мен қолда бар сан арасындағы айырма ретінде автоматты түрде есептеледі. Егер көрсеткіш теріс болса, жүйе материал жеткілікті екенін түсінеді. Осыдан кейін «Жеткізушілерге тапсырыстар жасау» батырмасын бір рет басу арқылы сатып алуға дайын құжаттар қалыптастырылады.

Қорытынды: процесті қалай жолға қою керек?

1. Резерв саясатын анықтаңыз: тауар физикалық түрде "Кепілде" қоймасына ауыса ма, әлде негізгі қоймада қала ма — соны шешіңіз. Көптеген ритейлерлер үшін уақытша қоймаларды пайдалану сенімдірек, өйткені бұл тауарлардың шатасуын және кездейсоқ сатылымдарды болдырмауға көмектеседі.

2. Жылдам айналатын тауарлар үшін минималды қалдықтарды орнатыңыз. Сонда тауарды резервке кез келген ауыстыру бағдарламаға сатып алу туралы автоматты түрде еске салуға түрткі болады.

3. Сату менеджерлері ШЖБС режиміндегі «Қоймалардағы тауардың бар-жоғы» қойындысын тұрақты түрде бақылап, «Резервтеуді күтуде» мәртебесі бар тауарларды қадағалауы керек.

4. Сатып алу менеджерлері «Жеткізушіге тапсырысты қалыптастыру» формасымен «Тапсырыс беру керек тауар» сүзгісі арқылы жұмыс істеуі керек және дұрыс рәсімделген барлық резервтер ағымдағы еркін қалдыққа әсер еткенін ескеруі қажет.