Torgsoft компаниясында қызметкерлердің әрекеттерін қалай бақылауға және құжаттардағы, чектердегі және кассалық аппараттағы өзгерістерді қалай табуға болады

Торгсофт қызметкерлердің әрекеттерін, құжаттардағы өзгерістерді және кассалық операцияларды қайдан тексеруге болады

Егер Торгсофт тауар қалдықтары кенеттен өзгерсе, құжаттар жоғалса, кассадағы сома сәйкес келмесе, күмәнді жеңілдіктер пайда болса немесе тауарлар чектерден жоғалса, тексеруді болжамдардан емес, әрекеттер журналдары мен бақылау есептерінен бастау қажет. Бағдарлама құжаттардағы өзгерістерді, тауарларды сатудан алып тастауды, қайта бағалауды, қолмен берілген жеңілдіктерді, инкассацияны және пайдаланушылардың басқа да әрекеттерін тіркейді. Сондықтан Торгсофт рөлдер мен журналдар дұрыс бапталған жағдайда өзгерістерді кім енгізгенін анықтап қана қоймай, қателік немесе теріс пайдалану қалай болғанын да түсінуге болады.

1-жағдай. Қоймалық немесе қаржылық құжаттарды өзгерту не жою

 Белгісі: қоймадағы қалдықтар өзгерді, жеткізушімен өзара есеп айырысу сомалары сәйкес келмейді немесе кассадан қаржылық құжат жоғалды.

 Себебі: қызметкерлердің бірі, мысалы, қоймашы, тауартанушы немесе сатушы кіріс/шығыс жүкқұжатын, есептен шығару актісін немесе қаржылық құжатты әдейі не кездейсоқ өзгерткен немесе жойған.

Қалай тексеруге болады:

1. Файл → Құжаттарды өзгерту журналы бөлімін ашыңыз. Мұнда кірістерге, сатуларға, қайтаруларға, ішкі ауыстыруларға, есептен шығаруларға және қаржылық құжаттарға енгізілген барлық өзгерістер тіркеледі. Құжатты кім, қашан және қандай сомаға өзгерткенін немесе жойғанын көресіз.

2. Файл → Өңдеу нысандарына арналған пайдаланушы әрекеттерінің хаттамасы бөлімін ашыңыз. Бұл есепте қандай өрістің өңделгені, өңдеуге дейінгі ескі мәні және жаңа мәні көрсетіледі.

3. Файл → Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы бөлімін ашыңыз. Бұл есепте Торгсофт бағдарламасымен жұмыс істеу кезінде қандай хабарламалар немесе қателер пайда болғаны көрсетіледі.

Қалай түзетуге болады:

"Құжаттарды өзгерту журналындағы" деректерге сүйене отырып, құжатты бастапқы мәндеріне қолмен қайтарыңыз немесе түзетуші қаржылық не қоймалық құжат жасаңыз.

Қайталануына қалай жол бермеуге болады:

1. Журнал жүргізуді қосыңыз: Баптаулар → Параметрлер → Қолжетімділік → «Пайдаланушы алған жүйелік хабарламалардың хаттамасын жүргізу» және «Жүйелік хабарламалардың хаттамасын жүргізу».

2. "Сатушы" немесе "Қоймашы" рөлінің құқықтарын шектеңіз: «Баптаулар» - «Параметрлер» - «Қолжетімділік» қойындысындағы «Қаржылық құжатты тек оның авторы өзгерте алады» өрісіндегі ауыстырып-қосқышты қосыңыз.

3. Кірісті тексергеннен кейін «Жүкқұжатты бақылау» функциясын пайдаланыңыз. «Бақылау орындалды» белгісі қойылған жүкқұжатты әкімші бұл белгіні алып тастамайынша өзгерту мүмкін емес.

2-жағдай. Тауар чектен "жоғалды" (Кассадағы қолма-қол ақшаны ұрлау)

 Белгісі: түгендеу жүргізу кезінде танымал тауардың жетіспеушілігі анықталады. Кассадағы түсім күтілгеннен аз болады.

 Себебі: сатушы клиенттен ақшаны алып, сатып алушы дыбыстық сигналды естіп, соманы көруі үшін тауарды сканерлейді, бірақ чекті басып шығармайды. Сатып алушы кеткеннен кейін сатушы тауарды сату нысанынан болдырмайды немесе жояды да, ақшаны өзіне қалдырады.

Қалай тексеруге болады:

Қойма → Сатудан болдырылмаған тауарлар бөлімін ашыңыз. Бұл есепте иесі қай сатушының, қашан, қай есепке алу орталығында және қандай тауарды ашық чектен жойғанын көре алады.

Қалай түзетуге болады:

Жоспардан тыс түгендеу жүргізіп, жетіспеушілік сомасын кінәлі сатушының жалақысынан ұстаңыз.

Қайталануына қалай жол бермеуге болады:

1. Қатаң әдіс. Баптаулар → Параметрлер → Қолжетімділік бөліміне өтіп, «Сатушы сатудағы тауарды жоя алмайды» параметрін қосыңыз. Сатушыда «Болдырмау» және «Барлығын болдырмау» түймелері болмайды. Қате сканерленген тауарды жою үшін әкімшіні шақыру қажет болады.

2. Жұмсақ әдіс. «Тауарды сатудан жоюды тіркеу» параметрін қосыңыз. Тауарды жою әрекеті кезінде бағдарлама ашылмалы тізімнен себебін міндетті түрде көрсетуді және/немесе растау үшін аға сатушының немесе әкімшінің бейджін сканерлеуді талап етеді.

3. Сатып алушылар үшін "Тауарды айырбастау және қайтару тек чек болған жағдайда жүзеге асырылады" деген хабарландыру іліңіз — бұл клиенттерді чек талап етуге ынталандырып, ұрлық схемасын бұзады.

3-жағдай. Бағаларды рұқсатсыз өзгерту және таныстарға жеңілдік беру

 Белгісі: табыстылықтың төмендеуі, тауарларды төмендетілген бағамен сату және таңдалған клиенттерге үлкен жеңілдіктерді жиі қолдану.

 Себебі: сатушы сату кезінде сату бағасын қолмен өзгертеді немесе картасы жоқ сатып алушылар үшін өзінің не басқа адамның жоғары пайыздық жеңілдігі бар дисконттық картасын пайдаланып, айырмасын өзіне қалдырады. Сондай-ақ тауартанушы прайс-парақтағы бағаны рұқсатсыз төмендетуі мүмкін.

Қалай тексеруге болады:

1. Бағалардың өзгеруі бойынша. Қойма → Сату бағасын өзгерту бөліміне өтіңіз. Кезеңді көрсетіңіз, сонда қайта бағалаудың толық тарихын көресіз: ескі мән, жаңа мән және оны өзгерткен пайдаланушы.

2. Қолмен берілген жеңілдіктер бойынша. Талдау → Жеңілдіктерді пайдалануды талдау бөлімін ашыңыз. "Жеңілдік түрі: тауарға қолмен берілген", "Жеңілдік: жеңілдік пайызы шамадан тыс жоғары" немесе "Өзіндік құнынан төмен сатылған" сүзгісін орнатыңыз. Пайдалы сатулар қара түспен, ал шығын әкелген сатулар қоңыр түспен белгіленеді.

Қалай түзетуге болады:

Қолмен жасалған қайта бағалау актілерін болдырмаңыз. Қызметкерлерге жоғалған пайда сомасы көлемінде айыппұл салыңыз.

Қайталануына қалай жол бермеуге болады:

1. Бағдарлама пайдаланушысының карточкасындағы "Баптаулар" - "Пайдаланушылар" нысанында «Сату кезінде сату бағасын өзгертуге рұқсат етілген» өрісіндегі ауыстырып-қосқышты өшіріңіз.

2. Басқа адамдардың карталарын пайдалануға жол бермеу үшін «Баптаулар» - «Параметрлер» - «Қолжетімділік» қойындысындағы «Сатушыға дисконттық картаның нөмірін пернетақтадан енгізуге тыйым салу (тек сканермен)» өрісіндегі ауыстырып-қосқышты қосыңыз. Егер клиент картаны физикалық түрде ұсынбаса, сатушы туысының премиум картасының жаттап алған нөмірін енгізе алмайды.

3. Бағдарлама пайдаланушысының карточкасындағы "Баптаулар" - "Пайдаланушылар" нысанында Ең төменгі сату бағасын бақылау өрісін «Өзіндік құнынан төмен сатуға тыйым салу» мәніне орнатыңыз. 

Бұл баптауды қосу сату кезінде тауарды "Сату" нысанына қосқанда кідірістерге әкелуі мүмкін екенін ескеріңіз.

4-жағдай. Кассадағы сома сәйкес келмейді (Инкассация және түсім мәселелері)

 Белгісі: тексеру немесе ауысымды тапсыру кезінде кассада қолма-қол ақша жетіспейді.

 Себебі: сатушы қолма-қол ақшаны операцияны тіркемей бақылаусыз алып қояды немесе жалған сомаға инкассация жүргізеді. Сондай-ақ кассадан ақша алу үшін басқа адамның бейджімен тауарларды жалған қайтару рәсімделуі мүмкін.

Қалай тексеруге болады:

1. Төлем → Касса қорытындылары бөлімін тексеріңіз. Мұнда банкноталар бойынша жүргізілген әр тексерудің тарихы сақталады: уақыт, сома, тексеруді кім жүргізгені және бағдарламадағы қалдық пен нақты соманың арасындағы айырмашылық.

2. Төлем → Қаржылық құжат → Касса қойындысы бөлімінде ақшаны алу немесе инкассацияға арналған қаржылық құжаттардың қашан және кім жасағанын көру үшін қаржылық құжаттарды Кассалық операцияларды таңдау сүзгісі арқылы сұрыптаңыз.

Қалай түзетуге болады:

Касса қалдығын теңестіру үшін түзетуші кіріс немесе шығыс кассалық ордерін, яғни қаржылық құжатты жасаңыз. Қызметкерлермен әңгіме өткізіңіз.

Қайталануына қалай жол бермеуге болады:

1. «Баптаулар» - «Параметрлер» - «Қолжетімділік» қойындысындағы «Сатушыдан бағдарламаға күн сайын алғаш кірген кезде кассадағы қалдықты сұрау» өрісіндегі ауыстырып-қосқышты қосыңыз. Сатушы кассадағы ақшаны санап, соманы енгізбейінше ауысымды бастай алмайды. Бұл оның қабылданған ақша үшін жеке жауапкершілігін тіркейді.

2. Инкассация құқығын өкілеттендіріңіз. Баптаулар → Инкассатор бөлімінде кассаға нақты сенімді қызметкерді байланыстыруға болады. Түсімді тапсыру кезінде бағдарлама алдымен сатушының бейджін немесе құпиясөзін, содан кейін Инкассатордың құпиясөзін сұрайды. Әкімшісіз сатушы ақшаны ала алмайды.

3. «Баптаулар» - «Параметрлер» - «Параметрлер» қойындысындағы «Сатуды сатушымен байланыстыру (Сатушыны тіркеу: Әрбір сату үшін)» өрісіндегі ауыстырып-қосқышты және бейдж арқылы міндетті тіркеуді қосыңыз. Әрбір қаржылық әрекеттің нақты авторы болады.

Иесі үшін негізгі қауіпсіздік ережесі: сатушылармен бір логин арқылы ешқашан жұмыс істемеңіз және "Иесі" бағдарлама пайдаланушысының құпиясөзін ешкімге бермеңіз. Сатып алу бағаларын көруге тыйым салу, құжаттарды жоюды бұғаттау және басқа шектеулер қызметкерлер бағдарламаға өздерінің шектеулі рөлдерімен кіргенде ғана жұмыс істейді.

Қызметкерлердің әрекеттерін бақылау туралы жиі қойылатын сұрақтар

Файл → Құжаттарды өзгерту журналы мәзіріне өтіңіз. Бұл режимде қоймалық және қаржылық құжаттардың, соның ішінде кіріс және шығыс жүкқұжаттарының, есептен шығару актілерінің және басқа құжаттардың барлық түзетулері тіркеледі. Нақты қай өрістің өзгертілгенін анықтау үшін өңдеу нысандарына арналған Файл → Пайдаланушы әрекеттерінің хаттамасы есебін пайдаланыңыз. Онда өзгертуге дейінгі ескі мән мен өзгерткеннен кейінгі жаңа мән анық көрсетіледі.

Иә, бағдарлама әр әрекеттің нақты уақытын автоматты түрде тіркейтін бейтарап жүйе болып табылады. Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы, Құжаттарды өзгерту журналы және түгендеу құжатының ішіндегі Түгендеу журналы сияқты әрбір бақылау есебінде өзгерістердің сақталған күні мен нақты уақыты көрсетілген бағандар болады. Бұл ақпаратты қолмен өзгерту мүмкін емес, сондықтан иесі оқиғалардың ретін дәл қалпына келтіріп, белгілі бір уақытта бағдарламада нақты кім жұмыс істегенін анықтай алады.

Егер қызметкер жүкқұжат немесе қаржылық ордер сияқты құжатты толығымен жойса, бұл әрекет туралы жазба Файл → Құжаттарды өзгерту журналы бөлімінде сақталады. Онда жойылған құжаттың түрі, нөмірі, күні, сомасы және әрекет авторы көрсетіледі. Егер сатушы сату кезінде ашық чектен жеке тауарды жойса, тиісті параметр қолжетімділік баптауларында қосылған жағдайда бұл әрекет Қойма → Сатудан болдырылмаған тауарлар есебінде тіркеледі.

Қызметкерлер берген барлық жеңілдіктерді Талдау → Жеңілдіктерді пайдалануды талдау мәзірінде талдауға болады. Сатушылардың қолмен араласуын анықтау үшін «Жеңілдік түрі» сүзгісінде «Тауарға қолмен берілген» немесе «Жүкқұжатқа қолмен берілген» мәнін орнатыңыз. Бағдарлама табыстылықты көрнекі түрде көрсетеді: қалыпты пайда әкелген сатулар қара түспен, ал шамадан тыс жеңілдік салдарынан теріс пайда әкелген сатулар қоңыр түспен көрсетіледі.

Бұл ақпарат Төлем → Қаржылық құжат, «Касса» қойындысы мәзірінде сақталады. Кассалық ордерлер тізімінде операцияны жүргізген қызметкер көрсетілетін баған бар, ал инкассация құжатының ішінде қаражат берілген инкассатордың аты көрсетіледі. Кассалардағы ақша қалдықтары мен айырмашылықтарды талдау үшін күнделікті салыстырулардың толық тарихы сақталатын Төлем → Касса қорытындылары есебін де пайдалануға болады.

Иә, түгендеу кезінде орындалған барлық әрекеттер егжей-тегжейлі тіркеледі. Қажетті түгендеу тізімдемесін ашып, Журнал түймесін басыңыз. Әрекеттер тарихы бар кесте көрсетіледі: қандай тауардың және қандай мөлшерде сканерленгені, сондай-ақ санның қолмен енгізілген-енгізілмегені. «Автор» бағанында әрекетті орындаған қызметкердің толық аты-жөні немесе бағдарлама пайдаланушысының атауы көрсетіледі.

Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы — бұл жалпы жүйелік журнал. Ол жүйелік хабарламалар мен қателерді тіркейді. Ал Құжаттарды өзгерту журналы — өзгерістерді тереңірек деңгейде бақылайтын арнайы құрал: ол кірістер, сатулар және есептен шығарулар сияқты қоймалық және қаржылық құжаттардың ішіндегі өзгерістерді тіркеп, құжат құрамының өзгеру тарихын көруге мүмкіндік береді.

Бағдарлама пайдаланушысының қолжетімділік құқықтарын дұрыс баптау қажет. Пайдаланушыдан бағаларды өзгерту, қолмен жеңілдіктер беру және теріс немесе нөлдік қалдықтарды көру құқықтарын алып тастаңыз.