Түгендеуге дайындық: ақпараттың, құжаттардың, резервтер мен қалдықтардың тізімі

Torgsoft түгендеу — дүкендегі немесе қоймадағы тауардың нақты санын бағдарламадағы есептік қалдықтармен салыстыру. Түгендеу ведомосы жабылғаннан кейін Torgsoft анықталған артық тауарды кіріске алады және жетіспеушілікті есептен шығарады, сондықтан санау басталғанға дейінгі құжаттардағы қателер нәтижеге тікелей әсер етеді. Кәсіпкерлер мамандардан көбінесе тауар физикалық түрде бар, бірақ қоймада неге көрсетілмейді, әрекетсіз кірістер мен ішкі ауыстыруларды аяқтау керек пе, резервтегі және жолдағы тауарды қалай санау керек, теріс қалдықтармен не істеу керек, түгендеу кезінде сатуға бола ма және «Санды қайта есептеу» функциясын қашан пайдалану керек деп сұрайды.

Дұрыс түгендеудің негізгі шарты

Санау басталған сәтте тауардың нақты орналасқан жері оның бағдарламадағы орналасқан жеріне сәйкес болуы керек.

Бұл мынаны білдіреді:

• дүкенге келіп түскен тауар осы қоймаға кіріске алынуы керек;

• басқа дүкенге жіберілген тауар жіберушінің қалдығында қалмауы керек;

• алынған ішкі ауыстыруды қабылдаушы қабылдауы керек;

• резервтегі тауар оны санау жоспарланған жерде есепке алынуы керек;

• барлық ескі түгендеу ведомостары тексерілуі керек;

• теріс қалдықтар мен күмәнді айырмашылықтарды жаңа ведомость жасалғанға дейін зерттеу керек.

Егер алдымен түгендеу жүргізіп, содан кейін ұмыт қалған кірісті белсендірсеңіз немесе ішкі ауыстыруды қабылдасаңыз, бірдей мөлшер қоймаға екі рет түсуі мүмкін.

1 Қойманы, уақытты және түгендеу шекарасын анықтаңыз

Құжаттармен жұмыс басталғанға дейін мыналарды белгілеңіз:

• түгендеу жүргізілетін есеп орталығын немесе қойманы;

• басталу күні мен шамамен уақытын;

• бүкіл қойма, жекелеген тауар түрлері немесе таңдалған позициялар саналатынын;

• санау кезінде дүкен жұмыс істей ме;

• түгендеуге қандай физикалық аймақтар кіретінін: сауда залы, қосалқы бөлме, витриналар, қораптар, резерв, касса жанындағы тауар;

• әр аймаққа кім жауапты екенін.

Үлкен дүкенде тауарды топтарға немесе аймақтарға бөлу қауіпсіздеу. Тауарлар өткізіліп кетпеуі немесе екі рет саналмауы үшін әр қызметкер белгіленген аймақты санауы керек. Мұндай тәсіл циклдік және ішінара түгендеудің жалпы тәжірибесіне сәйкес келеді: санаудың басталуы мен аяқталуы арасында қозғалыс неғұрлым аз болса, қате қаупі соғұрлым төмен болады.

2 Ескі түгендеу ведомостарын тексеріңіз

Ашыңыз: Құжат → Түгендеу ведомосы. Ведомостарды тек ағымдағы күн бойынша ғана емес, алдыңғы кезеңдер бойынша да қарап шығыңыз.

Әрбір жабылмаған ведомость бойынша мыналарды тексеріңіз:

• жасалған күнін;

• есеп орталығын;

• сипаттамасын;

• ведомость ішіндегі тауарларды;

• нақты саны енгізілді ме;

• тауарларды санау күйін;

• таңдалған бұғаттау тәсілін.

Ескі жабылмаған ведомость кейбір позицияларды бұғатталған күйде қалдыруы мүмкін. Бұл оның баптаулары мен тауар күйіне байланысты:

• «Тауарды ведомостьқа қосқан кезде бұғаттау» — тауар бірден бұғатталады;

• «Тауарды бірінші сканерлеуден кейін бұғаттау» — бұғаттау санау басталғаннан кейін іске қосылады;

• «Тауарды бұғаттамау» — сату қолжетімді болып қалады;

• «Санау аяқталды» күйі тауарды қайтадан сатуға қолжетімді етеді.

Бұғаттау ережелері түгендеу ведомосын қалыптастыру туралы Torgsoft нұсқаулығында сипатталған.

Ескі ведомостьпен не істеу керек

Егер санау аяқталған, бірақ ведомость жабылмаған болса

Нақты сан мен айырмашылықтарды тексеріп, содан кейін ведомостьті жабыңыз. Тексерусіз жаппаңыз: жабылған кезде бағдарлама артық тауарға кіріс және жетіспеушілікке есептен шығару құжатын жасайды.

Егер ведомость қате жасалып, онда сенімді нәтиже болмаса

Оны пайдаланушы құқықтарына сәйкес жою немесе болдырмау керек. Бұғаттауды алып тастау үшін ғана бос немесе ескірген ведомостьті жаппаңыз — саналмаған тауар жетіспеушілік ретінде қабылдануы мүмкін.

Егер түгендеу басталып, бірақ аяқталмаған болса

Оны жаңа түгендеу басталғанға дейін аяқтаңыз немесе енгізілген деректерді тексергеннен кейін болдырмаңыз. Алдыңғы ведомостьпен не істеу керегі анықталмайынша, сол тауарларға параллель ведомость жасамаңыз.

Егер қате жабылған ведомостьтен табылса

Жабуды осы тауарлар бойынша кейінгі қозғалыс болмаған жағдайда бірден ғана болдырмауға болады. Егер түгендеуден кейін сатулар, кірістер немесе ауыстырулар жүргізілген болса, тек қате позициялар үшін жаңа ведомость жасаңыз. Torgsoft анықтамасы

Бір ведомостьті бірнеше жұмыс орнынан бір уақытта жаппаңыз.

3 Нақты алынған тауарлардың кірістерін аяқтаңыз

Ашыңыз: Қойма → Кіріс жүкқұжаттарының тізілімі.

Жеткілікті кең кезеңді орнатып, «Жүкқұжат күйі» сүзгісін пайдаланыңыз:

• «Әрекет етеді» — жүкқұжат қойма күйіне әсер етеді;

• «Әрекет етпейді» — жүкқұжаттағы тауар қалдыққа кірмейді.

Әрекетсіз жүкқұжаттар әдетте сұр түспен көрсетіледі.

Жағдайға байланысты қалай әрекет ету керек

Егер физикалық түрде бар тауар әрекетсіз жүкқұжатта қалса, бағдарлама оны есептік қалдықтан көрмейді. Түгендеу кезінде ол артық тауар болып шығады. Ведомость жабылғаннан кейін Torgsoft түгендеу бойынша кіріс жасайды, ал бастапқы жүкқұжатты кейін белсендіру қалдықты екі еселейді.

Жүкқұжат күйін ғана емес, құжат күнін де тексеріңіз. Күні қате қойылған болашақ немесе өткен кіріс бақылау сәтіндегі қалдықты бұрмалауы мүмкін.

4 Ішкі ауыстыруларды тексеріңіз

Ашыңыз: Қойма → Ішкі ауыстырулар тізілімі.

«Күй» сүзгісі арқылы мыналарды тексеріңіз:

• кейінге қалдырылған ауыстыруларды;

• әрекет ететін ауыстыруларды;

• ашық құжаттарды;

• жабық құжаттарды.

Кейінге қалдырылған немесе әрекетсіз ішкі ауыстыруды бұрын орындалған нақты қозғалыстың растамасы ретінде пайдалануға болмайды. Әрекет ететін ауыстыру қалдыққа әсер етеді.

Құжатты тауардың нақты орналасқан жерімен салыстырыңыз

Табылған барлық кейінге қалдырылған ауыстыруларды автоматты түрде «Әрекет етеді» күйіне ауыстырмаңыз. Алдымен тиісті нақты қозғалыстың болған-болмағанын анықтаңыз.

5 «Жолдағы тауарды» тексеріңіз

Ашыңыз: Қойма → Жолдағы тауар.

Барлық қабылданбаған жүкқұжаттарды қарап шығыңыз. Егер тауар жеткізілген болса:

1. Жүкқұжатты таңдаңыз.

2. «Жүкқұжатты тексеру» түймесін басыңыз.

3. Нақты алынған санды енгізіңіз.

4. Жүкқұжатты тексеруді жабыңыз.

5. «Жүкқұжатты қабылдау» түймесін басыңыз.

Қабылданғаннан кейін тауар қабылдаушының қоймасында пайда болады. Толық тәртіп «Ішкі ауыстыру: “Жолдағы тауар” режимі» нұсқаулығында көрсетілген.

Егер жүк шынымен әлі тасымалданып жатса, дайындықты аяқтау үшін оны қабылдамаңыз. Мұндай тауарды жіберушіде де, қабылдаушыда да санаудың қажеті жоқ: ол екі қоймада да физикалық түрде жоқ және бөлек есепке алынады.

Бір жүкқұжатты екі жұмыс орнынан бір уақытта қабылдауға болмайды.

6 Резервтер мен үшінші деңгейлі қоймаларды тексеріңіз

Үшінші деңгейлі қоймаларға уақытша сақтау қоймалары, кепілдегі тауар қоймалары, резерв қоймалары және басқа бағынышты қоймалар кіруі мүмкін.

Torgsoft резервтеудің екі тәсілі бар:

1. Тауар негізгі қоймада қалады, бірақ оны сатуға шектеу қойылады.

2. Тауар ішкі ауыстыру арқылы үшінші деңгейлі қоймаға көшіріледі.

Екінші жағдайда тауар негізгі қойманың қалыпты қалдығына енбейді, бірақ физикалық түрде сол бөлмеде тұруы мүмкін.

Түгендеуге дейін тексеріңіз

• резерві бар белсенді шоттар мен тапсырыстарды;

• мерзімі өткен резервтерді;

• ішінара берілген тапсырыстарды;

• физикалық түрде сауда залына қайтарылған, бірақ резервтен шығарылмаған тауарды;

• үшінші деңгейлі қоймалардағы қалдықтарды;

• резервтің нақты шотқа немесе тапсырысқа сәйкестігін.

Резерв мерзімінің аяқталуы тауарды әрқашан автоматты түрде сатуға қайтармайды. Егер клиент тапсырыстан бас тартса, тауарды құжаттағы тиісті әрекет арқылы резервтен шығару керек. Осыдан кейін бағдарлама негізгі қоймаға кері ішкі ауыстыру жасайды.

Үшінші деңгейлі қоймаларды баптау қалай жұмыс істейді

Түгендеу ведомосында «3-деңгейлі қоймалардағы тауар санын есепке алу» опциясы қарастырылған. Жұмыс басталғанға дейін оны міндетті түрде тексеріп, әдепкі мәнге сүйенбеу керек. Опция мобильді қолданбада ведомость жасау кезінде де қолжетімді.

Егер опция қосылған, бірақ резервтегі тауар саналмаған болса, бағдарлама жетіспеушілікті көрсетуі мүмкін. Егер опция өшірілген, бірақ үшінші деңгейлі қоймадағы тауар негізгі қоймамен бірге сканерленсе, артық тауар пайда болады.

Сондықтан қызметкерлер ағымдағы ведомостьке қандай қораптар, сөрелер және бөлмелер кіретінін білуі керек.

Егер тауар үшінші деңгейлі қоймада есепте тұрса, бірақ оны қайтаруға арналған құжат болмаса немесе резервтен қалыпты шығару қателікпен аяқталса, мәселені жасыру үшін қолмен жүкқұжат жасамаңыз. Құжаттар байланысын техникалық қолдау маманы тексеруі керек. Тұрып қалған резервтер туралы толығырақ

7 Теріс қалдықтарды тауып, олардың себебін анықтаңыз

Ашыңыз: Қойма → Қойма күйі. Тауар күйі бойынша сүзгіден: «Тек теріс мөлшермен». Теріс қалдық құжаттар бойынша қоймадан кіріске алынғаннан көбірек тауар жұмсалғанын білдіреді.

Ең жиі кездесетін себептер:

• тауар кіріс рәсімделгенге дейін сатылды;

• кіріс жүкқұжаты сатудан кейін әрекетсіз күйге ауыстырылды немесе жойылды;

• сату кезінде ұқсас, бірақ басқа тауар таңдалды;

• есептен шығару, жеткізушіге қайтару немесе ішкі ауыстыру қате рәсімделді;

• «Жолдағы тауар» қоймасы арқылы қабылдау аяқталмады;

• тауарды минусқа сатуға рұқсат берілген.

Түзетудің дұрыс тәртібі

1. «Қойма күйінде» тауарды белгілеңіз.

2. «Тауар қозғалысын» ашыңыз.

3. Сан теріс болғаннан кейінгі құжатты табыңыз.

4. Кірістерді, сатуларды, есептен шығаруларды, қайтарулар мен ауыстыруларды тексеріңіз.

5. Егер себеп бастапқы құжатта болса, оны түзетіңіз.

6. Санды қайта есептеңіз.

7. Осыдан кейін ғана позицияны түгендеуге қосыңыз.

Теріс қалдықтарды механикалық түрде теңестіруге болмайды. Мысалы, есептік сан –5, ал нақты сан 0 болса, түгендеуді жабу 5 бірлікке кіріс жасайды. Егер содан кейін ұмыт қалған бастапқы кіріс белсендірілсе, қоймада негізсіз артық қалдық пайда болады.

Түгендеу құжаттар тексерілген, бірақ нақты сан есептік саннан шынымен ерекшеленген кезде орынды. Мұндай жағдайда ведомостьті жабу қалдықты теңестіреді. Теріс қалдықтардың себептері және оларды іздеу тәртібі «Қоймадағы теріс қалдықтар» материалында егжей-тегжейлі сипатталған.

8 «Санды қайта есептеу» қашан қажет

Функция «Қойма күйіндегі» деректер мына жағдайлардан кейін жаңартылмаған болуы мүмкін кезде қолданылады:

• ескі құжаттарды өңдеу немесе жою;

• жаппай сатулар немесе есептен шығарулар;

• түгендеу;

• бағдарламаның авариялық аяқталуы;

• желінің немесе компьютердің істен шығуы;

• құжаттарды өткен күнмен өзгерту.

Түйме қойманы есептеудің статикалық режимінде қолжетімді: Қойма → Қойма күйі → Санды қайта есептеу.

Қайта есептеуге болады:

• таңдалған тауарды;

• ағымдағы қоймадағы тауарды;

• барлық сауда нүктелеріндегі тауарды.

Torgsoft анықтамасы

Қайта есептеудің қауіпсіз тәртібі

1. Кірістерді, есептен шығаруларды және ауыстыруларды өңдеуді аяқтаңыз.

2. Басқа пайдаланушылардан қойма құжаттарын уақытша өзгертпеуді сұраңыз.

3. Егер мәселе жүйелік болса немесе барлық қойма қайта есептелсе, дерекқордың резервтік көшірмесін жасаңыз.

4. Иесі немесе әкімші құқықтарымен кіріңіз.

5. Алдымен проблемалы тауарды немесе ағымдағы қойманы қайта есептеңіз.

6. Дүкендер мен «Жолдағы тауар» арасындағы айырмашылықтар үшін барлық қоймада қайта есептеу жүргізіңіз.

7. Операция аяқталғанша күтіңіз.

8. «Жаңарту» түймесін басыңыз.

9. Санды және «Тауар қозғалысын» тексеріңіз.

Санды қайта есептеу түгендеуді алмастырмайды. Ол бар құжаттар бойынша есептік қалдықты қайта қалыптастырады, бірақ бағдарламаға физикалық түрде қанша тауар бар екенін хабарламайды. Егер құжаттарда кіріс болмаса, функция оны ойдан жасай алмайды; егер құжаттар бойынша қалдық –5 болса, қайта есептегеннен кейін де –5 болып қалады.

Егер қайта есептеуден кейін тауар пайда болмаса, белсенді сүзгілерді, есеп орталығын, тауар карточкасының күйін, «Жолдағы тауарды» және үшінші деңгейлі қоймаларды тексеріңіз. Жоғалған тауарды тексеру алгоритмі

9 Тауарды бұғаттаудың қауіпсіз режимін таңдаңыз

Түгендеу кезінде дүкен жабық

Пайдаланыңыз: «Тауарды ведомостьқа қосқан кезде бұғаттау». Тауар қосылғаннан кейін бірден сатуға қолжетімсіз болады.

Дүкен жұмысын жалғастырады

Пайдаланыңыз: «Тауарды бірінші сканерлеуден кейін бұғаттау».

Санау басталғанға дейін тауарды сатуға болады. Бірінші сканерлеуден кейін бағдарлама есептік санды белгілеп, позицияны бұғаттайды. «Санау аяқталды» күйі орнатылғаннан кейін тауар қайтадан сатуға қолжетімді болады. Torgsoft дүкен жұмыс істеп тұрған кезде дәл санау үшін осы режимді ұсынады.

Тауар бұғатталмайды

«Тауарды бұғаттамау» режимі операциялар ретін қатаң бақылауды қажет етеді:

• нақты сан енгізілгеннен кейін «Санау аяқталды» күйін орнату керек;

• егер сату нақты сан енгізілгенге дейін жүргізілсе, ведомостьқа сатуға дейін болған санды енгізу керек;

• қызметкерлер санау кезінде тауардың әрбір қозғалысын бақылауы керек.

Хронологиялық қателер қаупі жоғары болғандықтан, бұғаттау режимдерінің бірін пайдалану қауіпсіздеу.

10 Ведомостьта жоқ тауар үшін әрекетті баптаңыз

Ведомость жасау кезінде «Егер тауар ведомостьтан табылмаса» өрісінде мыналардың бірін таңдауға болады:

• «Қате туралы хабарлау» — бағдарлама бөгде позицияны қоспайды;

• «Тауарды ведомостьқа қосу» — сканерленген тауар автоматты түрде қосылады.

Бірінші нұсқа белгілі бір топты қатаң белгіленген түрде түгендеуге жарайды. Екіншісі — бастапқы таңдауда болмаған тауар бөлмеден табылуы мүмкін толық санауға арналған.

Қоспас бұрын тексеріңіз:

• тауар ағымдағы есеп орталығына тиесілі ме;

• резервте немесе жолда емес пе;

• оған қайталанатын карточка жасалмаған ба;

• штрихкод дұрыс оқылды ма;

• бұл басқа жеткізушінің, клиенттің немесе қойманың тауары емес пе.

Ведомость жасамас бұрынғы қорытынды чек-лист

1. Есеп орталығы, түгендеу күні, уақыты және шекарасы анықталды.

2. Сауда залы, қосалқы бөлмелер, витриналар, қораптар және басқа сақтау орындары тексерілді.

3. Барлық ескі жабылмаған ведомостар табылды.

4. Ескі ведомостар бойынша шешім қабылданды: аяқтау, болдырмау немесе жою.

5. Тауарлардың алдыңғы түгендеуден кейін бұғатталған күйде қалмағаны тексерілді.

6. Әрекетсіз кіріс жүкқұжаттары тексерілді.

7. Нақты алынған барлық жеткізілімдер дұрыс кіріске алынды.

8. Кейінге қалдырылған, әрекет ететін және ашық ішкі ауыстырулар тексерілді.

9. «Жолдағы тауар» режимінен нақты алынған барлық жүкқұжаттар қабылданды.

10. Шынымен тасымалданып жатқан тауар жіберуші мен қабылдаушы қоймаларының санауынан алынып тасталды.

11. Резервтер мен мерзімі өткен тапсырыстар тексерілді.

12. Үшінші деңгейлі қоймалар есепке алына ма, анықталды.

13. Физикалық санау аймақтары үшінші деңгейлі қойма баптауларына сәйкес келеді.

14. Теріс қалдықтар табылып, проблемалы тауарлардың қозғалысы тексерілді.

15. Бастапқы құжаттардағы қателер түгендеуге дейін түзетілді.

16. Қажет болған жағдайда «Санды қайта есептеу» орындалды.

17. Қайта есептеуден кейін қалдықтар мен тауар қозғалысы тексерілді.

18. Тауарды бұғаттаудың сәйкес тәсілі таңдалды.

19. Бастапқы ведомостьта жоқ тауармен не істеу керегі анықталды.

20. Қызметкерлерге аймақтар бөлініп, саналған тауарды олардың арасында ауыстыруға тыйым салынды.

21. «Түгендеу сипаттамасы» өрісінде қойма, тауар топтары және тексеру шекарасы көрсетілді.