Қоймадағы теріс қалдықтар: олардың пайда болу себептері және оларды жүйелі түрде қалай жою керек

Қоймадағы теріс қалдықтар: себебін қалай табуға және минустарды қалай жоюға болады

Егер Торгсофт «Қойма күйі» формасында тауар теріс санмен көрсетілсе, бұл есепте тауардың кірісі мен шығысы арасында айырмашылық бар екенін білдіреді. Мұндай жағдай көбіне тауар кіріске алынбай тұрып сатылғанда, ескі кіріс жүкқұжаты өзгертілгенде немесе жойылғанда, не болмаса ішкі берілім кезінде «Жолдағы тауар» қоймасы арқылы қате пайда болғанда туындайды. Минустарды дұрыс жою үшін қалдықты теңестіру ғана емес, олардың пайда болуының нақты себебін де табу керек. 

Теріс қалдықтар мәселесі қалай көрінеді

• Қоймада минустар пайда болды, бірақ тауар болған.

• Қойма күйінде тауар қызыл түспен белгіленеді.

• Бағдарлама кезеңді жабуға мүмкіндік бермейді және теріс қалдықтар туралы қате көрсетеді.

• Өзіндік құн мен пайданы есептеу қате болды.

Есепте теріс қалдықтар бар екенін қалай түсінуге болады

• «Қойма күйі» формасында «Саны» бағанында минус белгісі бар мәндер көрсетіледі, ал жолдың өзі қызыл түспен белгіленеді.

• Кезеңді (айды) жабуға тырысқанда бағдарлама теріс қалдықтардың бар екенін хабарлап, тиісті есеп қалыптастырады.

• Тауардың өзіндік құны қате есептеледі және соның салдарынан пайда туралы есеп бұрмаланады, себебі “минусқа” сату кірістен алынған өзіндік құнға ие емес.

Қоймада теріс қалдықтар неге пайда болады

Себеп №1 (ең жиі кездесетіні). Тауарды кіріске алмай тұрып сату

•  Сипаттама. Дүкенде бағдарламаға әлі енгізілмеген тауар физикалық түрде сатылады. Мысалы, жүк көлігі келді, тауар бірден сауда залына қойылды, ал кіріс жүкқұжаты кейін рәсімделеді.

•  Қалай тексеруге болады. Мәселелі позиция бойынша «Қойма» → «Қойма күйі» → «Тауар қозғалысы» батырмасын ашыңыз. «Сату» құжаты «Кіріс» құжатынан бұрын тұрғанын немесе кірістің мүлде жоқ екенін көресіз.

Себеп №2. Кіріс құжаттарын жою, өңдеу немесе болдырмау

•  Сипаттама. Тауар қолданыстағы жүкқұжатпен кіріске алынған, кейін ол сатылған немесе басқа дүкенге ауыстырылған. Осыдан кейін пайдаланушы бастапқы кіріс жүкқұжатын жойған немесе оны “әрекетсіз” еткен. Шығыс сақталып, кіріс көзі жоғалғандықтан — минус пайда болады.

•  Қалай тексеруге болады. Кіріс жүкқұжатын жою/күйін өзгерту фактісін «Файл» → «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы» немесе «Құжаттарды өзгерту журналы» арқылы тексеріңіз.

Себеп №3. Ішкі берілім кезіндегі қателер ("Жолдағы тауар")

•  Сипаттама. Берілім жүкқұжаттарының қайталануы пайда болады, мысалы, олар екі компьютерде бір уақытта қабылданған, немесе "Жолдағы тауар" қоймасынан берілім жүкқұжаты бар, бірақ соңғы қоймаға кіріс жүкқұжаты жоқ.

•  Қалай тексеруге болады. Үшінші деңгейдегі "Жолдағы тауар" қоймасындағы қалдықтар мен тауар қозғалысын тексеріңіз.

Теріс қалдықтарды қадам бойынша қалай жоюға болады

1-қадам. Барлық теріс қалдықтарды іздеу

1. «Қойма» → «Қойма күйі» мәзіріне кіріңіз.

2. Күй сүзгісінде (оң жақ жоғарыда) «Тек теріс санмен» мәнін таңдаңыз.

3. «Жаңарту» батырмасын басыңыз. Мәселелі тауарлардың толық тізімін аласыз.

2-қадам. Нақты тауар бойынша себепті талдау

1. Мәселелі тауарды белгілеңіз және «Тауар қозғалысы» батырмасын немесе «Қойма есебі карточкасын» басыңыз.

2. Құжаттардың ретін талдаңыз: кіріс бар ма, ол жойылмаған ба, сатылымдар нақты кірістерден асып кетпеген бе.

3-қадам. Қалдықтарды теңестіру (минусты жою) 

Себепке қарай нұсқалардың бірін таңдаңыз:

• А нұсқасы (Тауар жай ғана кіріске алынбаған): теріс қалдықтарға түгендеу жүргізіңіз. Түгендеу ведомосын жасаңыз, оған нақты саны бар “минусты” тауарларды енгізіңіз немесе тауар шынымен жоқ болса, нөл көрсетіңіз. Ведомость жабылғаннан кейін бағдарлама автоматты түрде "Түгендеуден кіріс" жасайды, ол минусты жабады.

• Б нұсқасы (Кіріс қателесіп жойылған): тауардың жетіспейтін санына жаңа кіріс жүкқұжатын жасаңыз.

• В нұсқасы ("Жолдағы тауар" қоймасында тұрып қалу): "Жолдағы тауар" қоймасындағы қайталанған берілім жүкқұжатын тауып, жойыңыз немесе керісінше — тауарды соңғы қоймаға қабылдауды аяқтаңыз.

4-қадам. Өзіндік құнды қайта есептеу 

“Минусқа” сатылымдарда сатып алу бағасы болмағандықтан, тауарды кіріске алғаннан немесе теңестіргеннен кейін пайда көрсеткіштері дұрыс болуы үшін «Қойма күйі» → «Өзіндік құнды қайта есептеу» арқылы немесе Талдау → Кезең бөлімінде өзіндік құнды міндетті түрде қайта есептеңіз.

Теріс қалдықтардың қайта пайда болуына қалай жол бермеуге болады

Мәселе жүйелі түрде қайталанбауы үшін баптауларды өзгертіп, персонал құқықтарын шектеу керек:

1. Минусқа сатуға тыйым салу (өте маңызды):

•    «Баптаулар» → «Параметрлер» → «Есеп» қойындысына кіріңіз.

•    «Қоймада тауар жеткіліксіз болса, не істеу керек» өрісінде «Минусқа сатуға тыйым салу» мәнін орнатыңыз. Енді бағдарлама қалдықта жоқ тауарды кассирге сатуға физикалық түрде мүмкіндік бермейді.

2. Теріс қалдықтарды сатушылардан жасыру:

•    Баптаулар → Параметрлер → Қолжетімділік бөлімінде сатушылардың теріс және нөлдік қалдықтарды көру рұқсатын алып тастаңыз. Бұл ақпарат тек тауар танушыға немесе иесіне қажет, ал сатушыларға ол махинацияларға мүмкіндік береді.

3. Құжаттарды жою құқықтарын шектеу:

•    Баптаулар → Рөлдерді баптау бөлімінде қарапайым сатушыларға себепсіз сатылымнан тауарларды жоюға тыйым салыңыз, сондай-ақ қойма құжаттарын (кіріс жүкқұжаттарын) өңдеу және жою құқығын алып тастаңыз.

4. Кезеңдерді тұрақты жабу:

•     Ереже етіп алыңыз: ай соңында түгендеу жүргізу, қалдықтарды теңестіру және кезеңді жабу («Талдау» → «Кезең» → «Кезеңді жабу»). Жабық кезеңде пайдаланушылар кірісті өткен күнмен жойып, минус жасай алмайды.

Минустардың жойылғанын қалай тексеруге болады

1. «Қойма» → «Қойма күйі» бөлімін ашыңыз.

2. «Тек теріс санмен» сүзгісін орнатып, «Жаңарту» батырмасын басыңыз.

3. Тауарлар тізімі бос болуы керек.

4. «Сату» бөлімінде қалдықта жоқ тауарды сатуға тырысып көріңіз — бағдарлама тыйым көрсетуі керек.

Мәселе күрделі болса, техникалық қолдау үшін не дайындау керек

Егер минустар түсініксіз жүйелік қателерден пайда болса, техникалық қолдау үшін мыналарды дайындаңыз:

• Торгсофт бағдарламасының нұсқасы (Көмек → Бағдарлама туралы).

• Түсініксіз минус пайда болған мәселелі тауардың штрихкоды немесе артикулы.

• Осы позиция бойынша «Қойма есебі карточкасының» немесе «Тауар қозғалысының» скриншоты.

• Әзірлеушілердің терең талдауы қажет болса, дерекқор архиві.

Жиі қойылатын сұрақтар