Кәсіпорындар бойынша түгендеу: тауар қалдықтарын ЖК мен ЖШС арасында қалай бөлуге болады

Бір дүкенде немесе сауда желісінде бірнеше ИП (Индивидуальный предприниматель) немесе заңды тұлға бір уақытта жұмыс істей алады: әр субъект тауарды бөлек сатып алады, сатуды жүргізеді, төлемдерді қабылдайды және өзінің ККМ немесе ПККМ пайдаланады, ал тауар номенклатурасы Торгсофт бір дерекқорында сақталады. «Кәсіпорындар бойынша қойма есебін жүргізу» режимі бір тауардың қалдықтарын иелері бойынша бөледі және қайталанатын тауар карточкаларын жасауды қажет етпейді.

Кәсіпкерлер мамандарға әдетте мынадай сұрақтар қояды: осы режимге қалай өту керек, бұрын кәсіпорын көрсетілмей есепке алынған тауарды қай кәсіпорынға жатқызу керек, ортақ қоймада түгендеуді қалай жүргізуге болады, бір ИП-дің артық қалдығын екінші ИП-дің жетіспеушілігімен жабуға бола ма, ведомость жабылғаннан кейін бағдарлама не жасайды және кейін қалдықтарды ИП мен ЖШС бойынша бөлек қалай тексеруге болады.

Кәсіпорындар бойынша қойма есебі нені білдіреді

Қоймалық есептің әдеттегі режимінде Торгсофт нақты есеп орталығында белгілі бір тауардың қанша бірлігі бар екенін көрсетеді. «Кәсіпорындар бойынша қойма есебін жүргізу» баптауы қосылғаннан кейін бір тауардың санын әр кәсіпорын бойынша бөлек есепке алу мүмкіндігі пайда болады.

Мысалы, бір қоймада бір штрихкоды бар бірдей тауардың 15 қаптамасы бар:

• 9 бірлік ИП-ге тиесілі;

• 6 бірлік ЖШС-ге тиесілі.

Жалпы көріністе бұл 15 бірлік. Кәсіпорындар бойынша бөлгенде Торгсофт екі бөлек қалдықты сақтайды. Кіріс, сату, қайтару, есептен шығару, ішкі ауыстыру және түгендеу бойынша түзету құжатта көрсетілген кәсіпорынның қалдығын ғана өзгертеді.

Бұл режим үш есептік міндетті шешеді:

1. Бірыңғай номенклатураны сақтайды. Бірдей тауар үшін тек қалдықтарды бөлу мақсатында «ИП тауары» және «ЖШС тауары» деген бөлек карточкалар жасаудың қажеті жоқ.

2. Тауарға меншік құқығын араластырмайды. Бір кәсіпорындағы тауардың болуы екінші кәсіпорынның қолжетімді қалдығын арттырмайды.

3. Қоймалық операцияларды кәсіпорын құжаттарымен байланыстырады. Түгендеуден кейінгі түзетулер, есептен шығарулар және басқа қозғалыстар операция жүргізілген кәсіпорын бойынша қалыптастырылады.

Кіріс құжатындағы «Кәсіпорын» өрісі Торгсофт бұрыннан болған: ол құжаттарды және жеткізушілермен тауар-ақша баланстарын бөлуге мүмкіндік беретін. Кәсіпорындар бойынша қойма есебі қатаңырақ жұмыс істейді — ол құжаттарды ғана емес, қоймадағы ағымдағы тауар санын да бөледі.

Бұл режим тауар түрін кәсіпорынға байланыстырудан несімен ерекшеленеді

Торгсофт бір-бірімен шатастыруға болмайтын екі түрлі механизм бар:

• «Тауар түрін кәсіпорынмен байланыстыру және сатуды соған қарай бөлу» — тұтас тауар тобын белгілі бір кәсіпорынға бекітеді;

• «Кәсіпорындар бойынша қойма есебін жүргізу» — әр тауардың нақты санын кәсіпорындар бойынша бөлек есепке алады.

Бірінші механизм тауар топтары нақты бөлінген жағдайда қолайлы: мысалы, бір компания үнемі алкоголь сатады, екіншісі — тұрмыстық тауарлар. Кәсіпорындар бойынша қойма есебі бір тауар позициясы бір уақытта әртүрлі ИП немесе ЖШС-ге тиесілі болуы мүмкін жағдайда қажет.

Бұл баптаулар әртүрлі есеп модельдерін іске асырады және оларды бір уақытта қолданбаған дұрыс. Өту алдында қай модель нақты сатып алуларға және тауарға меншік құқығына сәйкес келетінін анықтау керек.

Қалдықтарды қатаң есепке алу қашан қажет

Режим келесі шарттар бір уақытта орындалса орынды:

• бір Торгсофт дерекқорында бірнеше кәсіпорын жұмыс істейді;

• кәсіпорындардың ортақ номенклатурасы бар немесе олар тауарды бір үй-жайда физикалық түрде сақтайды;

• әр ИП немесе ЖШС тауарды сатып алу мен сатуды бөлек рәсімдейді;

• жалпы санды ғана емес, қалдықтың әр бөлігінің иесін де көру қажет;

• сату, қайтару, есептен шығару және түгендеу түзетулері тиісті кәсіпорын атынан жүргізілуі керек.

Егер дерекқорда бірнеше кәсіпорын тек әртүрлі деректемелерді басып шығару үшін болса, бірақ тауарға меншік құқығы бөлінбесе, «Кәсіпорындар бойынша қойма есебін жүргізу» баптауын қосу қажет емес.

Өту алдында не дайындау керек

«Кәсіпорындар бойынша қойма есебін жүргізу» баптауын қосу ағымдағы қойманы есептеу тәсілін өзгертеді. Бұл жұмыс базасында жай ғана тексеру үшін қосатын қарапайым визуалды баптау емес.

Өту алдында:

1. Дерекқордың өзекті резервтік көшірмесін жасау.

2. Кәсіпорындар анықтамалығын тексеру. Әр ИП және ЖШС үшін деректемелер, банктік шоттар және құжаттарда қолданылатын басқа параметрлер дұрыс толтырылуы керек.

3. ПККМ, ККМ және қолма-қол ақшасыз төлемдерді тексеру. Әр ККМ немесе ПККМ тиісті кәсіпорынмен байланыстырылуы керек, ал банктік шоттар мен банк терминалдарының мерчанттары сол кәсіпорын үшін бапталуы керек.

4. Өту күнін анықтау. Осы күнге дейін жабылмаған қоймалық операцияларды аяқтап, сату мен ауыстырулар санаққа кедергі келтірмейтін кезеңді белгілеу керек.

5. Нақты қалдықтардың иесін анықтау. Негіз ретінде кіріс жүкқұжаттары, жеткізуші құжаттары, ауыстыру деректері және басқа растайтын құжаттар алынуы керек. Торгсофт физикалық тұрғыдан бірдей тауардың қай кәсіпорынға тиесілі екенін өздігінен анықтай алмайды.

6. Маңызды сценарийлерді тексеру. Өту алдында, егер кәсіпорын оларды қолданса, дерекқор көшірмесінде кірісті, бөлшек сатуды, қайтаруды, ішкі ауыстыруларды, шоттарды, резервтерді, сериялық нөмірлерді, жинақтауды және өндірісті тексерген дұрыс.

Кәсіпорындар бойынша қойма есебін қалай қосуға болады

Баптау Баптаулар → Параметрлер → Құжат мәзірінде орналасқан.

Келесі әрекеттерді орындау керек:

1. «Қоймалық және қаржылық құжаттар үшін кәсіпорынды таңдау міндетті» параметрін қосу;

2. «Кәсіпорындар бойынша қойма есебін жүргізу» параметрін белсендіру;

3. бағдарлама қарастырған қойма қайта есептеуін орындау.

Белсендіруден кейін «Кәсіпорын» өрісі қоймаға әсер ететін құжаттарда міндетті болады. Егер кәсіпорын көрсетілмесе, бағдарлама қай кәсіпорынның қалдығын көбейту немесе азайту керектігін анықтай алмайды.

Бастапқы қалдықтарды ИП мен ЖШС арасында қалай бөлуге болады

Өту екі бөлек әрекеттен тұрады:

1. кәсіпорындар бойынша бөлінбей қалыптасқан ескі қалдықты алып тастау;

2. әр кәсіпорын үшін бастапқы санды белгілеу.

Кәсіпорынсыз есепке алынатын тауарлар

Өтуге дейін кәсіпорын көрсетілмей жасалған құжаттар белгілі бір ИП немесе ЖШС құжаттарына автоматты түрде айнала алмайды. Қатаң режимде мұндай қалдықтар кәсіпорындардың әдеттегі операцияларына қатыспауы керек.

Олар үшін жеке өтпелі сценарий қарастырылған: кәсіпорынсыз қалдықтар нөлге шығарылады, содан кейін дұрыс саны нақты кәсіпорындар бойынша белгіленеді.

Бұл кезеңді артқы күнмен жасалған кездейсоқ есептен шығару және кіріс құжаттарымен алмастырмаған дұрыс. Бұл тауар қозғалысын, өзіндік құнды және жеткізушілермен өзара есеп айырысуды бұрмалауы мүмкін.

Әр кәсіпорын бойынша қалдықтарды белгілеу

Бөлінбеген қойманы нөлге шығарғаннан кейін бөлек түгендеу ведомостері жасалады:

• әр есеп орталығы үшін;

• әр ИП немесе ЖШС үшін (әр кәсіпорын үшін);

• қажет болған жағдайда — егер түгендеу бөліктермен ұйымдастырылса, тауар топтары бойынша бөлек.

Егер дүкенде екі кәсіпорын және үш есеп орталығы болса, толық өту үшін алтыға дейін ведомость жиынтығы қажет болуы мүмкін: әрбір «есеп орталығы + кәсіпорын» комбинациясына бір бөлек ведомость.

Осы ведомостердің күні дерекқордағы қалдықтар кәсіпорындар арасындағы тауар бөлінісіне сәйкес келе бастайтын нүкте болып саналады.

Кәсіпорын бойынша түгендеуді қалай жүргізуге болады

Ведомость Құжат → Түгендеу ведомосі мәзірінде әр есеп орталығы (дүкен) үшін бөлек жасалады. Түгендеу ведомосінің құжатын жасау кезінде түгендеу жүргізілетін кәсіпорынды көрсету керек.

Бір ведомость бір кәсіпорынның қалдығын тексереді. Егер бірдей тауар ИП мен ЖШС-ге тиесілі болса, оның саны екі түрлі ведомостьке енгізіледі. Жалпы физикалық санақты бір уақытта ұйымдастыруға болады, бірақ нәтижелерді бағдарламаға енгізбес бұрын иелері бойынша бөлу керек.

Жұмыс тәртібі:

1. белгілі бір есеп орталығы мен кәсіпорын үшін ведомость жасаңыз;

2. тексеру қажет тауарларды қосыңыз;

3. нақты осы кәсіпорынға тиесілі нақты санды есептеңіз;

4. нәтижені енгізіңіз немесе сканерлеңіз;

5. жетіспеушілігі, артық қалдығы және нақты саны нөл болатын позицияларды тексеріңіз;

6. күмәнді позицияларды қайта санаңыз;

7. тексергеннен кейін ведомостьті жабыңыз;

8. басқа кәсіпорындардың ведомостерін жасап, тексеріңіз.

Мұндай ведомостьтегі ағымдағы есептік сан көрсетілген кәсіпорынның қоймасынан алынады. Басқа ИП және ЖШС-нің жалпы қалдығы осы ведомостьтің нәтижесіне әсер етпейді.

Егер бірдей тауар физикалық түрде бөлінбесе

Бірдей штрихкод нақты бірліктің иесі туралы ақпаратты қамтымайды. Егер қаптамасы, моделі және тұтынушылық қасиеттері бірдей болса, түгендеу кезінде қосымша белгі қолдану керек:

• партия немесе кіріс құжаты;

• сериялық нөмір;

• жеке аймақ немесе сақтау орны;

• ішкі таңбалау;

• алдын ала дайындалған бөлу тізілімі.

Егер иесін объективті түрде анықтау мүмкін болмаса, жауапты тұлға ведомостер жабылғанға дейін бөлуді бекітуі керек. Бағдарлама тек қабылданған шешімді тіркейді; ол тауарға меншік құқығын қалыптастырмайды.

Сату кезінде тауарды санауға бола ма

Техникалық тұрғыдан Торгсофт түгендеуде тауарды бұғаттаудың әртүрлі нұсқалары бар. Кәсіпорындар бойынша есепке өту кезінде санақты сату, кіріс және ауыстыру операциялары жүргізілмейтін уақытта орындаған дұрыс.

Егер дүкен жұмысын жалғастырса, санақтың басталу уақытын белгілеу және одан кейін жүргізілген барлық операцияларды ескеру қажет. Әйтпесе физикалық сан мен қойма жағдайы әртүрлі уақыт сәттеріне сәйкес болады.

Ведомость жабылғаннан кейін не болады

Жабылғаннан кейін Торгсофт есептік санды нақты санға сәйкестендіреді:

• артық қалдыққа кіріс құжаты жасалады;

• жетіспеушілікке есептен шығару құжаты жасалады;

• екі құжат та ведомостьте көрсетілген кәсіпорынға тиесілі болады.

Сондықтан бір кәсіпорынның артық қалдығы екінші кәсіпорынның жетіспеушілігін автоматты түрде жаба алмайды. Егер ИП-де тауар бойынша екі бірлік артық болса, ал ЖШС-де екі бірлік жетіспесе, дүкендегі жалпы саны сәйкес келсе де, бағдарламада бұл екі бөлек айырмашылық ретінде есептеледі.

Соңғы талдау алдында кіріс, есептен шығару, жетіспеушілік және қайта сұрыптау сомаларын тексеріңіз. Егер ведомость сомаларын жаңарту қажет болса, «Сомаларды қайта есептеу» әрекетін пайдаланыңыз.

Жабуды тек ведомость жүргізілгеннен кейін бірден, тауарлар бойынша жаңа қозғалыс болмаған кезде ғана болдырмауға болады. Егер жабылғаннан кейін сату, кіріс немесе ауыстырулар болса, қате позициялар бойынша жаңа түзету ведомосін жасаған дұрыс.

Бөлудің дұрыстығын қалай тексеруге болады

Өткеннен кейін жалпы санды ғана емес, деректердің үш деңгейін тексеру қажет:

1. Әр кәсіпорынның қалдығы. Қойма жағдайы формасында кәсіпорындар бойынша көрсетуді қосып, нақты кәсіпорын бойынша ақпаратты сүзу үшін іздеуді пайдаланып, кәсіпорындардың біріндегі тауардың жалпы санын тексеріңіз.

2. Дүкеннің жалпы қалдығы. Барлық кәсіпорындардың қалдықтарының қосындысы тауардың нақты физикалық санына тең болуы керек.

3. Құжаттық шығу тегі. Таңдалған тауарлар бойынша қозғалысты тексеріңіз: кіріс, түгендеу түзетуі, сату, қайтару және ауыстыру бір кәсіпорынға тиесілі болуы керек.

Қосымша тексеріңіз:

• кәсіпорын көрсетілмеген оң қалдықтағы тауар қалмағанын;

• жекелеген ИП немесе ЖШС бойынша теріс қалдықтардың жоқтығын;

• бөлінген қалдықтар сомасының жалпы физикалық санақтан айырмашылығы жоқ екенін;

• бастапқы қалдықтар қалыптастырылғаннан кейін өзіндік құнның дұрыс есептелгенін;

• жаңа қоймалық құжаттарда дұрыс кәсіпорын таңдалатынын;

• төлемдер мен фискалдық чектердің тиісті ПККМ және шоттар бойынша қалыптасатынын.

Режим кейінгі операцияларға қалай әсер етеді

Кіріс және есептен шығару

Құжатта кәсіпорын көрсетіледі. Тауар тек сол кәсіпорынның қалдығын көбейтеді немесе азайтады. Басқа кәсіпорынның тауарын осы құжатпен есептен шығаруға болмайды.

Ішкі ауыстыру

Қолданыстағы ішкі ауыстыру кәсіпорын бойынша рәсімделеді. Кәсіпорын көрсетілмеген жарамсыз немесе кейінге қалдырылған жүкқұжатта әртүрлі кәсіпорындардың тауарлары болуы мүмкін. Мұндай құжат іске қосылған кезде Торгсофт оны кәсіпорындар бойынша бөлек ауыстыруларға бөледі.

Ішкі ауыстыру тауарды есеп орталықтары арасында жылжытады, бірақ оның иесін өзгертпейді. Тауарды бір ИП-ден екіншісіне беру — бұл бөлек шаруашылық операция, оны қарапайым ішкі ауыстыру ретінде рәсімдемеу керек.

Сату

Егер тауар тек бір кәсіпорынның қоймасында болса, Торгсофт оны автоматты түрде анықтай алады. Егер бірдей позиция бірнеше кәсіпорында болса, қосу кезінде қай кәсіпорынның тауары сатылып жатқанын таңдау керек.

Егер бір сату формасында әртүрлі кәсіпорындардың тауарлары болса, бағдарлама операцияны бөлек сатуларға бөледі. Әр кәсіпорын үшін ПККМ дұрыс бапталған жағдайда бөлек фискалдық чектер қалыптасады. Бірнеше ИП немесе заңды тұлғамен жұмыс істеу және сатуды автоматты түрде бөлу мүмкіндігі ресми Торгсофт Бағдарламалық ККМ бетінде сипатталған.

Сатып алушының қайтаруы

Тауар оны сатқан кәсіпорынның қоймасына қайтарылуы керек. Кәсіпорын бастапқы сату немесе шығыс жүкқұжаты бойынша анықталады. Қайтару кезінде кәсіпорынды өз бетінше өзгерту қалдықтар мен төлемдерді бұрмалайды.

Шоттар және коммерциялық ұсыныстар

Коммерциялық ұсыныста әртүрлі кәсіпорындардың тауарлары болуы мүмкін. Шоттар жасалған кезде Торгсофт оларды кәсіпорындар бойынша бөледі. Шотқа немесе шығыс жүкқұжатына тиісті құжаттағы кәсіпорынның қоймасындағы тауар қосылады.

Жинақтау және бөлшектеу

Жинақтау құжаттарында құрамдастарды есептен шығару және дайын жинақты кіріске алу қай кәсіпорын атынан жасалатыны көрсетіледі. Бөлшектеу кезінде құрамдастар жинақ тиесілі болған кәсіпорынның қоймасына қайтарылады.

Өзіндік құн

Өзіндік құн кәсіпорын мен тауар қозғалысын ескере отырып есептеледі. Егер бірдей тауар әртүрлі кәсіпорындарға әртүрлі сатып алу бағасымен кіріске алынса, олардың қалдықтары мен қаржылық нәтижелері араластырылмауы керек.

Нақты алгоритм дерекқорда таңдалған өзіндік құнды есептеу әдісіне байланысты, сондықтан өткеннен кейін оны қайта есептеп, бірнеше бақылау тауары бойынша тексеру керек.

Жиі қойылатын сұрақтарға жауаптар

Өткеннен кейінгі бақылау тізімі

1. Барлық кәсіпорындар жасалған және олардың деректемелері дұрыс.

2. ПККМ және ККМ тиісті кәсіпорындармен байланыстырылған; банктік шоттар мен банк терминалдарының мерчанттары солар үшін бапталған.

3. Кәсіпорынсыз қалдықтар нөлге шығарылған.

4. Әр есеп орталығы үшін әр кәсіпорын бойынша ведомостер жүргізілген.

5. ИП және ЖШС қалдықтарының қосындысы тауардың нақты санына тең.

6. Кәсіпорындар бойынша негізсіз теріс қалдықтар жоқ.

7. Түгендеу кірістері мен есептен шығарулары тексерілген.

8. Өзіндік құн қайта есептеліп, ішінара тексерілген.

9. Сынақ кірісі, сату, қайтару және ішкі ауыстыру дұрыс кәсіпорын бойынша жүргізіледі.

10. Аралас сату сатуларға, төлемдерге және фискалдық чектерге дұрыс бөлінеді.