Қаржылық түгендеу нәтижелері: автоматты құжаттар, шығындарды есептеу және жабуды оңтайландыру

Дүкенде немесе қоймада түгендеу — бұл нақты тауар қалдығын компьютерлік есептегі деректермен салыстырып, айырмашылықтарды анықтау және жою процесі. Соңғы кезең — түгендеу тізімдемесін жабу, осы кезде бағдарлама санау нәтижелерін тіркейді, қаржылық қорытындыларды есептейді және бағдарламадағы қалдықтарды нақты қалдықтарға сәйкестендіреді.

Кәсіпкерлер көбінесе мынадай сұрақтар қояды: неге тізімдемедегі жетіспеушілік сомасы есептен шығару актісіндегі сомадан өзгеше немесе мүлде нөлге тең; «Сомаларды қайта есептеу қажет» мәртебесі нені білдіреді; неге тізімдемені жабу бірнеше сағатқа созылып, бағдарламаның жұмысын бұғаттайды; және жабу кезінде дерекқордың жүйелік қателері пайда болса, не істеу керек.

Автоматты қоймалық құжаттар және өзіндік құнды есептеу

Тауардың нақты саны есептелгеннен кейін түгендеу тізімдемесін жабу қажет. Осы сәтте Torgsoft бағдарламасы артық шыққан тауарлар үшін кіріс құжатын және жетіспеушілік тіркелген тауарлар үшін есептен шығару құжатын автоматты түрде жасайды. Қоймадағы тауар саны автоматты түрде түзетіледі.

Түгендеу нәтижесі бойынша жасалған кіріс жүкқұжатында тауар бағасы соңғы сатып алу өзіндік құны ретінде қойылады, ол сатып алу бағасы мен тауардың қосымша құнынан тұрады. Кәсіпкерлер кейде жасалған есептен шығару құжатындағы сома түгендеу тізімдемесіндегі тауар жетіспеушілігі туралы есеп сомасымен сәйкес келмейтінін байқайды. Бұл бағдарламаның қалыпты жұмыс логикасы: түгендеу тізімдемесінің есебінде қойманың ағымдағы жағдайына сәйкес өзіндік құн пайдаланылады, ал есептен шығару құжатында FIFO қағидаты бойынша тауардың нақты өзіндік құны (бірінші кірді — бірінші шықты) тіркеледі.

Жетіспеушілік, артықшылық және қайта сұрыптау сомаларын қалыптастыру

Пайдаланушылардың жиі қоятын сұрағы — тауарлар бойынша есептен шығару актілері жасалған болса да, неге тізімдеме қорытындыларында жетіспеушілік сомасы нөл болып көрсетіледі.

Бұл қайта сұрыптауды өзара есепке алу механизміне байланысты. Бағдарлама қайта сұрыптауды бір тауар моделінің, бірақ басқа сұрыптағы, түстегі немесе өлшемдегі позициялар бойынша бір уақытта артықшылық пен жетіспеушілік туындауы ретінде анықтайды. Torgsoft мұндай артықшылықтар мен жетіспеушіліктерді автоматты түрде өзара есепке алады. Жетіспеушілік сомасы мына формула бойынша есептеледі: барлық есептен шығарулар сомасы минус қайта сұрыптау сомасы. Тиісінше, жетіспеушілік сомасы есептен шығару сомасы кіріс сомасынан жоғары болған жағдайда ғана оң мәнге ие болады. Егер есептеу нәтижесінде алынған мән нөлден аз болса, түгендеудегі жетіспеушілік сомасы нөлге тең деп белгіленеді.

Арнайы техникалық жағдай: «Сомаларды қайта есептеу қажет» мәртебесі

Түгендеу тізімдемесін жабу процесі қандай да бір себеппен үзілген жағдайға ерекше назар аудару қажет. Тізімдемені жабу кезінде жүйе күрделі есептеулерді, соның ішінде жою актісіндегі тауарлардың өзіндік құнын қайта есептеуді орындайды.

Егер пайдаланушы бұл процесті тоқтатса, бағдарламаны Task Manager арқылы жапса немесе бағдарлама авариялық түрде тоқтаса, түгендеу тізімдемесі «Сомаларды қайта есептеу қажет» мәртебесін алады. Тізімдемелер кестесінің «Нөмір» бағанында тиісті белгіше пайда болады, ал күй панелінде пайдаланушыға процестің үзілгені туралы ақпараттық хабарлама көрсетіледі.

Бұл мәртебені елемеу ұсынылмайды, себебі ол бизнестің қаржылық талдауына тікелей әсер етеді. Үзілген есептеудің салдары:

1. Кезең бойынша пайда қате есептелуі және артық көрсетілуі мүмкін.

2. Түгендеу нәтижесінде автоматты түрде жасалған есептен шығару «Талдау - Кезең» нысанында жүйе тарапынан кәдімгі қолмен жасалған есептен шығару ретінде танылып, тауарлық пайданы есептеу формуласының түсіндірмесін бұрмалайды.

Бұл жағдайды түзету үшін тиісті тізімдемені таңдап, панельдегі «Сомаларды қайта есептеу» батырмасын басу қажет. Қайта есептеу сәтті аяқталғаннан кейін бағдарлама құжат мәртебесін өзгертеді және ескерту белгішесі жоғалады. Бұл процесті оңтайландыру үшін қосымша қорғаныс механизмі бар: егер түгендеу қорытындыларын есептеу үзілген болса, бағдарлама бұл қорытындыларды келесі түнгі (немесе қолмен іске қосылатын) дерекқордағы барлық тауарлардың өзіндік құнын есептеу кезінде автоматты түрде есептейді.

Түгендеу тізімдемесін ұзақ жабуды оңтайландыру

Кейде кәсіпкерлер түгендеу тізімдемесінің тым ұзақ жабылуына (бірнеше минуттан бірнеше сағатқа дейін) тап болады, бұл дерекқор кестелерінің бұғатталуына және бүкіл сауда желісіндегі кассирлер жұмысының тоқтауына әкеледі. Жабу уақытының негізгі бөлігі соңғы сатып алу бағаларын алуға және өзіндік құнды есептеуге жұмсалады.

Тізімдемені жабуды жеделдету үшін мынадай оңтайландыру құралдары қолданылады:

• Индекстер мен статистикаларды қайта ұйымдастыру. Үлкен тізімдемелерді жабар алдында «Индекстерді қалпына келтіру және қайта ұйымдастыру және статистикаларды жаңарту» әрекетін орындау өте маңызды (Файл мәзірінде немесе Баптаулар - Параметрлер - Сервис бөлімінде).

• Жұмыс уақытында жүктемені азайту. Әзірлеушілер процесті оңтайландырды: әдепкі бойынша түгендеу тізімдемесін жабу кезінде жою актісінің өзіндік құнын толық есептеу енді орындалмайды. Бұл қорытындылар кейін есептеледі. Күндіз жүйені шамадан тыс жүктемеу үшін «Кесте бойынша тапсырмалар» арқылы өзіндік құнды автоматты есептеуді түнгі уақытқа баптау ұсынылады.

• Алгоритмдерді оңтайландыру. Torgsoft бағдарламасының жаңа нұсқаларында сатып алу бағаларын алу оңтайландырылды: енді бағалар тізімдемедегі барлық тауарлар үшін емес, тек кіріс жүкқұжаты жасалатын тауарлар үшін ғана сұратылады (нақты саны есептегі саннан көп болған позициялар). Сондай-ақ бағаларды алу кезінде тауар кестелерін толық бұғаттау алынып тасталды, бұл басқа пайдаланушыларға жұмысын жалғастыруға мүмкіндік береді.

Жабу кезіндегі жүйелік қателер

Кейде тізімдемені жабу SQL Server қатесі туралы хабарламамен үзіледі. Ең жиі кездесетін екі себеп:

1. Деректер түрін түрлендіру қатесі (Arithmetic overflow error converting expression to data type int). Өткен кезеңдерде қоймалық құжаттарда (кіріс жүкқұжаттарында және т.б.) пайдаланушы тауардың штрихкодын кездейсоқ «Саны» өрісіне сканерлеген жағдайда пайда болады. Бағдарлама миллиардтаған сандық мәндерді есептен шығаруға немесе өңдеуге тырысады, соның салдарынан қате туындайды. Шешімі: техникалық қолдау көмегімен саны қалыптан тыс көрсетілген құжатты тауып, оны түзету.

2. Нөлге бөлу қатесі (Divide by zero error encountered). Егер баптауларда есеп орталықтары бойынша соңғы сатып алу бағасын есептеу белгіленген болса және тауар қозғалысы тарихында теріс санмен енгізілген, кейін нөлге келтірілген бастапқы қалдықтардың кіріс жүкқұжаттары болса, тізімдемені жабу кезінде пайда болады. Шешімі — түгендеу тізімдемесін жабу уақытына осындай проблемалық кіріс жүкқұжатын уақытша әрекеттен шығару.

Салыстырмалы кесте: түгендеуді жабу кезіндегі типтік жағдайлар, жүйе логикасы және шешімдер