Қолмен түгендеу: «соқыр» түгендеу тізімін қалай басып шығару және деректерді компьютерге дұрыс беру

Басып шығарылған ведомость бойынша қолмен түгендеу: «соқыр» санау және нақты қалдықтарды енгізу

Басып шығарылған ведомость бойынша қолмен түгендеу қызметкерлер тауарды сауда залында немесе қоймада есептік қалдықтарға қол жеткізбей санайтын, ал нәтижелерді алдымен қағазға жазып, содан кейін ғана Торгсофт енгізетін жағдайда қажет. Кәсіпкерлер мамандардан көбіне бағдарламада тауар саны көрсетілмеген ведомосты қалай басып шығаруға, сатушылардан қалдықтарды қалай жасыруға, санау кезінде тауарды қалай дұрыс бұғаттауға, жұмысты бірнеше қызметкер арасында қалай бөлуге, деректерді енгізу кезінде қажетті позицияны қалай жылдам табуға, нөлдік қалдықты қалай белгілеуге, жетіспеушілік пен артық қалдықтарды қалай тексеруге және ведомосты қалай қауіпсіз жабуға болатынын сұрайды.

Басып шығарылған ведомосты қашан қолданған дұрыс

Бұл тәсіл мына жағдайларда қолайлы:

• тауар сақталатын жерде компьютер, мобильді қолданба немесе деректерді жинау терминалы жоқ;

• санауды есептік тауар санын көрмеуі тиіс қызметкерлер жүргізеді;

• тауарды сөрелер, бөлмелер немесе топтар бойынша санау ыңғайлы;

• нәтижелерді бағдарламаға енгізбес бұрын иесі немесе жауапты тұлға тексеруі тиіс;

• түгендеуге қатысушылардың қолы қойылған қағаз құжатты сақтау қажет.

Қолмен жүргізілетін тәсіл екі бөлек операциядан тұрады:

1. Қызметкерлер тауарды санап, нақты санын басып шығарылған ведомосқа жазады.

2. Жауапты тұлға нәтижелерді Торгсофт енгізеді, айырмашылықтарды тексереді және ведомосты жабады.

Ведомость жасамас бұрын нені тексеру керек

Санауды бастамас бұрын қоймадағы қалдықтарға әсер ететін барлық құжаттарды аяқтау немесе тексеру қажет:

• нақты қабылданған тауарлардың кіріс жүкқұжаттары;

• дүкендер арасындағы ішкі ауыстырулар;

• қабылданбаған жолдағы тауар;

• есептен шығару және қайтару құжаттары;

• бұрыннан жабылмаған түгендеу ведомостары;

• резервтер және үшінші деңгейдегі қоймалардағы тауар;

• теріс қалдықтар.

Тауардың нақты орналасқан жері ведомость жасалатын есеп орталығына сәйкес келуі керек. Егер тауар дүкенде болса, бірақ оның кірісі белсенді емес күйде қалса, түгендеу кезінде бағдарлама оны артық қалдық ретінде анықтайды.

Қолмен санау кезінде тауарды сөрелер, қойма және сауда залы арасында жылжытпаңыз. Әйтпесе бір позиция екі рет саналуы немесе мүлде есепке алынбай қалуы мүмкін.

1-қадам. Есептік қалдықтарды қызметкерлерден жасырыңыз

Сатушы нақты санды бағдарламадағы деректерге сәйкестендіріп қоя алмауы үшін мынаны ашыңыз: Баптаулар → Параметрлер → Қолжетімділік. Келесі баптауды қосыңыз: «Сатушының түгендеу жүргізуі үшін түгендеу ведомосын шектеу».

Осыдан кейін сатушы:

• түгендеу сәтіндегі қоймадағы тауар санын көрмейді;

• көтерме бағаны көрмейді;

• түгендеу нәтижелері көрсетілетін құжаттарды басып шығара алмайды.

Бұл шектеу тікелей түгендеу ведомосында қолданылады.

Қосымша мына бөлімді ашыңыз: Баптаулар → Параметрлер → Рөл. Қызметкер рөлі үшін мынаны қосыңыз: «Түгендеудегі тауардың қоймадағы санын жасыру».

Бұл баптау түгендеудегі позициялардың есептік санын жасырады. Екі шектеуді де қолданған дұрыс: біріншісі ведомостың өзін қорғайды, екіншісі — қызметкерге қолжетімді басқа нысандарда тиісті рөл үшін қалдықтардың көрсетілуін жасырады.

Қолжетімділік құқықтары Торгсофт қолжетімділік баптауларында толық сипатталған.

2-қадам. Түгендеу ведомосын жасаңыз

Ведомосты екі тәсілмен жасауға болады.

✓«Қойма күйі» арқылы

1. Қойма → Қойма күйі бөлімін ашыңыз.

2. Есеп орталығын таңдаңыз.

3. Сүзгінің көмегімен қажетті тауар тобын қалыптастырыңыз.

4. Позицияларды белгілеңіз.

5. «Тауарды түгендеу ведомосына қосу» түймесін басыңыз.

6. Бар ведомосты таңдаңыз немесе жаңасын жасаңыз.

Бұл тәсіл нақты тауарларды іріктеп түгендеуге ыңғайлы.

✓Ведомостар тізілімі арқылы

1. Құжат → Түгендеу ведомосы бөлімін ашыңыз.

2. «Қосу» түймесін басыңыз.

3. Құжаттың нөмірі мен күнін көрсетіңіз.

4. «Түгендеу сипаттамасы» өрісін толтырыңыз.

5. Ведомосты сақтаңыз.

6. Таңдалған түрлер бойынша тауарларды қосыңыз.

Сипаттамада есеп орталығын, тауар тобын немесе санау аймағын көрсеткен дұрыс, мысалы: №2 дүкен. Аяқкиім: сауда залы және қойма. Қалдықтарды толық тексеру.

Бұл бірнеше айдан кейін қажетті ведомосты табуға және түгендеу ауқымын түсінуге көмектеседі.

3-қадам. Қолмен есепке алу үшін бұғаттау режимін таңдаңыз

«Тауарды бұғаттау» өрісінде: «Тауарды қолмен есепке алу үшін бұғаттау» параметрін таңдаңыз.

Позиция ведомосқа қосылғаннан кейін Торгсофт:

• оны сатуға бұғаттайды;

• қоймадағы ағымдағы санын тіркейді;

• нақты санды есептік санға тең етіп орнатады.

Соның арқасында жауапты тұлға қағаз ведомость бойынша есептік мәндерден ерекшеленетін мәндерді ғана енгізе алады.

 Бірақ бұл ереже ерекше мұқияттылықты қажет етеді: егер тауар нақты жоқ болса, міндетті түрде 0 енгізу керек. Бос жол нөл дегенді білдірмейді. Нақты сан бастапқыда есептік санға тең болғандықтан, өткізіп алған позиция айырмашылықсыз қалады.

Егер деректерді есептік қалдықтарды көрмейтін қызметкер енгізсе, тек айырмашылықтарды анықтауға тырысқаннан гөрі әр жол бойынша нақты санды ретімен енгізген қауіпсіз.

«Тауарды қолмен есепке алу үшін бұғаттау» режимінде тауар ведомосқа қосылғаннан кейін бірден бұғатталады. Бұл бланкты басып шығару мен нақты санды енгізу арасындағы сатылымдардың нәтижеге әсер етуінен қорғайды.

Егер дүкенді толық жабу мүмкін болмаса, түгендеуді шағын топтармен жүргізіңіз: бір тауар түріне немесе бөлек аймаққа ведомость жасаңыз, тауарды санаңыз, нәтижелерді енгізіңіз және санауды аяқтаңыз. Содан кейін келесі топқа өтіңіз.

«Тауарды бірінші сканерлеуден кейін бұғаттау» режимі компьютердің немесе мобильді құрылғының жанында тікелей жүргізілетін түгендеуге көбірек сәйкес келеді. Қағаз бойынша санау кезінде ведомосты басып шығару мен нәтижелерді енгізу арасындағы сатылымдар қате айырмашылықтардың пайда болу қаупін тудырады.

Бұғаттау ережелері ведомосты қалыптастыру жөніндегі нұсқаулықта берілген.

4-қадам. Ведомоста жоқ тауармен не істеу керегін анықтаңыз

Құжатты жасау кезінде «Егер тауар ведомоста табылмаса» өрісінде екі нұсқа қолжетімді.

✓«Қате туралы хабарлау»

Бағдарлама тізімге кірмейтін тауарды қоспайды. Бұл режим түгендеу тек белгілі бір топ немесе тізім бойынша жүргізілсе қолайлы.

✓«Тауарды ведомосқа қосу»

Енгізу немесе сканерлеу кезінде бастапқы тізімде болмаған тауар табылса, Торгсофт оны ведомосқа қосады.

Бұл нұсқа толық түгендеу үшін қолайлы, бірақ тауарды қоспас бұрын мыналарды тексеру қажет:

• тауар ағымдағы есеп орталығына тиесілі ме;

• резервте немесе жолда тұр ма;

• тауар карточкасының көшірмесі жасалмаған ба;

• штрихкод дұрыс анықталған ба;

• тауар басқа қоймаға тиесілі емес пе.

5-қадам. Есептік саны көрсетілмеген бланкты басып шығарыңыз

Ведомоста: «Түгендеу есептерін басып шығару» → «Қолмен есепке алуға арналған ведомость» тармағын таңдаңыз.

Стандартты нысанда мыналар бар:

• тауар атауы;

• штрихкод;

• баға;

• нақты санды жазуға арналған бос баған.

Бұл нысанда есептік саны басып шығарылмайды. Қызметкер қандай тауарды табу керегін көреді, бірақ бағдарлама деректері бойынша оның қанша болуы тиіс екенін білмейді.

Егер «соқыр» санау қажет болса, «Саны көрсетілген қолмен есепке алуға арналған ведомость» нұсқасын таңдамаңыз: бұл нысан басқа сценарийге арналған және онда тауар саны көрсетіледі.

Басып шығару тәртібі ресми «Қолмен түгендеу» нұсқаулығында сипатталған.

Торгсофт «Қолмен есепке алуға арналған ведомость» есебіне арналған стандартты анықтамасында штрихкод немесе артикул бойынша сұрыптауға арналған жеке стандартты баптау сипатталмаған. Сондықтан оның әр нұсқада және әр шаблонда болатынына сенуге болмайды.

Егер сіздің нұсқаңыздағы басып шығару терезесінде сұрыптау тәртібінің параметрі бар болса, онда ұсынылған нұсқаларды пайдалануға болады. Егер мұндай параметр болмаса, практикалық шешімдер:

• тауар түрлері бойынша жеке ведомостар жасау;

• бланкілерді дүкеннің нақты аймақтары бойынша бөлу;

• артикулды қосу немесе шаблон баптаулары арқылы басқа өрістерді қосу;

• қажетті сұрыптауы бар баспа нысанын бейімдеуге тапсырыс беру.

Қолмен санау кезінде тауарды сөрелер мен аймақтар бойынша бөлу бір үлкен әліпбилік тізімге қарағанда әдетте сенімдірек.

6-қадам. Нақты санауды ұйымдастырыңыз

Бастамас бұрын дүкенді немесе қойманы аймақтарға бөліңіз:

• сауда залы;

• витриналар;

• қойма бөлмесі;

• касса маңындағы тауар;

• қораптар мен жоғарғы сөрелер;

• егер ағымдағы түгендеуге кіретін болса, резервтер.

Әр аймаққа жауапты қызметкер бекітілуі керек. Бланкіде мыналарды көрсеткен дұрыс:

• қызметкердің аты;

• санау аймағы;

• күні мен уақыты;

• бет нөмірі;

• аяқталғаннан кейінгі қолы.

Егер бір тауар бірнеше жерде тұрса, санын бірден қосып есептеу немесе жеке мәндермен жазып, кейін бақылаумен қосу қажет.

Бірнеше қызметкер жұмыс істегенде қауіпсіз тәртіп мынадай:

1. Әр қызметкерге нақты беттер немесе физикалық аймақ беріледі.

2. Саналып болған аймақ белгіленеді.

3. Саналғаннан кейін тауар жылжытылмайды.

4. Толтырылған бланкілер бір жауапты тұлғаға беріледі.

5. Торгсофт деректерді бір оператор енгізеді.

Үй-жайды қызметкерлер арасында бөлу және нәтижелерді орталықтандырылған түрде енгізу екі рет санау және бір-біріне қайшы түзетулер жасау қаупін азайтады. Мұндай тәсіл сканерсіз бөлшек саудадағы түгендеу бойынша практикалық нұсқаулықтарда да ұсынылады.

• Нақты санды анық әрі түсінікті жазыңыз.

• Саналған тауардың жолын бос қалдырмаңыз.

• Егер тауар жоқ болса — 0 қойыңыз.

• Түзетуді бір сызықпен сызып, жанына дұрыс мәнді және қолды көрсетіңіз.

• Нөлдің орнына сызықша қоймаңыз: деректерді енгізу кезінде оны бос қалған жол деп қабылдауға болады.

• Егер тауар бүлінген, резервтелген немесе сатуға жарамсыз болса, ескерту жазыңыз. Оны есепке алу немесе есептен шығару туралы шешім бөлек қабылданады.

• Аяқтағаннан кейін әр позицияның толтырылғанын және барлық беттердің қайтарылғанын тексеріңіз.

7-қадам. Нақты санды Торгсофт енгізіңіз

Мынаны ашыңыз: Құжат → Түгендеу ведомосы.

Одан әрі:

1. Қажетті ведомосты таңдаңыз.

2. «Тауарды түгендеу» түймесін басыңыз.

3. «Түгендеудегі тауар» нысаны ашылады.

4. Қажетті позицияны табыңыз.

5. «Өзгерту» түймесін немесе F3 пернесін басыңыз.

6. Нақты санды көрсетіңіз.

7. Немесе «Тауардың нақты санын енгізу» түймесін пайдаланыңыз.

Мән енгізілгеннен кейін Торгсофт позицияға «Санау аяқталды» күйін орнатады.

Нысанда жылдам іздеу өрісі қарастырылған. Сонымен қатар:

• штрихкодты сканерлеуге;

• штрихкодты қолмен енгізуге;

• Ctrl + W пернелері арқылы «Артикул бойынша іздеу» режимін қосып, артикулды енгізуге;

• позицияны тізімнен тауып, оны F3 пернесімен өзгертуге болады.

Егер бір штрихкод бірнеше тауар карточкасы үшін қолданылса, тек кодқа сүйенбеңіз. Атауын, артикулын, сипаттамасын және бағасын тексеріңіз. Егер бағдарлама бірнеше тауар арасынан таңдау нысанын ашса, саналған позицияға сәйкес келетін карточканы таңдаңыз.

Бірдей штрихкодтар көбіне бір тауар бірнеше рет енгізілгенде, бағалар немесе жеткізушілер әртүрлі болғанда пайда болады. Түгендеуден кейін бизнеске шынымен бөлек карточкалар қажет пе екенін тексерген дұрыс.

8-қадам. Барлық нәтижелер енгізілгенін тексеріңіз

Ведомосты жаппас бұрын тауар бойынша сүзгіні пайдаланыңыз. Бағдарламада бөлек көрсетуге болады:

• артық қалдығы бар тауарды;

• жетіспеушілігі бар тауарды;

• айырмашылығы жоқ тауарды;

• саналмаған тауарды;

• санау жүргізілмеген тауарды;

• санауы аяқталған тауарды;

• бұғатталған және бұғатталмаған тауарды.

«Санау жүргізілген жоқ» немесе «Санау басталды» күйіндегі позицияларды ерекше мұқият тексеріңіз. Әр осындай позицияның себебі анықталмайынша ведомосты жабуға болмайды.

Торгсофт нақты санды есептік санмен салыстырады:

• оң айырмашылық артық қалдықты білдіреді;

• теріс айырмашылық — жетіспеушілікті;

• нөлдік айырмашылық — нақты және есептік санның сәйкес екенін білдіреді.

Әр елеулі айырмашылық бойынша:

1. Тауарды қайта санаңыз.

2. Басқа сөрелерді, қойманы, витринаны және касса аймағын тексеріңіз.

3. Ұқсас модельдер, түстер немесе өлшемдер шатастырылмағанына көз жеткізіңіз.

4. Сан дәл сондай штрихкоды бар басқа карточкаға енгізілмегенін тексеріңіз.

5. «Тауар қозғалысын» қарап шығыңыз.

6. Кірістерді, сатылымдарды, есептен шығаруларды, қайтаруларды және ішкі ауыстыруларды тексеріңіз.

Айырмашылық түсініксіз болып көрінгені үшін ғана нақты санды есептік санға сәйкестендірмеңіз. Алдымен оның себебін анықтау керек.

Нысанда мыналар қолжетімді:

• «Журнал» — ведомостағы барлық тауар бойынша әрекеттерді көрсетеді;

• «Тауар журналы» — тек таңдалған позиция бойынша өзгерістерді көрсетеді.

Журналда әрекетті орындаған қызметкер немесе бағдарлама пайдаланушысы көрсетіледі. Бұл нақты санды кім және қашан енгізгенін немесе өзгерткенін тексеруге мүмкіндік береді.

9-қадам. Ведомосты жабыңыз

Барлық позициялар енгізіліп, тексерілгеннен кейін: «Ведомосты жабу» түймесін басыңыз.

Ведомость жабылған кезде Торгсофт автоматты түрде:

• анықталған артық қалдыққа кіріс құжатын жасайды;

• анықталған жетіспеушілікке есептен шығару құжатын жасайды;

• есептік санды нақты санға теңестіреді;

• түгендеу нәтижесінде жасалған кіріс құжатында тауардың қосымша құнын ескере отырып, соңғы сатып алу өзіндік құнын белгілейді.

Жапқаннан кейін мыналарды тексеріңіз:

• жасалған жою актісінің нөмірін;

• кіріс сомасын;

• есептен шығару сомасын;

• жетіспеушілік сомасын;

• тауар түрлері бойынша нәтижелерді;

• «Қойма күйіндегі» жаңа қалдықтарды.

Қажет болса, мыналарды басып шығарыңыз:

• бухгалтерлік түгендеу ведомосын;

• жетіспеушілік туралы есепті;

• артық қалдық туралы есепті;

• түгендеу нәтижелерін;

• тауар түрлері бойынша нәтижелерді.

Жапқаннан кейін қате табылса не істеу керек

Жабуды тек бірден, осы тауарлар бойынша кейінгі қозғалыстар орын алмаған кезде ғана болдырмауға болады. Жабу болдырылмаған кезде бағдарлама жасалған түзету қойма құжаттарын жояды және ведомосты қайта өзгертуге мүмкіндік береді.

Егер түгендеуден кейін сатылымдар, кірістер, есептен шығарулар немесе ауыстырулар болып қойған болса, жабуды болдырмауға болмайды. Қате позициялар үшін жаңа ведомость жасап, дұрыс нақты санды енгізіп, оны жабу қажет.

Жиі қойылатын сұрақтарға жауаптар

Қолмен түгендеуге арналған чек-лист

1. Кірістер, ауыстырулар, резервтер және жолдағы тауар тексерілді.

2. Есеп орталығы мен тауарлар тізімі анықталды.

3. Қызметкерлердің құқықтары бапталды.

4. «Тауарды қолмен есепке алу үшін бұғаттау» режимі таңдалды.

5. Ведомоста жоқ тауар үшін әрекет тәртібі анықталды.

6. Саны көрсетілмеген «Қолмен есепке алуға арналған ведомость» басып шығарылды.

7. Қызметкерлерге беттер немесе физикалық аймақтар бөлінді.

8. Жоқ барлық тауар үшін 0 көрсетілді.

9. Толтырылмаған немесе жоғалған беттердің жоқ екені тексерілді.

10. Нақты сан Торгсофт енгізілді.

11. Саналмаған және аяқталмаған позициялар тексерілді.

12. Елеулі жетіспеушіліктер мен артық қалдықтар қайта саналды.

13. Түсініксіз айырмашылықтары бар тауарлардың қозғалысы тексерілді.

14. Ведомость жабылды.

15. Жасалған кірістер, есептен шығарулар және «Қойма күйіндегі» қалдықтар тексерілді.