3-деңгейлі бақылау пункттері мен қоймалар: неге «Қойма мәртебесі» мен «Тауарлардың қозғалысы» сәйкес келмейді

Torgsoft бағдарламасындағы бақылау нүктелері мен 3-деңгейлі қоймалар: «Қойма күйі» мен «Тауар қозғалысы» арасындағы айырмашылықтар неге пайда болады және оларды қалай жоюға болады

Бөлшек және көтерме сауданың күнделікті жұмысында тауар қалдықтарын дәл есепке алу басқарушылық шешімдер қабылдау, тапсырыстарды қалыптастыру және қызметкерлерді бақылау үшін өте маңызды. Torgsoft бағдарламасы бақылауға арналған тиімді құралдарды ұсынады: тауардың бар-жоғын жедел бағалауға арналған «Қойма күйі» нысаны және әр операцияны егжей-тегжейлі талдауға арналған «Тауар қозғалысы». Алайда жұмыс барысында кәсіпкерлерде жиі мынадай сұрақтар туындайды:

Бұл сұрақтардың жауабы көбінесе бақылау нүктелерінің жұмыс істеу механизмінде, 3-деңгейлі техникалық қоймалардың жұмысында және бағдарлама сүзгілерін дұрыс пайдалануда жатыр.

1. Бақылау нүктелері және кезеңді дұрыс жаппаудың салдары

Есептерді қалыптастыру және «Қойма күйі» нысанын ашу кезінде жүйенің жоғары жылдамдықпен жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін Torgsoft қойманы статикалық есептеу әдісін қолданады. «Талдау» — «Кезең» мәзірінде белгілі бір кезеңді (айды) жапқанда немесе бұғаттағанда, бағдарлама автоматты түрде бақылау нүктесін жасайды.

Бақылау нүктесі — кезең жабылған сәттегі тауар саны мен өзіндік құнын тіркейтін дерекқордың өзіндік «кескіні». Қоймалардағы тауарды есептеу кезінде бағдарлама алдыңғы кезеңнің бақылау нүктесіндегі мәнді алып, оған тек жаңа құжаттарды қосады. Бұл жұмысты айтарлықтай жылдамдатады, бірақ белгілі бір тәуекелдер де бар:

• Белсенді жұмыс кезінде кезеңді жабу. Егер кезең сауда нүктелері белсенді жұмыс істеп, құжаттарды өткізіп жатқан кезде жабылса, бақылау нүктесі қате деректерді тіркеуі мүмкін. Нәтижесінде тауар «Қойма күйі» нысанынан жай ғана «жоғалып кетуі» мүмкін.

• Жабылған кезеңдегі өзгерістер. Егер пайдаланушылар жабылып қойған кезеңдегі құжаттарды оны ресми түрде ашып/жаппай қандай да бір жолмен өзгерткен немесе жойған болса (мысалы, ішкі ауыстыруды болдырмау немесе кіріс жүкқұжатының күнін жабылған айға өзгерту), бақылау нүктесі автоматты түрде жаңартылмайды.

• Деректердің сәйкессіздігі. Мұндай жағдайларда «Тауар қозғалысы» нысаны (немесе қоймалық есеп карточкасы) дұрыс санды көрсетеді, өйткені ол әр құжат бойынша нақты есептеледі, ал «Қойма күйі» «бұзылған» бақылау нүктесіне сүйеніп, қате деректерді көрсетеді.

2. 3-деңгейлі қоймалар: резервтік және техникалық қоймалар

Айырмашылықтардың тағы бір себебі — Torgsoft қойма құрылымын дұрыс түсінбеу. Кәдімгі есеп орталықтарынан (дүкендер немесе қоймалар) бөлек, 3-деңгейлі қоймалар бар. Олар белгілі бір режимдерді пайдалану кезінде бағдарламада автоматты түрде құрылады және оларды қолмен жасау ұсынылмайды.

3-деңгейлі қоймаларға мыналар жатады:

• Уақытша сақтау қоймасы (Резерв). Клиент тауарға тапсырыс бергенде (мысалы, «Шот жазып беру арқылы сауда» режимінде) және бұл тауар резервке қойылғанда, жүйе 3-деңгейлі қоймаға ішкі ауыстыру жүкқұжаттарын автоматты түрде жасайды. Компьютерлік есеп тұрғысынан бұл тауар енді дүкеннің негізгі қоймасында болмайды.

• Жолдағы тауар. Тауарды дүкендер арасында ауыстырғанда қолданылады. Тауар соңғы нүктеде қабылданғанға дейін ол 3-деңгейлі техникалық қоймада «тұрады».

• Кепілдегі тауар қоймасы. Кепілге байланысты арнайы операциялар кезінде қалыптасады.

Егер сатушы негізгі есеп орталығының қалдықтарын қараса, резервке қойылған тауарды көрмейді, өйткені ол 3-деңгейлі қоймаға ауыстырылған. Ал иесі осы иерархияны түсінбей «Барлық қоймалар» бөлімін қараса, жалпы санды көруі мүмкін, бірақ тауарды неге сатуға болмайтынын түсінбеуі мүмкін. Бұдан бөлек, есептердегі қалдықтардың орташа өзіндік құнын (мысалы, «Тауар түрлері бойынша сатуды талдау») «Қойма күйі» деректерімен салыстырғанда 3-деңгейлі қоймаларды алып тастау қажет, әйтпесе деректер сәйкес келмейді.

3. «Ішкі топтарды қоса алғанда» сүзгісінің рөлі

Есептерде ақпаратты дұрыс көрсету үшін (мысалы, «Саны бойынша айналым ведомосында» немесе «Тауар қозғалысында») есеп орталықтары бойынша сүзгіні дұрыс баптау өте маңызды.

«Есеп орталығы» сүзгісін ашқанда, дүкендеріңіздің иерархиясын көресіз. Егер «Ішкі топтарды қоса алғанда» ауыстырып-қосқышын іске қоссаңыз, 2-деңгейлі есеп орталығын (негізгі дүкеніңізді) таңдаған кезде бағдарлама оған бағынышты 3-деңгейлі қоймаларды да (резервтер, жолдағы тауарлар және т.б.) автоматты түрде таңдайды.

Егер бұл ауыстырып-қосқыш қосылмаса, сіз тек негізгі қойма бойынша тауар қозғалысы мен қалдықтарды көресіз. Резервке ауыстырылған немесе «жолда» күйінде қалған тауар есепке кірмейді, бұл қойманың жалпы күйі мен тауар қозғалысы арасында айырмашылық бар деген қате әсер тудыруы мүмкін.

4. Айырмашылықтарды жою үшін тексеру және қайта есептеу тәртібі

Егер кәсіпкерлер айырмашылықтарға немесе тауардың есептен жоғалуына тап болса, Torgsoft техникалық қолдауы нақты әрекет алгоритмін ұсынады:

Бұл — бірінші және ең қарапайым әрекет. «Қойма» — «Қойма күйі» бөліміне өтіңіз — «Санды қайта есептеу» түймесін басыңыз — «Барлық қоймалардағы тауар санын қайта есептеу» әрекетін таңдаңыз. Егер мәселе уақытша көрсету қатесінен туындаған болса, тауар қайтадан көрінеді.

Егер қарапайым қайта есептеу көмектеспесе және айырмашылық жабылған кезеңнен кейін басталса, мәселе бақылау нүктелерінде болуы мүмкін. «Талдау» — «Кезең» бөліміне өтіңіз. Жабылған кезеңдердің жанында қойма күйінің белгішесі бар — бұл бақылау нүктесі. Бақылау нүктелерін «Бақылау нүктесін жасау» әрекеті арқылы қайта жасау қажет. Мұны міндетті түрде төменнен жоғары қарай, яғни ең ескі жабылған кезеңнен ең жаңасына дейін хронологиялық тәртіппен орындау керек.

Кейде бақылау нүктесі ашық кезеңде қалып қоюы мүмкін (мысалы, кезең қателесіп ашылған, бірақ нүкте жойылмаған жағдайда). Мұндайда құжаттардағы өзгерістер қойма күйіне әсер етпейді. Бұл кезеңді бұғаттау немесе жабу, санды қайта есептеу және қажет болса қайта ашу керек.

Егер алдыңғы әрекеттер көмектеспесе, проблемалық позиция үшін «Қойма» — «Тауар қозғалысы» — «Тауардың қоймалық есеп карточкасы» бөлімін ашу қажет. Бұл есеп барлық тарихты көрсетеді: әрбір кіріс, сату және ішкі ауыстыру. Теріс қалдыққа сату операцияларын, құжаттардың қате күндерін (мысалы, 1899 жыл) немесе 3-деңгейлі қоймаларда «тұрып қалған» ауыстыруларды іздеу керек.

Болашақта осындай мәселелердің алдын алу үшін әр айды жаппас бұрын «Кезең» нысанында «Кезеңнің теріс қалдықтарын басып шығару» түймесі арқылы теріс қалдықтардың бар-жоғын тексеру қатаң ұсынылады. Барлық теріс қалдықтарды айдың соңғы күніне түгендеу жүргізу арқылы жою керек, содан кейін ғана кезеңді жабу қажет.

Осы ережелерді сақтау «Қойма күйі» мен нақты «Тауар қозғалысының» синхрондалуына және компьютерлік есептің бизнесіңіздегі нақты жағдайға сәйкес болуына көмектеседі.