Тұтынушының жеке деректерін жою: бағдарлама не рұқсат етеді және дүкен не үшін жауапты

Сатып алушының дербес деректерін жою: Torgsoft мүмкіндіктері және дүкеннің жауапкершілік аймағы

Бөлшек саудада клиенттер базасын жүргізу адалдық бағдарламаларының, маркетингтік тарату хабарламаларының және сатуды талдаудың негізі болып табылады. Сатып алушылар бонустар немесе жеңілдіктер алу үшін сауалнамалар толтырады, телефон нөмірлерін, аты-жөнін және туған күнін қалдырады. Алайда клиент дүкен базасынан өзінің дербес деректерін жоюды сұрайтын немесе кәсіпкер есепті ретке келтіру үшін жүйені белсенді емес сатып алушылардан тазартуды шешетін жағдайлар болады. Осыған байланысты кәсіпкерлер Torgsoft техникалық қолдау мамандарына көбіне мынадай сұрақтар қояды: "Неге бағдарлама клиент картасын толық жоюға мүмкіндік бермейді?", "Жоюды бұғаттап тұрған қарызды қайдан тексеруге болады?", "Ескі клиенттерді базадан жаппай қалай алып тастауға болады?" және "Дербес деректерді сақтау немесе жою үшін заңдық жауапкершілікті кім көтереді — бағдарлама әзірлеушісі ме, әлде дүкен иесі ме?".

Төменде осы сұрақтарға бағдарламаның жұмыс логикасын және деректерді өңдеудің заңдық аспектілерін түсіндіретін толық жауаптар берілген.

Заңдық жауапкершілік: клиенттер базасы үшін кім жауап береді?

Негізгі сұрақтардың бірі дербес деректерді қорғау туралы заңнаманы сақтау жауапкершілігі кімге жүктелетініне қатысты.

Тиісінше, Torgsoft компаниясы тек есеп жүргізуге арналған құрал ұсынатын техникалық провайдер ретінде әрекет етеді және бағдарламаның әдеттегі жұмысында кәсіпкердің сатып алушыларының дербес деректерін өзінде сақтамайды: Torgsoft базасы клиенттің өз компьютеріне немесе серверіне орнатылады және физикалық түрде сонда сақталады. Torgsoft дүкеннің деректерді жинауының құқықтық негіздері үшін және дүкен тарапынан Украинаның «Дербес деректерді қорғау туралы» заңын ықтимал бұзғаны үшін жауап бермейді. Демек, егер сатып алушы өз деректерін жоюды талап етсе, бұл талаптың өз базасында орындалуын дәл дүкен иесі қамтамасыз етуге міндетті.

Неге клиент картасы жойылмайды?

Кәсіпкер сатып алушы картасын бағдарламадан жоюға тырысқанда, техникалық шектеуге тап болуы мүмкін. Кәсіпкерлер ең жиі мынадай сұрақпен жүгінеді: "2021 жылдан бері сатып алу жасамаған клиент бар, бірақ оның картасын жоюға тырысқанда қарыз туралы хабарлама шығады. Оны қалай есептен шығарып, клиентті жоюға болады?".

Torgsoft бағдарламасы қатаң қаржылық және қойма есебін қамтамасыз ету үшін жасалған. Картаны жою мүмкін болмауы клиенттің дүкенмен өзара әрекет тарихы болған кезде пайда болады. Егер клиентке төленбеген тауарлар бекітілген болса, қарызы бар болса немесе оның картасы өткізілген қаржылық не қойма құжаттарында (мысалы, қайтаруларда немесе сатуларда) көрсетілсе, жүйе жоюды бұғаттайды. Бұл дерекқордың тұтастығын бұзбау және дүкеннің қаржылық есептерінде айырмашылықтар туғызбау үшін жасалған.

Ал егер клиент тарихы мүлде бос болса (мысалы, карта қателесіп жасалған болса), бағдарлама оны жоюға мүмкіндік береді.

Клиенттің қарызы мен тарихын қайдан тексеруге болады?

Егер бағдарлама жоюға немесе түзетуге кедергі келтіретін қарыз бар екенін хабарласа, оны тексеру қажет. Айырмашылықтардың себебін табуға және өзара есеп айырысу тарихын бірнеше бөлімнен көруге болады:

1. Серіктестермен баланс. Негізгі мәзірдегі «Төлем» — «Серіктестермен баланс» тармағында нақты клиент бойынша қарыздың жалпы сомасын көруге болады.

2. Өзара есеп айырысу картасы. Баланс формасынан таңдалған клиентпен «Өзара есеп айырысу картасын» ашуға болады. Мұнда барлық операциялардың егжей-тегжейлі тізімі көрсетіледі: күні, құжат түрі, қарыздың арту немесе кему сомасы, сондай-ақ бонус шотының ағымдағы күйі.

3. Сатып алу тарихы. Клиент сатып алған барлық тауарлар туралы толық ақпаратты тікелей оның «Клиент картасында», «Сатып алулар» қойындысынан (немесе «Иеленулер») көруге болады. Сол жерде сатып алу сомасы, жеңілдіктер, бонустарды есептеу және есептен шығару деректері де тіркеледі.

Егер қарыз қателік салдарынан пайда болса (мысалы, төлем немесе қайтару дұрыс өткізілмесе), клиент балансы нөлге тең болуы үшін оны тиісті қаржылық құжатпен немесе төлеммен жабу керек.

Клиентті базадан қалай дұрыс алып тастау керек (әрекеттен шығару)

Белсенді емес клиенттерді базадан жаппай тазарту немесе клиенттің деректерін жою туралы талабын орындау қажет болғанда, бірақ жүйе сатып алу тарихына байланысты картаны физикалық түрде жоюға мүмкіндік бермесе, не істеу керек?

Карталарды жаппай жою бойынша кеңес беру кезінде техникалық қолдау мамандары клиенттерді әрекеттен шығару әдісін қолдануды ұсынады. Бұл дерекқор құрылымын бұзбайсыз және өткен жылдардың қаржылық тарихын сақтайсыз, бірақ клиент картасы белсенді емес болады дегенді білдіреді. Ол үшін тізімнен қажетті клиенттерді белгілеп, оларды жасыруға арналған тиісті әрекетті қолдануға болады.

Ал егер клиент заңға сәйкес дәл дербес деректердің (аты-жөні, телефон, мекенжай) толық жойылуын талап етсе, дүкен иесі «Клиент картасын» (Маркетинг — Клиенттер мәзірі арқылы) ашып, жеке ақпарат бар өрістерді жай ғана тазалай немесе анонимдей алады (телефон нөмірін, электрондық поштаны жою, аты-жөнін "Аноним" деп ауыстыру). Осылайша бухгалтерия үшін чек тарихы сақталады, бірақ ол арқылы нақты адамды сәйкестендіру мүмкін болмайды, бұл есепке зиян келтірмей, құпиялылық талаптарын толық қанағаттандырады.