Дебиторлармен жұмыс: автоматты еске салулар, жөнелтілімдерді бұғаттау және қарыздарды есептен шығару

Бөлшек және көтерме саудада тауарларды төлемді кейінге қалдыру шартымен (қарызға) сату — B2B клиенттерді тартуға, тұрақты сатып алушыларды сақтап қалуға және сатылым көлемін арттыруға көмектесетін қалыпты сауда тәжірибесі. Алайда дебиторлық берешекті қатаң есепке алмау ақша қаражатының тапшылығына, айналым қаражатының айналымнан шығып қалуына және өндіріп алынбайтын қарыздардың пайда болу қаупіне әкеледі.

Осыған байланысты бірқатар практикалық сұрақтар туындайды:

• «Нақты сатып алушыға тауарды қарызға алуға қалай рұқсат беруге және оның берешегіне шекті лимитті қалай белгілеуге болады?»

• «Неліктен бағдарлама қарызы бар сатып алушыға сатылым жасауды бұғаттайды және лимиттен асқан кезде тауар жөнелтуге автоматты түрде тыйым салуды қалай баптауға болады?»

• «Келесі төлемнің күні мен сомасын еске салатын SMS немесе Viber хабарламаларын автоматты түрде жіберуді қалай баптауға болады?»

• «Өзара есеп айырысулардың толық карточкасын қайдан көруге және кез келген кезең үшін салыстыру актісін қалай қалыптастыруға болады?»

• «Клиент қарызын төлей алмаған жағдайда өндіріп алынбайтын берешекті қалай дұрыс есептен шығаруға болады және неліктен бағдарлама борышкердің карточкасын жоюға мүмкіндік бермейді?»

Торгсофт бағдарламасында борышкерлермен жұмыс істеу жүйесі қалай ұйымдастырылғанын, басшы қандай баптауларды орындауы керектігін және қарыздың қайтарылуын бақылауды қалай автоматтандыруға болатынын кезең-кезеңімен қарастырайық.

Торгсофт бағдарламасында тауарды бірден төлемей немесе ішінара алдын ала төлеммен алуға рұқсат етілген сатып алушылар VIP-клиенттер деп аталады.

Функциялардың лицензияларда қолжетімділігі

• Торгсофт-Старт: қарызға сату режимі жоқ.

• Торгсофт-Ультра және Терминалдық нұсқа: VIP-клиенттермен жұмыс істеу, кредиттік лимиттер және берешекті егжей-тегжейлі талдау функциялары негізгі мүмкіндіктер құрамына кіреді.

VIP-клиенттердің берешегін есепке алудың үш режимі

Сауда қызметінің ерекшелігіне қарай жүйе баптауларында (Баптаулар → Параметрлер → VIP-клиенттер) есепке алудың үш режимінің бірін таңдауға болады:

1. Тауар-ақша балансын жүргізу : бағдарлама сатып алушының жалпы ақшалай қарызын нақты тауар позициялары бойынша бөлмей есептейді.

2. Төлемдерді сатылыммен байланыстыру: қарыз тауар жөнелтудің нақты құжаттарымен (жүкқұжаттармен) байланыстырылады.

3. Тауарлар бойынша егжей-тегжейлі көрсетілетін ішінара төлем: бағдарлама жүкқұжаттағы нақты қай тауарлар төленгенін және қайсысы қарыз болып қалғанын бақылайды. Бұл қымбат тауарлар сататын немесе кепілдік есебін жүргізетін дүкендер үшін маңызды.

Бақылаусыз қарыз жиналуын болдырмау үшін бағдарламада кредиттік лимитті шектеу механизмі қарастырылған.

Берешек лимитін кезең-кезеңімен баптау

1. Маркетинг → Клиенттер (немесе Баптаулар → Контрагент) мәзіріне өтіңіз.

2. Қажетті сатып алушыны таңдап, оның карточкасын өңдеу үшін ашыңыз.

3. «VIP-клиент» құсбелгісін қойыңыз.

4. Қосымша қойындысындағы «Қарыздың ең жоғары сомасы (VIP)» өрісіне берешектің гривнамен көрсетілген шекті сомасын енгізіңіз (мысалы, 5000).

5. Өзгерістерді сақтап, жаңартылған параметрлерді қолдану үшін бағдарламаны қайта іске қосыңыз.

Сатылымды автоматты түрде бұғаттау қалай жұмыс істейді?

Кассир немесе менеджер Сатылым (F6) терезесінде VIP-клиентті қосып, тауарды қарызға сатуға әрекет жасағанда, бағдарлама сатып алушының ағымдағы берешегін автоматты түрде есептейді.

• Егер ағымдағы қарыз + жаңа сатып алудың құны «Қарыздың ең жоғары сомасы (VIP)» мәнінен асып кетсе, бағдарлама операцияны бұғаттап, ескерту хабарламасын көрсетеді.

• Клиент қарызын рұқсат етілген шекке дейін азайтуға жеткілікті соманы төлемейінше, қарызға сатылым жүргізу мүмкін болмайды.

Саудадағы қарапайым мысал: сатып алушы 2 000 грн тұратын тауардың жаңа партиясын алуға келеді. Оның өткен аптадан қалған қарызы 4 000 грн, ал белгіленген ең жоғары лимит — 5 000 грн. Жалпы сома (6 000 грн) лимиттен асады. Сатып алушы бұрынғы қарызының кемінде 1 000 грн-ын өтемейінше, кассир қарызға сату чегін рәсімдей алмайды.

Сонымен қатар клиент карточкасында «Бұғаттау» белгісін орнатуға болады. Бұл құсбелгі қосылғанда, аталған контрагентке сатылым жүргізу шектеледі.

Кассада қарызды тексеру

Сатылым терезесінде клиент таңдалғаннан кейін ақпараттық панельде «Қарыз» өрісі қолжетімді болады. Ағымдағы балансты алу үшін кассирге «Есептеу» батырмасын басу жеткілікті.

Сатып алушыдан қарызды өтеу төлемін қабылдау

Клиент берешегін екі тәсілмен өтей алады:

1. Тікелей «Сатылым» терезесінде: «Төлеу» (немесе Кассаға ақша енгізу) батырмасын басып, кассир клиенттен ақша қабылдау әрекетін таңдайды. Қарыз сомасы автоматты түрде қойылады, содан кейін оны толық немесе ішінара төлеуге болады.

2. Кассалық ордер немесе банк үзіндісі арқылы: ақшаны Төлем → Қаржылық құжат бөлімі арқылы енгізу (кіріс кассалық ордері немесе есеп айырысу шотына қаражат түсуі).

Салыстыру актісі және «Серіктестермен баланс» нысаны

Өзара есеп айырысуларды егжей-тегжейлі талдау үшін «Серіктестермен баланс» нысаны қолданылады (Төлем → Серіктестермен баланс).

• Өзара есеп айырысу карточкасы (Салыстыру актісі): таңдалған кезең үшін бастапқы және соңғы сальдоны есептей отырып, барлық қоймалық құжаттардың (шығыс жүкқұжаттары, қайтарулар) және қаржылық операциялардың (төлемдер, аванстар) хронологиялық тізімін көрсетеді.

• Валюталар мен есеп орталықтары бойынша сүзгілеу: егер сауда бірнеше валютада жүргізілсе немесе әртүрлі сауда нүктелерінде жүзеге асырылса, баланс әр валюта мен есеп орталығы бойынша бөлек есептеледі.

• Бастапқы қарыздар: жүйеге жаңа контрагентті қосқанда, Бастапқы қарыздар қойындысында Торгсофт бағдарламасында есеп жүргізу басталған сәттегі бұрыннан бар қарызды (Мен қарызбын немесе Маған қарыз) тіркеуге болады.

Менеджерлердің қолмен жұмыс істеуінсіз борышкерлермен жүйелі жұмыс жүргізу үшін қосымша «Клиенттерге жаппай хабарлама жіберу» опциясы қолданылады.

Хабарлама жіберу қызметін баптау

1. Маркетинг → Жаппай хабарлама жіберу → SMS және Viber қызметтері қойындысы мәзірінде SMS-провайдердің (мысалы, TurboSMS, BSG және т.б.) есептік жазбасы қосылып, логин мен API кілті көрсетіледі.

2. Хабарламалар тиісті қызмет арқылы жіберіледі, ал олардың құны сол провайдердің тарифтеріне сәйкес пайдаланушының жеке кабинетіндегі шотынан шегеріледі.

Еске салу үлгісін жасау

Маркетинг → Жаппай хабарлама жіберу → Үлгілерді баптау мәзірінде хабарлама үлгісі жасалады. Мәтінге динамикалық айнымалылар қосылады:

Автоматты есептеу және кесте бойынша хабарламалар жіберу

• Баптаулар → Кесте бойынша тапсырмалар режимі арқылы берешекті төлеу мерзімі аяқталуға жақын немесе өтіп кеткен сатып алушыларға еске салуларды автоматты түрде қалыптастыру мен жіберуді орнатуға болады.

• Қызметкерлердің жұмысын ішкі бақылау үшін «Еске салулар» модулі пайдаланылады: жұмыс күнінің басында бағдарлама іске қосылғанда менеджердің алдында орындалмаған тапсырмалар тізімі бар қалқымалы терезе пайда болады (мысалы, «шот төлемі туралы клиентке қайта қоңырау шалу»).

Өндіріп алынбайтын қарызды қалай дұрыс есептен шығаруға болады?

Егер берешекті өндіріп алу мүмкін болмаса (мысалы, контрагент қызметін тоқтатса), қарызды жүйеде қаржылық талдауды және нақты пайданы есептеуді бұрмаламайтындай етіп жабу қажет.

Ол үшін жүйеде арнайы «Қарызды жою» функциясы қолданылады:

• Бағдарлама не істейді: клиенттен жеке қаражат есебінен баланстық төлем қалыптастырады және бір мезгілде жүкқұжат бойынша балансқа әсер етпейтін шығыс жасайды.

• Есепке алу нәтижесі: контрагенттің қарызы нөлге теңестіріледі, бірақ жүкқұжат бойынша есептелген тауардың табыстылығы мен кассадағы қолма-қол ақшаның нақты қалдығы дұрыс күйінде қалады.

Сондай-ақ балансты тиісті қаржылық талдау бабы бойынша (мысалы, «Өндіріп алынбайтын берешекті есептен шығару») қаржылық құжат рәсімдеу арқылы түзетуге болады.

Неліктен бағдарлама клиент карточкасын жоюға рұқсат бермейді?

Кәсіпкерлер техникалық қолдау қызметіне жиі мынадай сұрақ қояды: «Клиент 2021 жылдан бері ештеңе сатып алмайды, бірақ оның карточкасын жоюға әрекет жасағанда қарыз туралы хабарлама пайда болады. Бұл қарызды қайдан көруге және қалай жабуға болады?».

Түсіндірме және әрекет ету тәртібі:

1. Торгсофт дерекқордың тұтастығын қорғайды және тауарлық немесе қаржылық операциялары тіркелген контрагенттерді жоюға мүмкіндік бермейді.

2. Берешекті табу үшін Төлем → Серіктестермен баланс бөлімін ашып, клиентті таңдап, Өзара есеп айырысу карточкасы батырмасын басу қажет.

3. Егер шотта қалдық болса (мысалы, бірнеше тиын немесе жабылмаған жүкқұжат), қарызды жою рәсімін орындау немесе түзетуші қаржылық операция енгізу қажет.

4. Баланс нөлге теңестірілгеннен кейін сатып алушы карточкасын белсенді емес күйге ауыстыруға немесе ашық есептік кезеңдерде оған қатысты тауар қозғалысы болмаса, жоюға болады.

Басшыға арналған қорытынды

Торгсофт бағдарламасында борышкерлермен жұмыс істеу режимін баптау дебиторлық берешекті бақылаудың ашық жүйесін құруға мүмкіндік береді:

1. «Қарыздың ең жоғары сомасы (VIP)» параметрін орнату кассирдің немесе менеджердің кредиттік лимиттен асқан сатып алушыға тауар жөнелтуіне жол бермейді.

2. Жаппай хабарлама жіберу модулі Viber және SMS арқылы төлем туралы еске салуларды автоматтандырып, мерзімі өткен төлемдердің үлесін азайтуға көмектеседі.

3. «Серіктестермен баланс» нысаны есеп айырысулардағы кез келген айырмашылықтарды жою үшін толық салыстыру актісін ұсынады.

4. «Қарызды жою» құралы компания пайдасының есебіне нұқсан келтірмей, өндіріп алынбайтын берешекті есептен шығаруға мүмкіндік береді.