Кассадағы қолма-қол ақша: алдағы касса күніне арналған ресми салымдар, ақша алу және қателерді түзету

Қолма-қол ақшамен жұмыс абсолютті дәлдікті талап етеді, бірақ тәжірибеде кәсіпкерлер кассадағы нақты ақша сомасы, Torgsoft бағдарламасындағы деректер және ПККМ есептері арасында айырмашылықтарға жиі тап болады. Техникалық қолдауға ең жиі түсетін өтініштер «алу сомасы қолжетімді сомадан көп» қатесіне байланысты ақшаны шығара алмау, қайтарым ақша енгізу кезіндегі түсінбеушілік, сондай-ақ «кассалық күн болашақ күнмен жабылған» қатесіне байланысты кассаның толық бұғатталуымен байланысты. Бұл тар ауқымды, бірақ өте ауыр мәселелер сауданы бірден тоқтатып, дерекқорды нақты түзетуді немесе қызметтік кассалық операциялар логикасын терең түсінуді талап етеді.

Қызметтік ақша енгізу және шығару: негізгі ережелер мен айырмашылықтардың себептері

Қызметтік ақша енгізу (мысалы, ауысым басында қайтарым ақша енгізу) және қолма-қол ақшаны қызметтік шығару тек Torgsoft есеп жүйесінде ғана немесе деректерді ПККМ арқылы салық органына жіберумен қатар жүргізілуі мүмкін. Айырмашылықтар көбіне кассир әрекеттерінің реттілігі бұзылғанда немесе төлем түрлері шатастырылғанда пайда болады.

1. Қате «Ақшаны қызметтік енгізу үшін ПККМ-де ауысымды ашу қажет»

Бұл жағдай таңертең кассир ауысымды ашпай тұрып, кассаға қайтарым ақшаны енгізуге тырысқанда пайда болады. Пайдаланушылар әрекеттерінің журналында бұл «Кассаға ақша енгізу» операциясын ПККМ-де ауысым нақты ашылғанға дейін орындау әрекеті ретінде тіркеледі.

Қалай дұрыс орындау керек? Алдымен әрқашан ПККМ-де ауысымды ашыңыз, содан кейін ғана «Кассаға ақша енгізу» батырмасы арқылы қызметтік ақша енгізуді орындаңыз (фискализация белгісі қосулы болуы керек). Егер фискализациясыз кәдімгі «Кіріс кассалық ордерін» жасасаңыз, ол тек Torgsoft-тағы балансқа әсер етеді, бірақ ПККМ-де тіркелмейді.

2. Қате «Алу сомасы ПККМ-де ауысым бойынша тіркелген ағымдағы қолма-қол ақша сомасынан көп»

Кассир инкассация немесе қызметтік ақша шығару әрекетін орындауға тырысады, бірақ бағдарлама бұл әрекетті бұғаттайды. Бұл ПККМ-нің фискалдық кассасында сіз шығарғыңыз келген сомадан аз қолма-қол ақша бар екенін білдіреді. Бұл неге болады:

• Фискалдық емес тауар сатылған, ол Torgsoft касса сомасын көбейтті, бірақ бұл ақша салық органына жіберілмеді.

• Төлем банк терминалы арқылы өтті (қолма-қол ақшасыз), бірақ кассир қателесіп бұл соманы қолма-қол ақша ретінде шығаруға тырысады.

• Күн басында қайтарым ақшаны қызметтік енгізу ұмытылған.

Айырмашылықты қалай түзетуге болады:

Егер Torgsoft пен ПККМ балансы сәйкес келмесе, теңестіру қаржылық құжаттар жасау арқылы орындалады.

• Қолма-қол ақшаны Torgsoft да, ПККМ-де де қосу үшін ақша енгізуге арналған кіріс кассалық ордерін жасау керек (мысалы, иесінің атынан) және міндетті түрде «Операцияны фискалдық тіркеуші арқылы өткізу» белгісін қою қажет.

• Егер соманы тек Torgsoft түзету қажет болса (өйткені ПККМ-дегі сома дұрыс), бұл белгі алынуы керек. Бағдарлама есебінен артық ақшаны қолмен шығару үшін шығыс кассалық ордерін жасау кезінде де дәл осы қағида қолданылады.

Мәселе: «Жабық кассалық күн» (оның ішінде болашақ күнмен)

Кассалық күннің жабылғанын «Касса қорытындылары» формасындағы күннің жанындағы құлып белгішесі көрсетеді. Жабық кассалық күнде ешқандай өзгеріс енгізуге, сатуды өткізуге немесе қаржылық құжаттар жасауға болмайды.

Ең күрделі жағдай — кассалық күннің болашақ күнмен жабылуы. Бұл әдетте компьютердегі жүйелік уақыттың бұзылуынан болады (мысалы, күн бір ай алға ауысып кеткенде), содан кейін сату немесе қаржылық құжат жасалады, кейін күн ағымдағы мәнге қайтады, бірақ бағдарлама болашақ күннің жабылғанын әлдеқашан тіркеп қояды. Torgsoft бағдарламасы келесі күннің бірінші кассалық операциясымен алдыңғы кассалық күнді автоматты түрде жабады.

Кассаның жұмысын қалай қалпына келтіруге болады:

1. Негізгі мәзірдегі Төлем -> Касса қорытындылары тармағына өтіңіз.

2. Терезенің сол жақ жоғарғы бұрышындағы күндер кезеңін (айқыш батырмасы арқылы) тазалаңыз, сонда бағдарлама барлық кассалық күндерді, соның ішінде қате болашақ кезеңдерді де көрсетеді.

3. Жанында құлып белгішесі тұрған болашақ күнмен жасалған күндерді табыңыз.

4. Осы күндерді белгілеңіз де, «Кассалық күннің жабылуын болдырмау» батырмасын басыңыз. Құлып жоғалуы керек.

5. Күндерді іздеу және өзгерту: егер болашақ кезеңде сату құжаттары немесе кассалық ордерлер қателесіп жасалған болса, оларды тауып, күнін дұрыс күнге (ағымдағы күнге) өзгерту керек немесе кездейсоқ жасалған болса, жою қажет.

6. Барлық құжаттардың күндері түзетілгеннен кейін, бағдарлама күн басындағы және күн соңындағы дұрыс балансты есептеуі үшін қорытынды формасындағы «Кассалық күнді қайта есептеу» батырмасын міндетті түрде басыңыз.

7. Қайта есептеуден кейін болашақ күнмен жасалған артық (бос) кассалық күндерді жою керек.

Мұндай жағдайлардың алдын алу үшін дерекқор сервері ретінде жұмыс істейтін компьютердегі күн мен уақыттың (сондай-ақ уақыт белдеуінің) дұрыстығын қатаң бақылау қажет.