VIP клиенттердің аванстары мен алдын ала төлемдері: жаңа сатып алулар үшін ішкі депозитті қалай пайдалану керек

Тұрақты (VIP) клиенттермен жұмыс істегенде сатып алушы дүкен кассасында қайтарымды «келесі жолы қолдану үшін» қалдыратын немесе болашақ сатып алуларға алдын ала төлем (аванс) әдейі енгізетін жағдайлар жиі болады. 

Кәсіпкерлер жиі мынадай мәселеге тап болады: клиенттен ақша нақты қабылданған, клиенттің жалпы балансы дұрыс көрсетіледі (артық төлем ретінде), бірақ келесі сатып алу кезінде тауар «төленбеген» күйінде қалады немесе бағдарлама төлемді қайта талап етеді. 

Бұл өзара есеп айырысу режимі дұрыс таңдалмағандықтан немесе кассир дұрыс әрекет ретін білмегендіктен болады: бұрын енгізілген ақшаны жаңа чекпен қалай байланыстыру керек. 

Бұл мақалада аванстар дұрыс есептен шығарылуы үшін бағдарламаны қалай баптау керегі және сатушы қандай әрекет алгоритмін орындауы қажет екені түсіндіріледі.

1. Аванстармен дұрыс жұмыс істеу үшін Торгсофт баптау

Бағдарлама енгізілген ақшаны нақты тауарларды төлеуге қолдануға болатын аванс ретінде түсінуі үшін Торгсофт VIP-клиенттермен өзара есеп айырысудың дұрыс әдісін қолдану қажет.

1. Негізгі мәзірден Баптаулар — Параметрлер — VIP-клиенттер қойындысына өтіңіз.

2. VIP-клиенттерден төлемдер өрісінде тізімнен міндетті түрде режимдердің бірін таңдаңыз:

• Төлемдерді сатылыммен байланыстыру
• Тауар бойынша талдауы бар ішінара төлем (ұсынылады)

3. Режимдердің бірін таңдағаннан кейін төменде Клиент авансын тауарды төлеу үшін пайдалану ауыстырғышы пайда болады — оны қосу қажет.

Торгсофт аванс деп дүкен кассасына енгізілген клиент ақшасы түсініледі, ол теріс мәні бар қарыз ретінде көрсетіледі (мысалы, қарыз: -500 грн).

2. VIP-клиенттен авансты (алдын ала төлемді) қалай қабылдауға болады

Егер клиент дүкенге келіп, өзінің «ішкі депозитіне» ақша салғысы келсе немесе қайтарымды қалдырғысы келсе, сатушы келесі әрекеттерді орындауы керек:

1. Құжат — Сату формасын ашыңыз.

2. VIP-клиент картасын сканерлеңіз немесе оны тізімнен таңдаңыз (Ctrl + K пернелер тіркесімі).

3. "Сату" формасында "Кассаға ақша енгізу" батырмасын басыңыз.

4. "Кассаға ақша енгізу" терезесінде "Клиенттен ақша қабылдау" параметрін таңдап, "Жалғастыру" батырмасын басыңыз.

5. «Кассалық ордер» терезесінде клиент енгізетін соманы көрсетіп, операцияны растаңыз.

Енді бұл сома клиентке аванс ретінде тіркеледі. Оның балансында қарыз теріс мәнге айналады (мысалы, егер ол 1000 грн енгізсе, қарыз -1000 грн болады).

3. Сценарий: жаңа сатып алуды бұрын енгізілген аванспен төлеу

Осы VIP-клиент келесі жолы келіп тауар алғанда, бағдарлама оны депозиттегі қаражатпен бірден төлеуге мүмкіндік береді.

Кассирдің әрекет алгоритмі:

1. Сату формасында осы VIP-клиентті таңдаңыз. Жоғарғы панельде оның ағымдағы теріс қарызын (авансын) көресіз.

2. Клиент таңдаған тауарларды сатылымға қосыңыз.

3. Төлеу батырмасын басыңыз.

4. «VIP-клиент төлемі» терезесінде Чекті төлеу батырмасын басыңыз (дәл осы батырма ақшаны ағымдағы сатылымдағы нақты тауарлармен байланыстырады).

5. Егер Торгсофт VIP-клиенттермен өзара есеп айырысудың үшінші әдісі қолданылса, қосымша ағымдағы жүкқұжаттағы тауарлар тізімі бар терезе ашылады. Клиент сатып алатын тауарды таңдап, «Төлеу» батырмасын басыңыз.

6. Бағдарлама хабарламасы: кассирге чек сомасының бір бөлігі немесе толық сомасы клиент авансынан белгілі бір сомаға төленгені туралы ақпараттық терезе шығады.

7. «VIP-клиент төлемі» терезесін жабу үшін Жалғастыру батырмасын басыңыз.

Егер сатып алу сомасы аванстан көп болса

Егер клиенттің депозитінде 500 грн болса, ал ол 800 грн-ға тауар таңдаса, бағдарлама аванстан 500 грн есептен шығарады, ал қалған сомаға (300 грн) стандартты «Төлем» терезесі ашылады. Онда кассир клиент қолма-қол немесе картамен қосымша төлейтін соманы (300 грн) енгізіп, сатылымды аяқтайды.

4. Кассирлердің жиі қателері және оларды қалай болдырмауға болады

Қате 1. Тауар берілді, бірақ сатылым төленбегендер ішінде «ілініп» тұр.

Кассирлер VIP-клиентке тауар сатқанда жиі «Чекті төлеу» орнына «Ақша қабылдау» батырмасын басады. Жүйеде не болады:

• «Ақша қабылдау» батырмасы ақшаны тек клиент балансына салады (аванс жасайды).

• Тауарлар бұл төлеммен байланыстырылмағандықтан, сатылым «Төленбеген VIP сатылым» күйінде қалады.

Қалай түзетуге болады? 

Сатылым төленген болып есептелуі үшін, «Ақша қабылдау» әрекетінен кейін міндетті түрде «Чекті төлеу» әрекетін орындау қажет. Сонда бағдарлама жаңа жасалған авансты алып, онымен шығыс жүкқұжатын автоматты түрде өтейді.

Қате 2. Сертификатпен немесе аванспен ішінара төленген тауарды қайтаруға әрекет жасау.

Егер бір жүкқұжатта төленбеген (қарызға алынған) тауарлар және аванстан төленген тауарлар болса, қайтару «VIP-клиент төлемі» терезесі арқылы орындалады. Төленбеген тауарды қайтарғанда клиентке ақша берілмейді (Жалғастыру батырмасы басылады). Ал егер клиент аванстан төленген тауар үшін ақшаны қайтарғысы келсе, Ақшаны қайтару батырмасын басып, клиент депозитіне қайтарылатын қажетті соманы көрсету керек.

 Назар аударыңыз: бір жүкқұжатта талдауы бар және талдауы жоқ тауарларды бір уақытта қайтаруға тыйым салынады.

Қате 3. VIP-клиент авансына фискалдық чек басып шығару.

Аванс енгізгенде немесе VIP-клиенттің төленбеген сатылымын төлегенде (тауар қарызға алынып, ақша кейінірек енгізілетін кезде) тауарға фискалдық чектер басып шығарылмайды, өйткені тауар бұрыннан берілген. Оның орнына фискалдық тіркеуіште (немесе ПККМ) ақшаны қызметтік енгізу чегі шығады. Бұл фискалдық кассадағы қолма-қол ақша сомасы жәшіктегі нақты ақша сомасымен сәйкес болуы үшін қажет. Бұл салық сомасына әсер етпейді.

Сатушыға қысқаша қорытынды:

1. Клиент ақшаны алдын ала береді $\rightarrow$ Сату $\rightarrow$ Төлеу $\rightarrow$ Ақша қабылдау.

2. Клиент депозит есебінен тауар алады $\rightarrow$ Тауарды Сатуға қосу $\rightarrow$ Төлеу $\rightarrow$ Чекті төлеу $\rightarrow$ Бағдарлама аванстан қаражатты өзі есептен шығарады.