Тауарлар қайтарылды, бірақ ақша «Күнделікті кассалық есепте» көрсетілмеген: біз жоғалған қаржылық құжатты іздеп жатырмыз

Кәсіпкерлер техникалық қолдау қызметіне жиі мынадай мәселемен жүгінеді: сатып алушы тауарды қайтарды, кассир операцияны бағдарламада жүргізді, тауар қоймаға сәтті қайтарылды, бірақ «Касса бойынша күндік есепте» ақшаның шығысы көрсетілмейді. «Касса бойынша күндік есеп» режимі иесі үшін өте маңызды құрал, себебі ол барлық қаржылық қозғалыстарды (кірістер, шығыстар, инкассациялар) көруге және кассадағы ақша қалдығын бақылауға мүмкіндік береді. Кәсіпкерлердің ең жиі шағымы мынада: тауар есебінде қайтару тіркеледі (тауар қозғалысы бар), ал ақша қозғалысы мүлде жоқ, соның салдарынан кассадағы нақты қолма-қол ақша мен бағдарлама деректері арасында түсініксіз айырмашылық пайда болады.

Бұл мақалада мұндай жағдай неге болатынын, қаржылық құжат қайда жоғалатынын және бұл жағдайды қалай тез түзетуге болатынын егжей-тегжейлі қарастырамыз.

Қайтару механизмі дұрыс жағдайда қалай жұмыс істеуі керек

Torgsoft әрбір толыққанды сауда операциясы екі бөліктен тұрады: қоймалық және қаржылық. Клиент тауарды қайтарған кезде, бағдарлама екі әрекетті орындауы керек:

1. Қоймалық қозғалыс:  кіріс жүкқұжатын жасап, тауарды дүкен қалдықтарына қайтару.

2. Қаржылық қозғалыс: клиентке кассадан немесе есеп айырысу шотынан ақша берілгенін тіркейтін шығыс қаржылық құжатты жасау.

Егер баланс сәйкес келмесе, бұл осы екі құжаттың арасындағы байланыс бұзылғанын немесе қаржылық құжат мүлде жасалмағанын білдіреді.

Қайтару кезінде қаржылық құжаттың болмауының негізгі себептері

1. Электр қуатының кенеттен өшуі немесе компьютердің істен шығуы 

Егер қайтару операциясын жүргізу барысында электр қуаты кенеттен өшсе, компьютер сөнсе немесе Torgsoft бағдарламасының процесі мәжбүрлі түрде тоқтатылса, операция жарты жолда үзілуі мүмкін. Мұндай жағдайда қолданыстағы қайтару құжаты (қоймалық құжат) қалады, бірақ ол бойынша төлем жасалмайды, себебі қаржылық құжат жасалып үлгермейді.

2. Төлемнің бастапқы сатылымға байланыстырылмауы 

Жиі себеп қайтарудың өзінде емес, тауардың бастапқыда қалай сатылғанында болады. Егер қарапайым сатып алушыға сату кезінде төлем сатылымға байланыстырылмаса, кейін осы тауар қайтарылған кезде бағдарлама тауарды қоймаға қайтарады, бірақ ақша қозғалысы болмайды. Бағдарлама тауар үшін ақша жүкқұжатқа байланыстырылмағандықтан (немесе тауар қарызға берілгендіктен), клиентке қайтаратын ақша жоқ деп есептейді.

3. VIP-клиенттер баптауларын кассаларды қайта іске қоспай өзгерту 

Егер бизнес иесі VIP-клиенттермен жұмыс істеу режимін өзгертсе (мысалы, 1-ші немесе 2-ші режимнен 3-ші режимге ауыстырса), бірақ содан кейін кассирлердің жұмыс орындарында Torgsoft бағдарламасы қайта іске қосылмаса, жүйелік ақау пайда болуы мүмкін. Сатылымдар бойынша төлемдер қаржылық құжаттармен байланысын жоғалтады, ал қайтару жасауға тырысқанда мұндай сатылымдар бойынша төленетін сома нөлге тең болады.

4. Кассир қатесі (аяқталмаған қайтару) 

Кейде адам факторы негізгі рөл атқарады. Кассир тауарды қайтару құжатына қосуы мүмкін, бірақ «Ақшаны қайтару» түймесін басып, төлемді растағанға дейін бағдарлама терезесін жауып қояды. Мұндай жағдайда тауар қоймаға қайтарылады, төлемнің таратып жазылуы болмайды және қаржылық құжат қалыптаспайды.

Жағдайды қалай түзетуге болады: қадамдық алгоритм

Егер тауар қоймаға қайтарылғанын, ал ақша кассадан есептен шығарылмағанын анықтасаңыз, келесі алгоритм бойынша әрекет етіңіз:

1-қадам. "Мәселелі" қайтаруды табыңыз.

Тауар есебін немесе қайтарулар тізімін тексеріп, мәселе туындаған құжатты табыңыз. Оған шынымен қаржылық құжат байланыстырылмағанына көз жеткізіңіз.

2-қадам. Бастапқы сатылымды тексеріңіз.

Тауар қайтарылған бастапқы сатылымды табыңыз. Оның нақты төленгенін және төлемнің қаржылық құжатпен байланыстырылғанын тексеріңіз. Егер тауар төлемді тіркемей сатылған болса, жүйе қайтару кезінде ақшаны бермейді, бұл оның логикасына сәйкес келеді.

3-қадам. "Бос" қайтаруды жойыңыз.

Қоймалық құжат бұрыннан бар, бірақ оның қаржылық мәні жоқ болғандықтан, оны болдырмау керек. Бұл қайтару құжатын базадан жойыңыз.

4-қадам. Қайтаруды қайта жүргізіңіз.

Тауарды жаңадан қайтарыңыз. Егер қайтару жасалған ауысым жабылып қойса, жаңа қайтаруды өткен күнмен (егер сізде бұған қолжетімділік құқығы болса) немесе кассаны теңестіру үшін ағымдағы уақытпен жүргізіңіз. Операция кезінде «Ақша қайтарылды» түймесі басылғанын және қаржылық құжат жасалғанын мұқият қадағалаңыз.

"Жоғалған" қаржылық құжаттардың пайда болуын қалай болдырмауға болады

• Үздіксіз электр қуатын қамтамасыз етіңіз. Кассирлердің жұмыс орындарына ҮҚК (үздіксіз қуат көздерін) орнатыңыз. Бұл кернеу ауытқулары кезінде дерекқорды транзакциялардың үзілуінен қорғайды.

• Өзгерістерден кейін бағдарламаны қайта іске қосыңыз. Бағдарлама параметрлерінің баптауларындағы кез келген жаһандық өзгерістер (әсіресе VIP-клиенттерге немесе есептеу әдістеріне қатысты) желідегі барлық жұмыс станцияларында Torgsoft міндетті түрде қайта іске қосуды талап етеді.

• Бағдарламаны жаңартыңыз. Torgsoft әзірлеушілері аяқталмаған операциялардан қорғауды үнемі жетілдіреді. Бағдарламаның өзекті нұсқасымен жұмыс істеу фискалды тіркеушілермен және банк терминалдарымен жұмыс кезіндегі бағдарламалық ақаулар ықтималдығын азайтады.