Анықталмаған төлемдер: төлемді қалай табуға, оны шотқа байланыстыруға және қарызды қалай жоюға болады

Көтерме және интернет-саудада сатып алушылар тауар ақысын банк аударымы арқылы есеп айырысу шотына (IBAN) немесе төлем карталарына жиі аударады. Банк үзінділерін күнделікті өңдеу кезінде кәсіпкерлер мен бухгалтерлер ақша шотқа түскенімен, төлем мақсатында шот-фактураның нөмірі көрсетілмеген немесе төлеушінің тегі тапсырыс берушінің деректерімен сәйкес келмейтін жағдайларға жиі тап болады. 

Мұндай жағдайларды шешу үшін Торгсофт есеп жүйесінде Шот-фактура арқылы сауда модулінде арнайы Анықталмаған төлемдер режимі қарастырылған. Бұл құрал банк шотына ақша түскенін бірден тапсырыспен байланыстырмай тіркеуге, банк үзінділерін бастапқы енгізу мен төлеушіні кейіннен сәйкестендіру процестерін бөлуге, сондай-ақ сатып алушылармен есеп айырысудың нақты балансын жүргізуге мүмкіндік береді. Банк үзіндісінің деректемелері бойынша төлеушіні қалай жылдам табуға болады? Бір қолма-қол ақшасыз аударымды бірнеше шығыс жүкқұжатына қалай дұрыс бөлу керек? Төлемді шотпен байланыстырғаннан кейін неге бірнеше гривна немесе копейка қарыз қалады? Төлем қате есеп орталығына немесе кәсіпорынға тіркелсе, не істеу керек?

Негізгі ұғымдар және режимнің жұмыс істеу тәртібі

Торгсофт бағдарламасында қолма-қол ақшасыз түсімдерді дұрыс есепке алу ақша түсуін тіркеу және оны тауар жөнелту құжаттары бойынша бөлу операцияларын нақты ажыратуға негізделген.

• Анықталмаған төлем — жасалған сәтте сатып алушының нақты шот-фактурасы немесе тапсырысы көрсетілмеген, есеп айырысу шотына немесе кассаға ақша түскенін тіркейтін қаржылық құжат.

• Шот-фактура арқылы сауда (ШФС) — көтерме және интернет-сауданы жүргізуге арналған Торгсофттың арнайы режимі. Мұнда сату процесі шот-фактураны рәсімдеу, төлемді (немесе алдын ала төлемді) қабылдау және шығыс жүкқұжатын қалыптастыру кезеңдеріне бөлінеді.

• Төлемді байланыстыру (сәйкестендіру) — анықталмаған төлемді сатып алушының нақты шот-фактурасымен сәйкестендіру рәсімі. Нәтижесінде ақша шот бойынша алдын ала төлем ретінде есепке алынады немесе шығыс жүкқұжаттары бойынша қарызды автоматты түрде өтейді.

Төлем неге анықталмаған болып қалады: саудадағы негізгі себептер

Бөлшек және көтерме сауда тәжірибесінде қолма-қол ақшасыз түсімнің анықталмаған төлемдер санатына түсуіне әкелетін бірнеше жиі кездесетін жағдай бар:

1. Төлем мақсатында шот нөмірінің болмауы. Сатып алушы тапсырыс ақысын өзіне-өзі қызмет көрсету терминалы немесе мобильді банкинг арқылы төлеп, шот-фактура нөмірін көрсетпей, тек тегін немесе жалпы түсініктемені (мысалы, «тауар үшін») жазады.

2. Үшінші тұлғаның төлем жасауы. Тапсырыс бір жеке немесе заңды тұлғаның атына рәсімделгенімен, банк аударымы басқа тұлғаның (туысының, өкілінің немесе контрагенттің) атынан түседі.

3. Банк үзінділерін автоматты импорттау. Қосымша Банк үзінділері опциясын пайдаланғанда (мысалы, бизнеске арналған Приват24 немесе monobank арқылы) барлық кіріс транзакциялар менеджердің кейіннен өңдеуі үшін Торгсофтқа анықталмаған төлемдер ретінде жүктеледі.

4. Компаниядағы міндеттердің бөлінуі. Кассир немесе бухгалтер күннің басында банк үзіндісі бойынша ақша түскенін тіркейді, ал сату менеджерлері кейін бұл төлемдерді өз тапсырыстарына бөледі.

5. Онлайн-эквайринг немесе терминал арқылы төлеу. Эквайринг банктерінен (мысалы, plata by mono немесе ПриватБанк) түсетін ақша банк комиссиясы ұсталғаннан кейін есепке алынады. Сондықтан үзіндідегі сома бастапқы шот-фактура сомасынан ерекшеленеді.

Торгсофт бағдарламасында анықталмаған төлемді қалай сәйкестендіруге болады?

Кімнен түскені белгісіз төлемді табу және анықтау үшін Торгсофт бағдарламасында талдау мен сүзгілеудің бірнеше ыңғайлы құралы қарастырылған.

Құжат -> Шот-фактура арқылы сауда мәзірін ашып, Клиенттердің төлемдері -> Анықталмаған төлемдер кестесі қойындысына өтіңіз. Бұл деректерге Төлем -> Банк шоттарының үзінділері мәзірі арқылы да қол жеткізуге болады.

Анықталмаған төлемдер кестесінде мына негізгі бағандарға назар аударыңыз:

• Төлем күні және сомасы. Түскен аударымның нақты уақытын және сомасын көрсетеді.

• Жіберушінің шоты туралы ақпарат. Төлеушінің IBAN нөмірін, ЕДРПОУ кодын/салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірін немесе төлем картасының нөмірін көрсетеді (соның ішінде заңды тұлғалардың Приват24 және monobank үзінділері үшін).

• Сипаттама / Төлем мақсаты. Банк жіберген түсініктеменің толық мәтіні.

• Қала және қызметкер. Төлемнің географиялық орны мен жауапты оператор туралы қосымша мәліметтер.

Жылдам іздеу үшін анықталмаған төлемдер кестесінің жеке кезең сүзгісін (ол ШФС жалпы сүзгісінен тәуелсіз жұмыс істейді), сондай-ақ есеп айырысу шоты, кәсіпорын және сома бойынша сүзгілерді пайдаланыңыз.

Қадамдық нұсқаулық: төлемді шот-фактурамен немесе жүкқұжатпен қалай дұрыс байланыстыруға болады?

Төлеуші анықталғаннан кейін төлемді жүйедегі тиісті құжатпен байланыстыру қажет.

1. Анықталмаған төлемдер кестесінде қажетті төлем бар жолды таңдаңыз.

2. Төлемді шотпен байланыстыру түймесін басыңыз.

Ашылған Төленбеген шоттар терезесінде бағдарлама төлем сомасына сәйкес келетін шот-фактураларды автоматты түрде сүзгіден өткізеді. Қажет болса, сүзгілерді түзетіңіз:

• Шот-фактура берілген күндердің қажетті аралығын белгілеңіз.

• Қарыз сомасының нақты аралығын көрсетіңіз.

• Таңдалған Есеп орталығын және Есеп айырысу шотын тексеріңіз.

Қажетті шот-фактураны таңдап, Таңдау түймесін басыңыз.

Төлемді байланыстыру расталғаннан кейін Торгсофт мына әрекеттерді орындайды:

1. Таңдалған шот үшін анықталмаған төлем сомасына тең алдын ала төлем жасалады.

2. Егер осы шот бойынша шығыс жүкқұжаттары (тауар жөнелту құжаттары) бұрын жасалған болса, жүйе енгізілген соманы төленбеген жүкқұжаттарға күні бойынша ең ертесінен бастап автоматты түрде бөледі.

3. Егер төлем сомасы шығыс жүкқұжаттары бойынша қарызды өтесе, олардың мәртебесі автоматты түрде Толық төленген болып өзгеріп, құжаттар жабылады.

4. Егер нақты шот бойынша шығыс жүкқұжаттары болмаса және артық төлем пайда болса, ол осы шотта артық төлем ретінде қалуы мүмкін. Мысалы, шот сомасы 100 грн болып, 150 грн анықталмаған төлем қабылданса, шотта жай ғана 50 грн артық төлем болады. Бұл 50 грн соманы басқа шоттарға немесе жүкқұжаттарға автоматты түрде аудару мүмкін емес.

Кәсіпкерлердің сұрақтарына практикалық жауаптар: күрделі жағдайларды талдау

Төлем байланыстырылғаннан кейін шот немесе шығыс жүкқұжаты бойынша неге бірнеше гривна немесе копейка қарыз қалады?

 Себебі. Бұл көбінесе онлайн төлемдер немесе банк аударымдары кезінде банк комиссиясының (эквайринг комиссиясының) ұсталуына байланысты. Мысалы, сатып алушы сайт арқылы тапсырыс үшін 1000 грн төледі, бірақ банк 1,5% комиссияны ұстап қалып, есеп айырысу шотына 985 грн аударды. Егер үзінді эквайрингті ескермей жүктелсе, Торгсофтта 985 грн сомасына анықталмаған төлем жасалады. Оны 1000 грн шотпен байланыстырғаннан кейін тапсырыс бойынша 15 грн қарыз қалады.

 Қалай дұрыс рәсімдеу керек. Бағдарлама баптауларында (Баптаулар -> Параметрлер -> Қосымша функциялар -> Банк шоттарының үзінділері) Төлемді жасау кезінде эквайрингті ескеру параметрінің күйін тексеріңіз. Бұл параметр қосылған кезде Торгсофт клиенттің толық төлем сомасына (1000 грн) қаржылық құжатты және банк комиссиясының сомасына (15 грн) Эквайринг шығыс бабы бойынша жеке қаржылық шығыс құжатын автоматты түрде жасайды. 

Егер төлем анықталмаған төлем терезесінде қолмен енгізілсе немесе өңделсе, есеп айырысу шотының комиссия баптаулары дұрыс көрсетілгеніне көз жеткізіңіз немесе бұл комиссиясыз тікелей IBAN аударымы болса, Эквайрингті ескермеу құсбелгісін алып тастаңыз.

Егер шот бойынша тауар бірнеше шығыс жүкқұжатымен жөнелтілсе, бір анықталмаған төлемді қалай бөлуге болады?

 Себебі. Клиент бір шот-фактура бойынша ірі қолма-қол ақшасыз аударым жасады, бірақ тауар 2–3 шығыс жүкқұжаты арқылы бөліп жөнелтілді.

 Қалай дұрыс рәсімдеу керек. Анықталмаған төлемді қолмен бөлу қажет емес. Оны жалпы шот-фактурамен байланыстырғанда Торгсофт автоматты түрде бірізді бөлу алгоритмін қолданады: жүйе алдымен бірінші шығыс жүкқұжаты бойынша қарызды өтейді, қалған соманы екінші жүкқұжатқа бағыттайды және осылай жалғастырады. Егер шығыс жүкқұжаттары төлем тіркелгеннен кейін жасалса, Шот бойынша алдын ала төлем қойындысындағы Алдын ала төлемді бөлу әрекетін пайдаланыңыз. Сонда жүйе қолда бар ақша қалдығын жаңа жөнелту құжаттарына байланыстырады.

Анықталмаған төлем шотпен байланыстырылғанымен, неге «Касса бойынша күндік есепте» сома басқа дүкенде көрсетіледі?

 Себебі. Бірнеше сауда нүктесі (есеп орталығы) және ортақ банк есеп айырысу шоты бар сауда желілерінде банк үзіндісі оператор үзінділерді алған сәтте жұмыс істеген есеп орталығына жүктеледі. Нәтижесінде анықталмаған төлемнің қаржылық құжаты бастапқыда №1 дүкеннің кассалық есебіне түседі.

 Қалай дұрыс рәсімдеу керек. Торгсофттың өзекті нұсқаларында автоматты түзету механизмі іске асырылған: қолма-қол ақшасыз анықталмаған төлем шотпен байланыстырылған кезде төлемнің қаржылық құжатының есеп орталығы автоматты түрде Шоттың есеп орталығына өзгертіледі. Егер байланыстырылған төлем әлі де басқа кассада көрсетілсе, есеп айырысу шотының карточкасынан (Баптаулар -> Сауда желісі -> Есеп айырысу шоты) кассалар мен кәсіпорындардың тиісті есеп орталықтарына дұрыс байланыстырылғанын тексеріңіз.

Егер шот шетел валютасында (USD/EUR) рәсімделіп, ал анықталмаған төлем гривнамен (UAH) түссе, не істеу керек?

 Себебі. Сатып алушыға шетел валютасында шот-фактура берілген, бірақ төлем Украина Ұлттық банкінің бағамы немесе компанияның келісілген бағамы бойынша гривнадағы есеп айырысу шотына жүргізіледі.

 Қалай дұрыс рәсімдеу керек. Торгсофт гривнамен түскен анықталмаған төлемдерді шетел валютасындағы шоттармен байланыстыруды қолдайды. Байланыстыру кезінде гривнадағы аударым сомасы ағымдағы бағам немесе шоттың өзінде бекітілген бағам бойынша (егер Төлем үшін бағамды бекіту опциясы қосылған болса) шот валютасына қайта есептеледі. Егер валюта бағамын дөңгелектеу салдарынан қайта есептеуден кейін бірнеше копейкалық шағын айырмашылық пайда болса, оны соманы сәйкестендіру түймесі арқылы түзетуге немесе қарыз қалдығын тиісті баланстық операциямен жабуға болады.