Шот-фактура көшірмесімен сауда жасау: көшірмеден жөнелтілімдерді фискалдық реттеуге дейін

Қазіргі бизнесте, әсіресе интернет-саудада, B2B сегментінде немесе тапсырыспен сатуда, төлем мен тауарды жөнелту сирек бір уақытта орындалады. Кәсіпкерлер жиі мынадай мәселеге тап болады: клиент тапсырыс жасайды, банк шотына (IBAN) ішінара алдын ала төлем енгізеді, ал қалған соманы поштада алған кезде (жеткізу кезіндегі төлем) немесе курьерге төлейді. Кассирдің әдеттегі режимі («Сату») мұндай жағдайға сәйкес келмейді. Torgsoft техникалық қолдауы жиі мынадай сұрақтар алады: «Авансты қалай дұрыс фискализациялау керек?», «Privat24 үзіндісіндегі көптеген төлемдерді клиенттердің қарызында шатаспау үшін нақты тапсырыстарға қалай байланыстыруға болады?», «Соңғы есеп айырысуға чекті қалай беру керек?». Осы міндеттердің бәрін шешу үшін бағдарламада «Шот жазып беру арқылы сауда» (ТВР) режимі бар, ол тапсырысты барлық кезеңдерден өткізуге мүмкіндік береді: коммерциялық ұсыныстан бастап күрделі төлемді толық фискализациялауға дейін.

Төменде осы режимде тапсырысты өңдеудің толық циклі бойынша толық нұсқаулық берілген.

1-қадам. Шот жасау (тапсырысты тіркеу)

Процесс сатып алушының ниетін тіркейтін құжат жасаудан басталады. Ол үшін «Құжат» — «Шот жазып беру арқылы сауда» мәзір тармағына кіріп, «Шот» қойындысына өтіп, «Қосу» батырмасын басу керек.

Шот жасау терезесінде мыналарды көрсету қажет:

• Алушы (клиент): контрагенттер базасынан таңдалады.

• Есеп айырысу шоты: төлем күтілетін банк деректемелері.

• Тауарлар: «Шот тауары» қойындысында клиент тапсырыс беретін тауарлар тізімі саны мен бағасы көрсетіліп қосылады.

Бұл кезеңде тауар қоймадан әлі есептен шығарылмайды, бірақ оны резервке қоюға немесе клиентке төлем үшін шот-фактура жіберуге болады.

2-қадам. Қолма-қол ақшасыз төлемдерді (IBAN) қабылдау және оларды шотқа байланыстыру

Клиент тапсырысты қолма-қол ақшасыз төлеген кезде, мысалы өзінің онлайн-банкингі арқылы сіздің IBAN шотыңызға аударса, бұл ақша сіздің банк шотыңызға түседі. Қарыздарда шатаспау және қаражат нақты қай тапсырыс үшін түскенін білу үшін Torgsoft банк үзінділерімен және Анықталмаған төлемдермен жұмыс істеу механизмі бар.

1. «Шоттар бойынша банк үзінділері» қосымша опциясының арқасында бағдарлама Privat24, Monobank немесе UkrSibbank транзакцияларын автоматты түрде жүктей алады.

2. Бұл түсімдер жүйеге «Анықталмаған төлемдер» ретінде түседі — яғни ақша келді, бірақ әлі нақты шоттарға бөлінбеген. Сондай-ақ иесі анықталмаған төлемді өзінің Torgsoft мобильді қосымшасынан қолмен жасай алады.

3. «Клиенттердің төлемдері» — «Анықталмаған төлемдер» қойындысында клиенттің транзакциясын белгілеп, «Шотпен байланыстыру» батырмасын басыңыз.

4. Төленбеген шоттар тізімі бар терезе ашылады. Қажетті шотты таңдап, «Таңдау» батырмасын басыңыз.

Бұл не береді? Төлем таңдалған шотқа нақты бекітіледі және оның алдын ала төлеміне айналады. Егер кейін осы шот бойынша бірнеше шығыс жүкқұжаты жасалса, мысалы ішінара жөнелтулер кезінде, бұл алдын ала төлем оларға автоматты түрде бөлініп, клиенттің қарызын жабады. Бұл шатасуды толық жояды.

3-қадам. Алдын ала төлемді (авансты) фискализациялау

Салық қызметінің талаптарына сәйкес, егер клиент алдын ала төлем енгізсе, тіпті ішінара болса да, бұл операцияға фискалдық чек беру қажет.

Егер сіз Torgsoft бағдарламалық ККМ-ін (ПККМ) қолдансаңыз, алгоритм мынадай:

• Шот бойынша алғашқы төлем енгізілген кезде немесе банк үзіндісі жоғарыда сипатталғандай таратылған кезде, бағдарлама фискалдық чек қалыптастырады.

• Мұндай чектің тақырыбында автоматты түрде «АЛДЫН АЛА ТӨЛЕМ» түрі көрсетіледі.

• Чектегі әрбір тауар атауына «... үшін алдын ала төлем» тіркесі қосылады. Бұл бағдарлама параметрлерінде бапталады.

• Саны қалай есептеледі? Алдын ала төлем чегіндегі тауар саны енгізілген аванс сомасының чектің жалпы сомасына қатынасына қарай пропорционалды түрде бөліктерге бөлінеді.

• Қалдық блогында төлем түрі (алдын ала төлем) және құжат бойынша қалған қарыз сомасы көрсетіледі.

4-қадам. Шығыс жүкқұжатын жасау (тауарды жөнелту)

Тауар жіберуге дайын болған кезде, Шот негізінде Шығыс жүкқұжаты жасалады. Бұл тауарды қоймадан нақты есептен шығаратын құжат.

• «Шот» қойындысында «Шығыс жүкқұжатын жасау» батырмасын басыңыз.

• Бағдарлама тауарды қоймадан шығаруды растауды сұрайды.

• Егер тауар толық жөнелтілмесе, дәл қазір клиентке жіберілетін позицияларды ғана таңдап, «Ішінара жөнелту» функциясын пайдалануға болады.

• Егер шот бойынша бұрын алдын ала төлем енгізілген болса немесе анықталмаған төлем байланыстырылған болса, ол жаңадан жасалған осы шығыс жүкқұжаты бойынша қарызды автоматты түрде жабады.

5-қадам. Келесі төлем және соңғы есеп айырысу

Клиент тауарды алған кезде, мысалы поштада жеткізу кезіндегі төлеммен, және қалған соманы төлегенде, бұл қосымша төлемді де дұрыс фискализациялау қажет.

Torgsoft ПККМ-де күрделі чек тізбектерін жасауды автоматтандырады:

1. Келесі төлем. Егер клиент қаражаттың тағы бір бөлігін енгізсе, бірақ ол құжат бойынша бүкіл қарызды жаппаса, бағдарлама «КЕЛЕСІ ТӨЛЕМ» түріндегі чек қалыптастырады.

2. Соңғы есеп айырысу. Клиент соңғы қалдықты төлеп, қарыз толық жабылған кезде, «СОҢҒЫ ЕСЕП АЙЫРЫСУ» чегі қалыптастырылады.

Жеткізу кезіндегі төлем чектерінің ерекшеліктері:

• «Келесі төлем» және «Соңғы есеп айырысу» чектерінде салық органы үшін оларды бір тізбекке байланыстыратын алғашқы алдын ала төлем чегінің фискалдық нөмірі міндетті түрде көрсетіледі.

• Бұл чектерде жөнелтілген тауарлардың толық құны және толық саны көрсетіледі, бірақ чектегі нақты төленетін сома тек енгізілген қосымша төлем сомасына тең болады.

• Torgsoft баптауларында (Параметрлер — Чек) бұл процесті «Жүкқұжат чегін ПККМ-де басып шығару» баптауы арқылы икемді басқаруға болады. Чекті тек «Төлем сомасына» немесе «Төлем сомасы мен қарыз сомасына» қалыптастыруды таңдауға болады. Бұл жағдайда чек соңғы болып есептеледі және қарыз қандай төлем құралы арқылы өтелетінін көрсетеді.

 Қателерге қатысты маңызды ескерту

Егер сіз төлемді, алдын ала төлемді немесе соңғы есеп айырысуды жүргізіп, оған фискалдық чек басып шығарылған болса, мұндай төлемді бағдарламадан «Жою» батырмасы арқылы жай ғана жоюға қатаң тыйым салынады. Чек салық қызметіне жіберіліп қойған. Клиент тауардан бас тартқан немесе қате болған жағдайда, төлемдердің бүкіл тізбегін дұрыс рәсімді орындау арқылы жою қажет: қайтару фискалдық чегін жасай отырып тауарды/алдын ала төлемді қайтару. Егер бұрын енгізілген төлемдер/алдын ала төлемдер бойынша фискалдық чек басып шығарылмаған болса, онда фискалдық чек басып шығарумен төлем енгізген кезде бағдарлама сол сомаларды ағымдағы фискалдық чекке қосу үшін алдын ала төлемді енгізу тәсілін сұрайды.