«Шот бойынша сауда» режимінде авансты және артық төлемді қалай дұрыс қайтаруға болады

"Шот жазып беру арқылы сауда" (ТВР) режимі — бұл интернет-дүкендерге және тапсырыспен жұмыс істеуге арналған сатуды басқарудың ыңғайлы құралы. Бұл режимде есеп айырысу кезең-кезеңімен жүргізіледі, ал тауар резервке қойылады немесе бөліп жөнелтіледі, сондай-ақ көтерме саудаға қолданылады. 

Бұл режимде алдын ала төлемді, яғни авансты қайтару мәселесі кәсіпкерлердің клиенттердің тапсырыстан бас тартуы, тауарлар тізімінің өзгеруі немесе тауар жөнелтіліп қойғаннан кейін клиенттің артық төлеп қоюы сияқты жағдайларға жиі тап болуымен байланысты. 

Кәсіпкерлер әдетте мынадай сұрақтармен жүгінеді: егер шығыс жүкқұжаты жасалып, жабылып қойған болса, артық төлемді қалай дұрыс қайтаруға болады; картаға ақша қайтарған кезде эквайринг комиссиясының екі рет есептелуін қалай болдырмауға болады; валюталық шоттармен жұмыс істеген кезде "Қайтару сомасы алдын ала төлем сомасынан аспауы керек" қатесі неге пайда болады; және қайтару бойынша фискалдық чек неге салық органына жіберілмейді (ПККМ).

Төменде Torgsoft алдын ала төлемді дұрыс қайтару әрекеттерінің алгоритмі берілген.

ТВР режимінде алдын ала төлеммен жұмыс істеудің негізгі қағидалары

Torgsoft бағдарламасында шот бойынша алдын ала төлем шығыс жүкқұжаты жасалғанға дейін нақты бір тауарға қатаң бекітілмейді.

• Алдын ала төлемді толық немесе ішінара қайтаруға болады, мысалы, бастапқы алдын ала төлем мен жөнелтілген тауарлардың құны арасындағы айырма сомасында.

• Шот бойынша шығыс жүкқұжаты жасалып қойған жағдайда да клиентке алдын ала төлемді қайтаруға болады.

• Қайтаруға болатын сома шот бойынша шығыс жүкқұжаттарына әлі бөлінбеген барлық алдын ала төлемдердің жалпы сомасы ретінде анықталады.

• Егер алдын ала төлем қате енгізіліп, әлі ешбір шығыс жүкқұжатына бөлінбеген болса, оны қайтаруды рәсімдемей-ақ жүйеден жай ғана жоюға болады.

№1 алгоритм. Алдын ала төлемді қайтару, егер жүкқұжат жасалмаған болса немесе бос қалдық болса

Бұл алгоритм клиент аванс төлеп, бірақ тауар жөнелтілгенге дейін тапсырыстан бас тартқан жағдайларға немесе ішінара жөнелткеннен кейін бөлінбеген ақша қалған жағдайларға қолданылады.

1. Бас мәзірдегі Құжат — Шот жазып беру арқылы сауда тармағын ашыңыз.

2. Шот қойындысына өтіп, қаражатты қайтару қажет шотты таңдаңыз.

3. Алдын ала төлемді қайтару батырмасын басыңыз.

4. «Шот бойынша алдын ала төлемді қайтару» терезесі ашылады, онда бағдарлама төлем түрін, күнін және қолжетімді қайтару сомасын автоматты түрде қояды.

5. Төлем енгізу батырмасын басыңыз, сонда ақша қайтарылады.

№2 алгоритм. АРТЫҚ ТӨЛЕМДІ қайтару, егер шығыс жүкқұжаты жасалып, артық төленген болса

Тауарды шұғыл жөнелту қажет болып, менеджер шығыс жүкқұжатын жасайды, ал кейін клиенттің ол бойынша артық төлегені анықталатын жағдайлар жиі кездеседі. Мұндайда бухгалтер айырманы қайтаруы керек. Осындай жағдайлар үшін бөлек механизм жұмыс істейді:

1. Шот жазып беру арқылы сауда бөліміне өтіп, Шығыс жүкқұжаты қойындысын ашыңыз.

2. Артық төленген жүкқұжатты таңдаңыз, онда теріс қарыз көрсетіледі.

3. Шығыс жүкқұжаты бойынша төлемдер кестесінде Артық төлемді қайтару батырмасын басыңыз.

4. Қайтару сомасын көрсетіңіз. Артық төлемді бірнеше кезеңмен қайтаруға болады, бірақ бағдарлама осы шығыс жүкқұжаты бойынша артық төлемнің жалпы сомасынан жоғары соманы қайтаруға мүмкіндік бермейді.

Маңызды нюанстар мен қиын тұстар

1. Фискализация (ПККМ) және қайтару чегін басып шығару 

Егер алдын ала төлем бағдарламалық ККМ (ПККМ) арқылы фискализацияланған болса, оны қайтару да фискалдық чекті салық органына жіберумен қатар жүруі керек.

• Жиі кездесетін қате: кассирлер жиі ақша төлеген кезде «Қайтару чегін басып шығару» белгісін қоюды ұмытады. Нәтижесінде қайтару тек Torgsoft ішкі есебінде жүргізіледі, ал ПККМ-ге және салық органына жіберілмейді, бұл Z-есептерінде айырмашылықтар туғызады.

• Егер қайтару чегі ПККМ арқылы өтпесе, Torgsoft қайтару құжатын жойып, фискалдық чекті басып шығаруды міндетті түрде қосып, операцияны қайта жүргізу қажет.

2. Қолма-қол ақшасыз қайтаруларда эквайрингтің екі рет есептелуін болдырмау 

Кәсіпкерлер мынадай мәселеге тап болған: клиент есеп айырысу шотына төлеген кезде толық соманы есепке алу үшін "Эквайрингті ескермеу" мүмкіндігін қосуға болады. Бірақ қаражатты қайтарған кезде бағдарлама эквайринг комиссиясын автоматты түрде шегерген, ал іс жүзінде бұл жай ғана кері төлем болған, мысалы IBAN арқылы.

• Шешім: ТВР режиміндегі «Жүкқұжат бойынша ақшаны төлеу» формасында "Эквайрингті ескермеу" ауыстырып-қосқышы бар, ол тек қолма-қол ақшасыз төлем түрінде қолжетімді. Егер бұл баптауды қоссаңыз, қайтару кезінде эквайринг сомасына қаржылық құжат жасалмайды.

3. Валюталық шоттар және конвертация қателері 

Егер шот шетел валютасында, мысалы доллармен жазылған болса, ал алдын ала төлем гривнамен енгізілсе, қаражатты қайтаруға тырысқанда мынадай қате пайда болуы мүмкін: "Қайтару сомасы алдын ала төлем сомасынан аспауы керек".

• Бұл мәселе жүйе алдын ала төлемді гривнамен есептеді, ал қайтаруды шот валютасында жасауға тырысты деген себептен туындаған.

• Бағдарламаның өзекті нұсқаларында алгоритм жетілдірілген: енді "бос" алдын ала төлем қаражат нақты қай валютада түскеніне қарамастан, шот валютасында есептеледі және сақталады. Бұл шығыс жүкқұжаттарын және қайтаруларды жасау кезінде сомалар бойынша жасанды қайшылықтарды жояды.

4. Қайтару кезіндегі кәсіпорын 

Егер алдын ала төлем белгілі бір кәсіпорынға (ИП (Индивидуальный предприниматель)) байланыстырылған есеп айырысу шотына енгізілген болса, қайтару кезінде кәсіпорынды дұрыс таңдауға назар аударыңыз. Егер қолма-қол ақшасыз қайтару нұсқасын таңдасаңыз, есеп айырысу шоттарының тізімі қайтару терезесінде көрсетілген кәсіпорынға байланысты сүзгіден өтеді. Бұл авансты бір ИП (Индивидуальный предприниматель) қабылдап, ал қайтару кездейсоқ басқа ИП шотынан есептен шығарылатын жағдайларда шатасуды болдырмауға көмектеседі.