Неліктен кассалық аппарат жиналмайды: жоғалған чектерді қалай табуға және Z-есеп алдында қателерді қалай түзетуге болады

Ауысымды жабу және Z-есепті алу — кассир жұмысының соңғы әрі ең жауапты кезеңі. Бірақ қызметкерлер өте жиі мынадай мәселеге тап болады: нақты қолма-қол ақша сомасы немесе банк терминалындағы деректер бағдарламадағы немесе бағдарламалық ККМ-дегі деректермен сәйкес келмейді. Кәсіпкерлер техникалық қолдау қызметіне көбіне «сомалар сәйкес келмейді», «X-есеп сәйкес келмейді», «терминалда ақша өтті, ал бағдарламада чек жоқ» деген белгілермен жүгінеді. Айырмашылықтар адам факторынан (төлем түрін таңдаудағы мұқиятсыздық), техникалық ақаулардан (жарықтың немесе интернеттің өшуі) немесе бағдарламаның дұрыс бапталмауынан пайда болады. Бұл процесс ауысым аға қызметкерінен немесе кассирден үш түрлі дереккөздегі деректерді (терминал, ПККМ, есеп жүйесі) салыстыруды және балансты салық заңнамасын бұзбай, клиенттерден артық ақша шешпей қауіпсіз теңестіруді түсінуді талап етеді.

Төменде айырмашылықтардың ең жиі кездесетін себептерін табу және жою бойынша толық нұсқаулық берілген.

1-қадам. Тексеру үшбұрышы: айырмашылықты қайдан іздеу керек

Қатені табу үшін ауысымның аға қызметкері үш дереккөздегі деректерді салыстыруы керек:

1. Банк терминалындағы X-есеп (сатып алушылардың карталарынан нақты қанша ақша алынғанын көрсетеді).

2. ПККМ-дегі X-есеп (оны Torgsoft «Бағдарламалық ККМ» формасы -> «Бағдарламалық ККМ бойынша аналитика» қойындысы арқылы көруге болады). Ол салық органына қандай сомалар және қандай төлем түрлерімен жіберілгенін көрсетеді.

3. Torgsoft күндік тауар есебі / күндік касса есебі (есеп жүйесінің өзінде не тіркелгенін көрсетеді).

Бұдан бөлек, нақты қандай чектер фискалдық мәртебе алғанын, ал қайсысы фискалдық емес болып өткенін көру үшін «Фискалдық тауар сатылымдарын талдау» формасын тексерген жөн.

2-қадам. Айырмашылықтардың ең жиі себептері және оларды жою

1-себеп. Төлем түрі шатастырылды (қолма-қол және қолма-қол ақшасыз)

Кейде кассир төлемді банк терминалы арқылы өткізеді, бірақ Torgsoft бағдарламасында қателесіп «Қолма-қол» төлемін басады (немесе керісінше). Нәтижесінде ПККМ-дегі X-есепте қолма-қол ақшасыз төлем сомасы терминалдағы сомадан көп немесе аз болады.

• Қалай табуға болады? Torgsoft шығыстар тізіміндегі күндік чектерді терминалдағы чектермен салыстырыңыз. Қате өткізілген транзакцияны табыңыз.

• Қалай түзетуге болады? Табылған чекті дұрыс төлем түрімен қайта өткізу керек. Егер ауысым әлі жабылмаған болса, қате чекті қайтаруға болады (немесе бұл соңғы чек болса, сторно жасауға болады) және дұрыс төлем түрін көрсетіп, сатуды қайта өткізу керек.

2-себеп. Фискалдық чекті басып шығару батырмасын басу ұмытылды

Егер Torgsoft бағдарламасының баптауларында (чек басып шығару шарты) «Сатып алушының қалауы бойынша» параметрі тұрса, кассир басып шығару батырмасын жай ғана баспай кетуі мүмкін. Мұндай жағдайда сату Torgsoft ішкі есебінде тіркеледі, тауар қоймадан есептен шығарылады, бірақ фискалдық чек қалыптаспайды және салық органына жіберілмейді. Бұл сату кезінде жарық жыпылықтап өшсе немесе интернет жоғалса, бағдарлама лицензия сұрауын шығарса, ал кассир терезені жауып, чекті ПККМ-нен тыс өткізсе де болуы мүмкін.

• Қалай табуға болады? «Фискалдық тауар сатылымдарын талдау» бөлімінде мұндай сатулар фискалдық белгісіз көрсетіледі, бірақ тауар фискалдық болуы керек еді. Сәйкесінше, ПККМ-дегі сома Torgsoft сомадан аз болады.

• Қалай түзетуге болады? Бұл чектерді ПККМ арқылы қайта өткізу қажет. Мұндай жағдайдың алдын алу үшін бизнес иелеріне чек басып шығару шартын «Әрбір сату үшін міндетті» деп өзгерту ұсынылады.

3-себеп. «Сату шимайжазбаларында» тұрып қалған сатулар

Егер терминал арқылы төлем кезінде банкпен байланыс үзілсе, жарық өшсе немесе бағдарлама апатты түрде жабылса, сату аяқталмай қалуы мүмкін. Клиенттің картасынан ақша шешілуі мүмкін, бірақ Torgsoft чек жабылған ретінде тіркелмейді.

• Қалай табуға болады? Егер баптауларда «Тауарды Сату формасына қосқанда оны қоймадан шығару» белгісі қойылмаған болса, мұндай аяқталмаған сату Файл -> Сату шимайжазбалары мәзіріне түседі. Егер белгі қойылған болса, оны Төлем -> Қарапайым клиенттердің төленбеген сатулары мәзірінен іздеңіз.

• Қалай түзетуге болады? «Сату шимайжазбалары» бөліміне кіріп, қажетті транзакцияны таңдаңыз және «Сатуды қалпына келтіру» батырмасын басыңыз. Осыдан кейін чек төлемін аяқтаңыз.

3-қадам. Чектерді қауіпсіз қайта өткізу нұсқаулығы

Қателерді түзетудегі басты ереже: балансты теңестірген кезде клиенттің банк картасынан ақшаны кездейсоқ екінші рет шешіп алмау керек.

1. Соңғы чекті сторно жасау (болдырмау). Егер кассир жаңа ғана қателессе (мысалы, қате соманы өткізсе) және бұл ПККМ-де тіркелген соңғы чек болса, Сторно функциясын қолдануға болады. Ол есеп айырысу чегін толық жояды, чек ауысым қорытындыларына (Z/X-есептеріне) кірмейді және тауар қайтарылады. Осыдан кейін сатуды дұрыс өткізуге болады.

2. Терминалмен байланыссыз қайта өткізу. Егер терминал арқылы ақша сәтті өтсе, бірақ чек ПККМ-ге түспесе (немесе «Шимайжазбаларға» түссе), Torgsoft сатуды қолма-қол ақшасыз төлем ретінде өткізу керек. Бірақ терминал картаны қайта күтпеуі үшін төлемді банк терминалына соманы жібермей өткізу қажет (терминалды айналып өту). Ол үшін Torgsoft бағдарламасында фискалдық қолма-қол ақшасыз төлемді өткізу керек, бірақ терминалмен тікелей байланысты қолданбау қажет. Бұл ПККМ балансын терминалдың X-есебімен теңестіреді.

3. «Пайдаланушылар әрекеттерінің протоколын» пайдалану. Егер айырмашылықтың қайдан шыққаны түсініксіз болса, ауысымның аға қызметкері Файл -> Пайдаланушылар әрекеттерінің протоколы бөлімін ашуы керек. Онда кассирдің әрбір қадамы тіркеледі: төлемнен кейін сатудан тауарды өшірді ме, чекті болдырмады ма, салық серверінің қателері туралы хабарламалар болды ма. Бұл оқиғалар хронологиясын қалпына келтіріп, "жоғалған" сомаларды табуға мүмкіндік береді.

Айырмашылықтардың көбінің алдын алуға болады: чек басып шығаруды міндетті етіп баптау, кассирлерді жарық өшкеннен кейін «Сату шимайжазбаларын» тексеруге үйрету және X-есептерді тек ауысымды жабудың соңғы минутында ғана емес, күн ішінде тұрақты түрде салыстырып отыру қажет.