Сатуды тоқтатпай ішінара қайта есептеу

Торгсофт ішінара түгендеу жүргізу: тауарларды іріктеу, қолжетімділікті баптау, ДЖТ-мен жұмыс және айырмашылықтарды шешу

Бөлшек және көтерме саудада бүкіл ассортиментті қайта санау үшін дүкен жұмысын тоқтату бос тұрып қалуға және пайданың жоғалуына әкеледі, сондықтан кәсіпкерлер таңдалған санаттар, брендтер немесе сөрелер бойынша ішінара түгендеу режимін пайдаланады. 

Бұл режим сатылымдарды толық тоқтатпай, тауардың нақты бар-жоғын бөліктермен тексеруге мүмкіндік береді. Кәсіпкерлерде көбіне мынадай сұрақтар туындайды: сауданы тоқтатпай түгендеуді қалай жүргізуге болады, бірде-бір топты өткізіп алмау үшін санауға арналған тауарларды қалай жылдам іріктеуге болады, есептік қалдықтарды қызметкерлерден қалай жасыруға болады, штрихкодтары бірдей тауарлармен не істеу керек, деректерді жинау терминалынан немесе мобильді смартфоннан деректерді қалай жүктеуге болады, қайта сұрыптау қалай есептеледі және қойма күйі мен түгендеу ведомосы арасында неге айырмашылықтар пайда болады. Бұл мақалада осы сұрақтарға толық жауаптар және Торгсофт бағдарламасында жұмыс істеу алгоритмдері берілген.

Тауарларды іріктеу тәсілдері және өткізіп алынған санаттарды бақылау

Түгендеуді бастау үшін ведомость жасап, оған қажетті тауарлар тізімін қосу керек. Торгсофт бұл екі негізгі тәсілмен жүзеге асырылады:

1. Қойма күйі арқылы. «Қойма» – «Қойма күйі» мәзірінде «Сүзгілер» (F12) түймесінің көмегімен қажетті тауар тобы (тауар түрі, өндіруші, маусым және т.б.) көрсетіледі. Сүзгі қолданылғаннан кейін тауарлар белгіленіп, «Тауарды түгендеу ведомосына қосу» түймесі арқылы құжатқа көшіріледі.

2. Ведомосқа тауар түрлерін қосу арқылы. Жаңа ведомость жасау кезінде («Құжат» – «Түгендеу ведомосы») «Таңдалған түрлер бойынша тауарларды қосу» әрекеті қолданылады.

Циклдік тексерулер кезінде бірде-бір санатты өткізіп алмау үшін тауар түрлерін таңдау нысанында «Кезең» және «Кезең бойынша тауар түрін түгендеу» сүзгілері бар. Егер таңдалған кезеңде белгілі бір тауар түрлері бойынша түгендеу жүргізілген болса, бұл түрлер сары түспен ерекшеленеді. Сұр түспен ағымдағы ведомосқа бұрыннан қосылған тауар түрі, ал жасыл түспен — қосу үшін белгіленген тауар түрі көрсетіледі.

Сонымен қатар, «Қойма күйі» нысанына «Түгендеу күні» бағанын шығаруға болады. Онда нақты тауардың осы қоймада соңғы рет қайта саналған күні белгіленеді, бұл ұзақ уақыт бойы тексерілмеген позицияларды анықтауға мүмкіндік береді.

Тауарды бұғаттау режимдері: сатылымдарды қалай тоқтатпауға болады

Түгендеу кезінде сауданың үздіксіз жүруін қамтамасыз ету үшін ведомость жасау кезінде «Тауарды бұғаттау» параметрін дұрыс баптау маңызды:

• Тауарды бірінші сканерлеуден кейін бұғаттау — жұмыс істеп тұрған дүкен үшін оңтайлы режим. Тауар нақты саналып, ведомосқа енгізілген сәтте ғана сатуға бұғатталады.

• Тауарды ведомосқа қосу кезінде бұғаттау — дүкен түгендеу үшін жабылған жағдайда қолданылады. Тауар құжатқа қосылғаннан кейін бірден сатуға қолжетімсіз болады.

• Тауарды бұғаттамау — сатылымдар мүлде тоқтатылмайды, бірақ дұрыс санау үшін пайдаланушы нақты санын енгізгеннен кейін тауарды «Санау аяқталды» әрекетімен қолмен белгілеуі қажет.

• Тауарды қолмен есепке алу үшін бұғаттау — тауардың нақты санын қоймадағы есептік санға автоматты түрде теңестіреді. Бұл режимді иелер түгендеуді жеделдету үшін пайдаланады, өйткені тек айырмашылықтары бар позицияларды түзету жеткілікті.

Қолжетімділікті шектеу және қалдықтарды сатушылардан жасыру

Түгендеу нәтижелерін есептік санға әдейі сәйкестендіру мүмкіндігін болдырмау үшін Торгсофт қызметкерлерге арналған қолжетімділік баптаулары қарастырылған:

• «Баптаулар» – «Параметрлер» – «Қолжетімділік» мәзірінде «Сатушының түгендеу жүргізуі үшін түгендеу ведомосын шектеу» параметрі қосылады. Сатушы ведомоста есептік қалдықтарды, айырмашылықтарды, көтерме бағаларды көрмейді, сондай-ақ жетіспеушілік немесе артық қалдық туралы есептерді басып шығара алмайды.

• «Баптаулар» – «Параметрлер» – «Рөл» мәзірінде «Түгендеудегі тауардың қоймадағы санын жасыру» параметрі қосылады. Бұл сатушыдан осындай тауарлардың қалдықтарын барлық көрнекі нысандарда («Қойма күйі», «Тауардың бар-жоғы») жасырады және қызметкерлер тарапынан жасалатын айла-шарғылардың алдын алады.

Қайталанатын штрихкодтар қақтығыстарын шешу және қайта сұрыптау

Егер бағдарламаға штрихкоды бірдей әртүрлі тауарлар енгізілген болса, түгендеу ведомосында осындай штрихкодты сканерлеген кезде Торгсофт тізімнен нақты тауарды таңдауға арналған арнайы нысанды көрсетеді. Номенклатураны ретке келтіру және қайталанатын жазбаларды жою үшін қайталанатын тауар карточкаларын біріктіру қажет. Бұл «Қойма күйі» нысанында «Кейін біріктіру үшін тауарды таңдау» және «Таңдалған тауармен біріктіру» түймелері арқылы орындалады. Сондай-ақ жаппай біріктіруді және штрихкодтарды ауыстыруды «Тауартану» – «Қателер диагностикасы» мәзірі арқылы жүргізу ыңғайлы.

Бір модель шегінде түгендеу кезінде анықталған айырмашылықтарды (мысалы, қара шұлықтардың жетіспеушілігі және бірдей бағамен қоңыр шұлықтардың артығы) бағдарлама қайта сұрыптау ретінде есептейді. Қайта сұрыптау нәтижесінде артық қалдықтар мен жетіспеушіліктер автоматты түрде өзара есепке алынады, бұл жетіспеушіліктің жалпы қаржылық сомасын азайтады.

Санаудың балама тәсілдері: ДЖТ, Мобильді қолданба және қолмен есепке алу

Тауарларды міндетті түрде сымды сканері бар компьютердің жанында тікелей санаудың қажеті жоқ.

1. Android ОЖ жүйесіндегі деректерді жинау терминалдары (ДЖТ). ДЖТ-мен жұмыс істеу үшін «Есеп және Қойма» немесе «Barcode Harvester» сияқты тегін қолданбалар пайдаланылады. Торгсофт тауарлар базасы қалыптастырылып, терминалға CSV-файл түрінде жүктеледі. Қызметкер қоймадағы тауарларды сканерлейді, содан кейін нәтижелер қайтадан CSV-файлға экспортталып, «Терминалдан ақпарат алу» түймесі арқылы түгендеу ведомосына жүктеледі.

2. Торгсофт мобильді қолданбасы. Смартфон немесе деректер базасына тікелей қосылған ДЖТ арқылы түгендеу жүргізуге мүмкіндік береді. Тұрақты интернетке қолжетімділік болмаса да жұмыс істейді: ведомость құрылғының жадына жүктеледі («Жүктеу» түймесі), сервермен байланыс өшіріледі, жертөле бөлмесінде санау жүргізіледі, содан кейін байланыс қалпына келтіріліп, деректер серверге жіберіледі («Жіберу» түймесі).

3. Қолмен есепке алу. Бағдарламадан «Қолмен есепке алуға арналған ведомость» (саны көрсетілмей) басып шығарылады, оған қоймашы нақты қалдықтарды қолмен жазады, содан кейін бұл деректер «Тауардың нақты санын енгізу» түймесі арқылы компьютерге енгізіледі.

Арнайы тауарларды түгендеу (Қораптар және Сериялық нөмірлер)

• Маусымдық сақтауға арналған қораптар. Қапталған тауарды қайта санау үшін ведомость жасау кезінде «Жүкқұжат түрі» өрісінде «Қораптағы тауар» көрсетіледі. Қораптың өз штрихкоды сканерленгеннен кейін бағдарлама оның бүкіл ішіндегісін ведомосқа автоматты түрде қосады.

• Сериялық нөмірлер бойынша кепілдік есебі. Ведомость жасау кезінде «Санат» өрісінде «Сериялық нөмірлер бойынша» таңдалады. Санау әрбір бірегей сериялық нөмірді сканерлеу арқылы жүргізіледі. Егер қайта сұрыптау анықталса (деректер базасында бір сериялық нөмір көрсетілген, ал нақтысында басқа нөмір бар), кепілдік тарихын бұзбай қалдықтарды дұрыс теңестіру үшін «Сериялық нөмірді ауыстыру» арнайы әрекеті қолданылады.

Ведомосты жабу, айырмашылықтардың себептері және сомаларды қайта есептеу

Санау аяқталғаннан кейін ведомосты жабу қажет. Жабу кезінде Торгсофт қойма құжаттарын автоматты түрде жасайды: түгендеу бойынша кіріс (артық қалдығы бар тауарларға) және жою/есептен шығару актісі (жетіспеушілігі бар тауарларға). Егер жабылғаннан кейін қате анықталса, бірден «Жабуды болдырмау» түймесін басу қажет, ол түзету құжаттарын жойып, ведомосты өңдеу күйіне қайтарады. Жабуды болдырмау түгенделген тауар бойынша жаңа қозғалыс орын алғанға дейін ғана мүмкін.

Кәсіпкерлер көбіне ведомостағы нақты санның неге күтілген мәндерге сәйкес келмейтінін түсінбейді. Негізгі себептер:

• Ашық кезеңдердегі ескі қойма құжаттарына өзгерістер енгізу, бұл өткен кезеңдердегі қалдықтарды өзгертеді, бірақ бұрын жасалған түгендеу ведомосында тіркелген есептік санды жаңартпайды.

• «3-деңгейдегі қоймалардағы санды есепке алу» баптауын елемеу. Егер ауыстырып-қосқыш белсендірілмесе, бағдарлама резервте немесе дүкендер арасындағы жолда тұрған тауарларды есептік қалдыққа қоспайды, бұл жалған жетіспеушіліктердің пайда болуына әкеледі.

Бағдарлама жұмысы апатты түрде аяқталса немесе үлкен ведомосты жабу кезінде күрделі есептеу үзіліп қалса, құжатқа «Сомаларды қайта есептеу қажет» мәртебесі беріледі. Бағдарлама жетіспеушіліктер мен артық қалдықтардың қаржылық нәтижелерін дұрыс есептеп, өзіндік құнды түзетуі үшін пайдаланушы осындай ведомосты белгілеп, «Сомаларды қайта есептеу» түймесін қолмен басуы керек.