Excel бағдарламасынан тұтынушыларды импорттау: толық аты-жөндерін, байланыстарын, бонустарын және жеңілдік карталарын қалай аударуға болады

Жаңа есеп жүйесіне көшу, бағдарламаны нөлден бастап іске қосу немесе бірнеше дүкеннің дерекқорын бір базаға біріктіру — саудада жиі кездесетін жағдай. Бұл ретте сатып алушылармен көпжылдық өзара әрекеттесу тарихын сақтау қажет. Клиенттерді импорттау режимі дайын адалдық базасын электрондық кестелерден Торгсофт жүйесіне жылдам әрі деректерді жоғалтпай көшіру үшін арнайы жасалған. 

Осы үдеріске дайындалу кезінде кәсіпкерлер әдетте практикалық міндеттермен жүгініп, мынадай сұрақтар қояды: 

Бұл сұрақтардың жауаптары Торгсофт импорттау құралының икемді баптауларында қарастырылған. Төменде клиенттеріңіздің барлық негізгі деректерін қалай дайындап, көшіруге болатынын егжей-тегжейлі қарастырамыз.

Басқа бағдарламалардан қандай деректерді көшіруге болады?

Көптеген кәсіпкерлерді дерекқорды 1С жүйесінен көшіру, сондай-ақ УкрСклад немесе басқа есеп жүйелерінен көшіру мүмкіндігі қызықтырады. Деректерді тікелей «бір базадан екінші базаға» көшіру мүмкін емес. Алайда бұрынғы бағдарлама клиенттер тізімін Excel файлына шығаруға мүмкіндік берсе, бұл деректерді Торгсофт оңай импорттауға болады.

Торгсофт сатып алушы туралы кең көлемді ақпаратты жүктеуге болады: клиенттің атауы немесе аты-жөні, дисконттық картаның штрихкоды, жеңілдік пайызы, жеңілдікті есептеуге арналған бастапқы сома, жинақталған бонустар сомасы, мекенжайы, телефон нөмірі, электрондық поштасы, түсініктемелер және дисконттық картаның түрі. Деректер дұрыс импортталуы үшін құжат *.xls (Excel 97-2003) форматында сақталуы, ал ұяшықтардың форматы мәтіндік болуы керек.

Аты-жөнін, телефон нөмірлерін көшіру және бірегейлікті бақылау (қайталанатын жазбалардан қорғау)

Аттар мен аты-жөндер.

Бағдарламада клиенттердің аты-жөнімен жұмыс істеудің икемді тәсілі іске асырылған. Аты-жөнін "Клиенттің атауы" өрісіне бір жолмен импорттауға немесе "Тегі", "Аты" және "Әкесінің аты" деген бөлек өрістерді пайдаланып, оларды Excel файлындағы тиісті бағандармен сәйкестендіруге болады.

Бағдарлама аты-жөні бірдей клиенттерді қалай ажыратады?

Бұрын клиенттердің бірегейлігіне қатысты сұрақтар туындағандықтан, алгоритм жетілдірілді. Енді клиенттің бірегейлігін анықтайтын негізгі өріс, оның атауы мен өңірімен бірге, телефон нөмірі болып табылады. Бұл аты-жөні толықтай бірдей клиенттерді импорттауға болатынын білдіреді. Телефон нөмірлері әртүрлі болса, бағдарлама олардың әрқайсысына жеке карточка жасайды.

Қолданыстағы базаны жаңарту.

Егер жаңартылған клиенттер тізімін осы адамдар бұрыннан бар дерекқорға импорттасаңыз, бағдарлама қайталанатын жазбалар жасамайды. Ол үшін "Импорт" терезесінде "Клиент туралы ақпаратты қайта жазу" құсбелгісін қою жеткілікті. Мұндай жағдайда клиент табылса, оның деректері файлдағы жаңа мәндермен жаңартылады.

Дисконттық карталардың ескі және жаңа штрихкодтары

 Егер клиенттердің дисконттық карталары бұрыннан бар болса. Excel файлында штрихкодтары бар баған болуы керек. Оны Торгсофт "Штрихкод" өрісімен сәйкестендіресіз. Маңызды жайт: стандартты EAN-13 штрихкоды 13 цифрдан тұрады, оның соңғы цифры бақылау саны болып табылады. Торгсофт клиент штрихкодының 12 мағыналы цифрын жасайды және сақтайды. Егер барлық 13 цифрды импорттауға немесе сканерлеуге тырыссаңыз және баптауларда бақылау санын сақтауға рұқсат берілмесе, бағдарлама "Клиент коды бірегей емес" деген хабарлама көрсетуі немесе клиентті таппауы мүмкін. Мұндай жағдайда файлдан 13-ші цифрды алып тастау қажет болуы мүмкін.

 Егер штрихкодтар болмаса (жаңа кодтарды жасау). Кәсіпкерлерде база, мысалы, интернет-дүкеннен жиналғанымен, пластикалық карталар немесе штрихкодтар әлі болмаған жағдайда не істеу керектігі туралы сұрақ жиі туындайды. Торгсофт клиенттер тізімін Excel-ден штрихкодты мүлде көрсетпей импорттау мүмкіндігі бар. Импорттау кезінде бағдарлама әрбір жаңа сатып алушыға бірегей 12 таңбалы штрихкодты автоматты түрде жасайды. Кейін жасалған кодтар ауқымын пластикалық карталарды басып шығару үшін баспаханаға жіберуге немесе электрондық дисконттық карталарды таратуға пайдалануға болады.

Мәртебелерді сақтау: бонустарды, жинақталған сомаларды және жеңілдік пайызын көшіру

Торгсофт көшкен кезде тұрақты сатып алушылар өз артықшылықтарын жоғалтпауы үшін қаржылық көрсеткіштерді дұрыс бөлу қажет:

1. Адалдық жүйесінің түрі. Импорттауды баптау кезінде "Жеңілдікті есептеу тәсілі" өрісінде бүкіл тізімге ортақ алгоритмді белгілеуге болады: "Жинақтаушы", "Тұрақты" немесе "Бонустық жүйе".

2. Жинақталған сатып алу сомалары. Егер клиент бұрын жинақтаушы жеңілдікке ие болып, мысалы, 10 000 грн сомасына сатып алу жасаған болса, бұл соманы Excel бағанына енгізу керек. Кейін бұл бағанды "Жеңілдікті есептеуге арналған бастапқы сома" өрісімен байланыстырасыз. Бағдарлама осы сома бойынша клиенттің қазіргі жеңілдік деңгейін анықтайды және оның келесі сатып алуында тиісті жеңілдік пайызын бірден ескереді.

3. Бонус қалдығы. Пайдаланылмаған бонустар саны Excel-ден импорттау баптауларындағы "Бонустар" немесе "Бонустар сомасы" өрісімен сәйкестендіру арқылы көшіріледі.

4. Жеңілдік пайызы. Егер клиенттің тұрақты жеңілдік пайызы болса, мысалы, ол VIP-клиент болса, бұл мән "Жеңілдік %" бағанынан жүктеледі.

Бағдарламадағы қысқаша әрекеттер реті

1. Дайындалған клиенттер тізімін Excel (xls) форматында сақтап, деректердің мәтіндік форматта екеніне көз жеткізіңіз.

2. Торгсофт бағдарламасын ашып, Маркетинг -> Клиенттер -> Импорт мәзіріне өтіңіз.

3. Ашылған терезеде "Деректер көзі" түймесін басып, Excel файлыңызбен байланыс жасаңыз.

4. "Импорттау баптаулары" қойындысында кестені таңдаңыз, ал "Тауар" қойындысында (осы жағдайда — клиент өрістері) Excel файлындағы баған атауларын Торгсофт бағдарламасының тиісті өрістерімен сәйкестендіріңіз: аты-жөні, телефон, штрихкод, бастапқы сома және т.б.

5. Қажет болса, "Клиент туралы ақпаратты қайта жазу" параметрін қосып, "Сақтау" түймесін басыңыз.

Кестені дайындауға және импорт үлгісін бір рет баптауға аз ғана уақыт бөліп, клиенттермен жұмыс істеудің бүкіл тарихын Торгсофт көшіре аласыз. Осылайша сатып алушылардың жаңа жүйедегі алғашқы жұмыс күнінен бастап адалдығын сақтайсыз.