Қарсы тараптардың бастапқы қарыздары: жабық кезеңдердің статистикасын жойғаннан кейін қалдықты қалай енгізуге, өзгертуге және тексеруге болады

Күнделікті бөлшек және көтерме саудада жеткізушілермен төлемді кейінге қалдыру шарттары бойынша есеп айырысу, тауарларды консигнация негізінде сату немесе VIP-клиенттерге кредиттік лимит беру тауар-ақша балансын дәл есепке алуды талап етеді. Автоматтандырылған есепке көшкен кезде бастапқы қалдықты қалай дұрыс енгізуге болады, дерекқорды оңтайландырудан кейін жеткізуші алдындағы жалпы қарыз неліктен өзгерді, операциялар тарихының бір бөлігі жойылған жағдайда контрагентпен есеп айырысуларды қалай тексеруге болады және өзара есеп айырысулар карточкасындағы сома жалпы баланспен сәйкес келмесе, не істеу керек?

Контрагенттің бастапқы қарызы — бағдарламада есеп жүргізу басталған сәтте немесе тарихи деректерді жою кезеңінің шекарасында дүкен мен серіктес арасындағы өзара міндеттемелердің тіркелген жалпы ақшалай баламасы. Торгсофт Серіктестермен баланс режимі дебиторлық және кредиторлық берешекті жан-жақты бақылауға мүмкіндік береді, ал Жабылған кезеңдердің статистикасын жою функциясы ағымдағы қаржылық қалдықтарды жоғалтпай, дерекқорды ескірген бастапқы құжаттардан тазартуға мүмкіндік береді.

1. Торгсофт өзара есеп айырысулар есебінің негізгі ұғымдары

Қаржылық қатынастарды басқару үшін бағдарлама барлық серіктестерді серіктестік түрлері бойынша жіктейді: Жеткізуші, Сатып алушы немесе Жеткізуші-сатып алушы.

• Серіктестермен баланс (Төлем -> Серіктестермен баланс мәзірі) — жалпы қалдықты талдауға арналған негізгі экрандық нысан. Онда операциялар жүргізілген әрбір валюта бойынша берешектің қорытынды сомалары көрсетіледі.

• Өзара есеп айырысулар карточкасы — нақты контрагент бойынша барлық әрекеттердің хронологиясын (кіріс және шығыс жүкқұжаттары, төлем тапсырмалары, кассалық ордерлер, қайтару актілері) көрсететін және әрбір жүргізілген операциядан кейінгі қарызды есептейтін егжей-тегжейлі есеп.

• Бастапқы қарыз — есептеудің бастапқы нүктесі. Ол жаңа серіктесті тіркеу кезінде қолмен енгізіледі немесе қорытынды қалдықты сақтау үшін өткен жылдардың статистикасын жою кезінде бағдарлама арқылы автоматты түрде жасалады.

2. Қадамдық нұсқаулық: бастапқы қарызды қолмен қалай енгізуге немесе өзгертуге болады?

Жұмыс істеп тұрған дүкенде Торгсофт бағдарламасын енгізген кезде бұрын алынған тауарлар үшін жеткізушілер алдындағы жинақталған қарыздарды немесе клиенттердің берешегін енгізу қажет.

1. Баптаулар -> Контрагент (немесе Баптаулар -> Жеткізуші) мәзіріне өтіңіз.

2. Қосу батырмасын басып, жаңа контрагент жасаңыз немесе бұрыннан бар контрагентті таңдап, Өзгерту батырмасын басыңыз.

3. Карточканы өңдеу нысанында Бастапқы қарыздар қойындысын ашыңыз.

4. Қосу батырмасын басыңыз.

5. Бастапқы қарыз терезесінде келесі параметрлерді толтырыңыз:

•   Қарыз түрі: егер дүкен серіктеске қарыз болса, «Мен қарызбын», ал контрагент дүкенге қарыз болса, «Маған қарыз» нұсқасын таңдаңыз.

•   Сома: берешектің нақты сомасын көрсетіңіз.

•   Валюта: есеп айырысу жүргізілетін валютаны таңдаңыз.

•   Кәсіпорын: егер бағдарламада бірнеше кәсіпорын бойынша бөлек есеп жүргізілсе, заңды тұлғаны немесе ИП (Индивидуальный предприниматель) көрсетіңіз.

6. Сақтау батырмасын басыңыз.

Сақталғаннан кейін бұл сома Серіктестермен баланс нысанындағы Есеп жүргізу басталғанға дейінгі қарыз бағанында көрсетіледі және қарыздың жалпы қорытындысына қосылады.

Егер енгізу кезінде қате жіберілсе, контрагент карточкасына қайта оралыңыз (Баптаулар -> Контрагент -> Бастапқы қарыздар қойындысы), қажетті жолды таңдап, соманы немесе валютаны түзету үшін Өзгерту, ал жазбаны жою үшін Жою батырмасын басыңыз.

3. Жабылған кезеңдердің статистикасын жою кезінде бастапқы қарыздарды қалыптастыру механизмі

Торгсофт бағдарламасы ұзақ жылдар бойы пайдаланылғанда, дерекқорда жүздеген мың тауар чектері, жүкқұжаттар және қаржылық операциялар жиналады. Бұл дерекқор көлемін ұлғайтып, өзіндік құнды есептеуді және аналитикалық есептерді қалыптастыруды баяулатады.

Жүйенің жұмысын жылдамдату үшін Торгсофт бөлек сатып алынатын қосымша ақылы «Жабылған кезеңдердің статистикасын жою» функциясы қарастырылған. Сатып алғаннан кейін функция Талдау → Кезең → Жабылған кезеңдердің статистикасын жою мәзірінде қолжетімді болады.

Тарихи деректерді жою кезінде бағдарлама балансты қалай сақтайды:

1. Қорытынды қалдықты тіркеу. Жойылатын кезеңнің соңғы күнінде (мысалы, 2023 жылғы 31 желтоқсанда) бағдарлама әрбір контрагент бойынша, әрбір валютада және әрбір кәсіпорын бойынша нақты қорытынды қарызды есептейді.

2. Автоматты бастапқы қарызды жасау. Жабылған кезеңнің бастапқы құжаттары (тауар кірістері, сатылымдар, кассалық ордерлер) жойылады, бірақ бағдарлама жойылған кезеңнің соңғы күнімен белгіленген жүйелік Бастапқы қарыз жазбасын автоматты түрде қалыптастырады.

3. Тауар қалдықтарын сақтау. Сонымен қатар бағдарлама қоймалардағы тауарлардың бар екенін тіркеп, Жойылатын кезеңнің соңғы күніндегі бастапқы қалдықтардың кіріс жүкқұжатын жасайды.

4. Нәтиже. Құжаттар тарихы тазаланады, дерекқор көлемі азаяды, ал жаңа белсенді кезеңнің бірінші күніндегі Серіктестермен баланс нысанындағы қорытынды қарыздар жоюға дейінгі сомалармен толықтай бірдей болып қалады.

4. Кәсіпкерлердің жиі қойылатын сұрақтарына жауаптар және сәйкессіздіктерді жою

Торгсофт техникалық қолдау мамандары пайдаланушылар тарихи деректерді тазалағаннан кейін немесе өзара есеп айырысуларды түзету кезінде кездесетін жағдайларды үнемі талдайды.

Себептер және олардың салдарлары:

• Қайта немесе ретсіз жою. Егер статистиканы жою процедурасы бір кезең үшін қатарынан бірнеше рет іске қосылса немесе алдымен кейінгі кезең, содан соң ертерек кезең жойылса, жүйелік бастапқы қарыздар қайта қалыптасуы мүмкін.

• Жасырын есеп орталықтары. Бағдарламаның ескі нұсқаларында балансты есептеу кезінде жасырылған (пайдаланудан шығарылған) есеп орталықтарының құжаттары ескерілмеген. Егер контрагент осындай қоймада операциялар жүргізген болса, бағдарламаны жаңартып, статистиканы жойғаннан кейін бұл операциялар жалпы қалдықта көрінуі мүмкін.

• Карточкадағы ескірген өрістер. Егер контрагент карточкасының Қосымша қойындысында ескірген Менің қарызымның бастапқы сомасы өрісі толтырылған болса, бағдарламаның алғашқы нұсқаларында кезеңдерді тазалау кезінде бұл барлық валюталар бойынша қайталанатын қарыздардың қалыптасуына әкелген.

• Тәулік ауысу сәтіндегі операциялар. Егер статистиканы жою процедурасы түн ортасына жақын орындалса, сирек жағдайларда автоматты бастапқы қарыздың күні жаңа айдың бірінші күніне ауысып кетуі мүмкін болған.

Себептер:

• Төлемдердің басқа жеткізушілерге байланыстырылуы. Қате кассадан немесе банк шотынан төлем бір жеткізушіге жүргізіліп, ал кіріс жүкқұжаты басқа жеткізушіге рәсімделген кезде пайда болады. Нақты серіктестің карточкасында бұл төлем болмайды, нәтижесінде жалпы баланста сәйкессіздік туындайды.

• Басқа бағамен қайтару. Тауар жеткізушіге бастапқы кіріс жүкқұжатындағы сатып алу бағасынан өзгеше бағамен қайтарылғанда (FIFO алгоритмі бойынша), сатуға берілген тауарларды арнайы талдау нәтижесі ақшалай баланстан өзгеше болуы мүмкін.

Қадамдық тексеру алгоритмі:

1. Процедураны орындағанға дейін. Серіктестермен баланс нысанындағы қорытынды көрсеткіштерді әрбір валюта және серіктестік түрі бойынша тіркеп, сақтаңыз (немесе тізімді Excel файлдарына экспорттаңыз).

2. Процедураны орындағаннан кейін. Серіктестермен баланс нысанын ашып, жаңа қорытындыларды бұрын тіркелген көрсеткіштермен салыстырыңыз.

3. Жою журналының талдауы. Талдау -> Кезең мәзіріне өтіп, жойылған кезеңді таңдаңыз және Статистиканы жою журналы батырмасын басыңыз. Контрагенттер бойынша сәйкессіздіктер қойындысын қараңыз.

4. Егжей-тегжейлі тексеру. Егер нақты серіктес бойынша сәйкессіздік болса, оның Өзара есеп айырысулар карточкасын ашыңыз. Жойылған кезеңнің соңғы күнімен қалыптастырылған Бастапқы қарыз деректер тазаланғанға дейін сол күннің соңында болған қорытынды қалдыққа тең екеніне көз жеткізіңіз.

5. Статистиканы тазалау алдында кәсіпкерге арналған бақылау тізімі

Дерекқорды оңтайландыру процедурасы қатесіз өтіп, контрагенттермен есеп айырысулар дәл сақталуы үшін Торгсофт техникалық регламентін орындаңыз:

• Дерекқордың резервтік көшірмесін жасаңыз (Файл -> Дерекқордың резервтік көшірмесін жасау).

• Кезеңдерді жабу кезінде қоймаларда тауарлардың теріс қалдықтары жоқ екенін тексеріңіз.

• Серіктестермен баланс нысанында барлық валюталар бойынша қарыздардың бақылау сомаларын тіркеңіз.

• Қосымша жұмыс орындары мен терминалдардағы бағдарламаның барлық ашық сеанстарын аяқтаңыз.

• Статистиканы жою процедурасын серверлік компьютерде Иесі есептік жазбасымен іске қосыңыз.

• Процедура аяқталғаннан кейін Серіктестермен баланс нысанындағы қорытынды сомаларды салыстырыңыз.

Осы ережелерді сақтау қаржылық есептіліктің сақталуын, жеткізушілер мен сатып алушылар алдындағы қарыздық міндеттемелердің дұрыс көрсетілуін және Торгсофт жүйесінің жоғары жылдамдықпен жұмыс істеуін қамтамасыз етеді.