Тауарларды есептен шығару құжаты: оны қашан пайдалану керек және қашан пайдаланбау керек

Тауарды есептен шығару құжатын қалай дұрыс пайдалану керек

Егер Torgsoft бағдарламасында есептен шығару құжаты есептегі кез келген қатені түзету үшін пайдаланылса, бұл әрдайым дерлік пайданың бұрмалануына және тауар қалдықтарындағы шатасуға әкеледі. Есептен шығару қызметкер тауарды кіріске алу, жеткізушіге қайтару немесе қоймадағы қалдықтарды теңестіру кезінде қателескен жағдайда емес, тауар шынымен жоғалған, бүлінген, айналымнан алынған немесе оны қайтадан сатуға болмайтын жағдайда ғана қолданылуы керек. Сондықтан есептен шығару актісін жасамас бұрын, тауардың нақты жоғалғанын немесе басқа құжат арқылы түзетілуі тиіс қате болғанын анықтау маңызды.

Есеп жүргізуде есептен шығару не үшін қажет

Есептен шығару (Құжат - Тауарды қоймадан есептен шығару) — нақты ақауға, бүлінуге, жоғалуға, жарамдылық мерзімінің аяқталуына немесе тауарды иесінің жеке қажеттілігі үшін алуына ғана арналған жеке түзету құжаты.

Әрбір есептен шығару қаржылық көрсеткіштерге тікелей әсер етеді:

• Қалдыққа әсері. Тауар есептен шығару құжатына қосылғаннан кейін бірден қоймадан алынады.

• Өзіндік құнға әсері. Есептен шығару әрдайым FIFO қағидаты бойынша сатып алу бағасымен жүргізіледі.

• Пайдаға әсері. Бұл ең маңыздысы. Есептен шығарылған тауардың сатып алу бағасы бойынша құны жалпы тауарлық пайдадан шегеріледі. Пайда формуласы: 

Пайда = Сату сомасы - Қайтару сомасы - Сатылған тауарлардың өзіндік құны + Қайтарылған тауарлардың өзіндік құны - Есептен шығару сомасы.

Мәселе есепте және есептерде қалай көрінеді

• «Айлық есеп теріс немесе айтарлықтай төмендетілген пайданы көрсетеді».

• «Штрихкодты кездейсоқ саны көрсетілетін өріске сканерлеп жібердік, енді миллион тауарды есептен шығаруға әрекет жасап жатырмыз».

Толық белгілері:

• Талдау - Кезең есебінде немесе Тауарларды есептен шығару есебінде дүкенде нақты болмаған өте үлкен есептен шығару сомалары көрсетіледі.

• Қоймадағы қалдықтар нақты жағдайға сәйкес келмейді, себебі тауарды «есептен шығарған», кейін оны тауып, қайтадан сатқан.

• Жеткізуші алдындағы қарыз ақаулы тауар оған қайтарылғанына қарамастан азаймаған, себебі «Ақаулы тауарды қайтару» орнына «Есептен шығару» рәсімделген.

Есептен шығару қандай жағдайларда дұрыс пайдаланылмайды

A. Тауарды кіріске алу кезіндегі қателерді түзету (ең жиі кездесетін жағдай)

Пайдаланушы кіріс жүкқұжатын жасау кезінде қателескен, мысалы, 10 дананың орнына 100 дана енгізген немесе бағаның орнына тауардың штрихкодын сканерлеп, миллиондаған сомаға партия жасаған. Жүкқұжатын ашып, мәнді түзетудің орнына пайдаланушы «артық» тауарларға есептен шығару актісін жасайды. Бұл бірден жалған шығын қалыптастырады.

B. Қайтару құжаттарын есептен шығарумен ауыстыру

Тауар немесе ақаулы тауар жеткізушіге қайтарылады, бірақ бағдарламада Тауарды жеткізушіге қайтару немесе Ақаулы тауарды қайтару орнына Тауарды есептен шығару рәсімделеді. Нәтижесінде тауар қоймадан шығады, бірақ өзара есеп айырысу балансы, яғни жеткізуші алдындағы қарыз өзгеріссіз қалады.

Әрекет алгоритмі: есептен шығарудың қате пайдаланылуын қалай тексеруге және түзетуге болады

1-қадам. Қате есептен шығару актілерін табыңыз

1. Қойма - Шығыс құжаттарының тізімі бөлімін ашыңыз.

2. «Түрі» сүзгісінен Есептен шығару тармағын таңдаңыз.

3. Мәселе туындаған кезеңдегі құжаттарды тексеріңіз.

2-қадам. Қате есептен шығару құжаттарын жойыңыз

1. Қате есептен шығару құжатын белгілеңіз.

2. Жою түймесін басыңыз. Тауар автоматты түрде қоймаға қайтарылады.

3-қадам. Мәселені дұрыс құжаттың көмегімен шешіңіз

• Егер кіріс құжатында қате болса: Қойма - Кіріс жүкқұжаттарының тізілімі бөліміне өтіп, жүкқұжатын өңдеу үшін ашыңыз және тауар санын дұрыс мәнге өзгертіңіз.

• Егер тауар жеткізушіге қайтарылса: Құжат - Тауарды жеткізушіге қайтару құжатын рәсімдеңіз.

• Егер қоймада тауарлардың шатасуы немесе теріс қалдықтар болса: Құжат - Түгендеу тізімдемесі құжатын жасаңыз. Нақты қалдықтарды енгізіп, тізімдемені жапқаннан кейін бағдарлама тауарды кіріске алу және есептен шығару бойынша дұрыс құжаттарды автоматты түрде жасайды.

4-қадам. Тауар шынымен жоғалған болса, дұрыс есептен шығару құжатын жасаңыз

1. Құжат - Тауарды қоймадан есептен шығару -> Жаңа есептен шығару бөліміне өтіңіз.

2. «Есептен шығару» өрісінен атауы «есептен шығару» болатын контрагентті таңдаңыз.

3. Жоғалған тауарды есептен шығару құжатына қосыңыз.

Есеп пен пайданың дұрыс қалпына келгенін қалай тексеруге болады

• Талдау - Кезең бөліміне өтіп, ағымдағы айды таңдаңыз және «Тауарлық пайда» көрсеткішін тексеріңіз. Ол нақты жағдайды көрсетуі және түзетілген қателер сомасына төмендетілмеуі тиіс.

• Қойма - Қойма жағдайы бөлімін тексеріңіз — тауар саны нақты қалдыққа сәйкес келуі керек.

• Төлем - Серіктестермен баланс бөліміне өтіп, қате есептен шығаруды дұрыс «Жеткізушіге қайтару» құжатымен ауыстырған болсаңыз, жеткізушілер алдындағы қарыздың азайғанына көз жеткізіңіз.

Болашақта тауарды қате есептен шығаруға қалай жол бермеуге болады

1. Теріс қалдықпен сатуға тыйым салыңыз. Қалдықтардағы шатасуды болдырмау үшін Баптаулар - Параметрлер - Есеп бөліміне өтіп, «Қоймада тауар жеткіліксіз болса не істеу керек» өрісінде Теріс қалдықпен сатуға тыйым салу параметрін таңдаңыз.

2. Сатушылардың құқықтарын шектеңіз. Баптаулар - Рөлдерді баптау бөліміне өтіп, сатушы рөлінен есептен шығару құжаттарын жасау құқығын алып тастаңыз. Тауарды есептен шығаруға тек иесі немесе аға әкімші/тауар маманы құқылы болуы керек.

3. Қызметкерлерге нұсқаулық өткізіңіз. Мына ережені түсіндіріңіз: "Егер құжатта қателессеңіз — сол құжатты өңдеңіз немесе жойыңыз. Есептен шығару тауар физикалық түрде қоқысқа жіберілгенде ғана жасалады".

4. Қоймадағы қалдықтарды тек түгендеу арқылы теңестіріңіз. Кез келген түсініксіз айырмашылықтар кезінде Түгендеу тізімдемесін пайдаланыңыз — бұл жүйелік есеп пен нақты қалдықтарды сәйкестендірудің жалғыз дұрыс тәсілі.

Тауарды есептен шығару туралы жиі қойылатын сұрақтар

Есептен шығару нақты тауардың жоғалу себебін анық білетін жағдайда жасалады: тауар бүлінді, сынды, жарамдылық мерзімі аяқталды немесе иесі оны жеке қажеттілігі үшін алды. Яғни бұл ақау немесе жоғалу анықталғаннан кейін жасалатын нақты түзету.

Түгендеу қоймадағы нақты қалдықтарды бағдарламадағы есеп деректерімен жүйелі түрде салыстыру үшін жүргізілуі керек. Егер түгендеу кезінде жетіспеушілік анықталса, бағдарлама тізімдеме жабылғаннан кейін жетіспейтін тауарға есептен шығару құжатын автоматты түрде жасайды.

Мұндай тауарды есептен шығару үшін Құжат - Тауарды қоймадан есептен шығару мәзіріне өтіп, Жаңа есептен шығару түймесін басыңыз. «Есептен шығару» өрісінен атауы «есептен шығару» болатын контрагентті таңдап, жоғалған тауарды штрихкод сканері арқылы қосыңыз немесе қойма жағдайынан қолмен таңдаңыз.

Тауар осы құжатқа қосылған сәттен бастап, ол есеп объектісінен бірден шығарылған болып саналады. Сонымен қатар, "Тауарды қоймадан есептен шығару" нысанында барлық тауарларды құжатқа қосқаннан кейін "Есептен шығарылған тауарлардың өзіндік құнын есептеу" түймесін басуға болады. Бұл есептен шығарылған тауарларға дұрыс сатып алу бағасын Torgsoft бағдарламасындағы өзіндік құнды автоматты есептеу аяқталғанша күтпей, есептен шығару құжатына бірден енгізуге мүмкіндік береді.

Иә, есептен шығару дүкеннің қаржылық нәтижелеріне тікелей әсер етеді. Есептен шығарылған тауардың сатып алу бағасы бойынша жалпы құны тауарлық пайдадан толығымен шегеріледі.

Бағдарлама тауарлық пайданы мына формула бойынша есептейді: сату сомасы минус қайтару сомасы, минус сатылған тауарлардың өзіндік құны, плюс қайтарылған тауарлардың өзіндік құны және минус сатып алу бағасы бойынша есептен шығару сомасы.

Torgsoft бағдарламасында есептен шығару актісіндегі күн, кезең және нөмір өрістері ағымдағы уақытпен автоматты түрде толтырылады, бірақ қажет болған жағдайда құжатты жасау кезінде бұл өрістердегі мәндерді қолмен өзгертуге болады. Сондай-ақ бұрын жасалған есептен шығару құжатының күнін Қойма - Шығыс құжаттарының тізімі арқылы тауып, Күн мен уақытты өзгерту түймесін пайдаланып өңдеуге болады.

Алайда тауарды жабылған кезеңдерде немесе айларда өткен күнмен есептен шығару ұсынылмайды, себебі бұл алдыңғы кезеңдердің қаржылық есептеріне әсер етуі мүмкін. Егер тауарды өткен күнмен есептен шығарған болсаңыз, Torgsoft бағдарламасында өзіндік құнды міндетті түрде қайта есептеңіз.

Барлық жасалған есептен шығару актілерін Қойма - Шығыс құжаттарының тізімі мәзірінен табуға болады. Қажетті кезеңді орнатып, "Түрі" сүзгісінен Есептен шығару тармағын таңдаңыз — бағдарлама барлық сәйкес құжаттарды және олардың құрамын терезенің төменгі бөлігінде көрсетеді.

Толығырақ талдау және басып шығару үшін Есеп - Тауарларды есептен шығару есебі мәзірін пайдаланыңыз. Онда есептен шығаруды тауар немесе өндірістік акт бойынша топтастырып, таңдалған кезеңдегі есептен шығарылған тауардың жалпы санын, сомасын және өзіндік құнын көруге болады.

Есептен шығару тауардың физикалық түрде жоғалғанын, бүлінгенін немесе айналымнан алынғанын білдіреді — оның өзіндік құны шығынға жатқызылып, дүкеннің тауарлық пайдасынан толығымен шегеріледі. Бұл ретте жеткізушілермен өзара есеп айырысу өзгермейді.

Ал Тауарды жеткізушіге қайтару арқылы рәсімделетін қайтару тауарды контрагентке физикалық түрде кері беруді білдіреді. Бұл жағдайда қайтарылған тауардың құны жеткізуші алдындағы қарызды азайтады және бизнестің шығыны болып саналмайды.

Есептен шығару құжаттарын жасау құқығы жүйедегі рөл баптаулары арқылы реттеледі. Әдепкі бойынша бұл функцияға толық қол жеткізу құқығы Иесінде немесе аға жүйелік әкімшіде болады.

Қызметкерлердің теріс пайдалануына және өз қателерін немесе ұрлықты жасыру әрекеттеріне жол бермеу үшін қарапайым сатушылар мен кассирлердің Баптаулар - Рөлдерді баптау мәзірінде есептен шығару актілерін жасау құқықтарын шектеу ұсынылады. Сенімді бақылау үшін сатушы ақау туралы хабарлауы керек, ал тауарды қоймадан тікелей есептен шығаруды материалдық жауапты тұлға, мысалы, тауар маманы немесе иесі жүргізуі тиіс.