Өнімдерді импорттау және қор нәтижелері: Excel, CSV және деректер жинау терминалдары

Деректерді жаппай жүктеу екі түрлі жағдайда қолданылады: жеткізушінің прайс-парағынан тауарларды кіріске алу немесе бастапқы қалдықтарды көшіру қажет болғанда және нақты санау нәтижелерін ашық түгендеу ведомосіне енгізу қажет болғанда. Кәсіпкерлер көбінесе еркін құрылымдағы Excel файлы неге түгендеу ведомосіне жүктелмейтінін, деректер жинау терминалы үшін CSV немесе TXT файлын қалай баптау керектігін, бүлінген штрихкодтар мен қате таңбалармен не істеу керектігін, тауарларды бірнеше құрылғымен санауға бола ма және номенклатураны импорттау кезінде қайталанатын тауарларды қалай болдырмауға болатынын сұрайды.

Қай импорт режимін таңдау керек

Түгендеу тауарды кіріске алуды алмастырмайды. Бастапқы қалдықтарды кіріс жүкқұжатымен рәсімдеу қажет. Оларды физикалық санау нәтижесі ретінде түгендеу ведомосіне жүктеу дұрыс емес: бұл тауарды есепке енгізу мен бұрыннан бар есептік қалдықтарды түзетуді араластырады.

Неліктен еркін құрылымдағы Excel файлын түгендеу ведомосіне жүктеуге болмайды

Деректер жинау терминалымен жұмыс режимінде бағандарды сәйкестендіру шебері жоқ. Torgsoft файлды деректер жинау терминалының профилінде алдын ала белгіленген ережелер бойынша оқиды:

• бағандардың реті мен саны;

• әр бағандағы деректер түрі;

• бөлгіш таңба;

• ондық бөлшек бөлгіші;

• тақырып жолының болуы;

• штрихкод пен санның форматы;

• нақты құрылғы немесе қолданба пайдаланатын файл атауы мен форматы.

Сондықтан .csv немесе .txt кеңейтімі файлды автоматты түрде импортқа жарамды етпейді. Мысалы, профиль «Тауар атауы; Штрихкод; Саны» бағандарын күтсе, «Штрихкод; Саны; Бағасы» ретімен берілген файл Excel-де дұрыс ашылса да, қате оқылады.

Қарапайым кестені қолмен дайындап, CSV немесе TXT ретінде тек оның құрылымы қолданыстағы деректер жинау терминалының профиліне толық сәйкес келген жағдайда ғана сақтауға болады. Жаппай жүктеу алдында файлды сынақ ведомосіндегі бірнеше тауарда тексеру қажет.

Деректер жинау терминалының профилі қалай бапталады

Профиль Баптаулар → Деректер жинау терминалы → Деректер жинау терминалы мәзірінде жасалады.

Онда мыналарды көрсету қажет:

1. Профиль атауы.

2. Баған бөлгіші.

3. Тауарлар базасы файлының атауы.

4. Тауарлар базасын құрылғыға экспорттауға арналған өрістердің реті.

5. Құрылғыдан нәтижелерді импорттауға арналған өрістердің реті.

6. Егер бірінші жолда тауар деректері болмаса, «Импорт файлында баған тақырыптары бар» параметрі.

Құжаттарды импорттау қойындысындағы өрістердің саны мен реті терминал нақты жіберетін деректерге сәйкес болуы керек. Егер файлда үш баған болып, профильде төрт баған сипатталса, деректер жылжып кетеді немесе мүлде жүктелмейді.

Профильді бір рет баптау жеткілікті. Одан кейін ол ашық ведомоста Деректер жинау терминалымен жұмыс → Баптаулар арқылы таңдалады.

Деректер жинау терминалы немесе смартфон арқылы түгендеу қалай жүргізіледі

1. Ведомость жасаңыз

Түгендеу ведомосін жасаңыз, қажетті тауарларды қосыңыз және оны ашыңыз. Сканерлеуді бастамас бұрын есеп орталығын, қойманы, тауарлар тізімін және сатуды бұғаттау режимін тексеріңіз.

2. Тауарлар базасын құрылғыға жіберіңіз

Ашық ведомоста Деректер жинау терминалымен жұмыс → Тауарлар базасын терминалға жүктеу әрекетін орындаңыз. Torgsoft таңдалған құрылғы профиліне сәйкес файл жасайды.

Бұл кезең терминал немесе қолданба ведомостағы тауарларға қандай штрихкодтар тиесілі екенін білуі үшін қажет. Егер бір тауарда бірнеше штрихкод болса, файлға олардың әрқайсысы үшін бөлек жолдар қосылуы мүмкін.

3. Физикалық санауды жүргізіңіз

Қызметкер штрихкодтарды сканерлейді және нақты санын көрсетеді. Құрылғыға байланысты санды:

• әр сканерлеуден кейін бір бірлікке арттыруға;

• штрихкодты бір рет сканерлегеннен кейін қолмен енгізуге;

• қойманың әртүрлі аймақтары үшін бөлек файлдармен қалыптастыруға болады.

4. Нәтижелер файлын жасаңыз

Санау аяқталғаннан кейін құрылғы немесе қолданба өз профилінде қарастырылған құрылымда CSV немесе TXT файлын жасайды. Файлды Torgsoft жұмыс істейтін компьютерге көшіру қажет.

5. Нәтижелерді ведомоске жүктеңіз

Қажетті ведомосты ашып, Деректер жинау терминалымен жұмыс → Терминалдан ақпарат алу әрекетін таңдаңыз. Файлды таңдағаннан кейін Torgsoft «Қолда бар саны» бағанын құрылғыдан алынған деректермен толтырады.

Ведомосты жаппас бұрын мыналарды тексеріңіз:

• барлық жолдар жүктелді ме;

• нөлдік немесе шамадан тыс үлкен сан жоқ па;

• барлық штрихкодтар танылды ма;

• саналмай қалған тауарлар жоқ па;

• файлдың қорытындысы құрылғыдағы қорытындыға сәйкес келе ме.

«Есеп және қойма» қолданбасы арқылы түгендеу

Бұл сценарий үшін өзекті нұсқаулықта CSV файлы пайдаланылады.

Torgsoft профилінде мыналар бапталады:

• «Есеп және қойма» атауы;

• ; бөлгіші;

• тауарлар базасының InventoryGoods.csv файлы;

• экспорт үшін: тауар атауы, штрихкод және саны;

• импорт үшін: тауар атауы, штрихкод және саны;

• «Импорт файлында баған тақырыптары бар» параметрі.

Қолданбада импорт және экспорт форматы ретінде CSV таңдау қажет. InventoryGoods.csv жүктелгеннен кейін ведомостағы тауарлар қолданбада пайда болады. Одан кейін қызметкер түгендеуді жасайды, сканерлеуді қосады және санды бір бірлікке арттыру режимін таңдайды.

Санау аяқталғаннан кейін қолданба түгендеу файлын жасайды. Оны компьютерге көшіріп, тиісті ведомоске Терминалдан ақпарат алу арқылы жүктейді.

«Есеп және қойма» арқылы түгендеу жөніндегі толық нұсқаулық

Бір түгендеуді бірнеше құрылғымен жүргізуге бола ма

Бірнеше қызметкер қойманың әртүрлі аймақтарын қатар санай алады, бірақ жұмыс бір тауарлар бақылаусыз бірнеше файлға түспейтіндей ұйымдастырылуы керек.

Қауіпсіз тәртіп:

1. Дүкенді немесе қойманы аймақтарға бөліңіз.

2. Әр аймақты жеке құрылғыға бекітіңіз.

3. Аймақтар арасында тауарлардың қайталануына жол бермеңіз немесе қайталанулардың қалай біріктірілетінін алдын ала анықтаңыз.

4. Әр құрылғының файлдарын бөлек атаулармен сақтаңыз.

5. Оларды ведомоске кезекпен жүктеңіз.

6. Әр импорттан кейін нақты санды және операциялар журналын тексеріңіз.

Үлкен түгендеу алдында бірдей штрихкоды бар екі шағын файлдың импортын тексеру қажет. Қайталануларды өңдеу нақты профиль мен форматтың баптауларына сәйкес болуы керек: жұмыс конфигурациясында тексерілмейінше автоматты түрде қосылады деп есептеуге болмайды.

Түгендеу нәтижелерін импорттау кезіндегі жиі кездесетін мәселелер

Файл жүктелмейді

Мыналарды тексеріңіз:

• деректер жинау терминалының дұрыс профилі таңдалған ба;

• бағандардың саны мен реті профиль баптауларына сәйкес келе ме;

• баған бөлгіші мен ондық бөлшек бөлгіші сәйкес келе ме;

• файл атауы немесе форматы өзгертілмеген бе;

• деректердің алдында бос қызметтік жолдар жоқ па;

• «Импорт файлында баған тақырыптары бар» параметрі дұрыс бапталған ба.

CSV файлын қажет болмаса Excel-де ашпаңыз және сақтамаңыз: Excel бөлгіштерді, сандардың форматын және штрихкодтарды өзгертуі мүмкін.

Атаулардың орнына қате таңбалар көрсетіледі

Себебі — файлды жасау және оқу кезінде кодтаудың сәйкес келмеуі. Файл бір кодтауда жасалып, сол кодтауда оқылуы керек. Нақты құрылғының талаптарын тексермей оны автоматты түрде ANSI немесе UTF-8 форматында қайта сақтамаңыз: әртүрлі деректер жинау терминалдары мен деректер алмасу бағдарламалары әртүрлі ережелерді қолдануы мүмкін.

Тексерудің практикалық тәртібі:

1. Файл көшірмесін кодтауды көрсететін редакторда ашыңыз.

2. Құрылғы файлды қандай кодтауда жасағанын тексеріңіз.

3. Оны деректер алмасу бағдарламасының немесе профильдің баптауларымен салыстырыңыз.

4. Өзгерістен кейін бірнеше тауарда тестті қайталаңыз.

Штрихкодтар үлкен сандарға айналды немесе бастапқы нөлдерін жоғалтты

Excel ұзын штрихкодты ғылыми форматта көрсетуі немесе басындағы нөлдерді алып тастауы мүмкін. Штрихкодтар мен артикулдарды сақтау қажет сандар ретінде емес, мәтін ретінде.

Егер файл әлдеқашан бүлінген болса, ұяшық пішімін жай ғана «Мәтін» деп өзгерту жоғалған цифрларды әрдайым қалпына келтірмейді. Бастапқы файлды қайта алу немесе мәндерді сенімді дереккөзден қалпына келтіру қажет.

Бірінші жол тауар ретінде қабылданады

Егер файлда баған атаулары болса, деректер жинау терминалының профилінде «Импорт файлында баған тақырыптары бар» параметрін қосыңыз. Torgsoft бірінші жолды елемей, тауар деректерін келесі жолдан бастап оқиды.

Егер тақырып жолы болмаса, параметрді өшіру керек, әйтпесе бірінші тауар жүктелмейді.

Тауар штрихкод бойынша табылмады

Мыналарды тексеріңіз:

• бұл штрихкод тауар карточкасында бар ма;

• оны Excel өзгерткен жоқ па;

• тауар ағымдағы ведомоске кіре ме;

• оның штрихкоды деректер жинау терминалына жүктелген файлға кірді ме;

• мәнде бос орындар немесе қызметтік таңбалар жоқ па.

Түгендеу кезінде белгісіз штрихкод толық тауар карточкасын автоматты түрде жасау үшін пайдаланылмауы керек. Алдымен бұл қате, ескі немесе қосымша штрихкоды бар тауар ма, әлде анықтамалықта шынымен позиция жоқ па, соны анықтаңыз.

Нәтижелердің бір бөлігі ғана жүктелді

Алдымен соңғы сәтті жүктелген жолды тексеріңіз. Ең жиі кездесетін себептер:

• файл ішіндегі бүлінген немесе бос жол;

• деректердің қате түрі;

• кейбір жолдарда басқа бөлгіш;

• бағандар санының сәйкес келмеуі;

• штрихкодтың ғылыми форматта болуы;

• сан бағанындағы мәтіндік мән;

• тауар ведомоста жоқ.

Импорт баптауларын бірден қалпына келтірмеңіз. Алдымен ағымдағы профильді сақтап, файлды тексеріңіз. Егер профиль бүлінген немесе құрылғы форматына сәйкес келмесе, жаңа профиль жасап, оны деректер көшірмесінде тексеріңіз.

Тауарлары бар еркін құрылымдағы Excel файлын қалай импорттауға болады

Жеткізушінің прайс-парағын, электрондық жүкқұжатты, бастапқы қалдықтарды немесе басқа бағдарламадан номенклатураны жүктеу қажет болса, Құжат → Тауардың кірісі → Импорт режимін пайдаланыңыз.

Бұл режимде Excel бағандарын Torgsoft өрістерімен сәйкестендіруге болатын шебер бар. Ол .xls және .xlsx файлдарына арналған, ал файл құрылымы әр жеткізушіде әртүрлі болуы мүмкін.

Excel файлын қалай дайындау керек

• бір жолда бір тауар болуы керек;

• әр параметрді жеке бағанға орналастырыңыз;

• біріктірілген ұяшықтарды пайдаланбаңыз;

• аралық қорытындыларды, түсіндірмелерді және бос қызметтік жолдарды алып тастаңыз;

• штрихкодтар мен артикулдарға мәтіндік формат беріңіз;

• сан мен бағаларды сандық форматта қалдырыңыз;

• қандай ондық бөлшек бөлгіші қолданылғанын тексеріңіз;

• бағандарға түсінікті және бірегей атаулар беріңіз.

Файлға тауар атауын, штрихкодты, артикулды, сипаттаманы, тауар түрін, өндірушіні, материалды, түсті, өлшемді, маусымды, санын, сатып алу бағасын, бөлшек және көтерме бағаларды, жеңілдікті және фотосуреттер туралы деректерді қосуға болады.

Бағандарды қалай сәйкестендіруге болады

Файлды, парақты немесе диапазонды таңдағаннан кейін «Тауар» қойындысына өтіп, әр Torgsoft өрісінің жанында Excel-дегі тиісті бағанды таңдаңыз.

Мысалы:

Егер белгілі бір параметр файлда болмаса, өрісті бос қалдырып, кейін толтыруға болады. Егер бүкіл файл бір тауар түріне немесе бір өндірушіге тиесілі болса, тиісті ата-аналық түйінді барлық позицияларға тағайындауға болады.

Torgsoft қолданыстағы тауарды қалай табады

Импорт баптауларында іздеу параметрлері көрсетіледі. Олар атау, штрихкод немесе бірнеше өрістің жиынтығы болуы мүмкін. Іздеу реті маңызды: бағдарлама қолданыстағы карточканы жаңарта ма, әлде жаңасын жасай ма, соған байланысты.

Қайталанатын тауарлардың пайда болуына жол бермеу үшін:

• тұрақты идентификаторды — ең алдымен дұрыс штрихкодты немесе артикулды пайдаланыңыз;

• «Футболка» сияқты жалпы атау бойынша ғана іздемеңіз;

• анықтамалықта ескі немесе қосымша штрихкодтардың бар-жоғын тексеріңіз;

• қайта импорттау алдында іздеу параметрлерін қажет болмаса өзгертпеңіз;

• алдымен бірнеше бақылау жолын импорттаңыз.

«Тауар параметрлерін жаңарту» параметрін жеткізушінің деректері бұрыннан бар тауар карточкаларын өзгертуі қажет болған жағдайда ғана пайдаланыңыз. Әйтпесе файл атауларды немесе басқа сипаттамаларды қажетсіз қайта жазуы мүмкін.

Тауар атаулары қалай қалыптасады

Атау Баптаулар → Параметрлер → Тауар → Атауы бөлімінде берілген алгоритм бойынша қалыптасуы мүмкін. Оған тауар түрі, өндіруші, сауда маркасы, сипаттама, түс, материал, өлшем, маусым немесе артикул кіруі мүмкін.

Сондықтан файл бағандарын тек «Тауар атауы» өрісімен ғана емес, жеке сипаттамалармен де сәйкестендіру қажет. Бұл импорттан кейін дұрыс сүзгілерді, іздеуді және атаулардың тұрақты қалыптасуын қамтамасыз етеді.

Бағалар қалай есептеледі

Егер файлда сатып алу бағасы бар, бірақ бөлшек баға жоқ болса, импорт баптауларында үстеме пайызын көрсетуге болады. Torgsoft сату бағасын автоматты түрде есептейді.

Үстемені қалыптастыру әдісі бағдарлама пайызды қайдан алатынын анықтайды:

• ағымдағы импорт баптауларынан;

• қолданыстағы тауар карточкасынан;

• тауар түрінен;

• алдыңғы дереккөздерде мән болмаса, импорт баптауларынан.

Соңғы бағаларға құжат валютасы, бағам, ҚҚС, жеңілдіктер және кіріс жүкқұжатының қосымша шығындары да әсер етеді. Тауарды кіріске алмас бұрын файлдағы баға бағанын ғана емес, құжаттың өз параметрлерін де тексеру қажет.

Егер файлда штрихкод болмаса, «Штрихкодтар жоқ болса, өз штрихкодтарын жасау» параметрін қосуға болады. Torgsoft жаңа позиция үшін штрихкод жасайды.

Фотосуреттерді қалай импорттауға болады

Torgsoft тауар фотосуреттерін жаппай импорттауды қолдайды. Файлда:

• суретті тікелей Excel ұяшығына енгізуге;

• файлға HTTPS сілтемесін көрсетуге;

• дискідегі суретке жергілікті жолды көрсетуге болады.

Бір ұяшықта бірнеше сілтемені немесе жолды көрсетуге болады, олардың әрқайсысын жаңа жолдан орналастырыңыз. Импорт алдында сілтемелердің қолжетімді екенін, жергілікті жолдардың дұрыс екенін және суреттердің жылжытылмағанын тексеру қажет.

Деректер жинау терминалымен жұмыс кезінде жаңа тауар

Әрекет файл жүктелетін құжатқа байланысты.

Кіріс жүкқұжатында

Деректер жинау терминалынан импорт тауарды штрихкод бойынша іздейді. Егер штрихкод табылмаса, Torgsoft файлдағы санымен бірге «Жаңа тауар штрих-код» жұмыс атауы бар позицияны жасай алады. Одан кейін карточканы ашып, атауын, тауар түрін, өндірушіні, сатып алу және бөлшек бағаларын, сондай-ақ басқа міндетті параметрлерді толтыру қажет.

Мұндай тауарды тексерусіз кіріске алуға болмайды: белгісіз штрихкод коды енгізілмеген немесе қате сақталған бұрыннан бар позицияға тиесілі болуы мүмкін.

Түгендеу ведомосінде

Түгендеудің міндеті — нақты санды есептегі санмен салыстыру, номенклатура жасау емес. Егер санау кезінде белгісіз штрихкод анықталса, алдымен тауарды сәйкестендіріп, оның карточкасын түзету немесе тиісті кірісті рәсімдеу қажет. Осыдан кейін тауарды ведомоске дұрыс енгізуге болады.

Сандар мен әріптерден тұратын артикулдар

Excel және оның драйвері баған түрін алғашқы жолдарға қарап анықтауы мүмкін. Егер артикулдардың бір бөлігі тек сандардан тұрса, ал бір бөлігі әріптерді қамтыса, кейбір мәндер импортталмауы мүмкін.

Мұны болдырмау үшін:

1. Импорт алдында бүкіл бағанға мәтіндік формат беріңіз.

2. 440 және 78549-АР сияқты мәндердің мәтін ретінде сақталғанын тексеріңіз.

3. Егер драйвер бағанды әлі де қате оқыса, файл көшірмесін TXT форматында сақтап, оны Excel-де импорт шебері арқылы қайта ашыңыз және проблемалық баған үшін «Мәтін» түрін таңдаңыз.

Бастапқы деректерді жоғалтпау үшін файл көшірмесімен жұмыс істеңіз.

Excel импортынан кейінгі бақылау

Жүктегеннен кейін құжатты тексерусіз толық рәсімдемеңіз. Алдымен мыналарды бақылаңыз:

• импортталған және өткізіп жіберілген жолдар санын;

• бағдарлама жаңа деп анықтаған тауарларды;

• штрихкод, артикул және атау бойынша қайталануларды;

• түрі, өндірушісі немесе маусымы көрсетілмеген тауарларды;

• сатып алу, бөлшек және көтерме бағаларды;

• валютаны, бағамды, ҚҚС-ты, жеңілдікті және жүкқұжат шығындарын;

• штрихкодтардағы бастапқы нөлдерді;

• фотосуреттер мен сипаттамаларды;

• құжаттың қорытынды саны мен сомасын.

Сәтті импорттан кейін Torgsoft кіріс жүкқұжатын жасайды. Одан кейін тауарды кіріске алу қажет. Бастапқы қалдықтар үшін түгендеу ведомосін емес, тиісті кіріс құжатын пайдаланыңыз.

Қысқаша диагностика: алдымен нені тексеру керек

Жаппай операция алдында не істеу керек

1. Дерекқордың резервтік көшірмесін жасаңыз.

2. Жеткізуші файлының немесе деректер жинау терминалы нәтижелерінің өзгертілмеген түпнұсқасын сақтаңыз.

3. Импортты 5–10 позицияда тексеріңіз.

4. Құжатты жазбас бұрын санын, бағаларын және штрихкодтарын салыстырыңыз.

5. Тек тексеруден кейін бүкіл файлды жүктеңіз.

6. Аяқталғаннан кейін сол форматтағы келесі құжаттар үшін жұмыс істейтін импорт профилін сақтаңыз.

Қатысты нұсқаулықтар

• Excel-ден тауарларды импорттау: файлды дайындау, бағандарды сәйкестендіру және тексеру

• Деректер жинау терминалынан импортты баптау

• «Есеп және қойма» қолданбасы арқылы түгендеу

• Деректер жинау терминалынан тауардың кірісі

• Мобильді түгендеу және деректер жинау терминалы мәселелерінің диагностикасы