Evidența a 50 000 de poziții în magazinele de papetărie
Un studiu de caz despre un business de retail cu papetărie, literatură educațională pentru copii, jucării și componente pentru PC. Proprietarul a automatizat devreme evidența mărfurilor, a construit lucrul pe baza codurilor de bare și a trecut la completarea sortimentului după stocurile reale. Studiul de caz este creat pe baza experienței reale de utilizare îndelungată a Torgsoft. Am păstrat logica deciziilor de business fără a dezvălui informații despre client.
De unde a început totul
La momentul interviului din 2014, businessul funcționa deja de 4–5 ani, iar Torgsoft era folosit de 3–4 ani. Prin urmare, automatizarea a fost implementată într-o etapă timpurie, când sortimentul creștea deja, dar regulile bazei de mărfuri puteau fi încă formate consecvent.
Magazinele erau orientate spre segmentul mediu de preț și trei audiențe principale: studenți, părinți tineri și angajați de birou. Actualizarea constantă a sortimentului a devenit o modalitate de a păstra cumpărătorii, iar comanda la timp pe baza stocurilor menținea disponibilitatea pozițiilor necesare.
Cum s-a dezvoltat sistemul de evidență
Trecere timpurie la automatizare
Potrivit proprietarului, Torgsoft a început să fie folosit la aproximativ un an după pornirea businessului. Motivul a fost sortimentul, care ulterior a ajuns la aproximativ 50 000 de denumiri.
Completare după stocuri
Proprietarul folosea datele despre disponibilitatea mărfii pentru comenzi la timp, ținea documentele în program și actualiza regulat sortimentul pentru diferite grupuri de cumpărători.
Trei locuri de lucru și întreținerea unei baze mari
Configurația a fost fixată la trei locuri de lucru Torgsoft Ultra. A fost conectată suplimentar opțiunea «Ștergerea statisticilor perioadelor închise».
Focus pe mărfurile cu stoc zero
Proprietarul a descris nevoia de a vedea în «Stoc pe tipuri de marfă» întregul sortiment, inclusiv pozițiile fără stoc. Pentru o bază cu zeci de mii de denumiri, acest lucru este critic la pregătirea comenzii.
Rețea locală, tipărire și gestionarea prețurilor
A fost configurată funcționarea a trei locuri de lucru în rețeaua locală, imprimanta de bonuri și șablonul bonului. Echipa a lucrat cu adaosul în fișa tipului de marfă, selecția pe mai multe rânduri și exportul datelor în Excel.
Fiscalizare prin RRO software
La locul de lucru a fost conectat RRO software. Separat au fost configurate bonurile, reducerile, rotunjirea, încasarea, prețurile în recepție și soldul contului curent.
Mutarea sistemului de lucru pe laptop
Programul a fost mutat pe laptop, au fost conectate baza, RRO software, imprimanta de bonuri HPRT PPTII-A, imprimanta de etichete Zebra LP2824 și imprimanta de birou HP M1120. Au fost configurate driverele, șabloanele și tipărirea de test.
Ce a dus la succes: șapte decizii ale proprietarului
Automatizare înainte de pierderea controlului
Evidența a fost introdusă într-o etapă timpurie. Până când sortimentul a crescut la zeci de mii de poziții, regulile de bază funcționau deja.
Combinarea categoriilor conexe și a diferitelor audiențe
Segmentul mediu de preț a fost completat cu literatură educațională, jucării, accesorii pentru computere și servicii. Cumpărătorii au devenit studenții, părinții tineri și angajații de birou.
Gestionarea fiecărei poziții de marfă
Codul de bare a devenit principalul identificator al mărfii. Acest lucru este deosebit de important pentru pixuri, caiete, hârtie și dosare, unde denumirile sunt similare, iar culoarea, formatul sau producătorul schimbă SKU-ul.
Comenzi după stocuri și mișcare
Proprietarul folosea stocurile pentru completare la timp. Mai târziu, în scenariile de lucru au apărut filtre pentru cantitate zero, negativă și minimă.
Fixarea prețului prin document
Pentru modificarea prețului de vânzare cu amănuntul se folosea actul de reevaluare, iar adaosul era definit în fișa tipului de marfă. Astfel se păstrează motivul și data modificării.
Închiderea ciclurilor operaționale
Recepția, rezerva, inventarierea, vânzarea și returul influențează același stoc. Fiecare situație trebuie finalizată înainte de trecerea la următoarea acțiune de depozit.
Întreținerea întregului scenariu de lucru
La mutarea pe laptop au fost restaurate baza, utilizatorii, RRO software, driverele, imprimantele și șabloanele de tipărire. Configurarea separată a fiecărui element s-a încheiat cu verificarea operațiunii.
Formula succesului pentru un magazin de papetărie
De la sortiment la achiziție repetată
Un sortiment larg funcționează cu condiția ca fiecare SKU să aibă un loc definit în arborele mărfurilor, un identificator univoc și un stoc fiabil. Disciplina este susținută de reevaluarea prin document, inventarieri finalizate, evidența rezervei și întreținerea regulată a bazei.
Verificați evidența pe propriul sortiment
În versiunea demo puteți crea arborele mărfurilor de papetărie, adăuga coduri de bare, face recepție, vânzare și forma lista de produse pentru comandă.
Șase procese care mențin sortimentul gestionabil
Structura mărfurilor
Arborele tipurilor separă hârtia, instrumentele de scris, produsele de birou, creativitatea, literatura educațională, jucăriile și grupurile conexe. Caracteristicile precizează formatul, culoarea, producătorul și ambalajul.
Recepție și etichetare
Codul de bare al producătorului se păstrează în fișă. Pentru marfa fără cod adecvat, programul poate genera propriul EAN-13, iar eticheta se tipărește imediat după recepție.
Stocuri și achiziție
Filtrele arată pozițiile disponibile, zero, negative și cu rulaj. Coloanele «Trebuie comandat» și «Comanda mea» transformă analiza stocurilor într-un document către furnizor.
Vânzare și retur
Scanarea reduce căutarea manuală printre mărfuri similare. Vânzarea, plata, returul și tipărirea documentului sunt fixate într-un scenariu legat.
Fiscalizare
RRO software transmite bonurile fiscale și susține lucrul cu cheia, schimbul, plata și returul. Șablonul bonului se configurează pentru imprimanta reală.
Inventariere și documente
Inventarierea se poate face pe grupuri de mărfuri cu scanerul, manual sau cu terminal de colectare a datelor. Rezultatul se formalizează prin documente de mișcare a stocurilor.
Suportul ca parte a metodologiei
Evidență transparentă a lucrărilor
După solicitări, proprietarul primea un raport cu lista acțiunilor efectuate și timpul consumat. Acest lucru permite separarea consultațiilor de configurările tehnice.
Scenariu complet de lucru
La mutarea programului, specialistul a verificat baza, utilizatorii, RRO software, trei imprimante, driverele și șabloanele. Criteriul final a fost tipărirea de probă.
Scenariul a devenit funcție
Nevoia de a vedea stocurile zero a fost formulată de client încă în 2016. În versiunea 2022.0.34, formularul «Stoc pe tipuri de marfă» a primit filtrele «Toată marfa», «Doar cu cantitate zero» și moduri separate pentru stocuri negative.
Reglarea fină a evidenței papetăriei
În formularul «Stoc pe tipuri de marfă» folosiți modurile «Toată marfa», «Doar cu cantitate zero», «Doar cu cantitate negativă» și «Doar cu cantitate zero și negativă». Poziția necesară poate fi adăugată imediat în comanda către furnizor.
Păstrați o singură fișă de marfă pentru același SKU, iar furnizorul, prețul de achiziție și numărul facturii lui fixați-le în documentele de livrare. La comandă vă puteți orienta după ultima livrare sau după prețul minim pentru perioada aleasă.
Codul producătorului este recomandat să fie păstrat ca principal. Pentru marfa fără cod sau cu format diferit de EAN-13, Torgsoft poate genera propriul EAN-13. Regula de păstrare completă a codului se definește înainte de completarea masivă a bazei.
Pentru set, pachet sau cutie, setați un scenariu de marfă separat cu completare și decompletare. Codul de bare al ambalajului și codul de bare al unității trebuie să determine fără ambiguitate ce cantitate scade vânzarea.
Formați un act de reevaluare pentru mărfurile sau grupurile selectate. După aplicarea documentului, noul preț acționează în vânzare, iar protocolul de reevaluare păstrează lista modificărilor după dată și centru de evidență.
Definiți din timp metoda de rezervare. Marfa aflată într-un depozit separat de păstrare temporară nu intră în stocul depozitului principal, iar marfa rezervată nominal rămâne în rulajul lui. Limitele situației de inventariere trebuie să corespundă acestei reguli.
Selectați pozițiile zero, negative, cu rulaj sau cele care se termină. Verificați «Trebuie comandat», transferați cantitatea necesară în «Comanda mea», alegeți furnizorul și salvați documentul. Pentru mai mulți furnizori, comenzile pot fi exportate în fișiere separate.
Automatizarea magazinelor de papetărie: arhitectura evidenței
Baza: Torgsoft Ultra
Trei locuri de lucru pentru baza de mărfuri, operațiuni de casă, documente, achiziții și analiză.
Coduri de bare și etichete
EAN-13 de producător și proprii, șabloane de etichete de preț, tipărire pe Zebra LP2824.
Fiscalizare
Opțiune pentru bonuri electronice, schimburi, retururi și lucru cu semnătura electronică calificată.
RRO software | Licență pentru 1 anÎntreținerea bazei
Curățarea documentelor vechi din perioadele închise cu păstrarea decontărilor reciproce actuale.
Ștergerea statisticilor perioadelor închiseEchipamente de casă
Scaner, HPRT PPTII-A, Zebra LP2824, HP M1120 și terminal de plată.
Completare pentru rețea
Dacă norma stocului diferă pe puncte, minimul și maximul se setează separat pentru fiecare depozit.
Stocuri minime și maxime pe depoziteCondiții de lucru stabil
Computer cu baza, rețea locală, semnătură electronică calificată valabilă pentru RRO software, drivere actuale și copii de rezervă verificate.
Cui i se potrivește un astfel de program de evidență pentru magazin de papetărie
Sortiment mare și eterogen
Papetărie, articole de birou, literatură educațională, produse pentru creativitate, jucării, accesorii pentru computere și servicii într-o singură structură de mărfuri.
Poziții similare cu parametri diferiți
Denumirile identice diferă prin culoare, format, producător, cantitate în ambalaj, cod de bare sau preț de achiziție.
Mai mulți furnizori
Trebuie comparate ultima livrare, prețul minim, disponibilitatea actuală și formate documente de comandă separate.
Mai multe locuri de lucru
Casa, responsabilul de mărfuri și proprietarul lucrează cu mărfuri, stocuri, prețuri, documente și operațiuni fiscale coordonate.
Configurați evidența papetăriei pe un sortiment real
Versiunea demo permite verificarea structurii mărfurilor, codurilor de bare, recepției, vânzării, inventarierii și formării comenzii către furnizor.
Reveniți la pasul anterior