Automatizarea unei rețele de magazine de cosmetice profesionale: nouă ani de dezvoltare a evidenței
La sfârșitul anului 2016, o afacere de vânzare a cosmeticelor și echipamentelor profesionale se pregătea să treacă la un nou sistem de evidență. Proprietarii aveau nevoie de mai multe locuri de lucru, transferul nomenclatorului și al contrapărților, prețuri cu amănuntul și en-gros, distribuirea drepturilor și sincronizare cu propriul magazin online. În 2017 au fost lansate cinci locuri de lucru Torgsoft-Terminal. Ulterior, configurația a crescut la 13 locuri de lucru și 13 opțiuni conectate. Din 2022, baza de evidență funcționează pe un server Torgsoft închiriat.
Studiul de caz a fost creat pe baza experienței reale de utilizare îndelungată a Torgsoft. Am păstrat logica deciziilor de afaceri, fără a dezvălui informații despre client.
De unde a început totul
Înainte de cumpărare, proprietarii au verificat nu doar vânzarea la casă. În cadrul întâlnirilor au analizat importul produselor din Excel, inventarierea, decontările cu partenerii, vânzarea pe bază de factură, prețurile cu amănuntul și en-gros, promoțiile, programele de loialitate și drepturile de acces. Dezvoltatorul magazinului online a fost implicat în discuția despre magazinul online, a fost creat un fișier de test cu produse și a fost agreată structura datelor pentru sincronizare.
Pentru cosmeticele profesionale, structura nomenclatorului are o importanță deosebită. O singură serie poate conține zeci de nuanțe, volume și ambalaje, iar alături de cosmetice se vând pile, pensule, freze, materiale de unică folosință și echipamente profesionale. În timpul transferului, codul și articolul producătorului au fost păstrate separat, au fost încărcate prețurile de achiziție, cu amănuntul și en-gros și au fost verificate soldurile inițiale pe centre de evidență.
Cronologia implementării
Pregătirea tranziției și a structurii datelor
În cadrul mai multor întâlniri de lucru, proprietarii au verificat importul produselor din Excel, inventarierea, decontările, vânzarea pe bază de factură, loialitatea, promoțiile, drepturile de acces și sincronizarea cu magazinul online. Componența datelor pentru transferul produselor și al contrapărților a fost agreată separat.
Cinci locuri de lucru, apoi șapte
Lansarea a început cu cinci locuri de lucru Torgsoft-Terminal. Au fost conectate Sincronizarea cu magazinul online, Salariul și motivarea personalului și Aplicația mobilă Torgsoft. Nomenclatorul și soldurile au fost încărcate din XLS pe centre de evidență, prețurile cu amănuntul și en-gros au fost transferate separat, au fost configurate rolurile, casele și tipărirea bonurilor, etichetelor și ecusoanelor. În mai, configurația a fost extinsă la șapte locuri de lucru.
Unsprezece locuri și lucru la distanță
În februarie, numărul locurilor de lucru a crescut la unsprezece. În august au fost conectate Torgsoft-Hybrid: vânzări fără internet pentru un server la distanță și Arhivă cloud de date | Licență pentru 1 an. În paralel, rețeaua a continuat să configureze roluri, tipărire, promoții și scenarii de inventariere.
Treisprezece locuri, certificate și extrase bancare
În iulie au fost conectate Certificatele cadou. În august au fost adăugate Extrasele bancare | Licență pentru 1 an, iar configurația a fost extinsă la treisprezece locuri de lucru. La sfârșitul anului, aplicația mobilă a fost trecută la versiunea universală.
Stocuri și reguli de loialitate
Într-o singură etapă au fost conectate Calculul automat al stocurilor din depozit, Soldurile minime și maxime pe depozite, Bonusurile cu termen limitat de valabilitate și Verificarea cardului de reducere prin SMS | Licență pentru 1 an.
PRRO software și server închiriat
La începutul anului a fost conectat PRRO software | Licență pentru 1 an. În octombrie, programul și baza au fost transferate pe un server Torgsoft închiriat, iar utilizatorii și conexiunile locurilor de lucru au fost restabilite. Configurația Torgsoft-Terminal a fost reemisă pentru treisprezece locuri de lucru.
Livrarea comenzilor online
În configurație a fost adăugată Integrarea cu Nova Poshta | Licență pentru 1 an. Aceasta a completat legătura dintre magazinul online și baza de evidență cu crearea, tipărirea și urmărirea TTN.
Configurarea regulilor în interiorul arhitecturii finalizate
Solicitările curente se referă la aspectul formei de stare a stocului, componența câmpurilor din șablonul bonului PRRO software și regulile reducerii cumulative. Închirierea serverului continuă, iar sistemul este susținut în regim de lucru.
Ce a dus la succes: șase decizii ale proprietarului
Șase decizii manageriale se repetă în această istorie an de an: proprietarii mai întâi descriau un proces concret, îl verificau pe propriile date și abia apoi extindeau configurația.
Tranziția a început cu structura datelor
Înainte de lansare au stabilit ce câmpuri sunt necesare pentru produse, prețuri, solduri și contrapărți. Pentru nomenclator au păstrat codul și articolul producătorului, iar soldurile au fost verificate după import pentru fiecare centru de evidență.
Magazinul online a fost inclus în proiect înainte de lansare
Proprietarii au invitat dezvoltatorul site-ului la o întâlnire separată, au verificat arborele tipurilor de produse, componența datelor pentru export și funcționarea comenzii unui client la distanță.
Locurile de lucru au fost adăugate după necesitatea reală
Cinci locuri în ianuarie 2017, șapte în mai, unsprezece în 2018, treisprezece în 2019. Fiecare extindere corespundea utilizatorilor noi și scenariilor de lucru noi.
Rolurile și accesurile au fost separate de la început
Pentru vânzători, gestionari de produse, contabil și alți utilizatori a fost separat accesul la forme, case și operațiuni. Ulterior, drepturile au fost precizate împreună cu schimbările proceselor.
Opțiunile au fost conectate pentru operațiuni concrete
La început erau necesare site-ul, salariul și accesul mobil. Mai târziu au fost adăugate vânzarea la distanță, copiile de rezervă, certificatele, regulile de stoc, PRRO și livrarea. Cerințele privind scenariile de lucru au fost transmise suportului și dezvoltării ca solicitări separate.
Lucrul la distanță și rezervarea au fost organizate separat
Pentru lucrul printr-un server la distanță au fost adăugate Torgsoft-Hybrid și arhiva cloud, iar ulterior baza a fost transferată pe un server Torgsoft închiriat.
Verificați scenariile proprii în versiunea demo
În versiunea demo puteți crea propria structură de produse, introduce câteva serii și nuanțe, efectua recepția, vânzarea și inventarierea, verifica prețurile, drepturile utilizatorilor și lucrul cu site-ul.
Procesele de afaceri ale unui magazin de cosmetice profesionale
Palete, volume și articole
Gestionarul de produse împarte sortimentul după tipuri, producători, articole și caracteristici. Pentru serii cu multe variante se poate folosi regula de formare a modelului de produs: nuanțe sau volume diferite sunt unite printr-un ID comun al modelului, iar poziția concretă își păstrează propriul cod de bare și propriile caracteristici.
Recepție, etichete, retururi și inventariere
Gestionarul de produse procesează recepția sau importă factura din Excel, tipărește etichete pentru pozițiile fără marcaj de fabrică comod și mută produsele între puncte. Angajații efectuează inventarierea manual, cu scanerul sau cu terminalul de colectare a datelor. Returul cumpărătorului și returul către furnizor sunt procesate prin documente separate, ținând cont de drepturile utilizatorului.
Achiziții, furnizori și stocuri
Managerul vede soldurile pe centre de evidență, vânzările și mișcarea produselor. Calculul automat al stocurilor din depozit ajută la determinarea normelor recomandate, iar Soldurile minime și maxime pe depozite stabilesc limite separat pentru puncte diferite. Gestionarul de produse folosește aceste date la formarea comenzii către furnizor, iar contabilul verifică decontările după facturi.
Retail, en-gros și vânzare pe bază de factură
În acest caz, în evidență au fost folosite prețuri cu amănuntul și en-gros, regimul «Comerț cu emiterea facturii», decontările cu partenerii și lucrul cu clienți VIP. Un astfel de scenariu este potrivit pentru un magazin care vinde produse unitare cumpărătorilor retail și livrează materiale specialiștilor sau saloanelor în loturi mai mari.
Site, rezervare și livrare
Sincronizarea cu magazinul online a fost inclusă în configurație încă înainte de lansare. Comanda de pe site trece în scenariul de lucru al managerului, produsul poate fi rezervat pentru client, poate fi emisă factura și procesată livrarea. După conectarea Nova Poshta, TTN este creată și urmărită în Torgsoft.
Reduceri, roluri și motivarea vânzătorilor
Administratorul separă accesul la case, prețuri, documente și forme. Managerul poate verifica utilizarea reducerilor, acțiunile utilizatorilor și modificările documentelor. Opțiunea Salariul și motivarea personalului susține reguli separate de calcul, inclusiv bonusuri pentru vânzarea anumitor tipuri de produse.
Suportul ca parte a metodologiei
Evidență transparentă a serviciilor
După solicitări, clientul primește un raport cu lista acțiunilor efectuate și timpul consumat. Acest lucru permite vizualizarea separată a consultațiilor, configurărilor, transferurilor și lucrărilor tehnice.
Suport pentru scenariile de lucru
Specialiștii au ajutat cu transferul bazei, soldurile inițiale, rolurile, imprimantele, salariul, sincronizarea, inventarierea, PRRO și transferul pe server.
Scenariile trec în actualizări generale
Unul dintre scenariile de lucru cu fișa de inventariere a fost îmbunătățit în versiunea 2018.2.0. După lansare, schimbarea a devenit disponibilă în actualizarea generală a programului.
Configurarea fină a evidenței pentru un magazin de cosmetice profesionale
Structura începe cu tipul de produs, producătorul, articolul și caracteristicile. Dacă seria are multe variante, în Torgsoft se poate configura regula de formare a modelului de produs. Produsele aceluiași model primesc un ID comun al modelului, iar nuanța, culoarea, volumul sau o altă caracteristică rămân semne ale variantei concrete. Acest lucru este deosebit de util pentru catalogul magazinului online.
În Torgsoft se pot gestiona prețuri cu amănuntul și en-gros și se poate lucra prin «Comerț cu emiterea facturii». Managerul formează factura pentru un client concret, controlează plata și expedierea, iar în balanța cu partenerii se văd decontările. Pentru cumpărătorii profesioniști permanenți pot fi folosiți clienți VIP și reguli individuale de reducere.
Pentru seturile gata pregătite, funcționalitatea de bază include «Completare» și «Șablon de set». Magazinul poate crea o componență tipică a setului, de exemplu lampă, bază, top și câteva materiale, iar apoi poate forma setul din produsele aflate în stoc. Dacă magazinul ține evidența echipamentelor cu numere de serie individuale, configurația poate fi completată cu opțiunea Evidența produselor în garanție după numere de serie.
Torgsoft formează o fișă de inventariere în care angajatul introduce cantitatea reală. Numărarea se poate face manual, cu scanerul sau cu terminalul de colectare a datelor, inclusiv cu dispozitive Android. Managerul compară cantitatea reală cu cea din evidență și verifică mișcarea produsului înainte de ajustarea soldurilor.
Sincronizarea cu magazinul online transmite date între baza de evidență și site conform scenariului configurat. Managerul lucrează cu comanda în Torgsoft, poate rezerva produsul, emite factura și procesa expedierea. Integrarea cu Nova Poshta | Licență pentru 1 an adaugă crearea, tipărirea și urmărirea TTN.
Administratorul configurează rolurile și deschide fiecărui angajat formele și operațiunile necesare. Accesul la case, documente și acțiuni separate poate fi limitat după rol. «Protocolul acțiunilor utilizatorilor» arată evenimentele înregistrate, iar «Jurnalul modificării documentelor», după activarea parametrului corespunzător, înregistrează modificările recepțiilor, realizărilor, retururilor și documentelor financiare.
Dacă recomandările specialiștilor sunt un canal separat de vânzări, configurația poate fi completată cu opțiunea Program de recomandare. Pentru partener se creează o fișă de referent, clientul poate fi legat de un anumit partener, iar programul ține evidența vânzărilor și decontărilor pe acest canal.
Ecosistemul soluției
catalog, prețuri, solduri și comenzi online
calculări după reguli configurate
scenarii mobile de lucru cu datele
lucrul casei la distanță în timpul întreruperilor de conexiune
copii de rezervă ale bazei
emiterea și evidența certificatelor
lucrul cu mișcarea banilor pe conturi
calculul normelor recomandate de stoc
limite de stoc separat pe depozite
reguli pentru termenul de valabilitate al bonusurilor
confirmarea lucrului cu cardul de reducere
bonuri fiscale
crearea și urmărirea TTN
Cui i se potrivește o astfel de automatizare a magazinului de cosmetice profesionale
Acest caz este cel mai apropiat de afacerile în care se combină un sortiment mare de poziții similare, câteva locuri de lucru, vânzări retail și en-gros și un canal online: magazine de materiale pentru manichiură și pedichiură, cosmetice profesionale pentru păr, produse pentru sprâncene și gene, accesorii pentru frizerii, consumabile pentru saloane și școli de beauty.
Pentru un magazin de echipamente profesionale, la această configurație se poate adăuga evidența în garanție după numere de serie. Pentru o afacere care obține vânzări prin recomandările specialiștilor și saloanelor, este potrivit programul de recomandare. Pentru seturi de start și seturi cadou se poate folosi completarea de bază a produselor.
Automatizarea magazinului de cosmetice profesionale pentru procesele dumneavoastră
La consultație se poate analiza structura sortimentului, vânzările retail și en-gros, numărul locurilor de lucru, site-ul, casele, stocurile, lucrul personalului, echipamentele și se poate alege configurația pentru operațiunile reale ale magazinului.
Reveniți la pasul anterior