Automatizarea unui magazin de produse medicale: evidența de la recepție până la comanda online
Torgsoft combină evidența mărfurilor și a depozitului, vânzările la casa de marcat, lucrul cu furnizorii, prețurile, clienții și magazinul online. Soluția este potrivită pentru tehnică medicală, ortopedie, produse pentru reabilitare și îngrijire, îmbrăcăminte medicală și echipamente pentru monitorizarea sănătății la domiciliu.
Materialul este creat pe baza experienței cumulate a magazinelor care utilizează Torgsoft. Am păstrat logica soluțiilor de afaceri, fără a divulga informații despre clienți.
De ce o fișă universală a produsului nu este suficientă
Într-un magazin de produse medicale se vând simultan produse pe mărimi, echipamente cu numere de serie, pachete de consumabile, echipamente voluminoase și bunuri la comandă. Pentru un tensiometru, sunt importante modelul, producătorul, numărul de serie și garanția. Pentru un produs de compresie — tipul, mărimea, clasa de compresie și culoarea. Pentru îmbrăcămintea medicală — modelul, țesătura, gama de mărimi și varianta de culoare.
Dacă aceste diferențe rămân într-o descriere arbitrară, angajații creează duplicate, caută mai mult timp pozițiile și nu văd stocul exact al variantei dorite. Practica implementărilor arată o secvență: mai întâi se structurează nomenclatorul, apoi se configurează achizițiile și casa de marcat, ulterior se adaugă magazinul online, integrările financiare și instrumentele de lucru cu clienții.
Asortimentul se extinde cu produse pentru monitorizarea indicatorilor de sănătate la domiciliu, reabilitare, mobilitate și îngrijire zilnică. Cumpărătorul compară adesea caracteristicile pe internet, iar achiziția o finalizează în magazin, după consultare. Prin urmare, descrierile exacte, stocurile actualizate și prețurile coerente sunt necesare simultan pe site și în punctul de vânzare.
Ce produse medicale sunt ușor de evidențiat în Torgsoft
Tehnică medicală de uz casnic
Tensiometre, termometre, pulsoximetre, inhalatoare, glucometre, aparate de masaj. Pentru tehnică se pot înregistra modele, producători, numere de serie și documente de garanție.
Ortopedie și produse de compresie
Bandaje, corsete, orteze, branțuri, tricotaje de compresie. Evidența este împărțită pe destinație, mărime, parte, grad de fixare și alți parametri.
Îmbrăcăminte și încălțăminte medicală
Costume, halate, încălțăminte și accesorii cu game de mărimi, culori, modele și materiale. Programul arată stocul fiecărei variante în parte.
Reabilitare și îngrijire
Cârje, cadre de mers, scaune cu rotile, sisteme antiescare, bare de sprijin, produse de îngrijire zilnică. Produsele mari pot fi vândute din depozit sau aduse la comandă.
Consumabile și produse de protecție
Mănuși, măști, materiale de pansament, îmbrăcăminte de unică folosință, recipiente și teste. Unitatea de vânzare este stabilită conform practicii magazinului: bucată, set sau pachet.
Dotarea cabinetelor
Mobilier medical, lămpi, paravane, genți, instrumente și echipamente auxiliare. Pentru cumpărătorii B2B sunt disponibile prețuri cu ridicata, facturi, expedieri și controlul plăților.
Cum se construiește evidența unui magazin de produse medicale
Structura nomenclatorului de produse
Asortimentul este împărțit în grupuri și subgrupuri de produse. Pentru fiecare grup se definesc caracteristicile obligatorii, regulile de formare a denumirii, codului de articol (SKU) și codului de bare.
Stocuri și prețuri inițiale
Produsele sunt importate dintr-un fișier pregătit sau introduse prin facturi de intrare. După aceasta, se efectuează un inventar de control și se verifică prețul de cost, prețurile cu amănuntul și cu ridicata.
Achiziții și aprovizionare
Merceologul vede vânzările, stocurile curente, rezervele și necesarul de comandă. Pentru magazine și depozite pot fi stabilite stocuri minime și maxime separate.
Casă de marcat, fiscalizare și plată cu cardul
Casierul scanează produsul, programul aplică prețul și reducerea permise, transmite suma la terminalul bancar și generează un bon fiscal printr-un AMEF software (PRRO) sau registrator fiscal conectat.
Magazin online
Produsele, caracteristicile, fotografiile, prețurile și stocurile sunt transmise pe site. Comenzile ajung în Torgsoft pentru verificare, rezervare, plată și expediere.
Baza de clienți și vânzări repetate
Istoricul achizițiilor ajută la configurarea condițiilor de reducere, promoțiilor, certificatelor cadou și campaniilor de e-mail pentru anumite grupuri de cumpărători.
Controlul proprietarului
Proprietarul analizează vânzările, venitul brut, fluxul de numerar, stocurile, rulajul, activitatea magazinelor și a grupurilor de produse. Extrasele bancare sunt folosite pentru reconcilierea încasărilor în conturi.
Șapte decizii care fac automatizarea gestionabilă
Definirea unității de evidență
Înainte de încărcarea produselor, trebuie să se decidă ce se vinde la bucată, la pachet sau la set și dacă este permisă dezambalarea.
Împărțirea grupurilor după metoda de selecție
Produsele pe mărimi, echipamentele, consumabilele și echipamentele voluminoase necesită caracteristici diferite.
Utilizarea codului de bare ca identificator principal
Codul de bare accelerează recepția, vânzarea, tipărirea etichetelor și inventarierea, și reduce numărul de căutări manuale.
Nu confundați numărul de serie cu lotul
Numărul de serie identifică o anumită unitate de echipament pentru service-ul de garanție. Un lot grupează o cantitate de unități dintr-o singură tranșă de producție.
Stabilirea regulilor de aprovizionare pentru fiecare punct
Cererea pentru ortopedie, îmbrăcăminte medicală și tehnică de uz casnic diferă în funcție de magazin, așadar o normă generală de stoc este adesea insuficientă.
Transmiterea caracteristicilor structurate pe site
Cumpărătorul unui produs medical compară mărimile, destinația, compatibilitatea, dotarea și parametrii tehnici.
Delimitarea accesului angajaților
Casierul, merceologul, administratorul și proprietarul au nevoie de operațiuni și rapoarte diferite.
Este necesară o configurație adaptată asortimentului dumneavoastră
Un specialist vă va ajuta să determinați licența, locurile de muncă, opțiunile și echipamentele pentru un magazin de produse medicale.
Procesele de afaceri gestionate în Torgsoft
Nomenclator
Tipuri de produse, producători, coduri articol, coduri de bare, mărimi, culori, fotografii, caracteristici dinamice și documente de calitate.
Depozit
Intrări, transferuri, rezerve, casări, retururi către furnizor, inventariere și istoricul mișcării produselor.
Vânzări
Vânzări cu amănuntul, cu ridicata, facturi, plăți amânate, retururi, reduceri, diverse metode de plată și bonuri fiscale.
Comenzi online
Transmiterea catalogului pe site, actualizarea prețurilor și a stocurilor, preluarea comenzilor, rezervarea și expedierea.
Cumpărători
Fișele clienților, istoricul achizițiilor, condiții de reducere, promoții, certificate cadou și campanii segmentate.
Analitică
Vânzările și venitul brut pe produse, tipuri, producători, magazine, vânzători și perioade.
Asistența ca parte a metodologiei de evidență
Implementare
Specialiștii ajută la pregătirea importului de date, configurarea grupurilor de produse, a casei de marcat, a echipamentelor, a rolurilor angajaților și a primelor operațiuni de lucru.
Evidența transparentă a lucrărilor
Consultațiile și setările sunt înregistrate în rapoartele de suport tehnic. Antreprenorul vede lucrările efectuate și timpul utilizat.
Dezvoltarea scenariilor
După modificări ale asortimentului, ale structurii magazinelor sau ale canalelor de vânzare, configurația poate fi completată cu noi locuri de muncă și opțiuni.
Cum să se țină cont de specificul diferitelor grupuri de produse medicale
Pentru un tip de produs se configurează o caracteristică de mărime și câmpuri dinamice suplimentare. Pentru o orteză, acestea pot fi partea, mărimea și gradul de fixare; pentru îmbrăcăminte — modelul, culoarea, materialul și mărimea. Câmpurile obligatorii nu permit salvarea unei fișe incomplete.
În program, un pachet este creat ca un set cu un anumit număr de componente. Acest lucru permite menținerea unor scenarii separate de vânzare pentru un pachet întreg și pentru unități, dacă magazinul funcționează astfel.
Opțiunea „Evidența produselor în garanție după numerele de serie” înregistrează un anumit număr de serie la recepție și vânzare, păstrează istoricul unității și susține tipărirea documentelor de garanție.
Regimul „Formarea comenzii către furnizor” ia în considerare stocul și minimul stabilit. Pentru o rețea, opțiunea „Stocuri minime și maxime pe depozite” stabilește normele separat pentru fiecare magazin, iar „Calculul automat al stocurilor din depozit” ajută la determinarea necesarului de aprovizionare.
În fișa produsului se completează fotografiile, descrierea și caracteristicile după care cumpărătorul alege produsul. Opțiunea „Sincronizarea cu magazinul online” transmite catalogul, prețurile și stocurile și preia comenzile pentru procesarea ulterioară.
Regimul „Comerț cu emiterea facturii” generează facturi și documente de expediție, înregistrează plățile și datoriile. Pentru produse se pot menține prețuri cu ridicata separate, iar în fișa contrahentului — istoricul decontărilor reciproce.
Torgsoft nu este un sistem specializat pentru farmacii. Programul nu are un control cap-coadă al termenelor de valabilitate ale produselor și al selecției farmaceutice a lotului la momentul vânzării. Pentru un asortiment în care aceste mecanisme sunt obligatorii, este necesară o soluție de profil. Termenul de valabilitate al unui certificat de calitate în Torgsoft descrie documentul. Nu reprezintă termenul de valabilitate al produsului în sine.
Ecosistemul automatizării unui magazin de produse medicale
Baza: licența Torgsoft
Torgsoft Start — pentru evidența de bază a unui punct de vânzare mic. Torgsoft Ultra — pentru funcționalitatea completă a magazinului și locurile de muncă locale. Torgsoft Terminal — pentru o rețea și lucrul centralizat prin server.
Casa de marcat și fiscalizarea
Vânzări, retururi, numerar, card, AMEF software (PRRO) sau registrator fiscal.
AMEF software (PRRO)Plata cu cardul
Transferul automat al sumei de la casa de marcat la un terminal POS compatibil.
Integrare cu terminalul bancarMagazin online
Catalog, caracteristici, prețuri, stocuri, comenzi și expedieri.
Sincronizare cu magazinul onlineTehnică în garanție
Numere de serie, istoricul unității și documente de garanție.
Evidența produselor în garanțieProtecția datelor
Copii de arhivă regulate ale bazei de date într-o stocare cloud separată.
Arhivă de date în cloudPentru ce formate de comerț este conceput acest model
Magazin individual de tehnică medicală
Casă de marcat, depozit, achiziții, numere de serie, PRRO, terminal bancar și controlul proprietarului într-un singur sistem.
Rețea de magazine
Automatizarea rețelei de retail cuprinde un nomenclator centralizat de produse, mai multe case de marcat și depozite, transferuri între puncte și compararea rezultatelor magazinelor.
Magazin cu site
Evidența într-un magazin de produse medicale este combinată cu un catalog, prețuri actualizate, stocuri și procesarea comenzilor online.
Companie de retail și en-gros
Vânzarea către populație, aprovizionarea clinicilor și cabinetelor, facturi, prețuri cu ridicata, documente și decontări reciproce cu contrahenții.
Alegeți un program de evidență pentru un magazin de produse medicale
Prezentați specialistului structura asortimentului, numărul de magazine, case de marcat, depozite și canale online. Pe această bază, se poate stabili cum ar trebui să fie programul de evidență pentru o rețea de retail sau un punct de vânzare individual, precum și selectarea opțiunilor și a unui set de echipamente.
Reveniți la pasul anterior