Cum să automatizați magazinul în Torgsoft: planul de la pregătirea produselor până la lansare

Pentru a începe evidența magazinului în Torgsoft, proprietarul trebuie să desemneze responsabili pentru produse, vânzări, bani și activitățile tehnice, să pregătească stocurile inițiale și să instruiască angajații să efectueze operațiunile zilnice. Data tranziției trebuie stabilită după vânzări de probă, reconcilierea casei și restaurarea cu succes a unei copii de rezervă.

Începeți cu un singur post de lucru și un grup restrâns de produse, pe care să puteți exersa situațiile obișnuite din magazin. Pentru instruire, specialistul tehnic trebuie să pregătească un mediu separat, izolat de evidența de lucru, fiscalizare și schimbul de date cu site-ul. Înainte de lansare, specialistul în produse și contabilul verifică stocurile și banii din evidența de lucru și se asigură că operațiunile de instruire nu le-au afectat. Apoi extindeți procedura de lucru aprobată la întregul sortiment. Mai jos găsiți succesiunea acțiunilor pentru proprietar, specialistul în produse, vânzător, contabil și specialistul în tehnologia informației.

1. Stabiliți cine răspunde de fiecare operațiune

Proprietarul întocmește o listă scurtă a proceselor și desemnează responsabili. Într-un magazin mic, o persoană poate îndeplini mai multe sarcini, dar pentru fiecare trebuie să fie clar cine ia deciziile și cine verifică rezultatul.

Stabiliți o procedură unică pentru erori: angajatul notează ora, produsul, numărul documentului și circumstanțele, apoi contactează persoana responsabilă. Astfel, cauza poate fi identificată fără modificarea arbitrară a stocurilor sau a plăților.

2. Alegeți licența Torgsoft potrivită activității magazinului

Mai întâi stabiliți numărul de case și de locuri de depozitare. Un centru de evidență este un magazin sau un depozit în Torgsoft pentru care se ține evidența produselor. De exemplu, sala de vânzare și spațiul auxiliar pot fi organizate ca centre separate dacă trebuie înregistrat transferul produselor între ele. Licența „Start” nu este potrivită pentru acest scenariu: este limitată la un singur centru de evidență și nu permite transferuri între depozite. „Ultra” este destinată lucrului într-o rețea locală, iar versiunea terminală — lucrului de la distanță cu o bază de date unică pe server. Înainte de plată, comparați lista proceselor cu funcționalitățile licențelor și condițiile comerciale în vigoare.

Întocmiți separat o listă a opțiunilor suplimentare contra cost. Registratorul software al operațiunilor de decontare (PRRO), integrarea cu terminalul bancar și extrasele bancare sunt oferite ca licențe anuale. Înainte de achiziție, proprietarul trebuie să confirme cu Torgsoft compatibilitatea fiecărei opțiuni cu licența aleasă, numărul necesar de activări și procedura de configurare. Pentru integrarea cu terminalul, confirmați separat compatibilitatea echipamentului. Pentru importul extraselor bancare sunt menționate Privat24 și monobank; înainte de achiziție, verificați scenariul de plată, banca și modelul terminalului în lista opțiunilor și condițiile de utilizare a acestora.

Dacă magazinul are un site, planificați configurarea separată a schimbului de date. Opțiunea contra cost, cu valabilitate nelimitată, „Sincronizare cu magazinul online” funcționează cu „Ultra” și cu versiunea terminală, necesită conexiune la internet și implicarea unui dezvoltator sau administrator al site-ului. Înainte de plată, stabiliți numărul de licențe: în funcție de versiune, opțiunea se licențiază pentru un post de lucru, o rețea locală sau un server terminal.

Configurarea de către un specialist Torgsoft și modificările site-ului nu sunt incluse în achiziție. În timpul unui schimb de probă, verificați produsul, prețul și stocul de pe site, precum și importarea comenzii de pe site în program. Dacă schimbul de date este pornit de un utilizator cu acces limitat, pe site pot ajunge doar produsele disponibile pentru acesta. Se recomandă setarea unui interval de cel puțin zece minute, ținând cont și de celelalte obiecte de sincronizare; luați în calcul această întârziere la preluarea comenzilor.

3. Instalați programul și pregătiți catalogul de produse

Specialistul tehnic instalează Torgsoft pe un computer cu Windows, iar proprietarul indică numele magazinului și selectează moneda de evidență în timpul configurării inițiale. Înainte de achiziția licenței, puteți activa versiunea demo pentru 30 de zile și testa opțiunile suplimentare necesare. Înainte de transferul sortimentului, verificați dacă programul pornește pe postul de lucru pregătit.

Specialistul în produse pregătește un tabel cu sortimentul, iar proprietarul aprobă regulile de denumire. SKU este o poziție distinctă de produs în evidență. Într-un magazin de îmbrăcăminte, un model disponibil în mărimi sau culori diferite trebuie diferențiat în evidență, astfel încât vânzătorul să scadă din stoc exact varianta vândută.

• Scrieți denumirile astfel încât angajatul să poată deosebi produsul de cele asemănătoare. Păstrați culoarea, mărimea și materialul în câmpuri separate.
• Stabiliți unitatea de evidență: bucată, kilogram sau metru. Dacă furnizorul livrează în ambalaje, decideți din timp cum va transforma angajatul cantitatea în unități de vânzare.
• Asociați codurile de bare cu produsele fizice. Scanați variantele asemănătoare și verificați dacă fiecare duce la poziția potrivită.
• Marcați posibilele duplicate pentru verificare manuală. Aceeași denumire nu înseamnă automat că produsele pot fi comasate.
• Separați prețul de achiziție de cel cu amănuntul, pentru a nu confunda valoarea stocului cu prețul pentru cumpărător la transfer.

Pentru transferul prin Excel, pregătiți fișierul conform cerințelor pentru importul produselor: format de text pentru celule și fișier .xls. Formatul text este deosebit de important pentru codurile de bare care încep cu zerouri. Transferați mai întâi un eșantion restrâns, deschideți fișele și comparați-le cu tabelul. Încărcați întregul sortiment după ce corectați erorile de corespondență dintre câmpuri.

4. Stabiliți data începerii evidenței și introduceți stocurile

Proprietarul stabilește momentul la care magazinul înregistrează stocul inițial. Specialistul în produse numără produsele, iar contabilul sau persoana responsabilă de documente le compară cu facturile și celelalte documente de recepție. Păstrați documentele originale și legătura dintre acestea și înregistrările din program, pentru a putea explica ulterior proveniența cantităților și a valorii de achiziție.

Pe durata inventarierii grupului ales, limitați mișcarea acestuia sau înregistrați separat toate vânzările și recepțiile de după numărare. În caz contrar, cantitatea se va schimba înainte de introducerea datelor inițiale. Specialistul în produse înregistrează mărfurile disponibile prin „Документ — Прихід товару” (Document — Recepția mărfurilor), introducând cantitatea efectivă drept stoc inițial. Proprietarul și contabilul trebuie să aprobe înregistrarea acestei recepții fără a crea o datorie nouă pentru mărfuri deja plătite, iar datoriile existente către furnizori trebuie transferate separat. După introducere, verificați atât stocurile, cât și datoriile.

După introducere, deschideți „Склад — Стан складу” (Depozit — Situația stocului). Selectați centrul de evidență necesar și comparați cantitățile, unitățile de măsură și prețurile cu lista pregătită. Pentru a consulta cantitatea la un anumit moment, folosiți „Стан на дату” (Situația la data selectată). Investigați stocurile negative înainte de începerea activității complete: identificați documentul care a generat diferența și aprobați corectarea.

5. Testați funcționarea casei cu contul de utilizator al vânzătorului

Proprietarul configurează accesul în funcție de atribuții, iar vânzătorul efectuează operațiunile de probă cu propriile drepturi. Astfel, puteți vedea dacă procesul zilnic necesar este disponibil și dacă modificările care necesită aprobarea managerului sunt restricționate. Torgsoft permite configurarea rolurilor; înregistrarea ștergerii unui produs din vânzare depinde de parametrul activat și de modul selectat.

1. Tipăriți etichete de probă din meniul de tipărire din „Стан складу” (Situația stocului). Comparați denumirea, varianta produsului și prețul cu fișa produsului și eticheta de preț de pe raft.
2. Scanați eticheta la casa de lucru. Verificați dacă se deschide produsul potrivit și dacă informațiile tipărite sunt ușor de citit.
3. Adăugați câteva produse, modificați cantitatea în modul permis și verificați totalul.
4. Exersați separat plata în numerar și cu cardul. Pentru un terminal conectat, verificați o plată reușită și una refuzată, astfel încât angajatul să știe cum să evite debitarea repetată.
5. Comparați documentul tipărit cu vânzarea: produsele, cantitățile, prețurile, reducerile și metoda de plată trebuie să corespundă operațiunii.

În formularul „Реалізація” (Vânzare), scanarea adaugă implicit o unitate de produs; solicitarea cantității depinde de setare. De aceea, verificați separat vânzarea mai multor unități identice. Dacă același cod găsește mai multe poziții, vânzătorul va trebui să o aleagă pe cea potrivită: trimiteți cazul specialistului în produse pentru clarificarea catalogului.

Înainte de începerea activității, contabilul trebuie să stabilească procedura de înregistrare a decontărilor pentru magazinul dumneavoastră din Ucraina, iar persoana responsabilă de configurare trebuie să o implementeze la casă. Pentru operațiunile de instruire, stabiliți din timp metoda de testare a fiscalizării. Acțiunea „Не фіскальний чек” (Bon nefiscal) din meniul de tipărire creează un document nefiscal și nu setează pentru vânzare indicatorul de tipărire a bonului. Într-o vânzare nouă, acest document indică plata în numerar, iar într-o vânzare deschisă pentru editare — metoda de plată folosită anterior. Explicați această particularitate vânzătorului înainte de reconcilierea bonurilor de instruire.

6. Instruiți angajații pentru vânzări, retururi, transferuri și inventariere

Vânzare: de la scanare la controlul stocului

Pentru instruirea personalului privind ambele metode de plată, persoana responsabilă verifică mai întâi că în meniul „Додатково” (Opțiuni suplimentare) din formularul „Реалізація” (Vânzare) este dezactivată opțiunea „Автоматична оплата на розрахунковий рахунок” (Plată automată în contul bancar); în caz contrar, programul poate procesa plata fără fereastra de selecție. Vânzătorul deschide „Документ — Реалізація” (Document — Vânzare), scanează produsul, verifică denumirea și cantitatea și apasă „Оплатити” (Plătește).

Pentru plata în numerar, introduce suma în câmpul „Отримано” (Sumă primită), finalizează plata cu butonul „ОПЛАТИТИ” (PLĂTEȘTE) și dă restul. Pentru plata cu cardul, alege „Безготівковий розрахунок” (Plată fără numerar) și contul necesar. Dacă terminalul este integrat cu programul, verifică comutatorul „Використовувати зв’язок з банківським термінал” (Utilizează conexiunea cu terminalul bancar) și, după apăsarea butonului „ОПЛАТИТИ”, așteaptă răspunsul de confirmare a reușitei plății de la terminal.

Când conexiunea este dezactivată, înregistrarea plății în Torgsoft nu efectuează plata la terminal: vânzătorul o procesează separat și verifică rezultatul. După finalizare, persoana responsabilă verifică mișcarea produsului și stocul.

Retur: reconciliați produsul și banii

În timpul instruirii, vânzătorul găsește vânzarea inițială, verifică produsul, cantitatea și suma, apoi efectuează returul conform procedurii aprobate de magazin. Managerul verifică dacă produsul returnat și banii au fost înregistrați corect. Exersați separat situația în care se returnează doar o parte din cumpărătură: angajatul trebuie să distingă între returul unui produs și corectarea unei erori într-o vânzare care nu a fost încă finalizată.

Transfer intern: mutați produse între centrele de evidență

Dacă licența permite transferuri, responsabilul de expediere înregistrează produsele, cantitățile, centrul de expediere și centrul de destinație. Angajatul care primește produsele verifică transferul efectiv. După operațiune, verificați ambele stocuri: cantitatea expeditorului trebuie să scadă, iar cea a destinatarului să crească cu aceeași valoare.

Exemplu ipotetic: în depozit erau 12 unități, iar în sala de vânzare — 3. După transferul a 4 unități, stocurile așteptate sunt de 8 și, respectiv, 7; în total rămân 15 unități.

Inventariere: aflați cauza diferenței

Inventarierea constă în compararea cantității fizice a produselor cu cea din evidență. În „Стан складу” (Situația stocului) puteți selecta produse și executa acțiunea „Додати товар в відомість інвентаризації” (Adaugă produsul în lista de inventariere). Pentru prima numărare, alegeți un grup restrâns, consemnați momentul numărării și cereți unui alt angajat să renumere pozițiile contestate.

Înainte de aprobarea corectărilor, consultați „Рух товару” (Mișcarea produsului) sau „Картка складського обліку” (Fișa de evidență a stocului). Acestea vă ajută să urmăriți cantitatea după recepție, vânzare, retur sau transfer. Mai întâi verificați dacă lipsește un document sau dacă a fost selectată varianta greșită a produsului.

7. Reconciliați zilnic casa și plățile bancare

La sfârșitul turei, vânzătorul numără numerarul efectiv, iar persoana responsabilă îl compară cu soldul și mișcările de bani. Înainte de prima verificare, proprietarul completează lista cupiurilor pentru moneda casei în „Налаштування — Валюта” (Setări — Monedă), tabelul „Банкноти” (Bancnote). În formularul „Реалізація” (Vânzare), acțiunea „Закрити касу” (Închide casa) deschide verificarea pe cupiuri, în care vânzătorul introduce numărul bancnotelor pentru fiecare cupiură. Butonul „Зберегти” (Salvează) salvează rezultatul verificării, iar „Закрити касу” din această fereastră închide ziua de casă.

Pentru ca vânzătorul să vadă suma finală și diferența, proprietarul activează „Продавець може бачити залишки в касі при здачі виручки та інкасації” (Vânzătorul poate vedea soldul casei la predarea încasărilor și la colectarea numerarului) în „Налаштування — Параметри — Доступ” (Setări — Parametri — Acces).

Pentru reconcilierea manuală, folosiți calculul în ordine: numerarul inițial plus vânzările în numerar și alte depuneri de numerar, minus retururile plătite cumpărătorilor în numerar și retragerile de numerar. Exemplu ipotetic: 1 000 + 4 200 + 300 − 400 − 3 000 = 2 100 grivne. Această sumă trebuie comparată cu banii efectivi, dacă nu au existat alte mișcări.

Contabilul sau proprietarul reconciliază separat vânzările cu cardul cu operațiunile terminalului și extrasul bancar. Pentru fiecare diferență, verifică retururile, comisionul, timpul de creditare și posibilele înregistrări duplicate. Sarcina depunerii declarațiilor fiscale trebuie atribuită separat contabilului, distinct de închiderea casei în program.

8. Configurați copiile de rezervă și testați restaurarea

Proprietarul desemnează un responsabil tehnic, care stabilește programul copierii în funcție de pierderea de date acceptabilă. De exemplu, dacă magazinul este pregătit să reintroducă operațiunile pentru cel mult o tură, programul trebuie să țină cont de această limită. Păstrați copia separat de computerul de lucru și restricționați accesul la aceasta.

Pentru salvarea automată în Google Drive, Torgsoft oferă opțiunea anuală contra cost „Arhivă de date în cloud”. Aceasta trebuie activată și configurată. Indiferent de metoda de copiere, responsabilul tehnic trebuie să controleze data ultimei copii reușite și să informeze proprietarul despre eventualele erori.

Înainte de lansare, acest specialist restaurează o copie într-un mediu separat, izolat de baza de lucru, echipamentele casei și schimbul de date cu site-ul. Verifică deschiderea bazei de date, existența documentelor recente și corectitudinea stocurilor selectate. Notați locul de păstrare a copiilor, procedura de obținere a accesului și timpul necesar restaurării.

9. Decideți lansarea pe baza unor rezultate concrete

Proprietarul aprobă tranziția după ce responsabilii au efectuat următoarele acțiuni:

• Specialistul în produse a verificat stocurile inițiale și a corectat erorile privind unitățile, variantele și codurile de bare.
• Vânzătorii au efectuat singuri o vânzare și un retur de instruire folosind propriile conturi.
• Responsabilii de depozit au exersat inventarierea și, dacă magazinul folosește mai multe centre de evidență, iar licența permite transferuri, și transferul produselor între acestea.
• Contabilul sau proprietarul a reconciliat plățile în numerar și prin bancă și a aprobat procedura de înregistrare a decontărilor.
• Specialistul tehnic a confirmat funcționarea echipamentelor, crearea unei copii și posibilitatea de restaurare.

Pentru primele ture, desemnați o persoană care să ia rapid decizii în cazul erorilor. Dacă operatorul de casă nu poate identifica un produs sau rezultatul unei plăți, trebuie să știe pe cine să contacteze și ce informații să noteze.

10. Comparați activitatea magazinului înainte și după tranziție

Înainte de lansare, înregistrați timpul necesar procesării unei cumpărături, numărul de erori și timpul necesar închiderii turei. După familiarizarea cu programul, repetați măsurătorile pe o perioadă de aceeași durată, în aceleași zile ale săptămânii și la aceleași ore de funcționare. Notați separat promoțiile, modificările sortimentului și ale componenței personalului, pentru a ține cont de influența lor.

Exemplu ipotetic: în două eșantioane de câte 40 de cumpărături, timpul mediu de servire a fost de 90 și 72 de secunde. Diferența este de 18 secunde, adică 20% din valoarea inițială: 18 ÷ 90 × 100. Acesta este rezultatul unei măsurători concrete; pentru propriul magazin, proprietarul trebuie să evalueze indicatorii proprii împreună cu numărul de erori și timpul alocat evidenței.

Pe baza comparației, alegeți următoarea sarcină: corectați etichetarea, repetați instruirea pentru o anumită operațiune sau configurați schimbul de date necesar. Desemnați un responsabil și o dată pentru repetarea măsurătorii, astfel încât să puteți evalua rezultatul acelei modificări.