Torgsoft-Ultra: funcționalități, alegerea licenței și verificări înainte de lansare

Torgsoft-Ultra este potrivit pentru magazinele care au nevoie de mai multe centre de evidență, transferuri de marfă, comenzi către furnizori, vânzări angro, bonusuri și analize extinse. Înainte de achiziție, stabiliți numărul de computere, locurile în care lucrează angajații și opțiunile suplimentare necesare: de acestea depind configurația și costul total al lansării.

Pentru a utiliza Ultra într-o rețea locală, este necesară o licență separată pentru fiecare computer. Dacă magazinele, depozitul și managerul trebuie să lucreze simultan prin internet cu o bază de date comună pe server, luați în considerare versiunea Terminal sau Torgsoft-Online. Înainte de lansare, transferați o parte de test a datelor și verificați întregul parcurs al mărfurilor, de la recepție până la vânzare, retur și raportul financiar.

Verificați separat PRRO și celelalte opțiuni suplimentare în comandă.

Ce include Torgsoft-Ultra și ce opțiuni se plătesc separat

Conform comparației oficiale a licențelor, versiunea Ultra de bază include recepția, vânzarea, returul, scoaterea din gestiune, inventarierea, reevaluarea, mai multe centre de evidență, transferurile, asamblarea și comenzile către furnizori. De asemenea, include comerț angro, emiterea facturilor, baza de clienți, reduceri, sistemul de bonusuri, lucrul cu clienți VIP — o categorie separată de clienți în program — și analiza extinsă a mărfurilor. Descrierea versiunii Ultra confirmă evidența managerială a veniturilor, cheltuielilor, operațiunilor de casă, datoriilor și decontărilor reciproce, precum și configurarea drepturilor angajaților.

Suportul pentru o funcție suplimentară înseamnă posibilitatea de a o activa. Se plătesc și se configurează separat registratorul software al operațiunilor de decontare (PRRO), integrarea cu terminalul bancar de plată, trimiterile în masă, salariile și motivarea personalului, sincronizarea cu magazinul online, integrările cu serviciile de livrare și alte opțiuni compatibile. Baza de clienți și bonusurile sunt incluse în versiunea Ultra de bază, iar instrumentele avansate de gestionare a interacțiunii cu clienții, inclusiv profilul clientului și apelurile Binotel, au condiții separate. Pentru fiecare funcție necesară, cereți să fie precizate în ofertă denumirea, perioada de valabilitate și numărul de licențe.

Pe pagina condițiilor comerciale sunt disponibile licențe perpetue și închirierea pe un an. Licența perpetuă permite utilizarea versiunii achiziționate pe perioadă nedeterminată; închirierea sau abonamentul este valabil pe durata perioadei plătite. Verificați costul posturilor de lucru, al opțiunilor, al trecerii la o altă versiune, al actualizărilor și al asistenței în factura concretă și în condițiile tarifului. Pachetul standard de implementare prevede două ore de asistență la distanță în decurs de 30 de zile; pentru anumite configurații, volumul poate fi diferit. Includeți separat în buget costurile de întreținere suplimentară.

Cum să alegeți între Start, Ultra, Terminal și Online

Mai întâi, întocmiți lista posturilor de lucru: cine vinde, cine recepționează marfa și cine lucrează cu depozitul și rapoartele. Pentru instalarea locală, pregătiți computere cu Windows: acest sistem de operare este indicat în instrucțiunile oficiale de instalare. Pentru fiecare computer, precizați locul în care va fi utilizat și dacă este necesar acces simultan. Apoi comparați această listă cu formatele de licențiere.

Aceste diferențe sunt prezentate în comparația licențelor. De exemplu, două case de marcat din același magazin și un depozit din aceeași rețea locală trebuie evaluate în funcție de numărul de computere și de funcțiile necesare. Dacă specialistul în produse lucrează din alt oraș, este necesară și o soluție pentru lucrul la distanță. Adăugarea unei licențe Ultra nu asigură, prin ea însăși, acest acces.

Cum să verificați evidența mărfurilor prin operațiunile magazinului

Scenariile de mai jos reprezintă un plan de verificare recomandat. Rulați-le într-o bază demonstrativă sau într-o bază de instruire pregătită, cu produsele magazinului dumneavoastră. Producătorul oferă o versiune demo pentru 30 de zile; în timpul evaluării, notați ce opțiuni suplimentare sunt activate, pentru a stabili corect conținutul achiziției viitoare.

Achiziția și recepția mărfurilor

1. Specialistul în produse selectează câteva articole care trebuie reaprovizionate și întocmește o comandă către furnizor. Pentru test, includeți produse cu mărimi sau culori diferite, dacă magazinul are un astfel de sortiment.
2. La recepție, angajatul compară marfa efectivă cu documentele însoțitoare, introduce cantitatea, prețurile de achiziție și de vânzare și verifică centrul de evidență.
3. După înregistrarea recepției, angajatul deschide „Склад → Стан складу” („Depozit → Starea depozitului”), verifică cantitatea și scanează eticheta produsului. Scanarea trebuie să identifice articolul, mărimea și culoarea corecte.
4. Proprietarul verifică decontările reciproce cu furnizorul și reconciliază separat plata, astfel încât recepția mărfurilor și mișcarea banilor să reflecte evenimentele efective.

Criteriu de acceptare: cantitatea corespunde mărfurilor recepționate efectiv, produsul se află în depozitul potrivit, prețurile sunt verificate, iar datoria față de furnizor corespunde documentelor și plăților. Posibilitățile de vizualizare a cantității, costului mărfurilor, prețurilor și mișcării mărfurilor sunt descrise în ajutorul „Стан складу”, adică „Starea depozitului”.

Transferul între depozit și magazin

1. Angajatul responsabil verifică stocul în centrul de evidență din care se expediază marfa și întocmește un transfer către magazinul dorit.
2. Angajatul magazinului compară articolele și cantitățile primite cu documentul de transfer.
3. Specialistul în produse consultă stocurile din ambele centre de evidență și mișcarea produsului selectat pentru a verifica rezultatul operațiunii.

Exemplu ilustrativ: în depozit erau 20 de unități, iar în magazin — 3. După transferul a 7 unități, în depozit ar trebui să apară 13, iar în magazin — 10; cantitatea totală rămâne 23. Dacă rezultatul este diferit, verificați centrele de evidență, articolul și cantitatea din document.

Inventarierea și diferențele

1. Stabiliți zona de numărare și momentul la care comparați stocul fizic cu cel din evidență. Organizați activitatea astfel încât vânzările și transferurile efectuate în timpul numărării să poată fi luate în calcul.
2. Numărați marfa și introduceți cantitatea efectivă în lista de inventariere. În modul „Стан складу” se pot adăuga produsele selectate într-o astfel de listă.
3. Înainte de înregistrarea finală a diferențelor, verificați mișcarea mărfurilor: recepții, vânzări, retururi și transferuri interne.
4. Numărați din nou articolele contestate și aprobați rezultatul împreună cu persoana responsabilă.

Criteriu de acceptare: fiecare diferență semnificativă a fost verificată, iar stocul final corespunde cantității fizice. Pentru identificarea erorilor, folosiți mișcarea mărfurilor, fișa de evidență a depozitului și filtrele pentru stocuri zero și negative.

Cum să verificați vânzările cu amănuntul, comerțul angro și retururile

În formularul „Реалізація” („Vânzări”), vânzătorul poate adăuga produse prin scanarea codului de bare sau prin căutare, poate selecta un client, poate verifica cantitatea și poate procesa plata. Pentru tipul de comerț angro, la adăugarea produsului se afișează prețul angro. Disponibilitatea anumitor acțiuni depinde de setări și de drepturile utilizatorului, conform celor descrise în ajutorul pentru vânzări.

• Vânzare cu amănuntul. Vânzătorul scanează produsul, verifică denumirea, cantitatea, prețul și reducerea, apoi selectează metoda de plată efectivă. Verificați scăderea din stoc și înregistrarea banilor în casa sau contul de evidență corespunzător.
• Vânzare angro. Managerul selectează cumpărătorul, verifică prețurile angro și întocmește factura și documentul de expediere conform procedurii convenite. După plata parțială sau integrală, reconciliați soldul datoriei. Opțiunea specială „Політика гуртових цін” („Politica prețurilor angro”) se plătește separat.
• Retur. Angajatul înregistrează returul unei vânzări de test și verifică cantitatea produsului, suma rambursată și metoda de returnare a banilor. Dacă vânzarea a influențat reducerile sau bonusurile clientului, verificați separat rezultatul din fișa acestuia.
• Lucrul cu două case. Pe două computere licențiate, verificați vânzările unor produse diferite și vânzările succesive ale aceluiași articol. Reconciliați documentele, stocurile și totalurile fiecărei case.

Criteriu de acceptare: vânzările și retururile modifică în mod corect stocurile de mărfuri și de bani, iar angajații pot efectua aceste operațiuni cu drepturile lor de acces. Comparați înregistrarea plății fără numerar din evidență cu plata efectivă: simpla selectare a unui cont în formularul de plată nu confirmă încasarea banilor de la bancă.

Cum să verificați fișele clienților, reducerile și bonusurile

Înainte de configurare, proprietarul trebuie să stabilească regulile programului de fidelitate: cine primește reducerea, ce produse participă, cum se acumulează și se folosesc bonusurile și ce se întâmplă după un retur. Apoi, aceste reguli trebuie verificate prin cumpărături de test.

1. Creați o fișă de client de instruire și verificați dacă poate fi găsită prin scanarea cardului și după numărul de telefon.
2. Înregistrați o cumpărătură care include un produs obișnuit și un produs cu reducere. Comparați suma așteptată cu calculul programului.
3. Verificați acumularea și utilizarea bonusurilor, apoi returul unui produs dintr-o astfel de achiziție. Notați rezultatul așteptat și cel efectiv pentru fiecare operațiune.
4. Repetați scenariul cu contul unui vânzător pentru a verifica accesul la reducerile manuale și la modificarea datelor clienților.

Conform ajutorului pentru vânzări, reducerea manuală aplicată documentului are prioritate maximă. De aceea, verificați modul în care se combină reducerile înainte de lansarea unei promoții și limitați dreptul de a le seta manual în funcție de atribuțiile angajatului. Trimiterile în masă și bonusurile cu perioadă de valabilitate limitată necesită opțiuni plătite separat, conform listei de funcționalități.

Cum să reconciliați banii și să folosiți analizele

Pentru controlul zilnic, desemnați un angajat care să reconcilieze casa, plățile fără numerar, retururile și celelalte cheltuieli. Raportul zilnic include totalurile vânzărilor pe metode de plată, retururile, soldurile casei și alte operațiuni bănești. Programul oferă și verificarea numerarului pe cupiuri; aceste funcții sunt prezentate în descrierea vânzărilor și a operațiunilor de casă.

• Numărați numerarul efectiv și comparați-l cu soldul din evidență. Verificați diferențele în funcție de vânzări, retururi, depuneri, retrageri și cheltuieli.
• Reconciliați vânzările fără numerar cu datele băncii. Opțiunea „Банківські виписки” („Extrase bancare”) este menționată ca opțiune anuală cu plată separată; posibilitatea de a primi automat datele chiar de la banca dumneavoastră trebuie confirmată separat.
• Pentru transferul încasărilor din casa magazinului în casa centrală, verificați operațiunea „Здати виручку” („Predarea încasărilor”): conform ajutorului, aceasta păstrează banii în sistem și îi transferă într-o altă casă.
• Verificați datoriile cumpărătorilor și furnizorilor pe baza documentelor și plăților. Pentru o sumă contestată, reconstituiți succesiunea operațiunilor înainte de a corecta suma.

Exemplu ilustrativ de verificare a numerarului: la începutul zilei erau 1 000 UAH în casă, vânzările în numerar au fost de 6 000 UAH, retururile — 400 UAH, cheltuielile — 300 UAH, iar 5 000 UAH au fost transferate în casa centrală. Soldul așteptat: 1 000 + 6 000 − 400 − 300 − 5 000 = 1 300 UAH. Vânzările fără numerar nu se includ în acest calcul.

Pentru verificarea analizelor, selectați aceeași perioadă și aceleași centre de evidență în toate rapoartele comparate. Versiunea Ultra include analiza ABC — gruparea produselor în funcție de contribuția lor la indicatorul selectat — și analiza XYZ, care ajută la evaluarea stabilității cererii. Înainte de a decide ce să achiziționați, verificați setările raportului, retururile, costul mărfurilor și disponibilitatea produsului pe parcursul perioadei: vânzările scăzute ale unui produs care nu a fost disponibil la raft necesită o explicație separată.

Cum să configurați drepturile angajaților

Creați conturi separate și verificați drepturile din fiecare cont. Descrierea versiunii Ultra prevede restricționarea accesului la informații și funcții în funcție de roluri. Repartizarea practică trebuie să corespundă atribuțiilor reale ale echipei.

• Pentru vânzător, activați vânzările și retururile necesare; verificați separat accesul la costul mărfurilor, modificarea prețurilor și reducerile manuale.
• Pentru specialistul în produse, acordați acces la operațiunile necesare de recepție, transfer și inventariere, verificând limitele accesului la datele financiare.
• Pentru proprietar sau administratorul responsabil, păstrați gestionarea rolurilor, setărilor și verificarea rapoartelor.

Criteriu de acceptare: fiecare angajat își poate îndeplini atribuțiile și primește un mesaj de refuz atunci când încearcă o acțiune interzisă. Schimbarea utilizatorului trebuie să facă parte din verificare, deoarece afișarea butonului necesar în contul proprietarului nu confirmă că rolul vânzătorului este configurat corect.

Ce să verificați înainte de conectarea PRRO și a terminalului bancar

Pentru magazinele din Ucraina se aplică cerințele legislației ucrainene. Înainte de configurarea casei, stabiliți împreună cu contabilul dacă întreprinderea dumneavoastră trebuie să folosească un registrator al operațiunilor de decontare, ce excepții și condiții speciale se aplică vânzărilor dumneavoastră și cum trebuie înregistrate plățile și retururile.

Pentru conectarea tehnică a PRRO, activați opțiunea corespunzătoare pentru numărul necesar de posturi de lucru și configurați cheia casierului, unitatea economică, taxele și metodele de plată. Conform instrucțiunilor de adăugare a PRRO, bonurile de test sunt nefiscale chiar dacă au număr. Înainte de trecerea la modul de lucru, închideți schimbul: modul de testare poate fi dezactivat numai cu schimbul PRRO închis. După comutare, verificați starea registratorului, datele de identificare, informațiile despre produse și rezultatul transmiterii bonurilor. Setările fiscale ale produselor trebuie verificate separat de lista generală de taxe a registratorului.

Pentru integrarea terminalului bancar, confirmați compatibilitatea modelului și a setărilor, apoi verificați transmiterea sumei, plata reușită, refuzul și returul. Conform ajutorului pentru vânzări, conexiunea cu terminalul funcționează dacă acesta este conectat și configurat corespunzător. Folosiți rapoartele manageriale pentru a controla afacerea; conveniți separat cu contabilul asupra structurii evidenței fiscale și contabile și a documentelor necesare.

Cum să transferați datele și să pregătiți magazinul pentru lansare

1. Desemnați responsabilii. Stabiliți cine pregătește nomenclatoarele, numără stocurile, transferă datoriile, configurează drepturile și acceptă rezultatul. Planificați data lansării după evaluarea volumului de date și a integrărilor.
2. Pregătiți produsele și clienții. Eliminați duplicatele și verificați codurile de bare, unitățile de măsură, mărimile, culorile și prețurile. Salvați separat exportul inițial.
3. Rulați un import de test. Descrierea oficială prevede transferul produselor și clienților prin Excel, în format .xls, cu formatul celulelor setat la text. Denumirea, culoarea, materialul și alte caracteristici trebuie introduse în câmpurile corespunzătoare. Verificați mai întâi un eșantion redus, inclusiv codurile de bare care încep cu zerouri.
4. Înregistrați situația inițială. Stabiliți momentul trecerii, numărați stocurile și reconciliați separat banii și datoriile. Asigurați-vă că înregistrarea mărfurilor existente nu creează datorii repetate față de furnizori.
5. Verificați copiile de rezervă. Configurați crearea copiilor de rezervă și păstrați-le pe un suport separat sau în spațiul de stocare în cloud convenit. Cereți specialistului responsabil să verifice restaurarea unei copii într-un mediu separat.
6. Testați activitatea. Efectuați recepții, transferuri, vânzări cu amănuntul și angro, retururi, o operațiune cu bonusuri și reconcilierea casei. Angajații trebuie să parcurgă scenariile folosindu-și propriile drepturi.

Dacă magazinul folosește deja Start, trecerea la Ultra presupune schimbarea licenței pentru baza de date existentă, păstrând produsele, clienții, documentele, stocurile și setările. Înainte de activare se creează o copie de rezervă. Verificați costul trecerii în oferta curentă pentru fiecare licență; după activare, reconciliați stocurile de control și activați pentru angajați funcțiile noi necesare.

În ce condiții poate începe evidența

Aprobați lansarea după ce angajații responsabili au confirmat următoarele rezultate:

• Produsele inițiale, stocurile, banii și datoriile au fost reconciliate, iar duplicatele și erorile de import au fost eliminate.
• Recepțiile, transferurile, vânzările și retururile produc modificările așteptate în evidență.
• Reducerile și bonusurile respectă regulile aprobate, iar drepturile angajaților au fost verificate.
• Toate opțiunile plătite necesare sunt incluse în comandă și verificate în configurația aleasă.
• Se creează o copie de rezervă, restaurarea ei a fost verificată, iar angajații știu cui să raporteze o eroare.

Înregistrați problemele nerezolvate, persoanele responsabile și termenele de remediere. La încheierea primului schimb de lucru, reconciliați operațiunile cu mărfurile, casa și plățile fără numerar, pentru a identifica diferențele înainte de acumularea documentelor următoare.