Responsabilitățile gestionarului: fișa postului și evidența stocurilor magazinului

Gestionarul magazinului recepționează, depozitează, păstrează și eliberează marfa în limitele atribuțiilor care i-au fost încredințate. Pentru ca stocurile fizice să corespundă evidenței, proprietarul trebuie să stabilească cine verifică livrarea, întocmește documentele, aprobă retururile și casările și primește acces la depozit. Este bine ca aceste reguli să fie consemnate în fișa postului și în procedura operațiunilor de depozit.

Începeți prin a verifica denumirea postului, repartizarea atribuțiilor și a număra marfa pe care o predați angajatului. Apoi stabiliți succesiunea activităților: verificarea mărfii, consemnarea rezultatului, documentarea operațiunii corespunzătoare și transmiterea informației către următorul angajat responsabil. Fișa postului, prin ea însăși, nu îl face pe gestionar pe deplin răspunzător material pentru toate lipsurile.

Cum se denumește corect postul de gestionar

În documentele de personal, folosiți denumirea profesională „Funcționar la depozit (gestionar)”, cod 4131, conform Clasificatorului național al Ucrainei DK 003:2010 „Clasificatorul profesiilor”.

Potrivit aceleiași explicații oficiale a Ministerului Economiei, în practică pot fi folosite denumirile „Funcționar la depozit” sau „Gestionar”. Prin urmare, proprietarul trebuie să verifice denumirea și codul în schema de personal, documentele de angajare și fișa postului. Dacă magazinul folosește deja denumirea corespunzătoare cu codul 4131, nu este necesară schimbarea codului. Dacă documentele de personal încă menționează denumirea eliminată „Gestionar”, cu codul 9411, acestea trebuie aduse în conformitate cu Clasificatorul profesiilor.

Pentru recrutare, întocmiți o listă de competențe potrivită sortimentului dumneavoastră: identificarea codurilor de produs și a unităților de măsură, verificarea cantităților, citirea documentelor furnizorului, folosirea programului de evidență și manipularea în siguranță a mărfurilor. Nu impuneți o cerință universală privind o anumită diplomă sau vechime doar pe baza denumirii postului.

Cum se repartizează munca între gestionar și ceilalți angajați

Pentru un magazin mic, propunem următoarea repartizare. Proprietarul o poate adapta la numărul de angajați, dar trebuie să desemneze o persoană concretă pentru fiecare acțiune. Dacă o persoană îndeplinește mai multe funcții, documentele trebuie să distingă momentul în care verifică marfa fizică de cel în care aprobă o decizie privind aceasta.

Stabiliți separat momentul predării mărfii între angajați. De exemplu, recepționerul îi predă gestionarului lista pozițiilor verificate, iar gestionarul îi predă curierului coletele ambalate pentru o anumită expediere. Înregistrarea trebuie să permită identificarea persoanelor care au predat și primit marfa, a momentului, a bunurilor și a cantității. Predarea fizică, prin ea însăși, nu stabilește întinderea răspunderii materiale în sens juridic.

Cum se recepționează o livrare și se documentează diferențele

Alocați un spațiu pentru recepție, unde livrarea nouă nu se amestecă cu marfa deja verificată. Înainte de începerea verificării, gestionarul trebuie să primească documentul furnizorului și, dacă magazinul gestionează comenzi, lista aprobată a pozițiilor așteptate. Comanda arată ce intenționa magazinul să primească, iar documentul furnizorului arată ce a declarat acesta că a predat.

1. Comparați marfa cu documentul pentru fiecare poziție. Verificați codul produsului, modelul, mărimea, culoarea, componența setului și unitatea de măsură, dacă acestea diferențiază un produs de altul. Într-un magazin de îmbrăcăminte, aceeași denumire de model nu înseamnă aceeași mărime.
2. Numărați cantitatea fizică. Deosebiți cutiile, ambalajele și bucățile. Dacă documentul indică bucăți, verificați numărul de unități din ambalaj înainte să introduceți în evidență numărul cutiilor.
3. Verificați starea. Consemnați deteriorarea ambalajului sau a mărfii, urmele de umezeală, piesele lipsă din set sau alte abateri vizibile. Verificați termenele de valabilitate și etichetarea acolo unde sunt relevante pentru categoria de marfă.
4. Notați diferențele înainte de încheierea recepției. Menționați furnizorul, documentul, poziția, cantitatea din document, cantitatea fizică, starea și persoanele care au participat la verificare. Dacă este necesar, adăugați fotografii și explicațiile reprezentantului furnizorului sau transportatorului.
5. Separați marfa aflată în litigiu. Marcați-o ca fiind în așteptarea unei decizii, menționați data, motivul și persoana responsabilă de acțiunile ulterioare. Nu o puneți în vânzare până la clarificarea situației.
6. Transmiteți rezultatul responsabilului cu achizițiile și contabilului. Angajatul împuternicit coordonează cu furnizorul acțiunile următoare, iar persoana care ține evidența înregistrează operațiunea efectivă și documentele aferente.

Acesta este un procedeu de lucru propus. Magazinul trebuie să stabilească formularul de consemnare a diferențelor și modul de notificare a partenerului comercial în acord cu fluxul său de documente și condițiile de livrare. Dacă marfa nu a fost încă verificată integral, gestionarul trebuie să spună clar acest lucru, pentru ca nimeni să nu confirme lipsa obiecțiilor privind cantitatea sau starea înainte de verificare.

Exemplu ipotetic. Documentul indică 24 de căni cu același cod de produs. Gestionarul a numărat 22 de căni, dintre care două au fisuri. În consemnare trebuie indicate separat: lipsă — 2 bucăți, deteriorate — 2 bucăți, fără deteriorări constatate — 20 de bucăți. Cănile deteriorate se află fizic în depozit, așa că nu trebuie ascunse într-o mențiune generală „recepționate 20” sau marcate toate cele 24 ca fiind potrivite pentru vânzare.

Cum se depozitează marfa și se mențin condițiile de păstrare

După verificare, gestionarul trebuie să aloce mărfii un loc de depozitare clar. Pentru un depozit mic, puteți folosi codificarea „raft — poliță — compartiment”, iar pe etichetă să treceți denumirea, codul produsului și caracteristica necesară pentru identificare. Dacă marfa se află în mai multe locuri, consemnați-le pe toate, pentru ca angajatul să nu presupună că există o lipsă după ce a verificat doar o poliță.

Proprietarul trebuie să stabilească condițiile potrivite sortimentului real, ținând seama de cerințele categoriei respective și de informațiile producătorului. Gestionarul are nevoie de instrucțiuni concrete: ce indicatori să urmărească, unde să depoziteze marfa, cât de des să verifice condițiile și cui să semnaleze abaterile. O temperatură universală nu este potrivită pentru îmbrăcăminte, produse alimentare și produse chimice de uz casnic.

• Pentru marfa cu termen de valabilitate, organizați depozitarea astfel încât angajatul să poată selecta mai întâi unitățile cu termenul acceptabil cel mai apropiat.
• Pentru mărfurile fragile sau grele, stabiliți o amplasare sigură și modalitatea permisă de manipulare, ținând seama de ambalaj, echipamente și instruirea efectuată.
• Alocați locuri separate pentru retururi și pentru pozițiile deteriorate sau neverificate și marcați-le statutul, ca să nu fie adăugate din greșeală la o comandă.
• Dacă au fost încălcate condițiile de depozitare, notați momentul constatării, lista mărfurilor și abaterea cunoscută, informați managerul și suspendați eliberarea pozițiilor suspecte până la decizia persoanei împuternicite.

Gestionarul trebuie să semnaleze rafturile și echipamentele defecte, precum și obstacolele de pe culoare. Asigurarea condițiilor de muncă sigure și efectuarea instructajelor corespunzătoare revin angajatorului, conform articolului 153 din Codul muncii al Ucrainei. Fișa postului nu trebuie să transfere gestionarului întreaga obligație de a organiza siguranța depozitului.

Cum se pregătesc comenzile, se eliberează marfa și se primesc retururile

Este bine ca gestionarul să înceapă pregătirea după primirea unei sarcini aprobate, care conține numărul comenzii, lista pozițiilor, cantitatea și destinatarul. Dacă mărimea sau modelul necesar nu este disponibil, acesta îl informează pe angajatul care gestionează comanda. Înlocuirea din proprie inițiativă cu o marfă asemănătoare creează o diferență între înțelegerea cu clientul, documente și marfa eliberată efectiv.

1. Selectați marfa după codul produsului și celelalte caracteristici necesare și verificați cantitatea și dacă setul este complet.
2. Comparați marfa pregătită cu sarcina înainte de ambalare. Pentru seturi asemănătoare, scumpe sau complexe, este recomandabil să participe și un al doilea angajat.
3. Separați comanda pregătită de stocul disponibil și marcați-o cu numărul comenzii, ca să nu selecteze alt angajat aceleași unități.
4. Înregistrați eliberarea sau transferul corespunzător în evidență. Corelați momentul înregistrării operațiunii cu predarea efectivă, ca marfa să nu fie scăzută de două ori din stoc.
5. Predați marfa și documentele destinatarului sau curierului și consemnați data, numărul coletelor și modalitatea de confirmare a predării.

Dacă un curier preia cutii închise, confirmarea predării trebuie să deosebească numărul coletelor de verificarea conținutului acestora. Nu consemnați că a verificat fiecare unitate dacă, în realitate, a preluat doar coletele ambalate. Dacă expedierea este anulată înainte de predare, gestionarul readuce marfa pregătită la locurile desemnate, iar angajatul responsabil înregistrează schimbarea statutului și corecțiile necesare ale documentelor.

Consemnați și transferurile interne: de unde și unde a fost mutată marfa, ce anume și în ce cantitate, când și cine a predat-o și a primit-o. Transferul din depozit în sala de vânzare nu trebuie să rămână o înțelegere verbală. Dacă magazinul ține evidența separată a acestor spații, operațiunea trebuie să respecte această separare.

La retur, gestionarul confruntă marfa cu documentul sau înregistrarea eliberării anterioare, verifică numărul de bucăți, dacă setul este complet și starea mărfii și transmite rezultatul angajatului împuternicit. Simpla preluare a unui produs pentru verificare nu înseamnă aprobarea automată a rambursării sau a revânzării acestuia. Până la luarea unei decizii, marfa se păstrează separat, iar persoana cu atribuțiile necesare documentează ce urmează să se întâmple — revenirea în vânzare, predarea către furnizor sau o altă operațiune.

Cum se verifică stocurile și se investighează lipsurile

Pentru control periodic, proprietarul poate introduce numărători selective pe anumite grupuri: poziții scumpe, coduri de produs asemănătoare sau mărfuri la care apar frecvent erori. Acest control intern ajută la identificarea mai rapidă a cauzelor abaterilor. Această modalitate de control intern nu trebuie prezentată drept procedură universală sau înlocuitor al procedurilor obligatorii de inventariere.

1. Stabiliți limitele verificării. Notați depozitul, lista pozițiilor și momentul pentru care comparați stocurile fizice cu cele din evidență. Opriți mișcarea mărfurilor alese pe durata numărării sau înregistrați separat fiecare operațiune.
2. Numărați marfa fizică. Verificați locul principal, rafturile suplimentare, zona de pregătire a comenzilor, retururile și livrările aflate în litigiu. Menționați separat statuturile diferite.
3. Verificați din nou abaterile. Renumărați poziția cu probleme și verificați unitățile de măsură, mărimile, culorile și codurile de produs asemănătoare.
4. Reconstituiți succesiunea operațiunilor. Verificați recepțiile, vânzările, retururile, transferurile și casările dintre verificarea anterioară și numărătoarea curentă.
5. Consemnați cauza sau incertitudinea. Dacă găsiți o eroare într-un document, transmiteți-o angajatului împuternicit pentru corectare. Dacă nu stabiliți cauza, consemnați diferența și transmiteți materialele managerului.

Exemplu ipotetic. La începutul perioadei verificate, evidența cuprindea 40 de unități. În această perioadă, magazinul a primit 15 unități, a vândut 18, a primit înapoi 2 unități și a transferat 5 la alt depozit. Stocul așteptat: 40 + 15 − 18 + 2 − 5 = 34 de unități. În realitate au fost numărate 32, deci diferența este de 2 unități. Rezultatul nu dovedește încă vinovăția gestionarului: trebuie verificate mai întâi documentele, locurile de depozitare și predările efective.

Nu modificați stocul fără explicație doar pentru ca acesta să coincidă cu numărătoarea. Dacă a fost descoperit un transfer neînregistrat, documentați operațiunea respectivă conform procedurii stabilite. Dacă a fost confirmată altă cauză, păstrați rezultatele verificării, decizia persoanei împuternicite și documentul în baza căruia au fost făcute modificările.

Ce să includeți în fișa postului gestionarului

Mai jos găsiți o structură pe care o puteți adapta magazinului. Acesta este un conținut propus pentru un document intern. Înainte de începerea activității, angajatorul trebuie să informeze angajatul, printre altele, cu privire la atribuțiile postului, responsabilități, locul de muncă, drepturi și condițiile de muncă, conform articolului 29 din Codul muncii al Ucrainei. Fișa postului ajută la consemnarea unei părți din aceste informații.

• Postul și subordonarea. Menționați denumirea, codul, managerul direct, depozitul sau zona de lucru și procedura de înlocuire în perioada absenței.
• Responsabilități. Descrieți recepția, verificarea, amplasarea, depozitarea, pregătirea comenzilor, eliberarea, consemnarea transferurilor și retururilor, participarea la numărători și raportarea abaterilor.
• Limitele atribuțiilor. Specificați ce documente poate crea, semna sau modifica angajatul, ce operațiuni poate efectua singur și cine aprobă excepțiile.
• Drepturi. Prevedeți dreptul de a primi documente și sarcini clare, de a semnala marfa neverificată și de a solicita renumărarea, condiții adecvate de depozitare și echipamente funcționale.
• Acces. Stabiliți spațiile permise, cheile, contul în program și acțiunile disponibile. Drepturile în program trebuie să corespundă muncii încredințate.
• Cunoștințe și instruire. Menționați caracteristicile sortimentului, unitățile de măsură, regulile de amplasare, circuitul documentelor, folosirea programului și a echipamentelor pe care angajatul le va utiliza efectiv.
• Raportare și colaborare. Precizați cui, când și cum se transmit rezultatele recepției, diferențele, operațiunile neîncheiate și semnalările privind condițiile periculoase.
• Răspundere. Faceți trimitere la limitele și procedura prevăzute de legislație, fără a promite despăgubirea tuturor pierderilor magazinului.

Este util să înlocuiți formularea generală „răspunde de evidența depozitului” cu o acțiune concretă: „În ziua în care constată o diferență, gestionarul îl informează pe manager și menționează marfa, documentul și cantitatea fizică; corectarea datelor din evidență este aprobată de persoana desemnată de proprietar”. Astfel, angajatul înțelege rezultatul așteptat, iar managerul poate verifica îndeplinirea sarcinii.

Ce răspundere materială poate avea gestionarul

Pentru angajații unui magazin din Ucraina se aplică regulile legislației muncii din Ucraina. Conform articolelor 130 și 138 din Codul muncii al Ucrainei, angajatorul trebuie să dovedească elementele răspunderii materiale: un prejudiciu direct efectiv, o încălcare culpabilă și ilegală a obligațiilor de serviciu și legătura dintre comportamentul angajatului și prejudiciu. Simpla consemnare a unei lipse nu dovedește, prin ea însăși, toate aceste împrejurări.

Pentru un angajat obișnuit se aplică regula articolului 132: despăgubirea pentru prejudiciul direct efectiv este limitată la salariul mediu lunar, dacă legea nu prevede un alt temei. Profitul nerealizat nu poate fi adăugat automat la valoarea lipsei. Articolul 130 permite separat răspunderea pentru profitul nerealizat numai în cazul angajaților care au calitatea de persoane cu funcții de răspundere; simpla denumire „gestionar” nu stabilește această calitate. Legea exclude, de asemenea, răspunderea pentru riscul normal de producție și activitate economică și pentru prejudiciul cauzat în stare de necesitate extremă.

Răspunderea materială integrală necesită un temei legal. Pentru activitatea din depozit pot fi relevante cazurile prevăzute la articolul 134: un contract de răspundere materială integrală încheiat în mod corespunzător, primirea bunurilor în gestiune pe baza unor documente pentru o singură operațiune, anumite cazuri de lipsă sau deteriorare intenționată a unor bunuri determinate și alte împrejurări prevăzute expres de lege. Aceste temeiuri trebuie verificate în raport cu situația concretă, nu aplicate oricărei diferențe de stoc.

Înainte de încheierea cu gestionarul a unui contract scris de răspundere materială integrală în temeiul articolului 135-1, angajatorul trebuie să verifice dacă angajatul a împlinit 18 ani, dacă postul sau activitatea sa figurează în lista corespunzătoare și dacă atribuțiile efective sunt legate direct de bunurile care i-au fost încredințate. Pentru activitatea din depozit, acestea pot include, de exemplu, depozitarea, prelucrarea, vânzarea (eliberarea) sau transportarea bunurilor.

Pentru a stabili ce listă trebuie consultată, folosiți explicația Serviciului de Stat al Ucrainei pentru probleme de muncă, care face trimitere la lista posturilor și activităților aprobată prin Hotărârea nr. 447/24. Denumirea postului, o formulare din fișa postului sau semnarea unui acord general „pentru a răspunde de toate” nu înlocuiesc verificarea condițiilor legale ale contractului.

Angajatorul trebuie, de asemenea, să asigure condițiile de păstrare a bunurilor — o cerință prevăzută la articolul 131. Prin urmare, când analizează o lipsă, trebuie să verifice cine avea chei și acces la marfă, dacă predările erau documentate și dacă spațiile de depozitare erau adecvate. Conform articolului 137, instanța ia în considerare împrejurările concrete și trebuie să reducă în mod corespunzător suma despăgubirii atunci când prejudiciul a fost cauzat și de lipsa condițiilor necesare pentru păstrarea bunurilor.

Nu se poate înlocui procedura de recuperare a prejudiciului cu o „amendă pentru lipsă” automată. Articolul 136 stabilește procedura: dispoziția de reținere în limita salariului mediu lunar trebuie emisă în cel mult două săptămâni de la constatarea prejudiciului, iar executarea ei nu poate începe mai devreme de șapte zile de la informarea angajatului. În celelalte cazuri, legea prevede sesizarea instanței de către angajator. Potrivit articolului 130, angajatul poate acoperi voluntar prejudiciul integral sau parțial. Angajatorul trebuie să respecte caracterul voluntar al acestei despăgubiri și să se abțină de la orice constrângere.

La fiecare plată a salariului, angajatorul trebuie să respecte articolele 128 și 129 din Codul muncii al Ucrainei: cuantumul total al tuturor reținerilor nu poate depăși, de regulă, 20% din salariul cuvenit angajatului. Limita de 50% se aplică numai în cazurile prevăzute expres de lege; în cazul executării pedepsei prin muncă corecțională și al reținerii pensiei de întreținere pentru copiii minori, legea permite rețineri de până la 70%. Angajatorul nu poate reține bani din indemnizația de concediere, din compensații sau din alte plăți asupra cărora legea interzice urmărirea silită; prin urmare, dispoziția emisă în temeiul articolului 136 nu îi permite să rețină dintr-o dată întregul salariu mediu lunar.

Sancțiunile disciplinare se analizează separat de despăgubiri. Potrivit regulilor generale din articolele 147–149 din Codul muncii al Ucrainei, pot fi aplicate mustrarea sau concedierea dacă există un temei corespunzător; pentru o singură abatere se aplică o singură sancțiune disciplinară. Angajatorul trebuie să solicite explicații scrise, să țină seama de împrejurări și să respecte termenele: în general, sancțiunea se aplică în cel mult o lună de la constatare, fără a lua în calcul perioadele de incapacitate de muncă și concediu prevăzute de lege, și nu mai târziu de șase luni de la comiterea abaterii. Sistemul propriu de amenzi în bani nu înlocuiește această procedură.

Evidența de depozit în Torgsoft: stocul la o anumită dată și verificarea mișcărilor

În Torgsoft, gestionarul poate folosi „Склад → Стан складу” („Depozit → Situația depozitului”) pentru a vedea cantitatea de marfă, iar filtrul „Стан на дату” („Situația la data”) pentru a verifica stocul la data selectată. „Рух товару” („Mișcarea mărfii”) afișează operațiunile pentru poziția selectată, iar „Картка складського обліку” („Fișa evidenței de depozit”) permite urmărirea stocului din depozitul curent după recepție, vânzare, retur sau transfer intern. În practică, aceste funcții ajută la compararea rezultatului numărătorii cu operațiunile documentate; completitudinea comparației depinde de datele înregistrate.

Proprietarul ar trebui să configureze accesul angajaților în funcție de atribuțiile lor: gestionarului — acțiunile de depozit necesare, iar aprobarea modificărilor — persoanelor responsabile desemnate. Descrierea oficială confirmă posibilitatea configurării rolurilor și restricționării funcțiilor. Înainte de organizarea mai multor depozite, verificați opțiunile licenței Torgsoft: „Старт” („Start”) permite un singur centru de evidență și nu acceptă transferuri între depozite; mai multe centre de evidență și astfel de transferuri sunt prevăzute în „Ультра” („Ultra”) și în versiunea terminal. Lucrul punctelor la distanță prin internet cu o singură bază de date pe server necesită formatul corespunzător de licență.

Pentru eliberarea mărfii prin formularul „Реалізація” („Vânzare”) puteți adăuga marfă după codul de bare sau codul produsului și imprima avizul de expediție. Conform documentației, scanarea adaugă implicit o singură unitate; pentru ca programul să solicite cantitatea, trebuie activată opțiunea „Запитувати кількість товару” („Solicită cantitatea mărfii”). De aceea, angajatul trebuie să compare cantitatea introdusă cu cea fizică. Vizualizarea locului de depozitare în acest formular este disponibilă dacă este activată opțiunea „Місце зберігання товару” („Locul de depozitare a mărfii”).

Verificarea zilnică și predarea schimbului

Folosiți această listă ca bază pentru procedura internă. Proprietarul trebuie să stabilească termenele de notificare și să desemneze persoana care ia deciziile, astfel încât întrebările nerezolvate să aibă un responsabil.

• La începutul schimbului, gestionarul verifică mesajele schimbului anterior, starea zonei de lucru și a echipamentelor și primește lista livrărilor și expedierilor așteptate.
• La recepție, compară sortimentul, cantitatea și starea, separă pozițiile neverificate și cele aflate în litigiu și transmite informațiile despre abateri.
• La eliberare, verifică temeiul, conținutul comenzii, destinatarul și documentarea predării; consemnează transferurile și retururile.
• Înainte de sfârșitul schimbului, compară operațiunile efectuate cu documentele și verifică dacă există marfă eliberată fără documentare sau documentată fără predare fizică.
• La predarea schimbului, comunică recepțiile neterminate, expedierile pregătite, retururile, mărfurile în litigiu, diferențele constatate și defecțiunile; predă cheile și documentele conform procedurii stabilite.

În consemnarea predării, indicați pozițiile concrete și următoarea acțiune. De exemplu: „Livrarea aferentă documentului nr. … a fost verificată parțial; două cutii sunt în zona de recepție; verificarea va fi continuată de …”. Angajatul din schimbul următor confirmă informațiile primite și rezultatele verificării pe care a efectuat-o efectiv. Dacă ceva nu a fost numărat sau inspectat, acest lucru trebuie menționat clar în consemnare.