De la încasarea banilor la o comandă verificată
Clientul transferă bani într-un cont IBAN sau pe un card. Managerul trebuie să vadă încasarea, să stabilească la ce comandă se referă, să înregistreze plata și să trimită marfa la expediere. Când sunt multe plăți, comutarea constantă între bancă și evidența contabilă îngreunează această activitate.
Opțiunea suplimentară „Extrase bancare” preia în Торгсофт operațiunile conturilor de la Privat24 pentru afaceri, monobank și Ukrsibbank. Angajații pot consulta extrasele în program, în limita drepturilor de acces acordate.
Pregătiți conturile și accesul angajaților
Înainte de a prelua extrasele, configurați integrarea cu banca și adăugați utilizatorii care vor monitoriza operațiunile. Pentru fiecare cont puteți acorda acces doar la încasări, doar la plăți sau la toate operațiunile.
De exemplu, managerul care verifică plățile comenzilor ar trebui să aibă acces doar la încasări. Angajatul responsabil de cheltuieli ar trebui să aibă acces la operațiunile de ieșire. Stabiliți drepturile în funcție de sarcinile fiecărui angajat.
Condiție pentru Ukrsibbank
Preluarea extraselor necesită autorizare prin UKRSIB business. Stabiliți cine se va ocupa de aceasta: pentru această bancă, consultarea operațiunilor în Торгсофт nu elimină necesitatea autorizării prin site-ul băncii.
Cum să organizați verificarea zilnică a plăților
Preluați operațiunile pentru o perioadă
În Торгсофт puteți descărca un extras pentru perioada selectată. Stabiliți cine verifică încasările înainte de expediere și cine le reconciliază la sfârșitul zilei de lucru.
Găsiți plata necesară
Puteți selecta extrasele după încasări sau plăți și le puteți filtra după datele din coloane. Pentru a asocia plata cu o comandă, verificați suma, data, plătitorul și descrierea plății. Este posibil ca simpla potrivire a sumei să nu fie suficientă.
Clarificați o încasare neidentificată
Dacă cumpărătorul nu a indicat numărul comenzii, solicitați clarificări. Pentru un avans, recomandăm să înregistrați cine l-a trimis și pentru ce comandă trebuie alocat. Până la clarificare, nu considerați o anumită factură achitată.
Verificați înregistrările anterioare
Extrasul indică dacă operațiunea a fost transferată în Торгсофт. Înainte de a înregistra plata, verificați și dacă nu a introdus-o deja manual un alt angajat. Acest lucru este deosebit de important când mai multe persoane gestionează plățile.
Recomandăm trimiterea comenzii la expediere după verificarea încasării efective și a corespondenței acesteia cu comanda. Stabiliți această procedură împreună cu managerii și angajații depozitului.
Reconciliați separat comisioanele și fluxul banilor
Pentru plățile cu comision bancar, recomandăm să verificați separat suma plății și reținerea băncii. Dacă mai multe magazine sau întreprinderi folosesc același cont, stabiliți cărei vânzări îi aparține încasarea înainte de a o înregistra în evidență.
La retragerea banilor în casierie, verificați ambele părți ale mișcării: debitarea contului bancar și încasarea efectivă a numerarului. Stabiliți cine confirmă fiecare dintre aceste evenimente.
Plată către furnizor prin PrivatBank
Clienții PrivatBank pot pregăti un ordin de plată în Торгсофт și îl pot transmite în portalul de internet banking pentru semnarea de către titularul contului. Angajatul pregătește documentul, iar titularului îi recomandăm să verifice datele, suma și destinația plății înainte de semnare.
Verificați opțiunea pentru conturile dumneavoastră
Începeți cu lista conturilor bancare și a angajaților care monitorizează plățile. Puteți afla condițiile de conectare de la departamentul de comenzi: Telegram @torgsoft_sale sau +38 (067) 558 37 84.
Reveniți la pasul anterior