Rapoartele X și Z ale terminalului PrivatBank: cum le generezi și le reconciliezi cu casa de marcat

La sfârșitul programului, casierul trebuie să efectueze separat operațiunea de raportare pe terminalul bancar și să genereze raportul fiscal Z în registratorul operațiunilor de decontare (RRO) sau în registratorul software al operațiunilor de decontare (PRRO), dacă în cursul zilei au avut loc operațiuni de decontare. Raportul bancar Z transmite datele finale ale terminalului; acesta nu înlocuiește bonul fiscal de raportare și nu închide schimbul PRRO. Pentru verificarea intermediară a sumelor, folosiți raportul X.

Înainte de încheierea programului, reconciliați plățile cu cardul și retururile reușite cu bonurile fiscale corespunzătoare, pentru aceeași perioadă. Verificați separat virarea banilor în cont, ținând cont de comision și de termenele prevăzute în contractul cu banca. Alegeți succesiunea de apăsări în funcție de modelul terminalului și de programul instalat: mai jos sunt descriși pașii din ghidurile PrivatBank pentru PAX S800 și Android PAX A930.

Ce rapoarte îi sunt necesare casierului și proprietarului magazinului

Terminalul bancar de plată — terminal POS, din englezescul Point of Sale, „punct de vânzare” — procesează operațiuni de plată. RRO sau PRRO înregistrează operațiunile de decontare și generează documente fiscale. Chiar și atunci când ambele funcții sunt disponibile pe același dispozitiv, casierul trebuie să verifice rezultatul fiecăreia.

Definițiile bonului fiscal de raportare și raportului zilnic sunt prevăzute la articolul 2 din Legea Ucrainei nr. 265/95-VR. Scopul rapoartelor bancare este descris în instrucțiunile PrivatBank pentru terminalele respective.

Cum generezi raportul X sau Z pe PAX S800

Această succesiune de pași corespunde secțiunii 9 din ghidul metodologic PrivatBank pentru PAX S800. Înainte de utilizare, verificați modelul dispozitivului: simpla prezență a butoanelor cu săgeți nu înseamnă că instrucțiunea este potrivită pentru alt terminal.

1. Apăsați tasta cu săgeata în jos pentru a accesa meniul de operațiuni.
2. Pentru operațiunea de raportare finală, selectați „z-звіт” („raport Z”). Pentru verificarea intermediară, selectați „x-баланс” („sold X”).
3. Apăsați tasta verde de confirmare.
4. Așteptați încheierea operațiunii. Verificați mesajul de pe terminal și raportul obținut înainte de a opri dispozitivul.

Dacă pe ecran apare o selecție suplimentară pentru destinatar sau cont, verificați-o în raport cu setările punctului dvs. comercial. Pentru reconciliere sunt necesare datele tuturor destinatarilor ale căror plăți le verificați, dar sumele acestora trebuie evidențiate separat. Nu selectați un cont la întâmplare: dacă este nevoie, clarificați procedura cu serviciul de asistență al băncii.

Cum obții „Z-баланс” și „Х-баланс” pe Android PAX A930

În ghidul PrivatBank pentru Android PAX A930, aceste operațiuni sunt descrise separat:

• Secțiunea 9.1 — date după încheierea zilei. La sfârșitul schimbului, apăsați „Z-баланс” („sold Z”). Conform instrucțiunilor, bonul se imprimă automat, iar operațiunea transmite datele terminalului.
• Secțiunea 9.2 — raportul zilnic. Apăsați „Х-баланс” („sold X”). Bonul se imprimă automat; informațiile din memoria operativă nu sunt resetate.

Urmați acești pași dacă meniul PAX A930 corespunde descrierii din ghid. Programul bancar instalat și metoda de integrare cu casa pot influența accesul la operațiuni. PrivatBank face distincția între integrarea strictă, în care operațiunile financiare sunt inițiate din casa de marcat, și integrarea flexibilă, în care plata poate fi inițiată și de pe terminal. Condițiile sunt prezentate pe pagina despre integrarea cu casa de marcat.

Nu întrerupeți conexiunea din aplicația „Касове суміщення” („Integrare cu casa de marcat”) doar pentru a urma instrucțiunile altui terminal. Dacă opțiunea necesară lipsește sau nu este disponibilă, clarificați procedura aplicabilă configurației dvs. cu banca și cu furnizorul programului de casă.

Ce pot face proprietarii de Ingenico, Verifone, Newland și alte modele

Identificați modelul de pe carcasa dispozitivului sau din documentele echipamentului și accesați materialul corespunzător în sistemul de instruire PrivatBank. Pe această pagină, banca publică ghiduri și materiale despre generarea rapoartelor, returnarea banilor și lucrul cu arhiva tranzacțiilor. Pașii pentru PAX S800 nu trebuie aplicați tuturor modelelor Ingenico, iar combinațiile F1/F4 nu trebuie folosite pe orice model Verifone fără instrucțiunile specifice acestuia.

Dacă nu găsiți materialul necesar, contactați banca prin „Виклик банку” → „Служба підтримки” („Apelați banca” → „Serviciul de asistență”), dacă aceste opțiuni sunt disponibile, sau sunați la 3700 și comunicați numărul terminalului. Pentru întrebări despre integrare, PrivatBank indică numărul 0 800 500 030. Pregătiți modelul dispozitivului, numărul terminalului și textul exact al mesajului de pe ecran.

Când trebuie generat raportul fiscal Z

Pentru întreprinzătorii care folosesc RRO sau PRRO în Ucraina, punctul 9 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR stabilește obligația de a crea zilnic bonuri fiscale de raportare în format tipărit și/sau electronic atunci când se efectuează operațiuni de decontare. Pentru RRO, legea exceptează separat automatele de vânzare a bunurilor și serviciilor. Recomandările de mai jos se referă la o casă obișnuită de magazin.

Lipsa vânzărilor nu înseamnă automat că nu au avut loc operațiuni de decontare: în cursul zilei, casierul poate să fi înregistrat un retur. Verificați operațiunile efective ale casei. Dacă nu au existat astfel de operațiuni, norma menționată nu impune necondiționat generarea unui raport Z cu valoare zero în fiecare zi calendaristică. Verificați suplimentar schimbul rămas deschis, conform regulilor aplicabile RRO sau PRRO utilizat.

Punctele 1 și 2 ale articolului 3 din aceeași lege impun efectuarea operațiunilor de decontare pentru suma integrală și furnizarea către cumpărător a documentului de decontare corespunzător, în format tipărit și/sau electronic. Bonul terminalului bancar nu înlocuiește, prin el însuși, acest document. În același timp, punctul 158 din Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei (BNU) nr. 164 permite situații în care nu este necesară emiterea unui bon bancar separat pe hârtie, de exemplu dacă cumpărătorul a refuzat bonul sau a primit un document de decontare cu datele obligatorii ale bonului. Aceasta nu anulează obligația de a furniza documentul fiscal atunci când este necesar.

Recomandare practică: includeți în procedura de lucru a casierului doi pași separați — încheierea operațiunii de raportare bancară și generarea raportului fiscal Z. După fiecare pas, casierul verifică rezultatul în sistemul corespunzător. Existența unui raport bancar tipărit nu confirmă încheierea schimbului fiscal.

Cum reconciliezi terminalul cu casa fiscală

Pentru verificarea zilnică, este util să analizați trei categorii de date: plățile și retururile de pe terminal, documentele fiscale corespunzătoare și virările efective în cont. Această succesiune ajută la deosebirea unei erori a casierului de o diferență de perioadă sau de un comision reținut.

1. Stabiliți limitele reconcilierii. Notați ora de început și de sfârșit a perioadei, numărul terminalului, destinatarul plăților și casa fiscală. Dacă un terminal deservește mai mulți destinatari sau o casă lucrează cu mai multe terminale, separați datele în consecință.
2. Calculați plățile reușite cu cardul. Folosiți raportul bancar și detalierea operațiunilor. Nu includeți încercările respinse în totalul plăților reușite, iar operațiunile cu rezultat neclar verificați-le separat.
3. Calculați separat retururile și anulările. Clarificați în bancă starea fiecărei operațiuni. Nu este suficient ca diferența dintre totaluri să fie aceeași: verificați și plățile, și retururile individuale.
4. Identificați bonurile fiscale corespunzătoare. Comparați cu terminalul doar componenta plăților cu cardul efectuate prin acel terminal. Evidențiați separat numerarul, plățile prin alte terminale și celelalte metode fără numerar.
5. Verificați viramentul bancar. Comparați-l cu operațiunile corespunzătoare de acceptare a plăților, comisionul și termenele de virare. Înregistrați orice diferență încă neexplicată, împreună cu angajatul responsabil și următorul pas.

Sesiunea bancară și schimbul fiscal pot acoperi intervale de timp diferite. De exemplu, dacă raportul terminalului a fost generat mai devreme, iar casa a continuat să accepte plăți cu cardul după aceea, totalurile vor cuprinde deja operațiuni diferite. De aceea, la reconciliere verificați ora și operațiunile incluse, nu doar data din raport. Nu presupuneți că fiecare raport acoperă automat intervalul de la miezul nopții până la miezul nopții.

Exemplu cu numerar, card și plată mixtă

Exemplu ipotetic. În aceeași perioadă, magazinul a efectuat următoarele operațiuni. Exemplul nu include alte vânzări, retururi sau canale de plată.

Casierul reconciliază separat plățile cu cardul de 9 500 UAH și retururile cu cardul de 1 000 UAH. Diferența dintre ele este de 8 500 UAH. Pentru toate metodele de plată, vânzările minus retururile însumează 14 000 − 1 000 = 13 000 UAH. Ar fi incorect să comparați acești 13 000 UAH cu totalul unui singur terminal bancar, deoarece suma include 4 500 UAH încasați în numerar.

Pentru cumpărătura cu plată mixtă, casierul verifică suma integrală a bonului fiscal — 2 000 UAH — și repartizarea acesteia: 500 UAH în numerar și 1 500 UAH cu cardul. În reconcilierea cu terminalul intră doar 1 500 UAH. Dacă magazinul acceptă și alte plăți fără numerar, acestea nu trebuie adăugate automat la rulajul acestui terminal.

De ce poate fi virată o altă sumă în cont

Conform punctelor 45 și 47 din Regulamentul BNU nr. 164, procedura și termenele de decontare cu comerciantul sunt stabilite în contractul de acceptare a plăților. Tot contractul stabilește valoarea comisionului; plata acestuia este reglementată de punctul 56. Prin urmare, generarea cu succes a raportului bancar Z nu confirmă virarea imediată în cont a întregii sume.

Exemplu ipotetic de calcul al viramentului. Banca a inclus într-un singur virament plăți de 10 000 UAH și retururi de 1 000 UAH, iar în condițiile exemplului a reținut un comision de 150 UAH. Dacă nu există alte ajustări, viramentul va fi de 10 000 − 1 000 − 150 = 8 850 UAH. Este un exemplu de calcul, nu un tarif PrivatBank. Verificați baza efectivă de calcul a comisionului, momentul reținerii și componența viramentului în contractul dvs. și în detalierea bancară.

Ce să faci dacă sumele nu coincid sau bonul nu s-a imprimat

Începeți cu operațiunea concretă care a generat diferența. Pentru identificare, pregătiți data, ora, suma, numărul terminalului, numărul bonului și identificatorul operațiunii sau codul de autorizare, dacă sunt disponibile. Găsiți bonul fiscal pentru operațiunea aferentă din casa de marcat. Datele bonului bancar sunt stabilite la punctul 160 din Regulamentul BNU nr. 164.

Pentru PAX S800, imprimarea repetată este descrisă în secțiunea 10 a ghidului, prin opțiunea „Копія чека” („Copie bon”). Pentru PAX A930, secțiunea 10 permite selectarea ultimului bon sau a unuia dintre ultimele zece. Copia confirmă o operațiune deja efectuată; imprimarea ei nu generează o nouă debitare de pe card.

Când contactați banca, folosiți canalele oficiale. Nu cereți cumpărătorului să vă comunice numărul personal de identificare (PIN), nu fotografiați cardul și nu-i notați numărul complet în registrul de lucru. Pentru reconciliere, folosiți datele bonului în forma furnizată de sistemul bancar. Punctul 64 din Regulamentul BNU nr. 164 obligă comerciantul să respecte procedurile de securitate, să nu divulge terților datele deținătorului și să nu copieze instrumentul de plată sau datele acestuia.

Cum verifici un retur după generarea raportului Z

Generarea raportului bancar sau fiscal Z, în sine, nu rambursează banii cumpărătorului. Pentru retur sunt necesare operațiunea de plată corespunzătoare, efectuată conform procedurii băncii, și înregistrarea corespunzătoare a returului prin RRO sau PRRO, atunci când acesta se aplică. Procedura și termenul în care comerciantul inițiază returul trebuie prevăzute în contractul de acceptare a plăților — conform subpunctului 11 al punctului 45 din Regulamentul BNU nr. 164.

În ghidurile PrivatBank pentru PAX S800 și PAX A930, operațiunile de anulare presupun căutarea după numărul bonului sau identificatorul RRN — numărul de referință al operațiunii de plată. Pentru cazul concret, urmați procedura aplicabilă modelului, serviciului de plată și contractului dvs. După efectuare, verificați starea în sistemul bancar și existența documentului fiscal de retur. Dacă achiziția și returul aparțin unor perioade diferite, notați legătura dintre ele în evidența de reconciliere, ca să nu căutați ambele operațiuni doar într-un singur raport zilnic.

Reconcilierea plăților cu cardul și a rapoartelor fiscale în Torgsoft

În Torgsoft, transmiterea datelor plății bancare către bonul fiscal depinde de setările integrării și de registratorul acceptat. Pentru schimbul automat de date cu terminalul, trebuie activată funcția suplimentară „Інтеграція з банківським терміналом” („Integrare cu terminalul bancar”). Pentru lucrul cu un registrator fiscal hardware trebuie activată și funcția cu plată „Інтеграція з фіскальним реєстратором” („Integrare cu registratorul fiscal”); condițiile pentru lucrul cu PRRO sunt prezentate mai jos.

Potrivit documentației oficiale, terminalul trebuie să transmită către casă informațiile din bonul de confirmare bancară — slipul —, iar programul trebuie să aibă activată transmiterea corespunzătoare a datelor. Dacă nu există o conexiune automată, documentația prevede introducerea manuală a parametrilor de pe bonul bancar, dacă setările sunt adecvate. Înainte de utilizare, verificați dacă registratorul dvs. acceptă această funcție și dacă metodele de plată sunt configurate corect.

Pentru lucrul cu PRRO, activați funcția suplimentară „Програмний РРО” („RRO software”) pentru numărul necesar de posturi de lucru și configurați registratorul și cheia casierului. Programul oferă acțiuni separate pentru raportul X și raportul fiscal Z. Raportul bancar rămâne o operațiune separată. În setările PRRO din Torgsoft, se pot diferenția plățile efectuate prin terminal de celelalte plăți fără numerar; casierul trebuie să verifice metoda de plată selectată și la înregistrarea retururilor.

Pentru verificarea unei perioade, Torgsoft oferă un raport sumar bazat pe datele rapoartelor Z: acesta arată numărul și valoarea bonurilor de vânzare și de retur, defalcate pe metode de plată. În mod implicit, programul folosește datele serverului serviciului fiscal; se poate genera și un raport din baza de date locală, însă documentația avertizează că pot apărea diferențe după defecțiuni. Pentru reconcilierea cu banca, selectați perioada corespunzătoare, verificați plățile și retururile cu cardul, iar comisionul și virarea efectivă confirmați-le cu documentele bancare.

Procedura casierului la încheierea programului

Ca instrucțiune internă a magazinului, puteți folosi următoarea succesiune:

1. Încheiați plățile și retururile curente și clarificați starea operațiunilor cu erori.
2. Dacă este nevoie, obțineți rapoartele bancar și fiscal X pentru verificarea preliminară.
3. Reconciliați plățile și retururile cu cardul pentru aceeași perioadă, același terminal și același destinatar. Notați diferențele împreună cu datele operațiunilor.
4. Efectuați operațiunea de raportare bancară conform instrucțiunilor modelului și verificați rezultatul.
5. Generați raportul fiscal Z dacă au avut loc operațiuni de decontare și verificați încheierea schimbului în sistemul de casă.
6. Predați persoanei responsabile rapoartele și lista aspectelor rămase nerezolvate. După împlinirea termenului de virare, verificați încasarea și comisionul în extrasul bancar.

Surse și instrucțiuni oficiale

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR: articolul 2 — definițiile operațiunii de decontare și documentelor de raportare; articolul 3, punctele 1, 2, 7 și 9 — efectuarea operațiunilor, furnizarea documentelor, transmiterea datelor fiscale și generarea zilnică a bonurilor fiscale de raportare atunci când au loc operațiuni de decontare.
• Hotărârea Consiliului de administrație al Băncii Naționale a Ucrainei din 29.07.2022 nr. 164 „Privind aprobarea Regulamentului privind emiterea și acceptarea instrumentelor de plată”: Regulamentul, capitolul III, punctele 45, 47, 56 și 64 — condițiile contractuale, termenele de decontare, comisionul și securitatea; capitolul VIII, punctele 156, 158–160 — bonurile, situațiile în care bonul tipărit nu se emite, statutul documentelor și datele obligatorii ale acestora.
• PrivatBank: „Система online-навчання” („Sistem de instruire online”) — pagina oficială cu materiale de instruire pentru casieri și contabili.
• „Методичний посібник по роботі з POS-терміналами ПриватБанку (PAX S800)” („Ghid metodologic de utilizare a terminalelor POS PrivatBank (PAX S800)”): secțiunea 9 — rapoarte; secțiunea 10 — copia bonului; secțiunile despre returul produselor și contactarea băncii.
• „Методичний посібник по роботі з Android POS-терміналами ПриватБанку (Android POS PAX A930)” („Ghid metodologic de utilizare a terminalelor Android POS PrivatBank (Android POS PAX A930)”): secțiunea 8 — anularea; punctele 9.1 și 9.2 — sold Z și sold X; secțiunile 10 și 11 — copii ale bonurilor și contactarea băncii.
• PrivatBank: „Технічні рекомендації та інструкції по інтеграції POS-терміналів” („Recomandări tehnice și instrucțiuni pentru integrarea terminalelor POS”) — tipurile de integrare, configurarea și asistența pentru integrare.
• Torgsoft: „Інтеграція з фіскальним реєстратором” („Integrarea cu registratorul fiscal”) — transmiterea informațiilor din bonul bancar, introducerea manuală a parametrilor și rapoartele fiscale.
• Torgsoft: „Додавання ПРРО в Торгсофт” („Adăugarea PRRO în Torgsoft”) — activarea funcției, metodele de plată, rapoartele X și Z și raportul sumar pentru o perioadă.