Cum se corectează erorile din carnetul de muncă pe hârtie și din cel electronic

Pentru a corecta o eroare din carnetul de muncă, angajatorul trebuie mai întâi să stabilească unde a apărut: în datele personale ale angajatului, într-o înregistrare privind activitatea profesională, într-o înregistrare electronică după digitalizare sau în datele declarate privind contribuțiile. Fiecare situație are propria procedură. Adunați documentele care confirmă informațiile corecte, adresați-vă angajatorului împuternicit sau Fondului de Pensii al Ucrainei (FPU), iar după corectare verificați datele atât pe hârtie, cât și în format electronic.

Încheierea perioadei de tranziție de cinci ani la evidența electronică, la 10 iunie 2026, nu înseamnă că trebuie distruse carnetele de muncă pe hârtie sau că perioadele de activitate nedigitalizate se pierd automat. FPU continuă să primească documente și după această dată. Carnetul pe hârtie trebuie păstrat, iar angajatorul are în continuare obligația de a înscrie în el, la cererea angajatului, mențiunile prevăzute de lege.

Ce trebuie verificat înainte de corectare

Pentru angajatorii din Ucraina, evidența electronică a activității profesionale este reglementată de articolul 48 din Codul muncii al Ucrainei. Informațiile se păstrează în registrul persoanelor asigurate din Registrul de Stat al asigurărilor sociale obligatorii de stat. Carnetul pe hârtie, înregistrările privind activitatea profesională din registru și datele folosite la calcularea vechimii în muncă pentru asigurări sociale sunt corelate, dar trebuie verificate separat.

Carnetul pe hârtie conține înregistrări privind angajarea, transferurile permanente și încetarea raportului de muncă. Carnetul electronic reflectă informațiile privind activitatea profesională introduse în registru. Pentru calcularea vechimii în muncă pentru asigurări sociale se folosesc datele din registru, iar pentru perioadele pentru care datele nu au fost introduse se aplică procedura și condițiile prevăzute de legislația în vigoare la momentul respectiv. Prin urmare, corectarea denumirii funcției pe hârtie nu corectează de la sine declarațiile privind contribuția unică de asigurări sociale obligatorii de stat (CUAS).

În practică, este util să întocmiți o listă scurtă a neconcordanțelor: numărul înregistrării, informația greșită, informația corectă, documentul justificativ și persoana responsabilă de corectare. Astfel, nu vă limitați la carnetul pe hârtie dacă eroarea a ajuns deja în evidența electronică.

Ce trebuie făcut după încheierea tranziției la evidența electronică

Legea Ucrainei nr. 1217-IX din 05.02.2021 a intrat în vigoare la 10 iunie 2021 și a prevăzut o perioadă de cinci ani pentru introducerea în registru a informațiilor care lipseau. După încheierea acestor lucrări, carnetele de muncă aflate la angajator se înmânează personal angajaților, cu semnătură de primire. Legea nu prevede distrugerea lor ca urmare a digitalizării.

Conform articolului 48 din Codul muncii al Ucrainei, carnetul pe hârtie rămâne la angajat. La cererea acestuia, angajatorul înscrie mențiuni privind angajarea, transferul, încetarea raportului de muncă, stimulentele și premiile pentru realizări profesionale. Dacă o persoană se angajează pentru prima dată și solicită întocmirea carnetului, angajatorul trebuie să o facă în cel mult cinci zile de la angajare.

FPU explică faptul că primirea și procesarea documentelor continuă după 10 iunie 2026, iar lipsa digitalizării până la această dată nu duce la pierderea vechimii în muncă pentru asigurări sociale. Încheierea perioadei de tranziție nu anulează drepturile de muncă sau documentele primare. Totuși, o perioadă lipsă sau contestată trebuie dovedită, iar rezultatul procesării trebuie verificat.

Cine are dreptul să corecteze înregistrările pe hârtie

Conform punctului 2.6 din Instrucțiunea privind modul de completare a carnetelor de muncă ale angajaților, aprobată prin Ordinul nr. 58 din 29.07.1993, înregistrările incorecte sau inexacte privind activitatea profesională sunt corectate de angajatorul care le-a făcut. Angajatorul de la noul loc de muncă trebuie să îi ofere angajatului sprijinul necesar. Îl poate ajuta să pregătească o solicitare și să obțină documentele, însă simplul fapt că este ultimul angajator nu îi conferă dreptul de a rescrie toate înregistrările angajatorilor anteriori.

Pentru datele personale de pe pagina de titlu se aplică o regulă separată: punctul 2.13 prevede efectuarea modificărilor la ultimul loc de muncă. De aceea, înainte de a face o solicitare, este important să stabiliți dacă este vorba despre datele titularului carnetului sau despre informațiile privind activitatea sa profesională.

Dacă întreprinderea care a făcut înregistrarea incorectă a fost lichidată, punctul 2.8 stabilește următoarea ordine: succesorul legal; în lipsa acestuia, organizația superioară în subordinea căreia se afla întreprinderea; iar dacă nici aceasta nu există, arhiva de stat competentă, indicată la punctul respectiv. Angajatorul actual nu trebuie să facă singur corectarea doar pentru că angajatul nu a găsit fostul departament de resurse umane.

În solicitarea adresată fostului angajator sau arhivei, este util să menționați denumirea întreprinderii din perioada respectivă, funcția, datele aproximative ale activității, numărul înregistrării greșite și datele cunoscute ale ordinelor. Solicitați un extras certificat, o copie a ordinului sau o adeverință de arhivă care să indice documentele justificative. Păstrați solicitarea și răspunsul, inclusiv notificarea că documentele nu sunt disponibile.

Cum se corectează datele personale de pe pagina de titlu

Punctul 2.13 din Instrucțiunea nr. 58 permite modificarea numelui de familie, prenumelui, patronimicului și datei nașterii în baza unor documente oficiale: pașaport, certificat de naștere, de căsătorie, de divorț, de schimbare a numelui etc. Angajatorul trebuie să stabilească datele corecte și legătura documentară cu informațiile anterioare. Explicația verbală a angajatului nu este suficientă.

1. Angajatul prezintă carnetul și documentele care confirmă datele corecte sau modificate. Pentru organizarea procedurii, este util să depună o cerere scrisă în care să precizeze ce trebuie schimbat.
2. Persoana împuternicită verifică documentele și taie cu o singură linie informațiile anterioare corespunzătoare de pe pagina de titlu, astfel încât să rămână lizibile.
3. Înscrie alături datele corecte.
4. Pe interiorul copertei menționează documentul justificativ, numărul și data acestuia.
5. Asigură certificarea conform punctului 2.13: textul acestuia prevede semnătura conducătorului întreprinderii sau ștampila departamentului de personal.

Semnătura angajatului nu înlocuiește certificarea modificării de către angajator. Semnătura titularului carnetului la întocmirea inițială, prevăzută la punctul 2.12, se referă la o altă operațiune. Înainte de a scana carnetul corectat, verificați dacă datele vechi și cele noi, datele documentului și certificarea sunt lizibile.

Verificați separat și datele personale ale angajatului din registrul persoanelor asigurate. Corectarea paginii de titlu nu înseamnă că aceste informații au fost deja schimbate în registru. Modificările introduse prin subpunctul 5 al punctului 15 din Secțiunea I a Legii nr. 1217-IX prevăd posibilitatea modificării datelor personale curente la cererea persoanei asigurate, în procedura stabilită de FPU. Dacă numele de familie, prenumele, patronimicul sau data nașterii sunt incorecte în registru, angajatul trebuie să se adreseze FPU pentru a depune cererea respectivă și documentele care confirmă informațiile corecte.

Dacă neconcordanțele privind prenumele, patronimicul sau numele de familie nu permit confirmarea faptului că documentul îi aparține angajatului, nu faceți corectarea pe baza unei presupuneri. Punctul 26 din Procedura nr. 637 prevede posibilitatea stabilirii în instanță a faptului că documentul privind vechimea în muncă îi aparține persoanei. Aceasta este o modalitate separată de confirmare a titularului documentului și nu garantează înregistrarea automată a oricărei perioade declarate.

Cum se corectează o înregistrare privind angajarea, transferul sau încetarea raportului de muncă

În rubricile „Informații privind activitatea profesională”, „Informații privind premiile” și „Informații privind stimulentele”, punctul 2.10 din Instrucțiunea nr. 58 interzice tăierea înregistrărilor incorecte. Nu ștergeți textul și nu îl acoperiți cu pastă corectoare: înregistrarea anterioară trebuie să rămână lizibilă. Corectarea se face printr-o înregistrare ulterioară, cu propriul număr de ordine.

Mai întâi comparați carnetul cu originalul ordinului sau dispoziției. Conform punctului 2.9, informațiile corectate trebuie să corespundă integral acestui document. Dacă ordinul s-a pierdut sau nu corespunde activității desfășurate în fapt, Instrucțiunea permite folosirea altor documente care confirmă efectuarea unei activități care nu este menționată în carnet. Declarațiile martorilor nu pot sta la baza corectării înregistrărilor deja făcute.

1. În rubrica 1, înscrieți următorul număr de ordine.
2. În rubrica 2, indicați data efectuării corectării.
3. În rubrica 3, scrieți „Înregistrarea cu nr. … este nevalidă” și redați formularea corectă. Dacă se corectează motivul încetării raportului de muncă, redați formularea prevăzută de lege și indicați articolul și punctul de lege corespunzătoare, conform punctelor 2.3 și 2.26 din Instrucțiunea nr. 58.
4. În rubrica 4, indicați documentul justificativ. Dacă eroarea a apărut la transcrierea informațiilor dintr-un ordin corect, repetați data și numărul acestuia, conform punctului 2.10. Dacă folosiți alte documente justificative din cauza pierderii ordinului sau a neconcordanței acestuia cu activitatea desfășurată în fapt, conform punctului 2.9, indicați datele acestor documente. În cazul reintegrării sau al modificării formulării motivului încetării raportului de muncă, faceți trimitere la noul ordin corespunzător.
5. Verificați dacă toate rubricile corespund documentului justificativ și completați formalitățile necesare pentru înregistrări, inclusiv certificarea înregistrărilor la încetarea raportului de muncă, conform punctului 4.1 din Instrucțiune.

Exemplu ipotetic de corectare a denumirii funcției

Toate datele, numerele și împrejurările din acest exemplu sunt fictive. Prin ordinul din 31.08.2020 nr. 24-к, angajatul a fost încadrat ca vânzător de produse nealimentare începând cu 01.09.2020. În înregistrarea nr. 12, funcția a fost trecută în mod greșit ca gestionar. Angajatorul a constatat eroarea la 14.10.2026; în acest exemplu nu există alte înregistrări după nr. 12.

În acest exemplu, ordinul este corect, de aceea în rubrica 4 au fost repetate datele sale inițiale. Data corectării nu schimbă data angajării. Dacă s-a schimbat temeiul juridic, de exemplu după ce încetarea raportului de muncă a fost declarată ilegală, punctul 2.10 prevede trimiterea la ordinul de reintegrare sau de modificare a formulării motivului încetării raportului de muncă.

Ce se face cu o înregistrare omisă sau o eroare de numerotare

Dacă lipsește cu totul înregistrarea unui transfer permanent, nu există o înregistrare anterioară care să poată fi declarată nevalidă. Găsiți ordinul și verificați data și conținutul transferului. Instrucțiunea nr. 58 nu stabilește o formulare universală separată de tipul „Înregistrare omisă”, așa că aceasta nu trebuie prezentată ca o cerință legală obligatorie.

O soluție practică este să adăugați informațiile documentate în următorul spațiu liber, cu următorul număr, indicând clar data efectivă a transferului și datele ordinului. Nu introduceți text între rândurile vechi și nu modificați retroactiv data ordinului. Dacă omisiunea este constatată după încetarea raportului de muncă sau printre înregistrările altor angajatori, înainte de a face înscrierea este util să conveniți forma acesteia cu angajatorul care a omis-o și cu organul teritorial al FPU privind reflectarea ulterioară a informațiilor în registru.

Dacă lipsește doar un număr de ordine, verificați mai întâi că nu s-a pierdut nicio situație din activitatea profesională. Instrucțiunea nu prevede o procedură separată pentru o asemenea omisiune, așa că nu renumerotați întregul carnet. Dacă numerotarea greșită face dificilă identificarea înregistrării care trebuie corectată, indicați suplimentar în solicitare data, conținutul și documentul justificativ.

Cum se corectează o eroare din carnetul de muncă electronic

Începeți prin a compara informațiile electronice cu carnetul pe hârtie și celelalte documente depuse. Conform explicațiilor FPU, în contul personal de pe portalul web trebuie deschisă secțiunea „Електронна трудова книжка” („Carnet de muncă electronic”), apoi „Дані ЕТК” („Datele CEM” — datele carnetului electronic de muncă) și fila „Відцифрована ЕТК” („CEM digitalizat”). Verificați datele, angajatorii, funcțiile, datele ordinelor și prezența tuturor perioadelor.

Dacă FPU a greșit la procesarea documentelor

Dacă documentele depuse sunt corecte, dar înregistrarea electronică nu corespunde acestora, angajatul trebuie să trimită o solicitare prin secțiunea „Комунікації з ПФУ” → „Звернення” („Comunicare cu FPU” → „Solicitări”). Nu este necesară modificarea unei înregistrări corecte pe hârtie pentru a o alinia la eroarea electronică. Este util să atașați la solicitare o scanare a paginii relevante din carnet.

În solicitare indicați numele de familie, prenumele și patronimicul, numărul de identificare fiscală, precum și numărul și data solicitării anterioare de digitalizare, dacă sunt cunoscute. Descrieți separat valoarea electronică greșită și informațiile corecte din documentul pe hârtie. De exemplu, puteți compara direct cele două date și indica pagina pe care apare cea corectă.

Păstrați numărul solicitării și verificați stadiul acesteia în secțiunea „Мої звернення” („Solicitările mele”). După răspuns, deschideți din nou informațiile privind activitatea profesională și verificați neconcordanța respectivă. Trimiterea solicitării nu confirmă că datele au fost deja corectate.

Dacă angajatul sau angajatorul a depus informații greșite

Punctul 6 din Procedura nr. 11-1 prevede redepunerea informațiilor pentru corectarea înregistrărilor greșite sau inexacte privind perioadele de activitate pentru perioadele de vechime în muncă pentru asigurări sociale ulterioare datei de 1 iulie 2000 sau pentru corectarea unei înregistrări electronice greșite ori inexacte create în cont. La redepunere se prezintă pagina de titlu și paginile cu modificări. Dacă eroarea apare și în carnetul pe hârtie, obțineți mai întâi corectarea corespunzătoare pe hârtie și documentele justificative.

Informațiile pot fi depuse de angajat sau de plătitorul contribuțiilor de asigurări sociale. Punctul 4 din Procedură permite angajatului să se adreseze personal organului teritorial al FPU; pentru depunerea prin portalul web este necesară o semnătură electronică bazată pe un certificat calificat. Plătitorul contribuțiilor depune informațiile direct sau printr-un reprezentant căruia conducătorul i-a delegat atribuții.

Dacă din registru lipsesc informații despre evenimentele curente de personal, inclusiv angajarea, transferul permanent, încetarea raportului de muncă, reintegrarea sau suspendarea și reluarea contractului de muncă, punctul 8 din Procedura nr. 11-1 prevede ca plătitorul contribuțiilor de asigurări sociale să le depună prin crearea înregistrării electronice corespunzătoare. Prin urmare, pentru evidența curentă nu este suficientă doar corectarea unei scanări istorice a carnetului.

Cum se pregătesc scanările pentru depunere

Punctul 5 din Procedura nr. 11-1 cere scanări color realizate după documentele originale. La depunerea inițială, acestea trebuie să includă toate paginile carnetului care conțin înregistrări, în ordine cronologică, să cuprindă marginile documentelor și să permită citirea seriei și numărului formularului. Rezoluția recomandată este de 300 de puncte pe inch, formatele fișierelor sunt jpg sau pdf, iar dimensiunea fiecărui fișier nu trebuie să depășească 1 MB.

Înainte de trimitere, deschideți fiecare fișier și verificați dacă datele, numerele, semnăturile și ștampilele sunt lizibile. Pentru redepunere folosiți pagina de titlu și paginile cu modificări, conform punctului 6. Nu editați imaginea astfel încât să difere de documentul original.

Ce se face dacă problema ține de declarații sau contribuții

Dacă data angajării și perioada de activitate sunt reflectate corect, dar lipsesc sau sunt incorecte datele privind veniturile ori CUAS calculată sau plătită, transmiteți problema contabilului. Datele despre activitatea profesională și cele despre contribuții se află în secțiuni diferite ale fișei electronice de evidență, prevăzute de modificările introduse prin Legea nr. 1217-IX. Scanarea carnetului de muncă nu înlocuiește corectarea declarațiilor angajatorului.

În practică, verificați perioadele lună cu lună: comparați documentele privind calcularea salariului, declarațiile depuse, confirmarea acceptării acestora și documentele de plată. Dacă eroarea se află în informațiile declarate, angajatorul trebuie să corecteze declarația respectivă conform procedurii aplicabile tipului și perioadei acesteia. Dacă neconcordanța privește plata sau reflectarea unei plăți, trebuie identificată separat cauza.

După procesarea corectărilor, este util ca angajatul să verifice din nou informațiile din registru. Existența unei înregistrări privind activitatea în carnetul pe hârtie nu dovedește, de la sine, corectitudinea tuturor datelor privind contribuțiile pentru fiecare lună. În același timp, absența unei perioade pe ecran nu justifică concluzia, fără verificări, că aceasta s-a pierdut definitiv.

Cum se dovedește o perioadă de activitate dacă angajatorul sau documentele lipsesc

Pentru confirmarea vechimii în muncă în vederea acordării pensiei se aplică Procedura aprobată prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 12.08.1993 nr. 637. Conform punctelor 1 și 3, când carnetul sau înregistrările necesare lipsesc ori sunt incorecte, se pot folosi datele din registru, adeverințe, extrase din ordine, conturi personale, state de plată, contracte individuale de muncă și convenții cu mențiuni privind executarea lor, precum și alte documente despre perioadele de activitate.

Dacă lipsesc documentele enumerate la punctul 3, acesta permite dovedirea activității prin carnetele de membru ale sindicatelor, dar numai pentru perioadele pentru care există mențiuni privind plata cotizațiilor. Documentele folosite pentru confirmarea activității profesionale trebuie semnate de persoanele cu funcții de răspundere și certificate cu ștampilă, dacă aceasta există, conform punctului 23.

Mai întâi solicitați documentele de la succesorul legal și de la arhivă. Dacă informațiile nu sunt disponibile, păstrați răspunsurile scrise și depuneți documentele existente la FPU pentru a stabili metoda de confirmare. O adeverință de arhivă sau un alt document corespunzător poate servi drept temei pentru confirmarea perioadei chiar dacă nu mai este posibilă obținerea unei corectări obișnuite de la fostul angajator.

FPU poate confirma vechimea în muncă prin declarații de martori în condițiile punctelor 17–18 din Procedura nr. 637, deși declarațiile martorilor nu sunt potrivite pentru corectarea unei înregistrări deja făcute în carnetul pe hârtie. Dacă documentele lipsesc și nu pot fi obținute din cauza unei calamități naturale, unui accident, unei catastrofe sau altei situații de urgență, punctul 17 cere cel puțin doi martori care l-au cunoscut pe solicitant din activitatea desfășurată împreună în aceeași întreprindere sau în cadrul aceluiași sistem. Dacă motivul este lichidarea întreprinderii sau lipsa datelor din arhivă din alte cauze, conform punctului 18, martorii trebuie să aibă și documente care dovedesc propria activitate în perioada confirmată pentru solicitant.

Al doilea paragraf al punctului 18 extinde această procedură la cazurile în care documentele lipsesc, iar angajatorul sau succesorul său legal este ori a fost situat pe un teritoriu al Ucrainei ocupat temporar, în zona desfășurării operațiunii antiteroriste ori a măsurilor de asigurare a securității și apărării naționale, pe teritoriul unei comunități dintr-o zonă de ostilități sau aflată sub ocupație temporară, încercuire ori blocadă. Sunt incluse și cazurile prevăzute de acesta de deteriorare sau distrugere a bunurilor ori documentelor în urma ostilităților, actelor teroriste sau diversiunilor; deteriorarea ori distrugerea trebuie dovedită documentar.

Și în aceste cazuri sunt necesari cel puțin doi martori care au lucrat împreună cu solicitantul și dețin documente privind propria activitate în perioada respectivă. Când martorii confirmă perioade de durate diferite, conform punctului 25 se ia în calcul doar perioada confirmată de cel puțin doi martori.

Separat, punctul 17-1 prevede o procedură specială de includere a vechimii în muncă atunci când carnetul conține înregistrări corectate, neveridice sau inexacte privind activitatea la întreprinderi ori la succesorii lor legali din teritoriile ocupate temporar din regiunile Donețk și Luhansk, din Republica Autonomă Crimeea și din orașul Sevastopol. Angajatul trebuie să depună documentele disponibile la FPU și să menționeze aceste împrejurări.

Dacă în carnet lipsesc informații necesare pentru pensia preferențială sau pensia pentru vechime în anumite profesii, punctul 20 prevede o adeverință de clarificare de la angajator sau succesorul său legal. Aceasta trebuie să indice perioadele, funcția, natura activității, lista corespunzătoare și documentele primare justificative. Pentru angajatorii din teritoriile definite la al doilea paragraf al punctului 18, confirmarea se poate face pe baza datelor din registru. Dacă nu există succesor legal sau arhivele au fost distruse din cauza ostilităților, se aplică procedura separată stabilită de FPU; adresați-vă organului său teritorial cu documentele disponibile.

Când este necesar un duplicat al carnetului de muncă

Duplicatul se eliberează, printre altele, când carnetul a fost pierdut sau a devenit inutilizabil. Conform punctului 5.1 din Instrucțiunea nr. 58, angajatul notifică angajatorul de la ultimul loc de muncă despre pierdere. Duplicatul se eliberează în cel mult 15 zile de la cerere, iar dacă procedura este complicată, într-un alt termen; în colțul din dreapta sus al primei pagini se înscrie „Duplicat”.

Perioadele anterioare se transcriu pe baza documentelor, conform punctelor 5.2–5.3. Mai întâi se indică vechimea totală documentată până la activitatea la acest angajator, apoi perioadele individuale confirmate. Dacă documentul conține doar o parte dintre informații, în duplicat se înscriu numai acestea. Angajatorul trebuie să îl sprijine pe angajat să obțină documentele privind activitatea anterioară.

Dacă carnetul a ars, s-a rupt sau s-a murdărit și nu mai poate fi folosit, punctul 5.5 prevede înscrierea mențiunii „În locul acestuia s-a eliberat un duplicat” pe prima pagină și returnarea originalului titularului. Dacă întreprinderea a pierdut carnetul, conform punctului 6.1 duplicatul se eliberează fără perceperea contravalorii. Separat, punctul 2.10 permite eliberarea unui duplicat, la cererea angajatului, fără înregistrarea privind încetarea raportului de muncă sau transferul declarată ulterior nevalidă.

Dacă accesul la carnet nu este posibil din cauza unei situații de urgență prevăzute de Codul ucrainean privind protecția civilă sau a desfășurării operațiunii antiteroriste pe teritoriul unde a lucrat persoana, punctul 5.6 permite eliberarea unui duplicat la noul loc de muncă. Angajatul depune o cerere și informații scrise despre împrejurările respective, de la comandamentul pentru înlăturarea consecințelor situației de urgență sau de la Centrul Antiterorist de pe lângă Serviciul de Securitate al Ucrainei. Acest punct nu definește simpla instituire a legii marțiale drept un temei universal de sine stătător.

Dacă accesul la original este restabilit, înregistrările din duplicat privind perioadele de activitate se transferă în carnetul de muncă. Pe prima pagină a duplicatului se înscrie „Duplicat anulat”, se certifică prin ștampila angajatorului de la ultimul loc de muncă și se returnează angajatului.

Cum se păstrează documentele și se verifică rezultatul

Pentru fiecare corectare, este util să păstrați un dosar separat: solicitarea angajatului, documentul justificativ, scanarea de dinaintea corectării, scanarea de după, confirmarea depunerii la FPU și răspunsul primit. Denumiți fișierele astfel încât să fie vizibile angajatul, documentul și data creării copiei. Nu suprascrieți scanarea inițială cu fișierul corectat, deoarece aceasta ajută la reconstituirea succesiunii acțiunilor.

Accesul la aceste materiale trebuie acordat doar angajaților care gestionează resursele umane, calculează drepturile salariale sau reprezintă angajatorul în relația cu FPU. Nu distribuiți scanări de pașapoarte și carnete de muncă în conversații generale de lucru sau în dosare accesibile public. Angajatul trebuie să păstreze originalul pe hârtie și documentele care confirmă modificările.

Încheiați activitatea verificând trei rezultate: înregistrarea pe hârtie este completată corespunzător, informațiile electronice corespund documentelor, iar neconcordanțele din declarații și contribuții, dacă au existat, au fost soluționate separat. Dacă o problemă a rămas nerezolvată, consemnați ce documente lipsesc, unde a fost trimisă solicitarea și ce răspuns ați primit. Astfel, angajatul și angajatorul vor avea o bază concretă pentru următoarea solicitare.

Surse oficiale

• Codul muncii al Ucrainei din 10.12.1971 nr. 322-VIII — articolul 48: evidența electronică și completarea carnetului pe hârtie la cererea angajatului.
• Instrucțiunea privind modul de completare a carnetelor de muncă ale angajaților, aprobată prin Ordinul din 29.07.1993 nr. 58 — punctele 2.6–2.14, 4.1, 5.1–5.3, 5.5–5.6, 6.1: atribuții, documente, corectări și duplicate.
• Legea Ucrainei din 05.02.2021 nr. 1217-IX „Privind modificarea unor acte legislative ale Ucrainei cu privire la evidența electronică a activității profesionale a angajatului” — Secțiunea I, punctele 6 și 15; Secțiunea II, punctele 1–3: datele din registru, vechimea pentru asigurări sociale și perioada de tranziție.
• Procedura de depunere electronică a informațiilor privind activitatea profesională a angajatului, a persoanei fizice — întreprinzător și a persoanei fizice care își asigură singură un loc de muncă, aprobată prin Hotărârea Consiliului de administrație al FPU din 12.03.2021 nr. 11-1 — punctele 3–8: depunere, scanare, redepunere și informații lipsă privind personalul.
• Procedura de confirmare a vechimii în muncă pentru acordarea pensiei în lipsa carnetului de muncă sau a înregistrărilor corespunzătoare, aprobată prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 12.08.1993 nr. 637 — punctele 1–3, 17–18, 20, 23–26: documente, martori, situații speciale și apartenența documentului.
• Explicațiile FPU „Cum se corectează o eroare apărută în carnetul de muncă electronic în timpul digitalizării” — verificarea informațiilor, solicitări privind erorile tehnice și primirea documentelor după 10 iunie 2026.