Pentru a decide ce să achiziționați, la ce produs să modificați prețul sau de ce un cumpărător nu a mai revenit de mult timp, începeți cu o întrebare concretă. Apoi verificați documentele, selectați magazinul și perioada dorite, consultați analiza corespunzătoare în Torgsoft și stabiliți acțiunea, angajatul responsabil și termenul de evaluare a rezultatului.
Stocul, numărul de vânzări și istoricul cumpărăturilor ajută la fundamentarea deciziilor. Proprietarul trebuie să afle separat cauza cererii scăzute: să verifice disponibilitatea produsului, prețul, expunerea și retururile. După modificarea achiziției sau a condițiilor de vânzare, repetați analiza pentru o perioadă comparabilă și verificați dacă ați obținut rezultatul așteptat.
Formulați o întrebare la care se poate răspunde printr-o acțiune
Pentru prima analiză, alegeți un singur magazin și un grup restrâns de produse. În Torgsoft, centrul de evidență este magazinul sau depozitul pentru care se ține evidența. Notați ce anume trebuie decis:
- Ce produse trebuie comandate suplimentar până la următoarea livrare?
- Ce poziții rămân în depozit și necesită modificarea condițiilor de vânzare?
- Care dintre cumpărătorii fideli nu a mai făcut cumpărături de mult timp și există un motiv întemeiat pentru a-i contacta?
Stabiliți de la început limitele sarcinii: magazinul, produsele, datele de început și de sfârșit ale analizei. Dacă evaluați activitatea unui anumit punct de lucru, consultați mai întâi indicatorii acestuia, apoi comparați-i cu cei ai altor magazine. Stocul total al rețelei poate ascunde lipsa mărimii necesare chiar în magazinul unde este solicitată.
Verificați documentele înainte de a modifica achiziția sau prețul
Rugați responsabilul de marfă să verifice mișcările produselor selectate, iar vânzătorul să verifice operațiunile care ridică întrebări. Într-un magazin mic, proprietarul poate face această verificare. Pentru fiecare poziție suspectă, parcurgeți aceeași succesiune:
- Recepții. Comparați cantitatea primită efectiv cu documentul: sunt indicate corect produsul, mărimea, unitatea de măsură, data și magazinul?
- Vânzări. Asigurați-vă că a fost vândută poziția pe care o analizați și că operațiunea este inclusă în perioada dorită.
- Retururi. Verificați produsul returnat, cantitatea și data. Aflați separat dacă banii au fost restituiți cumpărătorului și dacă produsul poate fi vândut din nou.
- Legătura cu clientul. Pentru analiza cumpărătorilor, verificați dacă operațiunile sunt asociate cu fișa corectă a clientului. O cumpărătură fără această asociere nu justifică o concluzie despre comportamentul unei anumite persoane.
- Limitele comparației. În toate formularele, folosiți același magazin și aceleași date convenite. Dacă comparați perioade diferite, luați în calcul durata lor și zilele în care magazinul a fost deschis.
Verificați mai întâi orice eroare identificată în documente și în stocul fizic. După corectare, deschideți din nou analiza. Astfel, proprietarul va lua decizii pe baza unor date care corespund operațiunilor magazinului.
Cum verificați stocurile în Torgsoft înainte de a comanda suplimentar
Deschideți „Склад → Стан складу” („Depozit → Situația depozitului”). Aici puteți consulta cantitatea produsului, prețul și costul produsului. Pentru o rețea, comutatorul „Усі склади” („Toate depozitele”) deschide selecția depozitelor. Alegeți punctele necesare și verificați coloana „Склад” („Depozit”) pentru a identifica locul unde este păstrat produsul.
Filtrul „Стан на дату” („Situația la data”) afișează cantitatea de la data selectată. Mai întâi, înregistrați stocul de la începutul analizei, apoi reveniți la situația curentă. Dacă produsul nu a fost disponibil o perioadă îndelungată, vânzările slabe nu demonstrează, de la sine, o cerere scăzută. Pentru a explica diferența, deschideți „Рух товару” („Mișcarea produsului”) sau „Картка складського обліку” („Fișa de evidență a stocului”): aceasta din urmă arată stocul din depozitul curent după recepții, vânzări, retururi și transferuri.
Dacă cantitatea este zero sau negativă, verificați documentele și numărați fizic produsele. Acțiunea „Перерахувати кількість” („Recalcularea cantității”) este disponibilă în modul „Статичний” („Static”) al situației depozitului și este destinată recalculării cantității din evidență. După executare, comparați din nou rezultatul cu documentele și cu stocul fizic.
Cum determinați cantitatea de achiziționat
Proprietarul sau responsabilul cu achizițiile poate calcula necesarul manual: vânzările estimate până la următoarea livrare, plus rezerva de siguranță aleasă, minus stocul apt pentru vânzare și livrările confirmate. Rezerva de siguranță este o cantitate suplimentară pentru eventuale întârzieri ale livrării sau fluctuații ale cererii. Stabiliți-i mărimea în funcție de experiența magazinului și de timpul de livrare.
Înainte de aprobarea comenzii, confirmați cu furnizorul cantitățile și datele acceptate. După recepția produselor, verificați dacă livrarea corespunde comenzii. La sfârșitul perioadei alese, evaluați dacă stocul a fost suficient până la următoarea livrare și dacă nu s-a acumulat un surplus.
Cum găsiți produsele cu stoc vechi și alegeți o acțiune
Deschideți „Аналіз → Аналіз товару, що залежався” („Analiză → Analiza produselor cu stoc vechi”), setați perioada, centrul de evidență și filtrul de produse, apoi apăsați „Оновити” („Actualizare”). Pentru compararea magazinelor, puteți activa gruparea după centrele de evidență. Comutatorul pentru disponibilitatea de la începutul analizei ajută la concentrarea asupra produselor care se aflau deja în depozit; afișarea stocului zero se configurează separat.
Pragul pentru indicatorul „Кількість реаліз. за період” („Cantitate vândută în perioadă”) folosește condiția strict mai mică decât valoarea setată. Pentru produsele vândute la bucată, pragul 1 selectează pozițiile cu zero unități vândute. Dacă produsul se vinde în cantități fracționare, în rezultat vor apărea și valorile pozitive mai mici decât 1. Pentru propria concluzie privind cererea, calculați separat unitățile vândute și retururile pe baza documentelor. Numărul bonurilor nu înlocuiește cantitatea de produse: un bon poate include mai multe unități identice. Notați ambii indicatori dacă vă interesează atât volumul vânzărilor, cât și frecvența cumpărăturilor.
După alegerea acțiunii, în acest formular puteți seta o reducere pentru produs, îl puteți adăuga la un proces-verbal de reevaluare sau la un retur către furnizor. Reducerea aplicată produsului are prioritate față de celelalte reduceri ale clientului. Adăugarea la distribuția produselor este disponibilă dacă este selectat un centru de evidență concret. Acțiunea „Встановити ознаку необхідності замовлення товару” („Setarea indicatorului privind necesitatea comandării produsului”) permite interzicerea sau autorizarea comenzilor pentru produs în general. Acțiunea „Заборонити до замовлення у постачальника” („Interzicerea comandării de la furnizor”) stabilește interdicția pentru furnizorul selectat: produsul nu va apărea în formularul „Формування замовлення постачальнику” („Formarea comenzii către furnizor”) pentru comenzi de la acesta.
Cum alegeți între modificarea prețului, transfer și pauza achizițiilor
Mai întâi, verificați dacă produsul este accesibil cumpărătorului: are etichetă de preț, este expusă mărimea necesară, este produsul în stare bună? Apoi comparați vânzările din alte puncte și aflați condițiile de retur către furnizor. În funcție de rezultat, proprietarul poate da indicații pentru:
- modificarea expunerii, dacă produsul este greu de observat de către cumpărători;
- transferarea unei părți din stoc la magazinul unde există cerere confirmată;
- stabilirea unui preț sau a unei reduceri aprobate și actualizarea etichetelor;
- suspendarea achizițiilor repetate;
- convenirea returului cu furnizorul și formalizarea acestuia numai după aceea.
Alegeți o singură modificare principală pentru grupul respectiv și notați data începerii. Când se schimbă simultan prețul, expunerea și sortimentul, este mai greu de înțeles ce a influențat rezultatul. În următoarea analiză, comparați unitățile vândute, retururile și stocul pentru perioade de aceeași durată.
Cum evaluați inactivitatea cumpărătorilor în Torgsoft
În „Аналіз → Аналіз активності покупців” („Analiză → Analiza activității cumpărătorilor”), setați perioada de activitate și centrul de evidență. Dacă ambele câmpuri sunt goale, analiza acoperă întreaga perioadă de evidență și întreaga rețea. Pentru a găsi candidați, puteți folosi filtrul după numărul de cumpărături, cu condiția „не більше” („nu mai mult decât”) și valoarea dorită.
Lista include numărul bonurilor, data ultimei cumpărături și alți indicatori. Coloana „Виручка реалізацій” („Încasări din vânzări”) nu ia în calcul retururile. Pentru o decizie privind o anumită persoană, deschideți fișa clientului: în fila „Придбання” („Achiziții”) se acumulează cumpărăturile și retururile. Identificați ultima cumpărătură efectivă din întregul istoric disponibil și analizați separat retururile. Dacă după cumpărare a avut loc un retur, luați-l în calcul la evaluarea activității clientului.
Managerul magazinului poate alcătui manual un grup restrâns de clienți pentru care a trecut intervalul obișnuit dintre cumpărături pentru produsul respectiv. Înainte de a-i contacta, verificați ultima cumpărătură în rețea, retururile și dacă oferta este potrivită. Faptul că un client nu a cumpărat într-un singur punct nu înseamnă că a încetat să cumpere din întreaga rețea. Dacă datele nu oferă un răspuns, lăsați cauza inactivității ca întrebare deschisă.
Cum lucrați legal cu istoricul cumpărăturilor și datele de contact
Pentru un magazin din Ucraina, istoricul cumpărăturilor asociat unei persoane identificate și datele de contact ale clientului necesită un temei legal pentru prelucrare. Articolele 6 și 11 din Legea Ucrainei „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal” stabilesc cerințe privind scopul, volumul datelor și temeiurile prelucrării lor. Consimțământul este unul dintre temeiuri; legea prevede și, printre altele, executarea unui act juridic sau a unei obligații stabilite prin lege. Temeiul trebuie raportat la scopul concret al utilizării informațiilor.
Proprietarul trebuie să consemneze scopul prelucrării istoricului cumpărăturilor în documentele care reglementează activitatea magazinului, să stabilească informațiile necesare și angajații care vor avea acces la acestea. De asemenea, trebuie să stabilească perioada de păstrare în funcție de acest scop: potrivit articolului 6, istoricul care permite identificarea clientului poate fi păstrat cel mult atât timp cât este necesar pentru scopurile legale ale prelucrării sale. Potrivit articolului 12, când datele sunt colectate direct de la client, acesta este informat în acel moment despre operatorul datelor, categoriile de date, scopul colectării, drepturile sale și persoanele cărora le sunt transmise datele.
Dacă datele nu sunt colectate direct de la client, acesta este informat în termen de 30 de zile lucrătoare de la colectarea datelor, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.
Pentru analiza cumpărăturilor repetate, limitați-vă la informațiile necesare. Înainte de un mesaj publicitar, verificați separat legalitatea utilizării datelor de contact în acest scop. Dacă noul scop este incompatibil cu cel anterior, articolul 6 cere obținerea consimțământului pentru scopul modificat, cu excepția cazului în care legea prevede altfel. Desemnați angajatul care va prelua solicitările clienților: articolul 8 prevede, printre altele, dreptul de a retrage consimțământul și de a solicita modificarea sau ștergerea datelor prelucrate ilegal ori inexacte.
Separați faptele, presupunerile și deciziile
Pentru fiecare poziție, faceți trei însemnări scurte. Faptul descrie operațiunile concrete și stocul dintr-un magazin anume, într-o perioadă definită. Presupunerea explică o cauză posibilă: de exemplu, cumpărătorii nu observă produsul pe raft. Decizia numește acțiunea, persoana responsabilă și termenul: vânzătorul modifică expunerea, iar managerul numără din nou vânzările și retururile după intervalul convenit.
Confirmați cauza prin observații separate. Lista produselor fără vânzări nu explică, de una singură, dacă problema ține de preț, disponibilitate, sezonalitate sau amplasare. Notați ce rezultat ar susține presupunerea și în ce condiții va trebui revizuită.
| Responsabil | Sarcină | Date de colectat | Formular Torgsoft | Decizie manuală | Ce evaluați după acțiune |
|---|---|---|---|---|---|
| Responsabilul cu achizițiile sau proprietarul | Pregătirea unei comenzi suplimentare | Stocul curent, mișcările, timpul de livrare, recepțiile confirmate | „Стан складу” („Situația depozitului”), „Рух товару” („Mișcarea produsului”) | Aprobarea cantității și a datei livrării | Dacă stocul a fost suficient și ce cantitate a rămas înainte de următoarea livrare |
| Responsabilul de marfă | Investigarea unei cantități incorecte | Numărătoarea fizică, documentele de recepție, vânzare, retur și transfer | „Стан складу” („Situația depozitului”), „Картка складського обліку” („Fișa de evidență a stocului”) | Identificarea cauzei și corectarea erorii din evidență | Dacă cantitatea corespunde documentelor și stocului fizic |
| Proprietarul și managerul magazinului | Reducerea stocului produselor cu vânzări slabe | Disponibilitatea la începutul perioadei, unitățile vândute, retururile, prețul și costul produsului | „Аналіз товару, що залежався” („Analiza produselor cu stoc vechi”) | Alegerea unei modificări a expunerii sau a prețului, a unui transfer ori a unei pauze în achiziții | Vânzările, retururile și stocul pentru o perioadă comparabilă |
| Managerul magazinului | Evaluarea inactivității unui cumpărător | Ultima cumpărătură efectivă, retururile, istoricul în rețea, legalitatea utilizării datelor de contact | „Аналіз активності покупців” („Analiza activității cumpărătorilor”), fișa clientului | Stabilirea oportunității unui contact individual | Răspunsul clientului și cumpărăturile ulterioare, ținând cont de retururi |
Cum luați în calcul retururile când evaluați încasările din vânzări
Exemplu orientativ de calcul manual. Magazinul a vândut 10 unități la 1 000 UAH fiecare și a încasat efectiv 10 000 UAH. În aceeași perioadă, cumpărătorii au returnat două unități, iar magazinul le-a restituit 2 000 UAH. Pentru cele opt unități care au rămas vândute, furnizorului i-au fost plătiți 4 800 UAH în această perioadă. Comisioanele pentru încasarea plăților au fost de 160 UAH, iar ambalarea și livrarea suportate de magazin au costat 240 UAH. Să presupunem că în perioada respectivă nu au existat alte plăți pentru acest grup.
Pentru această evaluare limitată, contribuția monetară a grupului este: 10 000 − 2 000 − 4 800 − 160 − 240 = 2 800 UAH. Dacă banii restituiți cumpărătorilor nu ar fi fost luați în calcul, rezultatul ar fi fost supraestimat cu 2 000 UAH. Dacă magazinul a plătit suplimentar furnizorului pentru cele două unități returnate, și această plată trebuie scăzută; produsul în sine rămâne stoc separat.
Aceste 2 800 UAH reprezintă doar diferența dintre încasările și plățile enumerate. Pentru a determina banii disponibili, proprietarul trebuie să ia în calcul și chiria, salariile, impozitele, alte achiziții și termenele de plată. Profitul brut, determinat prin raportare la venituri și costul produselor vândute, nu este egal cu suma de bani disponibilă. Nici calculul manual prezentat nu determină profitul impozabil.
Stabiliți decizia și data următoarei analize
Păstrați o însemnare scurtă: întrebarea, magazinul, perioada, faptele, presupunerea, acțiunea aprobată, persoana responsabilă și data evaluării. La data respectivă, repetați analiza folosind aceleași reguli de selecție. Dacă între timp produsul nu a fost disponibil, programul de lucru s-a schimbat sau a avut loc un alt eveniment important, luați-l în calcul la comparație.
Dacă planificați activitatea mai multor centre de evidență, transferuri între depozite sau formarea comenzilor către furnizori în program, verificați dacă licența acoperă aceste sarcini. Licența Torgsoft Start este limitată la un singur centru de evidență și nu permite transferuri între depozite sau comenzi către furnizori. Cu această licență, necesarul de achiziție poate fi calculat manual, iar comanda poate fi transmisă furnizorului în afara programului. Formatele de lucru disponibile și condițiile de plată sunt prezentate pe pagina licențelor și prețurilor Torgsoft.
Temeiul juridic oficial pentru prelucrarea datelor clienților
Legea Ucrainei „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal” din 01.06.2010 nr. 2297-VI: articolul 6 — scopul, volumul, exactitatea și termenele de prelucrare a datelor; articolul 8 — drepturile clientului; articolul 11 — temeiurile prelucrării; articolul 12 — informarea la colectarea datelor.
Reveniți la pasul anterior