Începeți cu o listă a sarcinilor magazinului: ce stocuri trebuie să vedeți, cum introduceți produsele și prețurile, ce indicatori de vânzări doriți și cine poate modifica datele. Comparați aceste nevoi cu posibilitățile Torgsoft și notați separat întrebările despre configurare.
Rezultatul evaluării preliminare ar trebui să fie o listă de funcții necesare și întrebări de discutat. Pe baza ei, puteți conveni asupra configurației și asupra formatului disponibil pentru verificarea funcțiilor de care aveți nevoie.
Descrieți nevoile prin activitatea angajaților
Pentru fiecare sarcină, notați cine o execută, cu ce date lucrează și ce informații trebuie să primească proprietarul. De exemplu: un angajat numără marfa, iar proprietarul compară cantitatea efectivă cu cea din evidență. O astfel de formulare oferă un subiect concret pentru discuția despre program.
Pregătiți o scurtă descriere a magazinului. Iată o listă propusă pentru evaluarea preliminară:
- Ce sortiment trebuie ținut în evidență și cum disting angajații produsele.
- Pentru ce magazine și depozite este necesară evidența.
- Câte posturi de lucru la casă planificați să utilizați.
- Ce metode de plată acceptați și dacă este necesară integrarea cu un terminal bancar.
- Cine introduce produsele, modifică prețurile și consultă rezultatele activității.
- Ce date dorește proprietarul să vadă zilnic și pentru o anumită dată.
Corelați sarcinile cu funcțiile Torgsoft
Folosiți tabelul ca punct de plecare pentru propria listă. În a treia coloană, notați întrebările care trebuie clarificate pentru activitatea dumneavoastră.
| Sarcina proprietarului | Funcția Torgsoft | Ce trebuie clarificat |
|---|---|---|
| Începerea evidenței mărfii existente | Introducerea stocurilor inițiale în formularul „Прихід” („Recepție marfă”), cu bifa „Початкові залишки” („Stocuri inițiale”) | Cine pregătește lista produselor și cantitățile pentru introducere |
| Stabilirea prețurilor cu amănuntul | La recepția mărfii cu prețul de achiziție introdus, introducerea prețului cu amănuntul completează automat adaosul | Cine stabilește prețurile și cui îi este permis să le modifice |
| Compararea evidenței cu marfa existentă | Inventarierea compară cantitatea efectivă cu stocurile din evidență | Cine numără marfa și cercetează cauzele diferențelor |
| Consultarea indicatorilor activității casei | Raportul casei pentru ziua curentă în modul de vânzare | Ce indicatori trebuie să consulte proprietarul zilnic |
| Separarea atribuțiilor angajaților | Acces pe roluri la informațiile și acțiunile programului | De ce acțiuni și date are nevoie fiecare rol |
| Arhivarea automată a bazei de date | O sarcină de arhivare la o oră stabilită sau la ieșirea din program | Cine răspunde de copiile de siguranță și de verificarea restaurării lor |
Introducerea stocurilor și a prețurilor cu amănuntul în Torgsoft
Pentru a începe evidența mărfurilor, stocurile inițiale se introduc în formularul „Прихід” („Recepție marfă”), cu bifa „Початкові залишки” („Stocuri inițiale”). Dacă magazinul are nevoie de această funcție, desemnați o persoană responsabilă de pregătirea listei produselor și a cantităților. Stabiliți separat cine va verifica datele pregătite.
La recepția mărfii cu prețul de achiziție introdus, prețul cu amănuntul poate fi introdus manual; adaosul se completează automat. Folosiți această posibilitate pentru a evalua sarcina de stabilire a prețurilor: notați cine stabilește prețul și cine aprobă modificarea. Completarea automată a adaosului nu determină ce preț ar trebui să aleagă proprietarul.
Inventarierea și stocul la o anumită dată
Inventarierea în Torgsoft compară cantitatea efectivă a produsului cu stocurile din evidență. Pentru această sarcină, stabiliți cine numără marfa și cine analizează diferențele. Compararea cantităților oferă un punct de plecare pentru cercetarea cauzelor, dar nu le stabilește de una singură.
Dacă aveți nevoie de cantitatea unui produs la o anumită dată, Torgsoft Start are filtrul „Стан на дату” („Situație la data”). Acesta afișează cantitatea produsului la data stabilită. Notați separat această nevoie și discutați-o în contextul configurației necesare: posibilitatea menționată se referă la Torgsoft Start.
Exemplu orientativ de evaluare preliminară
Să presupunem că proprietarul trebuie să compare cantitatea efectivă și cea din evidență pentru un produs. Date orientative: 12 unități în evidență, 10 la numărare. Diferența este de 2 unități.
În lista de nevoi, proprietarul notează: „Să compare cantitatea produsului și să analizeze diferențele”. Alături, menționează inventarierea ca funcție corespunzătoare. Pentru clarificare, lasă întrebarea privind responsabilul de numărare și procedura de investigare a diferenței. Cauza lipsei nu poate fi stabilită pe baza acestor două numere.
Vânzarea mărfurilor și indicatorii casei pe zi
În modul de vânzare, lista de produse poate fi formată prin scanarea codurilor de bare. Dacă acest lucru corespunde activității vânzătorului, adăugați nevoia în listă. Discutați separat echipamentele și configurația necesară. Integrarea cu un terminal bancar este o opțiune suplimentară; pentru conectare, trebuie să solicitați băncii driverele și bibliotecile.
În modul de vânzare, puteți deschide raportul casei pentru ziua curentă. Raportul complet al zilei include numărul vânzărilor și al retururilor, sumele vânzărilor în numerar și fără numerar și suma retururilor. Alegeți indicatorii pe care proprietarul îi va consulta zilnic. Dacă este necesară o defalcare separată a retururilor în funcție de metoda prin care sunt rambursați banii, formulați acest lucru ca întrebare de clarificat.
Accesul angajaților la date și acțiuni
Accesul pe roluri permite configurarea accesului diferiților utilizatori la informațiile și acțiunile programului. Pentru a evalua concret această posibilitate, alcătuiți o listă a rolurilor din magazin: de exemplu, vânzător, angajat de depozit și proprietar.
Pentru fiecare rol, notați acțiunile și informațiile necesare. Discutați lista când alegeți configurația. Nu atribuiți tuturor angajaților aceeași listă de drepturi fără să țineți cont de sarcinile lor.
Arhivarea bazei de date și verificarea restaurării
O sarcină de arhivare arhivează automat baza de date la o anumită oră sau la ieșirea din program. Acțiunea „Завантажити базу даних” („Încărcare bază de date”) permite încărcarea în Torgsoft a unei baze salvate anterior. Pentru evaluarea preliminară, notați ambele nevoi: crearea unei copii și posibilitatea de a restaura datele.
Desemnați o persoană responsabilă de copiile de siguranță. După crearea unei copii, trebuie să știți cum să o restaurați și să verificați dacă sunt prezente toate datele importante. Stabiliți procedura acestei verificări; configurarea arhivării automate nu o înlocuiește.
Pregătiți întrebările pentru discutarea configurației
Revizuiți lista sarcinilor și marcați-le pe cele prioritare. Pentru fiecare, păstrați funcția corespunzătoare și o întrebare concretă. Dacă există o nevoie legată de retururi, includeți-o separat pentru clarificare.
Adăugați întrebările propuse pentru proprietar: cine pregătește datele, configurează programul, instruiește angajații și verifică rezultatul. Discutați configurația necesară și formatul disponibil pentru verificarea funcțiilor, folosind lista dumneavoastră.
Reveniți la pasul anterior