Protecția datelor magazinului la atacuri și pene de curent

Atacurile rusești distrug magazine, depozite, centre de date și infrastructura energetică. Refacerea stocurilor și a echipamentelor necesită costuri și timp considerabile. Iar datele despre stocuri, vânzări, datorii către furnizori, clienți și bonusuri pot fi pierdute definitiv dacă nu există o copie de rezervă. Explicăm cum să protejați baza de date Torgsoft și să continuați activitatea dacă unul dintre punctele comerciale este afectat.

După distrugerea centrului de fulfillment din regiunea Kyiv, «Nova Poshta» a început să distribuie mărfurile clienților între mai multe locații și să folosească filialele ca depozite locale. Un magazin poate aplica același principiu: să nu păstreze întreaga bază de date, toate mărfurile și toate posibilitățile de vânzare într-un singur loc.

Cum să reduceți principalele riscuri

Ce date trebuie protejate

În baza de date Torgsoft se păstrează mărfurile și prețurile, stocurile din depozite, facturile, vânzările, retururile, operațiunile de casă, datoriile către furnizori, datele clienților, reducerile și bonusurile. Șabloanele documentelor și fotografiile produselor pot fi păstrate separat în directorul programului.

Dacă baza de date există doar pe un singur calculator, pierderea acestuia înseamnă pierderea întregii evidențe. Nu veți cunoaște stocurile exacte, datoriile către furnizori și bonusurile clienților.

Protecția minimă a bazei de date Torgsoft: cinci acțiuni

Arhivarea automată poate fi configurată pe calculatorul existent. Pentru a păstra o copie în afara magazinului, este necesară opțiunea Arhivă de date în cloud sau un suport extern. Pentru verificarea restaurării va fi necesar un alt calculator.

1. Configurați arhivarea zilnică

Deschideți Setări → Sarcini programate → «Sarcină de arhivare» și apăsați «Adăugați». Alegeți rularea zilnică la o anumită oră sau la ieșirea din program. Specificați perioada de păstrare pentru ca arhivele vechi să nu umple discul.

După configurare apăsați «Creați arhiva acum», apoi — «Verificați existența arhivelor». În listă trebuie să apară un fișier cu data și ora creării. Dacă acesta lipsește, arhiva nu a fost creată.

Dacă în calculator există un al doilea disc fizic, păstrați arhivele locale pe acesta. Deschideți Setări → Parametri → «Service» → «Configurați serverul de aplicații» și modificați câmpul «Director cu arhivele bazei de date». După aceea reporniți calculatorul sau apăsați «Reinstalați serverul de aplicații».

2. Păstrați zilnic o copie în afara magazinului

Opțiunea Arhivă de date în cloud creează copii conform programului și le trimite în Google Drive. După activarea opțiunii, în sarcinile programate va apărea fila «Arhivare în spațiul de stocare cloud». Aici puteți configura:

• arhiva bazei de date;
• arhiva directorului programului;
• sincronizarea fotografiilor produselor;
• frecvența lansării și perioada de păstrare a copiilor.

Activați comprimarea arhivei pentru ca aceasta să ocupe mai puțin spațiu. Dacă selectați «Mutați în coș în loc de ștergere», copiile vechi vor putea fi restaurate din coșul Google Drive.

Fără această opțiune, copia poate fi salvată manual: Fișier → Arhivare → «Salvați baza de date». Alegeți o memorie USB sau un disc extern și scoateți suportul din magazin. Această metodă funcționează numai dacă persoana responsabilă efectuează într-adevăr copia conform programului.

3. Creați o imagine a mediului

O arhivă obișnuită conține baza de date. Imaginea mediului în format .tsimg păstrează suplimentar directorul programului, șabloanele documentelor și fotografiile produselor.

Deschideți Fișier → Arhivare → «Crearea imaginii mediului» și selectați toate componentele. Creați o imagine nouă după modificarea setărilor, a șabloanelor de bonuri sau a etichetelor. Păstrați-o pe un disc extern în afara magazinului.

4. Verificați dacă baza de date poate fi restaurată

Doar existența unei arhive nu este suficientă. Deteriorarea copiei este adesea descoperită abia atunci când baza de date a fost deja pierdută. De aceea restaurarea trebuie verificată din timp.

Instalați Torgsoft pe un calculator de rezervă. La pasul «Configurarea bazei de date» selectați «Restaurare din imagine sau cloud». Programul acceptă imagini .tsimg și arhive .zip, .mir și .mirz. Pentru restaurarea din Google Drive, conectați-vă la contul necesar și selectați arhiva.

Notați cât timp a durat restaurarea și ce mai este necesar pentru pornirea casei și a licenței. Astfel veți ști cât timp va fi necesar în mod real după un incident.

5. Notați ordinea acțiunilor după pierderea calculatorului

Într-o instrucțiune scurtă indicați:

• unde sunt păstrate arhivele și imaginea mediului;
• în ce cont Google sunt trimise;
• cine restaurează baza de date;
• cum poate fi contactat suportul tehnic;
• cum poate fi restabilit accesul dacă persoana responsabilă nu este disponibilă.

Nu păstrați instrucțiunea numai în magazin. Activați verificarea în doi pași pentru contul Google.

Programul copiilor de rezervă

Regula de backup 3-2-1-1-0

Pentru a nu pierde evidența din cauza unei defecțiuni, a unui atac sau a unui atac cibernetic, o singură copie nu este suficientă. Regula 3-2-1-1-0 presupune mai multe copii în locuri diferite și verificarea obligatorie a restaurării.

Cum să distribuiți evidența și vânzările între mai multe puncte

Scopul descentralizării — este ca pierderea unui spațiu, calculator sau canal de comunicație să nu oprească întreaga afacere. Pentru aceasta, baza de date, copiile de rezervă, mărfurile și canalele de vânzare nu trebuie să depindă de o singură locație.

Amplasați baza de date în afara magazinului

Serverul cu baza de date, calculatoarele de lucru și copiile de rezervă este de preferat să fie amplasate în clădiri diferite și, dacă este posibil, în regiuni diferite. Astfel, deteriorarea unei locații nu va distruge simultan baza de date de lucru și toate copiile acesteia.

Torgsoft Online: programul și baza de date pe un server la distanță

Pentru Torgsoft Online este necesar internetul. Indiferent unde este amplasată baza de date, creați periodic copii de rezervă. 

Pregătiți casa pentru lucrul fără internet

Dacă baza de date este amplasată pe un server la distanță, casa depinde de conexiunea la internet. Pentru Torgsoft Terminal există opțiunea Torgsoft Hybrid. Aceasta se instalează pe calculatorul casei.

Când conexiunea cu serverul dispare, casierul continuă vânzările în modul offline. Operațiunile sunt salvate pe calculator și sunt transmise în baza principală după restabilirea internetului. Contorul indică numărul de pachete care mai așteaptă să fie transmise.

Verificați modul offline al RRO software

RRO software trece automat în modul offline dacă nu există conexiune cu serverul fiscal. După restabilirea internetului, bonurile sunt transmise serverului. O sesiune offline poate dura până la 36 de ore, iar limita totală — până la 168 de ore pe lună. După epuizarea limitei, vânzările cu bonuri fiscale pot continua numai după restabilirea conexiunii.

Distribuiți mărfurile între mai multe depozite

Dacă toate mărfurile se află într-un singur loc, pierderea depozitului oprește vânzările. Distribuiți stocul între mai multe locații și țineți separat evidența stocurilor pentru fiecare dintre acestea.

Dacă trebuie să vindeți marfa din alt punct, activați «Permiteți vânzarea din toate punctele comerciale» pentru formularele «Vânzare» și «Comerț cu emiterea facturii». Înainte de înregistrare verificați din ce depozit va scădea programul marfa.

Dacă o comandă este expediată în mai multe tranșe, utilizați «Expediere parțială». Pentru aceeași factură pot fi create mai multe avize de expediție.

Înregistrați marfa exact în depozitul în care se află și verificați periodic stocurile contabile față de cele reale. În caz contrar, programul va afișa marfă care nu mai există.

Verificați de la distanță activitatea magazinului

Aplicația mobilă Torgsoft afișează vânzările, stocurile și rapoartele pe smartphone sau tabletă. În aplicație se poate lucra și cu inventarierea și fotografiile produselor. Drepturile sunt configurate separat pentru fiecare utilizator. Pentru conectare este necesar internet pe server și o adresă IP statică.

Pregătiți mai multe canale de vânzare

Nu vă bazați doar pe magazinul fizic. Site-ul propriu, marketplace-urile și comenzile telefonice vă vor permite să primiți comenzi dacă punctul comercial trebuie închis temporar.

Pregătiți aceste canale din timp. Pentru fiecare stabiliți:

• cine primește și confirmă comenzile;
• din ce depozit este expediată marfa;
• cine verifică disponibilitatea;
• cine informează cumpărătorul despre termenul de livrare.

Sincronizarea cu magazinul online, Torgsoft Online Market, integrarea cu Prom.ua și integrarea cu Rozetka.ua transmit pe site și marketplace-uri datele despre produse din Torgsoft.

Dacă un depozit devine indisponibil, eliminați marcajul acestuia din obiectul de sincronizare și actualizați datele în fiecare canal de vânzare. Comenzile primite telefonic trebuie de asemenea introduse în Torgsoft și rezervate. Astfel evitați vânzarea dublă a aceluiași produs.

Avertizați despre întârziere înainte de plată

Dacă din cauza întreruperilor livrarea poate dura până la două săptămâni, informați clientul înainte de plată. Indicați termenul în fișa produsului, în coș și pe marketplace. Repetați informația la confirmarea comenzii.

Explicați de la ce dată se calculează termenul: de la plasarea, confirmarea sau plata comenzii. Dacă comanda a fost deja acceptată, comunicați cumpărătorului noua dată estimată și oferiți-i posibilitatea să aștepte, să modifice comanda sau să o anuleze. După expediere trimiteți numărul documentului de transport.

Pentru a informa întreaga bază de clienți, utilizați opțiunea Mesaje în masă către clienți. Aceasta trimite SMS, Viber și e-mail clienților selectați prin Marketing → «Mesaje în masă». Pregătiți din timp șabloanele mesajelor.

Clienții ale căror comenzi sunt deja întârziate trebuie sunați sau contactați personal în scris. Pregătiți și o listă de rezervă cu date de contact, accesibilă fără Torgsoft, pentru cazul pierderii accesului la baza de date.

Ce trebuie făcut după o întrerupere bruscă a curentului

După pornirea Torgsoft verificați dacă au rămas vânzări nefinalizate.

Dacă în Setări → Parametri → «Document» este dezactivată opțiunea «Scoateți marfa din depozit la adăugarea ei în formularul „Vânzare“», deschideți Fișier → «Ciorne de vânzări» și apăsați «Restabiliți vânzarea».

Dacă acest comutator este activat, căutați operațiunea în Plată → «Vânzări neachitate ale clienților obișnuiți».

Dacă baza de date a fost restaurată din arhiva de ieri, iar documentele de astăzi au rămas într-o altă copie, transferați-le prin Fișier → «Schimb de documente de depozit». Apoi deschideți Fișier → «Reconcilierea depozitelor» și verificați dacă toate documentele sunt prezente.

Alegeți alimentarea de rezervă în funcție de consumul calculatorului cu baza de date, al casei și al routerului. Verificați nu numai timpul de funcționare, ci și dacă operatorul reușește să finalizeze corect vânzarea și să închidă programul.

Limitați accesul la baza de date

În baza de date se păstrează informații importante despre mărfuri, bani, furnizori și clienți. Oferiți angajaților numai accesul necesar pentru activitatea lor.

În Torgsoft drepturile sunt configurate în funcție de roluri. De exemplu, vânzătorului i se poate interzice vizualizarea sumei din casă, a stocurilor sau a istoricului vânzărilor. Acțiunile angajaților pot fi verificate în Fișier → «Protocolul acțiunilor utilizatorilor».

CERT-UA recomandă de asemenea actualizarea sistemului de operare și a programelor, păstrarea copiilor într-un spațiu separat, ținerea jurnalelor de evenimente și verificarea listei angajaților cu acces la distanță. Pentru Torgsoft Terminal limitați conexiunile la server după adrese IP, protocoale permise și intervale de lucru.

Ce mai trebuie pregătit

Alimentare de rezervă și internet

În primul rând asigurați alimentarea calculatorului cu baza de date, a routerului, a casei și a terminalului de plată. Calculați separat frigiderele și alte echipamente critice: acestea au alte cerințe de putere și durată de funcționare.

Pregătiți un al doilea canal de internet de la alt furnizor sau internet mobil. Acesta este necesar pentru lucrul cu serverul la distanță, copiile în cloud, RRO software și comenzile online.

Asigurarea riscurilor de război

În septembrie 2026, guvernul a extins programele de compensare pentru bunurile deteriorate și de compensare parțială a plăților de asigurare împotriva riscurilor de război. Kyiv și regiunea Kyiv au fost adăugate în lista teritoriilor cu risc sporit, iar programul a fost extins și asupra bunurilor închiriate. Verificați condițiile actuale pe site-ul Ministerului Economiei.

Păstrați facturile, rapoartele de stoc și alte documente care confirmă existența și valoarea bunurilor. Acestea vor fi necesare pentru documentarea pierderilor.

Rezervă financiară

Calculați din timp costurile pentru închirierea altui spațiu, transportul mărfurilor, echipamente noi și livrarea din depozitul de rezervă. O bază de date aflată în afara locației afectate va păstra evidența, însă spațiul, mărfurile și logistica vor trebui restabilite separat.

Întrebări frecvente

Este suficientă arhiva automată de pe discul C?

Nu. Aceasta ajută dacă baza de date este deteriorată. Dar dacă calculatorul este distrus sau furat, arhiva va dispărea împreună cu el. Este necesară cel puțin o copie în afara magazinului.

Calculatorul este pierdut, dar există o copie în Google Drive. Ce trebuie făcut?

Instalați Torgsoft pe un alt calculator. La pasul «Configurarea bazei de date» selectați «Restaurare din imagine sau cloud», conectați-vă la contul Google necesar și selectați arhiva. Pentru transferul licenței contactați suportul tehnic.

Va funcționa casa fără internet?

Dacă baza de date este păstrată pe calculatorul din magazin, internetul nu este necesar pentru evidență. Pentru funcționarea casei cu un server la distanță configurați Torgsoft Hybrid. Torgsoft Online necesită internet. RRO software poate funcționa offline în limitele stabilite de lege.

Cât de des trebuie creată imaginea mediului?

Creați o imagine nouă după modificarea setărilor, șabloanelor de bonuri, etichetelor sau documentelor. Vânzările curente și celelalte modificări zilnice se păstrează prin arhivări regulate ale bazei de date.