Setări regionale de imprimare: selectarea automată a limbii șablonului pentru facturi și avize de livrare

Antreprenorii care își extind afacerea și desfășoară activități comerciale în afara unei singure regiuni sau țări se confruntă cu necesitatea de a furniza clienților documente însoțitoare (facturi, avize de livrare, oferte comerciale) în limba clientului. Modificarea manuală a șabloanelor de tipărire pentru fiecare comandă consumă mult timp al personalului și afectează standardizarea proceselor. Cum poate fi configurat programul astfel încât să selecteze automat șablonul de document necesar în funcție de țara clientului? Se poate configura trimiterea automată prin e-mail a facturilor, cu textul și subiectul mesajului în limbi diferite? Cum poate fi copiat rapid un șablon existent pentru o regiune nouă, fără a-l configura de la zero? Pentru rezolvarea acestor sarcini, în Torgsoft a fost dezvoltat modul de setări regionale pentru tipărire.

Noțiuni de bază și situația actuală

Setările regionale pentru tipărire și trimitere — sunt un instrument al programului Torgsoft care permite asocierea automată a unui anumit șablon de document tipărit (factură, ofertă comercială, aviz de livrare) cu regiunea geografică a clientului sau cu întreprinderea dumneavoastră.

Șablon de document — este un fișier al formularului de tipărire configurat (de regulă, în format FastReport), care conține text static în limba necesară și variabile ale programului pentru afișarea datelor despre produse, prețuri și contrapărți.

Întreprindere — o persoană juridică sau Persoană fizică autorizată în numele căreia se desfășoară activitatea comercială și se emite documentul.

În prezent, programul Torgsoft permite configurarea șabloanelor de tipărire nu doar în funcție de regiune, ci și în funcție de întreprindere. Aceasta înseamnă că sistemul analizează automat datele documentului curent și selectează fișierul de șablon corespunzător, eliminând necesitatea selecției manuale de către casier sau manager.

Mecanismul de funcționare al selectării automate a șablonului

Logica opțiunii se bazează pe un algoritm clar de prioritizare. La apăsarea butonului de tipărire sau trimitere a facturii (sau a avizului de livrare), programul parcurge mai mulți pași pentru a determina șablonul corect:

1. Potrivire completă (Regiune + Întreprindere). Mai întâi, sistemul caută o setare în care valorile câmpurilor "Regiune" și "Întreprindere" coincid complet cu datele indicate în factura curentă.

2. Potrivire după întreprindere. Dacă nu este găsită o potrivire completă, programul caută un șablon în care regiunea nu este indicată ("goală"), dar întreprinderea coincide cu întreprinderea din factură.

3. Potrivire după regiune. Dacă varianta precedentă nu funcționează, sistemul caută un șablon cu întreprinderea "goală", dar cu o regiune care corespunde regiunii facturii sau regiunii indicate în fișa clientului.

4. Șablon implicit. Dacă niciunul dintre parametri nu coincide, programul utilizează setarea pentru regiune și întreprindere "goale" (șablonul implicit).

5. Algoritm standard. Dacă în baza de date nu au fost create niciodată setări regionale, programul utilizează datele de bază din registrul sistemului și din fișierele text corespunzătoare.

Este important de menționat că, pentru avizul de livrare, sunt utilizate datele facturii pe baza căreia acesta a fost creat.

Ghid pas cu pas pentru configurare

Pentru a configura selectarea automată a limbii șablonului, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați meniul Document -> Comerț cu emiterea facturii.

2. Selectați grupul de acțiuni Tipărire -> Setări pentru tipărirea și trimiterea facturii.

3. În fereastra care apare, apăsați butonul Setări șabloane.

4. Se va deschide formularul de lucru Setări pentru tipărire și trimitere, unde puteți crea o setare nouă sau edita una existentă.

5. În formularul de editare trebuie să indicați:

•    Regiune (se selectează din directorul regiunilor).

•    Întreprindere (se selectează din lista întreprinderilor dumneavoastră).

•    Numele fișierului șablonului documentului (indicați calea către fișierul fr3 cu șablonul tradus).

•    Subiectul mesajului, Textul mesajului, Numele fișierului atașat — acești parametri sunt utilizați pentru trimiterea automată a documentului la adresa de e-mail a clientului în limba necesară.

•    Metoda de trimitere a mesajului (de exemplu, Outlook sau SMTP).

Pentru parametrii subiectului, textului mesajului și numelui fișierului atașat este acceptată utilizarea variabilelor (de exemplu, Factură pentru <client> nr. <numărul facturii> din <data facturii>), ceea ce permite personalizarea mesajelor pentru fiecare client într-o limbă străină.

Exemple practice de utilizare pentru diferite limbi

Să analizăm utilizarea practică prin exemplul unei întreprinderi care vinde produse în Ucraina, Kazahstan și România.

• Limba ucraineană (piața principală). Creați un "Șablon implicit" (lăsați câmpurile regiune și întreprindere necompletate). Fișierul șablonului conține text în limba ucraineană. Textul mesajului însoțitor este, de asemenea, completat în limba ucraineană. Programul va aplica automat acest șablon tuturor clienților interni pentru care nu este specificată o regiune distinctă.

• Limba kazahă. În directorul regiunilor creați regiunea "Kazahstan". Faceți o copie a șablonului standard al facturii și, cu ajutorul editorului FastReport integrat, traduceți textul static (denumirile coloanelor, etichetele, condițiile contractului) în limba kazahă. În formularul "Setări pentru tipărire și trimitere" creați o înregistrare nouă, indicați regiunea "Kazahstan", asociați fișierul șablonului tradus și introduceți textul mesajului electronic în limba kazahă. La generarea facturii pentru un client din Kazahstan, programul va genera automat documentul în această limbă.

• Limba română. Similar pasului precedent, se creează un șablon în limba română. Torgsoft acceptă localizarea în limba română la nivelul interfeței, însă pentru documentele tipărite șablonul este creat de dumneavoastră. În setările regionale selectați regiunea "România", adăugați șablonul în limba română și introduceți textul mesajului însoțitor în limba română.

Răspunsuri la întrebările frecvente ale antreprenorilor

?Cum pot copia rapid un șablon existent pentru o regiune nouă, fără să adaug toate variabilele de la zero?

Pentru aceasta, în formularul de lucru "Setări regionale pentru tipărire și trimitere" este prevăzut butonul Copiere. Cu ajutorul acestuia puteți crea o nouă setare regională pe baza uneia existente. Se va deschide formularul de editare cu câmpurile deja completate, unde va trebui doar să modificați regiunea și să selectați un alt fișier de șablon al documentului. Acest lucru accelerează semnificativ activitatea administratorului.

?Limba documentului tipărit depinde de limba interfeței programului?

Limba documentului tipărit este determinată exclusiv de textul static introdus în fișierul șablonului (în editorul FastReport) și de variabilele de sistem. Setările regionale pentru tipărire permit programului să selecteze fișierul de șablon corect indiferent de limba interfeței utilizată în prezent de vânzător (ucraineană sau română). Dacă ați configurat pentru România un șablon în limba română, acesta va fi tipărit în limba română chiar dacă interfața Torgsoft este în limba ucraineană.

?Ce trebuie făcut dacă întreprinderea își desfășoară activitatea prin mai multe Persoane fizice autorizate, iar documentele pentru aceeași regiune trebuie să difere în funcție de Persoana fizică autorizată?

Torgsoft permite configurarea șabloanelor cu asociere nu doar la regiune, ci și la o anumită Întreprindere. În setări puteți crea un șablon separat pentru o anumită Persoană fizică autorizată și o anumită regiune. Algoritmul programului caută mai întâi o potrivire completă după ambii parametri.

?Se poate configura trimiterea e-mailurilor către clienții străini în limba lor fără utilizarea unor clienți externi de e-mail (de exemplu, Outlook)?

Da, în setările regionale pentru tipărire puteți selecta metoda de trimitere. Dacă selectați o metodă diferită de Outlook (de exemplu, trimitere directă prin SMTP), programul va utiliza setările specificate de dumneavoastră pentru trimiterea mesajului. Subiectul mesajului, textul (în format HTML) și numele fișierului atașat vor fi, de asemenea, generate în limba indicată de dumneavoastră în setările pentru regiunea respectivă.