Cum funcționează dezafectarea automată la postare: crearea de documente, restricții de editare și întrebări frecvente

Dezasamblarea automată la recepția mărfii: documente asociate, reguli de modificare și anulare

În comerțul cu amănuntul și cu ridicata apar frecvent situații în care marfa este livrată de furnizor în ambalaje mari, precum cutii, role sau blocuri, dar este vândută cumpărătorilor la bucată. Pentru simplificarea evidenței acestor mărfuri, programul Torgsoft include funcția de dezasamblare automată în timpul recepției mărfii într-un document de intrare. 

Antreprenorii se adresează cel mai frecvent specialiștilor de asistență tehnică pentru a afla cum să configureze corect acest proces, de ce cantitatea sau prețul mărfii despachetate nu se modifică după editarea documentului inițial, de unde apar în baza de date documentele cu stările «Casare la dezasamblare» și «Intrare din dezasamblare», precum și cum să anuleze sau să șteargă corect un set recepționat din greșeală.

Modul de funcționare și tipurile de documente

Din perspectiva programului Torgsoft, seturile sunt împărțite în două tipuri: «ambalaj», care conține un singur tip de marfă, și «set», care conține două sau mai multe mărfuri diferite.

Pentru ambalaje sunt disponibile două metode de dezasamblare automată:

1. În documentul curent: marfa-set nu este înregistrată deloc ca intrare. În locul acesteia, este recepționată imediat singura marfă din componența setului, iar cantitatea și prețurile sale sunt recalculate automat în funcție de cantitatea și prețul mărfii-set. Particularitatea acestei metode constă în lipsa completă a unui act de intrare pentru ambalajul propriu-zis.

2. Prin documente separate: marfa-set este înregistrată mai întâi ca intrare. După aceea, programul creează automat un act de casare a mărfii-set într-o cantitate egală cu cea recepționată, iar în câmpul destinatarului acestui document este indicată valoarea «Casare la dezasamblare». Apoi este creat automat un act de intrare, în al cărui câmp al destinatarului este indicată valoarea «Intrare din dezasamblare», care conține mărfurile despachetate din set, înregistrate la bucată.

Pentru «seturi», care conțin mai multe mărfuri diferite, este disponibilă o singură metodă de dezasamblare automată — Prin documente separate.

Independența față de modificarea ulterioară a documentului inițial

Una dintre cele mai frecvente întrebări ale utilizatorilor este de ce modificările nu se aplică mărfurilor la bucată după editarea documentului.

Consecințele ștergerii sau anulării documentelor

Dacă în timpul recepției mărfii a fost comisă o eroare, programul prevede reguli clare pentru ștergerea și anularea documentelor asociate:

• Ștergerea întregului document. Dacă din formularul «Lista intrărilor» este șters un document de intrare care conține mărfuri dezasamblate automat prin documente separate, împreună cu acesta vor fi șterse automat și toate documentele asociate, respectiv «Casare la dezasamblare» și «Intrare din dezasamblare».

• Ștergerea unei singure mărfi din document. Dacă din formularul «Intrarea mărfii», direct din documentul de intrare, este ștearsă doar marfa-set pentru care a fost efectuată dezasamblarea automată, vor fi șterse și actele asociate de casare și intrare rezultate din dezasamblarea acestei mărfi.

• Anularea exclusivă a dezasamblării. Dacă documentul și setul recepționat trebuie păstrate intacte, dar trebuie anulat doar procesul de despachetare, acest lucru se efectuează în formularul «Document» — «Asamblare», în fila «Lista dezasamblărilor». Acțiunea «Anulează dezasamblarea» va șterge actele «Casare la dezasamblare» și «Intrare din dezasamblare», dar va păstra documentul inițial de intrare al setului.

 Rețineți că programul permite anularea dezasamblării pentru mai multe rânduri simultan, ceea ce simplifică lucrul cu volume mari de date.

Răspunsuri la întrebările frecvente ale antreprenorilor despre funcționarea modului

Pe baza solicitărilor adresate de antreprenori serviciului de asistență tehnică, prezentăm răspunsurile pentru cele mai frecvente situații: