Inventarierea: listă, numărare și închidere

Inventarierea compară cantitatea faptică a mărfurilor cu stocurile scriptice din Torgsoft. După închiderea borderoului, programul înregistrează surplusurile ca intrări, casează lipsurile și aliniază stocurile din depozit cu rezultatele numărătorii.

Pregătirea și formarea borderoului

Cum se poate introduce cantitatea faptică

Scanerul de coduri de bare accelerează numărarea. În lipsa acestuia, cantitatea faptică poate fi introdusă manual.

Ce trebuie stabilit înainte de a începe numărarea

Trei scenarii de formare a borderoului

Scenariul 1. Întregul depozit

1. Deschideți Depozit → Starea depozitului.
2. Selectați centrul de evidență unde se efectuează inventarierea.
3. Ștergeți filtrele de marfă, astfel încât tabelul să afișeze întregul stoc al acestui centru de evidență.
4. Folosind selecția multiplă, selectați toate mărfurile.
5. Faceți clic pe Adaugă marfă în borderoul de inventariere.
6. Selectați un borderou deschis existent sau creați unul nou.

Scenariul 2. Mărfuri selectate

1. Deschideți Depozit → Starea depozitului.
2. Deschideți filtrul de mărfuri cu butonul de filtrare sau tasta F12.
3. Setați selecția dorită, de exemplu tipul mărfii, producătorul sau furnizorul.
4. Aplicați filtrul și selectați toate articolele găsite sau doar mărfurile care trebuie verificate.
5. Faceți clic pe Adaugă marfă în borderoul de inventariere.
6. Selectați un borderou deschis sau creați unul nou.

Acest scenariu este potrivit pentru inventarierea de control a articolelor cu risc, a unui anumit furnizor, producător, grup de mărfuri sau a unui set arbitrar de mărfuri.

Scenariul 3. Tipuri selectate de mărfuri

1. Deschideți Document → Borderou de inventariere.
2. Faceți clic pe Adaugă.
3. Completați parametrii borderoului, faceți clic pe Salvează și selectați documentul creat.
4. Utilizați acțiunea Adaugă mărfuri după tipurile selectate.
5. În fereastra de selecție, extindeți ramurile necesare ale directorului. Pentru întreaga structură puteți utiliza butoanele Extinde tot și Restrânge tot.
6. Bifați unul sau mai multe tipuri și faceți clic pe Selectează.

Cu gri este marcat tipul care este deja adăugat la borderoul curent. Cu verde este marcat tipul selectat pentru adăugare. Culoarea galbenă arată că pentru acest tip, în perioada setată, a fost deja creată o inventariere prin acest regim.

Parametrul Creează borderouri separate pentru fiecare tip de marfă formează un document separat pentru fiecare tip selectat. Numele tipului este înregistrat automat în câmpul de descriere al borderoului corespunzător.

În câmpul Descrierea inventarierii specificați departamentul, grupele de mărfuri, rafturile sau alte informații prin care poate fi găsit documentul.

Filtre în timpul formării și verificării borderoului

Mărfuri care nu se află în selecția inițială

Borderoul poate fi creat gol sau completat în timpul numărării. La crearea documentului, în câmpul Dacă marfa nu a fost găsită în borderou, stabiliți ce trebuie făcut atunci când un angajat scanează un articol din afara listei inițiale:

• Afișează o eroare — programul informează că marfa nu este în borderou și nu o adaugă;
• Adaugă marfa în borderou — programul adaugă marfa găsită în borderoul curent după scanare.

A doua variantă este necesară dacă sortimentul real poate diferi de selecția inițială sau dacă borderoul se formează treptat cu mărfurile găsite în încăpere.

Numărarea mărfurilor

Ce regim de blocare a mărfurilor să alegeți

Pentru un magazin care continuă să funcționeze, se recomandă regimul Blochează marfa după prima scanare. După finalizarea numărării, setați starea articolelor la Numărare finalizată. Marfa va redeveni disponibilă pentru vânzare.

Este necesar să se închidă magazinul?

Magazinul poate continua să funcționeze. Inventarierea se face în părți mici:

1. Creați un borderou pentru o grupă sau un departament separat.
2. Selectați Blochează marfa după prima scanare.
3. Numărați o mică parte din marfă.
4. Finalizați numărătoarea acestor articole.
5. Treceți la grupa următoare.

Marfa care este deja numărată va fi temporar indisponibilă pentru vânzare. Restul sortimentului va rămâne disponibil.

Cum se efectuează o inventariere «oarbă»

Inventarierea «oarbă» ascunde cantitatea contabilă de angajat. Acest lucru reduce riscul de a ajusta rezultatul faptic la datele din program.

Limitarea borderoului pentru vânzător.

Deschideți Setări → Parametri → Acces și activați parametrul Limitează borderoul de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător.

După aceasta, vânzătorul:

• nu vede cantitatea contabilă în borderou;
• nu vede prețul cu ridicata;
• nu poate tipări documente cu rezultatele inventarierii.

Restricția se aplică utilizatorilor cu rolul de Vânzător. Pentru un alt rol, verificați separat drepturile atribuite.

Ascunderea stocurilor în alte formulare.

Deschideți Setări → Parametri → Rol, selectați rolul dorit și activați Ascunde cantitatea la depozit pentru marfa aflată în inventariere. Parametrul ascunde stocul mărfii care se află în inventariere, în alte formulare disponibile utilizatorului.

Pentru numărarea în aplicația mobilă Torgsoft, activați suplimentar Blochează introducerea manuală. Angajatul nu va putea deschide formularul de modificare a cantității și va trebui să scaneze marfa.

Cum se introduce cantitatea faptică

În formularul Marfă în inventariere sunt disponibile următoarele regimuri:

• Mărește cantitatea — fiecare scanare adaugă o unitate;
• Solicită cantitatea — după scanare, se deschide un câmp pentru introducerea cantității;
• Modifică — cantitatea faptică este introdusă manual pentru marfa selectată;
• Introdu cantitatea faptică a mărfii — programul înregistrează cantitatea și setează imediat starea Numărare finalizată.

Mărfurile cu discrepanțe trebuie renumărate fizic încă o dată înainte de închiderea borderoului.

Stările numărătorii mărfurilor

Pentru control, filtrați marfa după starea numărătorii și rezultat:

• marfa care nu a fost numărată;
• marfa nenumărată care se află în depozit;
• marfa pentru care a început numărătoarea;
• marfa pentru care numărătoarea este finalizată;
• marfa cu lipsă, surplus sau fără discrepanțe.

Înainte de închiderea borderoului, verificați articolele care trebuiau renumărate și au rămas în starea Nu a fost numărată.

Cum se controlează acțiunile angajaților

Butonul Jurnal deschide toate operațiunile din borderou. În jurnal se poate vedea cine și când a scanat marfa sau a modificat cantitatea. Butonul Jurnal marfă arată operațiunile doar pentru articolul selectat.

Verificați jurnalul dacă:

• cantitatea a fost modificată manual;
• rezultatul diferă semnificativ de contabilitate;
• mai mulți angajați au lucrat cu același borderou;
• trebuie găsită sursa erorii.

Metode de numărare și regimuri speciale

Inventariere pe baza unui borderou tipărit

1. Creați borderoul și adăugați mărfurile necesare.
2. Selectați Tipărire rapoarte inventariere → Borderou pentru evidența manuală.
3. Notați cantitatea faptică pe hârtie.
4. Deschideți Document → Borderou de inventariere → Inventarierea mărfii.
5. Transferați cantitatea faptică în program.
6. Pentru fiecare articol introdus, setați Numărare finalizată.

Încărcarea rezultatelor din TCD sau din fișier CSV

Torgsoft acceptă date generate de un terminal de colectare a datelor (TCD) compatibil sau de o aplicație precum Barcode Harvester.

1. Creați și deschideți borderoul.
2. Dacă este necesar, încărcați lista de mărfuri în TCD.
3. Efectuați scanarea.
4. Generați un fișier text sau CSV în formatul configurat pentru TCD-ul respectiv.
5. În borderou, faceți clic pe Lucrul cu terminalul de colectare a datelor → Obține informații din terminal.
6. Selectați fișierul și verificați cantitatea încărcată.

Un fișier Excel cu o structură arbitrară nu este un fișier gata de import. Datele trebuie pregătite în formatul pe care îl așteaptă TCD-ul configurat sau aplicația respectivă. În instrucțiunile actuale pentru aplicațiile Android se utilizează formatul CSV.

Cum se iau în considerare depozitele de nivelul trei

În depozitele de nivelul trei pot fi luate în evidență rezervele și alte mărfuri transferate temporar din depozitul principal. Acestea rămân proprietatea întreprinderii. Stocul obișnuit al depozitului principal nu le acoperă.

La crearea borderoului, verificați parametrul Ia în considerare cantitatea mărfii din depozitele de nivelul 3.

• Dacă parametrul este activat, Torgsoft va lua în considerare stocurile depozitului principal și ale celor subordonate.
• Dacă parametrul este dezactivat, în borderou va ajunge doar cantitatea din depozitul principal.

Cum să găsiți marfa care nu a fost verificată de mult timp

În tabelul Depozit → Starea depozitului, activați coloana Data inventarierii și filtrați mărfurile după data ultimei reinventarieri. Astfel, puteți găsi:

• articole care nu au fost numărate de mult timp;
• mărfuri fără data inventarierii;
• stocuri de una sau două unități care nu s-au modificat de mult timp;
• mărfuri cu risc ridicat de pierdere.

Data se poate actualiza înainte de închiderea finală a borderoului. Acest lucru confirmă că marfa a fost inclusă în inventariere. Acest fapt în sine nu dovedește că borderoul este închis.

Mai multe detalii despre căutarea mărfii după data ultimei inventarieri.

Inventarierea cutiilor cu depozitare sezonieră

Regimul este disponibil în prezența funcției suplimentare Colectarea mărfurilor în cutie pentru depozitare sezonieră.

1. În câmpul Tip factură selectați Marfă în cutie.
2. Deschideți borderoul.
3. Adăugați cutiile necesare după codul de bare, articol sau din listă.
4. Efectuați numărarea mărfurilor din cutii.

Mărfurile din sala de vânzare nu trebuie neapărat incluse într-un astfel de borderou.

Inventarierea după numere de serie

Acest regim este utilizat pentru mărfurile cu evidență strictă a garanției: electronice, electrocasnice, dispozitive mobile și alte mărfuri cu numere de serie unice.

În timpul numărătorii se scanează poziția mărfii și fiecare număr de serie. Acest lucru permite detectarea:

• unei unități lipsă sau în plus;
• unui număr de serie incorect;
• unei mărfuri care este înregistrată într-un alt depozit.

Închiderea borderoului și rezultatele

Ce se întâmplă la închidere

După apăsarea butonului Închide borderou, Torgsoft:

1. compară cantitatea faptică și cea contabilă;
2. creează o factură de intrare pentru surplusuri;
3. creează un act de casare pentru lipsuri;
4. aliniază stocurile din depozit cu cantitatea faptică.

Pentru surplusuri, prețul din factura de intrare creată automat este determinat ca fiind ultimul cost de achiziție: prețul de achiziție plus costul adițional al mărfii.

În versiunile actuale, sumele totale pot fi calculate în timpul următoarei recalculări a prețului de cost. Dacă lângă borderou apare pictograma corespunzătoare, selectați documentul și faceți clic pe Recalculează sumele.

Butonul Recalculează costul de achiziție calculează costul tuturor mărfurilor și totalurile tuturor borderourilor care necesită calcul.

Instrucțiuni actuale pentru închiderea borderoului.

Unde se găsesc documentele create

• surplusurile se găsesc în Depozit → Lista intrărilor;
• lipsurile se găsesc în Depozit → Lista ieșirilor;
• numărul și data actului de casare sunt afișate în lista borderourilor de inventariere.

Dacă nu au existat discrepanțe, programul nu creează documente de corecție goale.

Cum se calculează suma lipsei

În coloana Suma lipsei poate fi 0, chiar dacă programul a creat un act de casare. Acest lucru se întâmplă atunci când casările sunt complet acoperite de surplusuri.

De ce diferă sumele din borderou și din raport

În formularul Borderou de inventariere totalurile sunt afișate la prețul de cost. Raportul tipărit standard Rezultatele inventarierii formează totalurile la prețurile cu amănuntul. Adaosul comercial crește suma în raportul tipărit.

Pentru comparație utilizați același tip de preț. La nevoie, șablonul raportului tipărit poate fi configurat pentru calcul la prețul de cost sau la prețul cu ridicata.

De ce suma din actul de casare diferă de suma din borderou

Borderoul utilizează costul curent din starea depozitului. Actul de casare calculează costul conform metodei stabilite în parametrii de contabilitate.

Dacă se utilizează evidența pe loturi, casarea se asociază cu facturile de intrare pe principiul FIFO: marfa din lotul intrat primul se casează prima. Atunci când loturile au prețuri de achiziție diferite, suma actului poate diferi de costul mediu curent din borderou.

Comparați documentele după calcularea costului de achiziție și ținând cont de metoda configurată pentru determinarea acestuia.

Mai multe detalii despre diferența sumei lipsei în borderou, act și rapoarte.

Cum se anulează închiderea borderoului

Dacă eroarea este detectată imediat după închidere:

1. Selectați borderoul.
2. Faceți clic pe Anulează închiderea.
3. Programul va șterge intrările și casările create automat.
4. Corectați cantitatea faptică.
5. Reînchideți borderoul.

Erori și restabilirea funcționării

Eroarea Arithmetic overflow sau conversia la tipul int

Cea mai frecventă cauză este aceea că un cod de bare a fost scanat în câmpul Cantitate. Programul primește un număr din multe cifre, de exemplu 4820001234567, care nu poate fi utilizat corect în calcule.

1. Verificați coloana cu cantitatea faptică.
2. Găsiți valoarea anormal de mare, asemănătoare unui cod de bare.
3. Înlocuiți-o cu cantitatea corectă.
4. Repetați închiderea sau recalcularea sumelor.

Dacă borderoul a trecut deja în starea Borderoul se închide și nu permite editarea datelor, contactați asistența tehnică. Nu modificați manual starea documentului și facturile asociate în baza de date.

Borderoul a rămas în starea «Borderoul se închide»

Această stare protejează documentul de o nouă închidere simultană. Dacă în timpul calculului s-a închis programul, s-a oprit computerul sau s-a întrerupt conexiunea:

1. Reporniți Torgsoft.
2. Verificați dacă borderoul este închis și dacă a apărut pictograma necesității de recalculare.
3. Dacă borderoul este închis, faceți clic pe Recalculează sumele sau efectuați o recalculare generală a costului de achiziție.
4. Dacă documentul rămâne o lungă perioadă în starea Borderoul se închide și este indisponibil pentru lucru, contactați asistența tehnică.

Nu creați manual noi intrări sau casări pentru compensare până nu se verifică starea borderoului inițial.

De ce s-au dublat actele de casare și facturile de intrare

În versiunile mai vechi, dublarea putea apărea dacă un borderou era închis simultan de pe posturi de lucru diferite. Pentru a preveni acest lucru, în Torgsoft a fost adăugată starea de blocare Borderoul se închide.

Dacă documentele sunt deja dublate:

• nu ștergeți manual unul dintre documente;
• opriți mișcarea mărfurilor vizate de problemă;
• contactați asistența tehnică pentru a verifica legăturile dintre borderou, intrări și casări;
• actualizați Torgsoft la ultima versiune.

Ștergerea unui duplicat vizibil fără verificarea bazei de date poate lăsa stocuri sau un cost de achiziție incorecte.

Listă de control înainte de închidere

După închidere, verificați starea depozitului și intrările și casările create automat. Apoi calculați sumele totale și costul de achiziție.