Automatizácia predajne mobilných telefónov: od 5 po 13 pracovných miest
Predajňa mobilnej komunikácie spája niekoľko rôznych biznisov: predaj telefónov podľa IMEI, široký sortiment príslušenstva, štartovacie balíčky, služby, internetové objednávky, záruku a niekedy aj opravy. V tejto prípadovej štúdii sa evidencia rozvíjala od základného predaja a tlače etikiet po terminálovú konfiguráciu na 13 pracovných miestach so zákazníckou databázou, sériovou evidenciou, synchronizáciou s internetovým obchodom, rozosielkami a softvérovou registračnou pokladnicou.
Prípadová štúdia vznikla na základe reálnej skúsenosti s dlhoročným používaním Torgsoftu. Zachovali sme logiku obchodných rozhodnutí bez zverejnenia údajov o klientovi.
Ako sa to všetko začalo
V roku 2015 si biznis vybral terminálovú licenciu na päť pracovných miest. Prvé nastavenia sa týkali predaja tovaru, práv pracovníkov, cenníkov, šablón etikiet a tlače čiarových kódov. Už na začiatku majiteľ položil základ pre prácu viacerých používateľov v spoločnom evidenčnom prostredí.
Prechod na plnohodnotnú prácu prebiehal postupne. V roku 2019 bol projekt obnovený, v roku 2020 bol určený interný zodpovedný za prenos tovaru a školenie, nastavil sa import dodacích listov dodávateľov a počet pracovných miest sa zvýšil na osem. Ďalšie rozšírenia sa pridávali vtedy, keď už pre ne bol vytvorený samostatný obchodný proces.
Ako sa rozvíjal systém evidencie
Terminálová verzia na päť pracovných miest
Nastavil sa predaj, používatelia, cenníky a tlač etikiet. Pre krátky názov tovaru a čiarový kód bola vytvorená kompaktná šablóna etikety 30 × 20 mm.
Návrat k projektu a prenos nomenklatúry
Biznis určil zamestnanca zodpovedného za prechod, import tovarov a internú podporu. Počet pracovných miest sa postupne zvýšil na sedem a potom na osem.
Deväť pracovných miest a zákaznícky okruh
Bola pripojená práca s profilmi zákazníkov, overovanie zľavovej karty cez SMS a synchronizácia s internetovým obchodom.
Evidencia telefónov podľa sériových čísel
Bola aktivovaná záručná evidencia podľa sériových čísel, tlač záručných dokumentov a kontrola záručných lehôt. Počet pracovných miest vzrástol na jedenásť.
Trinásť pracovných miest, rozosielky a softvérová registračná pokladnica
Do konfigurácie boli pridané ďalšie dve pracovné miesta, hromadné rozosielky zákazníkom a softvérová registračná pokladnica.
Upevnenie konfigurácie
V licencii bolo potvrdených šesť pripojených možností: sériová evidencia, internetový obchod, profil zákazníka, SMS overenie, rozosielky a softvérová registračná pokladnica.
Šesť rozhodnutí majiteľa, ktoré urobili systém škálovateľným
Hneď počítať s viacerými pracovnými miestami
Terminálová verzia bola zvolená už v prvej etape. Keď pribúdali noví používatelia, biznis rozširoval počet licencií bez zmeny evidenčnej logiky.
Určiť interného zodpovedného
Samostatný pracovník koordinoval prenos nomenklatúry, školenie a interné pravidlá práce.
Najprv štandardizovať tovarovú databázu
Import dodacích listov dodávateľov a vlastné šablóny etikiet sa stali súčasťou počiatočného okruhu.
Oddeliť sériovú techniku od masového tovaru
Telefóny vyžadujú identifikáciu každej jednotky, príslušenstvo sa prevažne eviduje podľa množstva.
Pripájať možnosti podľa pripraveného procesu
Zákaznícka databáza, internetový obchod, sériové čísla, rozosielky a softvérová registračná pokladnica sa pridávali postupne.
Udržať predaj a komunikáciu v jednom kontexte
Profil zákazníka, overenie zľavovej karty a rozosielky sú prepojené s históriou nákupov.
Overte vlastný evidenčný scenár v demo verzii
Nahrajte príklad dodacieho listu dodávateľa, vytvorte telefón s IMEI, pridajte príslušenstvo a vykonajte kombinovaný predaj.
Šesť okruhov predajne mobilnej komunikácie
Príjem a dodávatelia
Import dodacích listov z Excelu, porovnávanie kódov, nákupné ceny, dlhy dodávateľom a rozdelenie tovaru medzi prevádzkami.
IMEI a záruka
Sériové číslo pri príjme a predaji, záručná lehota, záručný list, história pohybu konkrétneho zariadenia.
Pokladňa a softvérová registračná pokladnica
Jedna účtenka pre telefón, príslušenstvo a služby, rozdelenie spôsobov platby, vrátenia a odosielanie fiškálnych účteniek.
Zákazníci a opakované predaje
Profil zákazníka, história nákupov, zľavová karta, SMS overenie, záujmy a cielené správy.
Internetové objednávky
Export katalógu, fotografií, cien a zostatkov, prijímanie objednávok a rezervovanie tovaru.
Kontrola siete
Zostatky podľa evidenčných centier, interné prevody, inventúry, predaje podľa tovaru, prevádzky a pracovníka.
Ako správne vybudovať nomenklatúru
Najdôležitejšie pravidlo pre túto niku: nemiešať v jednom spôsobe evidencie telefóny, príslušenstvo, štartovacie balíčky, služby a dealerskú odmenu. Každá skupina má svoju jednotku kontroly a svoj moment vzniku príjmu.
1. Telefóny, tablety, hodinky a iná sériová technika
Vytvorte stabilný strom: Smartfóny → značka → línia. Pamäť, farbu, typ SIM, stav a technické parametre uchovávajte vo vlastnostiach tovaru.
Pre druh tovaru zapnite prísnu evidenciu podľa sériových čísel. Pri príjme naskenujte IMEI alebo S/N každej jednotky a uveďte záručnú lehotu.
Pri internom prevode presúvajte konkrétne sériové čísla medzi evidenčnými centrami.
Na pokladni skenujte IMEI zariadenia. Torgsoft nedovolí predať číslo, ktoré nie je na sklade, ani opätovne prijať už existujúce číslo.
Tlačte záručný list z účtenky. Pri vrátení alebo servisnej požiadavke vyhľadajte zariadenie podľa sériového čísla a skontrolujte jeho históriu.
2. Kryty, sklá, káble, nabíjačky a iné príslušenstvo
Strom budujte podľa funkcie tovaru: Kryty, Ochranné sklo, Káble, Nabíjačky, Power Bank, Slúchadlá, Držiaky, Redukcie.
Pre každý druh nastavte vlastné dynamické parametre: kompatibilitu, konektor, výkon, nabíjací protokol, dĺžku, kapacitu, materiál a farbu. Tieto parametre možno zobraziť v stĺpcoch a používať vo filtroch.
Používajte jednotný vzorec názvu: kategória + kompatibilita + kľúčová vlastnosť + farba + artikel. Napríklad: „Kryt Samsung A55 silikón priehľadný CASE-A55-TR“.
Interný kód dodávateľa uchovávajte oddelene od vlastného artikla. Pre artikel zapnite kontrolu jedinečnosti, aby import nevytváral duplicity.
Ak existuje čiarový kód výrobcu, použite ho. Pre tovar bez kódu tlačte vlastnú etiketu. EAN-13 je vhodný pre 12–13 číslic, pre dlhšie interné kódy použite Code 128.
3. Štartovacie balíčky a dealerské operácie
Fyzický štartovací balíček evidujte ako kusový tovar: operátor, tarifná línia, formát SIM, nákupná a maloobchodná cena, čiarový kód.
Ak zmluva vyžaduje kusovú kontrolu ICCID, používajte ho ako jedinečný identifikátor po overení formátu v testovacej databáze. Aktivácia účastníka zostáva v systéme operátora.
Predaj balíčka odpíše fyzickú jednotku zo skladu. Aktivačnú konzultáciu alebo nastavenie оформujte ako samostatnú službu, ak má vlastnú cenu.
Dealerskú odmenu od operátora zaznamenávajte samostatným finančným dokumentom s protistranou a analytickou položkou. Predaj tovaru sa tak nemieša s príjmom podľa dealerskej zmluvy.
Pri dobíjaniach a iných agentských operáciách oddeľujte vo vnútornej analýze tranzitnú sumu a vlastnú odmenu. Daňové a fiškálne оформenie určujte podľa zmluvy s operátorom spolu s účtovníkom.
4. Lepenie fólie, nastavenie telefónu a iné služby
Vytvorte samostatné karty typu Služba: lepenie skla, rezanie a lepenie fólie, prenos údajov, počiatočné nastavenie, diagnostika, čistenie konektorov.
Materiál a prácu evidujte oddelene. Na účtenke môžu byť „Ochranné sklo“ a „Nalepenie ochranného skla“, čo umožňuje samostatne analyzovať tovarovú prirážku a príjem z práce.
Ak je materiál zahrnutý do pevnej ceny služby, pridajte ho do zloženia služby. Ten istý materiál neodpisujte opakovane ako samostatnú položku.
Predaj viažte na pracovníka, aby bolo vidieť počet vykonaných služieb a bolo možné nastaviť odmenu podľa výsledku.
5. Oprava telefónov ako samostatný okruh
V režime Dokument → Oprava vytvorte objednávku, vyberte zákazníka, zaznamenajte telefón, sériové číslo, kompletnosť, opis stavu a zodpovedného majstra.
Do dokumentu pridajte fotografie zariadenia, vytlačte potvrdenie a čiarový kód opravy.
Náhradné diely vyberajte zo skladu. Torgsoft rezervuje materiály pre konkrétnu opravu a sériové komponenty možno zapisovať podľa S/N.
Samostatne pridajte služby a operácie majstra. Cena opravy sa skladá z materiálov, služieb a prác.
Meňte etapu: prijaté, v oprave, je výsledok, dokončené alebo odoslané do opravy. Po zaplatení sa vytvorí účet a dokončené nezaplatené práce sú viditeľné cez filtre.
Jemné nastavenia, ktoré ovplyvňujú presnosť evidencie
Strom druhov ponechajte stabilný a kompatibilitu, materiál a farbu presuňte do vlastností. Jedna kombinácia vlastností a artikla má zodpovedať jednej karte tovaru. Pred pridaním kontrolujte artikel, čiarový kód a kód dodávateľa.
Vytvorte samostatnú importnú šablónu pre každého dodávateľa. Povinne spárujte stĺpce názvu, artikla, interného kódu dodávateľa, čiarového kódu, množstva, nákupnej ceny a vlastností. Pred vykonaním príjmu skontrolujte, ktoré riadky boli spárované s existujúcim tovarom a ktoré vytvoria nové karty.
Pre kryty, káble a drobné príslušenstvo stačí krátky názov, cena a čiarový kód. Pravidlo tvorby krátkeho názvu sa nastavuje v parametroch tovaru. Po zmene pravidla treba staré názvy aktualizovať cez diagnostiku názvov tovaru.
Pre každý sklad nastavte vlastný minimálny a maximálny zostatok. USB-C kábel, nabíjačka 20 W a populárne sklo môžu mať inú normu v centre mesta, v obchodnom centre a na malej prevádzke. Objednávky a interné prevody tvorte podľa skutočného deficitu konkrétneho skladu.
V parametroch evidencie nastavte zákaz predaja do mínusu. Pre sériovú techniku používajte prísnu záručnú evidenciu. Pred presunom skontrolujte zostatok u odosielateľa, po prijatí zaúčtujte dokument interného prevodu.
Pridajte cyklickú kontrolu: telefóny a drahú sériovú techniku kontrolujte podľa IMEI častejšie, rýchloobrátkové príslušenstvo podľa skupín, pomalé položky podľa samostatného harmonogramu. V Torgsofte vytvorte inventúrny výkaz pre vybranú skupinu a skenujte skutočný tovar.
Telefón, kryt, sklo a nalepenie predávajte ako samostatné položky jednej účtenky. Reporty potom ukážu maržu techniky, prirážku príslušenstva a príjem zo služieb. Pri tovaroch s nízkou maržou nastavte maximálne povolené percento zľavy na úrovni druhu tovaru.
Objednávka z internetového obchodu vytvorí účet a rezervuje tovar. Pred odoslaním sériovej techniky otvorte tovar účtu a naskenujte konkrétny IMEI. Potom bude predaj prepojený s jednotkou, ktorá bola skutočne odoslaná kupujúcemu.
Podpora ako súčasť metodológie
Interná zodpovednosť
Za tovarovú databázu, importy a pravidlá práce zodpovedá určený pracovník. Znižuje to počet rôznych výkladov jedného procesu.
Pomoc podľa konkrétneho scenára
Nastavenia sa kontrolujú na reálnom dokumente: príjme, etikete, predaji, záručnom liste alebo importe dodávateľa.
Postupné rozšírenie
Nové pracovné miesta a možnosti sa pridávajú po tom, ako je určený postup práce, zodpovedný a spôsob kontroly výsledku.
Ekosystém riešenia
Jadro: Torgsoft Terminál
Trinásť pracovných miest pre predaj, sklad, riadenie tovarov, zákazníkov a finančných dokumentov.
Evidencia záručných tovarov podľa sériových čísel
IMEI, S/N, záručné lehoty a záručné listy.
Opis možnostiSynchronizácia s internetovým obchodom
Tovary, fotografie, ceny, zostatky a objednávky.
Opis možnostiPre koho je vhodná takáto automatizácia
Predajne mobilných telefónov
Keď treba evidovať telefóny podľa IMEI, záruku, príslušenstvo a kombinované predaje.
Dealerské prevádzky operátorov
Keď fyzický tovar, štartovacie balíčky, aktivačné služby a dealerské odmeny potrebujú samostatnú kontrolu.
Siete predajní a obchodných ostrovčekov
Keď sú potrebné zostatky za každú prevádzku, interné prevody, práva pracovníkov a centralizované reporty.
Predajne so servisnou zónou
Keď predaj techniky dopĺňajú opravy, náhradné diely, práce majstrov a správy o stave objednávky.
Nastavte program evidencie pre predajňu telefónov podľa svojho sortimentu
Začnite stromom tovarov, importom jedného dodávateľa a skúšobným predajom „telefón + príslušenstvo + služba“. Potom možno pripojiť IMEI, internetový obchod, softvérovú registračnú pokladnicu a opravy.
Vráťte sa na predchádzajúci krok