Špecifiká optiky: keď záleží na každom detaile
Program na evidenciu pre optiku je riešenie Torgsoft pre salóny, dielne a siete optík, kde je potrebné viesť evidenciu rámov, šošoviek, príslušenstva, zákazníkov, objednávok okuliarov, rezervácií a servisných požiadaviek.
Optika nie je bežný obchod s rámami a šošovkami. Zákazník neprichádza len kúpiť tovar, ale získať hotové okuliare, ktoré musia presne zodpovedať predpisu a jeho každodenným potrebám: čítaniu, práci pri počítači, šoférovaniu alebo celodennému noseniu. V takomto podnikaní je dôležité kontrolovať všetko: od príjmu tovaru až po odovzdanie zákazníkovi.
Program na evidenciu pre optiku Torgsoft automatizuje predaj rámov, šošoviek, príslušenstva, objednávky na výrobu okuliarov; vedie evidenciu zákazníkov, platieb, skladových zostatkov, záručného servisu a opráv. Majiteľ získava hotový nástroj na tovarovú, skladovú a servisnú evidenciu, vidí úplnú históriu objednávky, zodpovedné osoby a konečný výsledok pre zákazníka.
Ako prebieha evidencia objednávok v optike?
Program pre optiku má nielen viesť evidenciu tovaru a objednávok, ale byť aj jednotným informačným centrom pre predajcov a majiteľa, kde je viditeľný každý úkon a každý jeho dôsledok.
Zamestnanec musí zaznamenať údaje z predpisu v evidenčnom systéme, vybrať rám a šošovky a vykonať príslušné merania. Následne sa tieto údaje odovzdajú technikovi, ktorý šošovky spracuje, zabrúsi ich do rámu a zostaví hotové okuliare.
Prijatie zákazníka
Proces: zákazník príde do salónu, zavolá alebo zanechá požiadavku cez web. Administrátor alebo konzultant upresní, čo zákazník potrebuje: nové okuliare, výmenu šošoviek, opravu, kontrolu starých okuliarov, slnečné okuliare, kontaktné šošovky alebo príslušenstvo.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: meno a priezvisko, telefón, dôvod návštevy, predchádzajúce nákupy, história objednávok, zodpovedný zamestnanec.
Práca s predpisom
Proces: zákazník prinesie predpis, staré okuliare alebo absolvuje vyšetrenie zraku, ak je takáto služba dostupná. Optik alebo konzultant skontroluje, či sú údaje v predpise zrozumiteľné, kto ho vydal a kedy, a zaznamená to do karty zákazníka.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: aktuálna verzia predpisu, dátum vydania, zodpovedný zamestnanec a pod.
Výber rámu a šošoviek
Proces: konzultant alebo optik pomáha zákazníkovi vybrať rám a šošovky podľa predpisu, rozpočtu a scenára používania, ako aj podľa tvaru, veľkosti, materiálu a posadenia.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: artikul a sériové číslo, ak existuje, rámu alebo kontaktných šošoviek; značka, farba, cena; rezervácia pre objednávku; typ šošoviek podľa predpisu, povrchová úprava, zafarbenie, fotochromatickosť a pod.
Merania na výrobu
Proces: konzultant alebo optik vykoná individuálne merania zákazníka: zmeria vzdialenosť medzi zrenicami, výšku posadenia šošoviek, vzdialenosť od oka k šošovke, sklon a zakrivenie rámu.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: všetky parametre potrebné pre technika alebo laboratórium na výrobu okuliarov.
Vytvorenie a odovzdanie objednávky do výroby
Proces: administrátor alebo konzultant pridá do objednávky všetky zozbierané údaje. V objednávke sa okrem údajov o tovare zaznamená aj práca technika a predaj súvisiacich položiek: puzdra, príslušenstva, cena doručenia alebo urgentná výroba. Technik dostane kompletnú úlohu: aké šošovky použiť, do akého rámu ich osadiť a aké parametre zohľadniť.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: číslo a zloženie objednávky, zákazník, zodpovedný zamestnanec; záloha, ak existuje, uplatnená zľava, zostatok na úhradu; dátum odovzdania do práce a termín dokončenia; komentáre a stav objednávky.
Kontrola hotových okuliarov
Proces: optik alebo konzultant skontroluje, či okuliare alebo šošovky zodpovedajú predpisu, či sú správne osadené do rámu, či nemajú chyby a či sú okuliare pripravené na odovzdanie.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: kto kontrolu vykonal, dátum, výsledok kontroly: odovzdať zákazníkovi alebo vrátiť na prerobenie.
Odovzdanie objednávky zákazníkovi
Proces: konzultant odovzdá okuliare, skontroluje posadenie, v prípade potreby nastaví rám a vysvetlí pravidlá starostlivosti a adaptácie.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: dátum odovzdania, zodpovedná osoba, pokladničný doklad, komentáre.
Popredajný servis, ak je potrebný
Proces: zákazník sa obráti po odovzdaní okuliarov. Zamestnanec prijme požiadavku a zaznamená dôvody opätovného kontaktu: chyba v predpise alebo meraniach; rám nesedí pohodlne, zákazník si ťažko zvyká na šošovky, je tam škrabanec, potrebná je oprava alebo záručné riešenie.
Čo sa zaznamenáva v evidencii: číslo objednávky, dôvod požiadavky, zodpovedná osoba, výsledok: nastavenie, záručná oprava, platená služba alebo úprava okuliarov na mieste.
Predpis a údaje o zraku patria medzi citlivé informácie a sú chránené Zákonom Ukrajiny o ochrane osobných údajov rovnako ako iné zdravotné informácie. Z týchto dôvodov je pre optiku dôležité premyslieť prístup k dôverným údajom zákazníkov, obmedziť práva zamestnancov a opatrne používať messengery.
S akými problémami sa majitelia optík stretávajú najčastejšie?
V optike nie je hlavným rizikom len predaj rámu alebo šošoviek. Najviac problémov vzniká tam, kde je potrebné správne prijať predpis, vykonať presné merania zákazníka a bez chýb odovzdať objednávku technikovi.
Automatizácia optického salónu: možnosti Torgsoft
Evidencia zákazníkov v optike
V optike je dôležité viesť karty zákazníkov s možnosťou sledovať históriu ich nákupov a interakcií s obchodom, zaznamenávať telefonáty a pripomienky zákazníkom týkajúce sa platby, stavu objednávky a podobne.
Ako pomáha Torgsoft: v programe možno viesť kartu zákazníka, ukladať históriu nákupov, objednávky a pridávať poznámky potrebné na prácu so zákazníkom. Existuje možnosť viesť evidenciu hovorov Binotel ak je k dispozícii príslušné pripojenie. Dohody z messengerov je vhodné preniesť do objednávky alebo poznámok, aby nezostali mimo evidencie.
Evidencia šošoviek, rámov a súvisiaceho tovaru
V optike má tovar veľa charakteristík. Pri šošovkách sú dôležité dioptrie, cylinder, os, index, priemer, povrchová úprava, zafarbenie, značka a typ šošovky. Pri rámoch — artikul, farba, veľkosť, tvar, materiál, značka, posadenie a kompatibilita so šošovkami.
Ako pomáha Torgsoft: v programe možno viesť tovarovú evidenciu rámov, šošoviek, slnečných okuliarov, kontaktných šošoviek, roztokov, puzdier, utierok a ďalšieho príslušenstva. Dynamické charakteristiky okrem iného umožňujú nastaviť pre každú skupinu tovaru ďalšie parametre a filtrovať podľa nich.
Objednávky na výrobu okuliarov
Výroba dioptrických okuliarov zahŕňa množstvo detailov: zadanie predpisu, opravu, doručenie alebo urgentnú výrobu. Ak sa to vedie ako bežný predaj, majiteľ nevidí úplný obraz objednávky: podľa akých parametrov boli okuliare vyrobené, kto prijal predpis a v akej fáze je objednávka.
Ako pomáha Torgsoft: vo formulári Dokument → Objednávka zákazníka na výrobok možno viesť evidenciu objednávok okuliarov a služieb, pričom sa údaje z predpisu viažu ku konkrétnemu zákazníkovi, platbe a zodpovednému zamestnancovi.
Rezervácia tovaru pre objednávku zákazníka
Ak sa tovar nezarezervuje, iný predajca ho môže predať z vitríny. Výsledkom je narušenie objednávky, nespokojný zákazník a zamestnanci hľadajú náhradu alebo vysvetľujú chybu.
Ako pomáha Torgsoft: program umožňuje kontrolovať skladové zostatky a oddeliť tovar potrebný pre konkrétnu objednávku. Znižuje to riziko dvojitého predaja tovaru a negatívnych reakcií zákazníkov.
Tovar možno dať do rezervy cez režim Sklad → Stav skladu; miesta uloženia tovaru / dočasné miesto uloženia tovaru pri objednávke zákazníka.
Evidencia záloh za okuliare, zliav a dokladu
Zákazník zaplatí zálohu a zvyšok doplatí pri odovzdaní okuliarov. Ak sa platby vedú oddelene od objednávky, predajca môže zabudnúť na zostatok alebo nesprávne uplatniť zľavu.
Ako pomáha Torgsoft: v objednávke sa zaznamenáva suma, záloha, zľava a zostatok. Majiteľ vidí, koľko peňazí už bolo prijatých a koľko má zákazník doplatiť pri odovzdaní okuliarov.
Prostredníctvom marketingového režimu Torgsoft možno v optickom salóne samostatne nastavovať akcie na okuliare, zľavové karty, kumulatívne zľavy a bonusy. Platba sa zaznamenáva samostatne: v hotovosti, bezhotovostne alebo cez pripojený bankový terminál.
Kontrola termínov výroby
Zákazníkovi bol sľúbený dátum vydania, ale objednávka je ešte v laboratóriu alebo ju technik nestihol dokončiť. Ak termín nie je zaznamenaný v systéme, majiteľ sa o probléme dozvie až vtedy, keď zákazník zavolá so sťažnosťou.
Ako pomáha Torgsoft: program usporadúva objednávky podľa stavov («Aktívny», «Upraviť», «Dokončené», «Zrušené»), zodpovedných osôb (pole «Prijal zamestnanec») a termínov. To umožňuje vidieť, ktoré objednávky sú ešte v práci, ktoré sú už hotové a ktoré si vyžadujú pozornosť.
Evidencia záruk, sériových čísel a servisných požiadaviek
Pri predaji drahých rámov, kontaktných šošoviek, zdravotníckych pomôcok, záručných prípadoch a reklamáciách voči dodávateľovi je dôležité poznať artikul, šaržu, sériové číslo, dodávateľa, dátum príjmu a záručnú dobu tovaru.
Ako pomáha Torgsoft: doplnková možnosť «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel» prepája tovar, zákazníka, predaj, záruku a servisnú požiadavku. V programe možno rýchlo nájsť potrebnú položku, skontrolovať záručné podmienky, spracovať vrátenie, záručnú opravu alebo platenú službu.
Evidencia opráv okuliarov
Oprava je v optike samostatný proces. Po odovzdaní okuliarov sa zákazník môže vrátiť s problémom: rám tlačí, vypadla skrutka, šošovky sa poškriabali alebo je potrebná oprava. Ak sa takéto požiadavky nezaznamenávajú, majiteľ nevidí, kde vznikajú straty: v predaji, meraniach, výrobe, kontrole kvality alebo servise.
Ako pomáha Torgsoft: doplnková možnosť programu «Opravy a záručný servis» zaznamenáva opravu ako samostatnú požiadavku, kde je zákazník, opis problému, náklady na materiály, zodpovedná osoba, termín, cena a výsledok prerobenia. Táto možnosť znižuje závislosť od pamäti zamestnancov a pomáha kontrolovať vykonanie.
Doručenie a presuny
V optike sa doručenie netýka len internetových objednávok. Tovar sa môže presúvať medzi salónmi, technikom, skladom a zákazníkom. Ak sa neodlišuje doručenie zákazníkovi, doručenie z laboratória, presuny medzi prevádzkami a vrátenia dodávateľovi, tovar sa ľahko stratí.
Ako pomáha Torgsoft: v Torgsoft môže majiteľ vďaka režimom Vnútorný presun / Zoznam interných dokladov kontrolovať pohyb tovaru a objednávok: čo je v predajnom mieste, čo bolo odovzdané do práce, čo čaká na odoslanie, čo treba doručiť zákazníkovi alebo presunúť medzi skladmi. Možnosti integrácie s Nova Poshta/Ukrposhta umožňujú vytvoriť prepravný doklad k objednávke, uviesť typy doručenia (ku dverám, na sklad) a sledovať stavy zásielky.
Reporty pre majiteľa
Bez analytiky majiteľ vidí len dennú pokladňu, ale nerozumie, ktoré tovary prinášajú zisk, kde sa zasekli objednávky, kto dáva zbytočné zľavy, koľko tovaru je v rezerve, ktoré objednávky meškajú a prečo sa zákazníci vracajú po odovzdaní.
Ako pomáha Torgsoft: majiteľ môže sledovať predaje, minimálne a maximálne skladové zostatky tovaru, ceny, pohyb tovaru a peňazí; ktoré položky treba doobjednať od dodávateľa; efektivitu personálu a problémové oblasti podnikania. To poskytuje väčšiu kontrolu nad optikou bez každodenného ručného zlučovania údajov.
Užitočné reporty môžu zahŕňať: denný pokladničný report; report predaného tovaru; report záloh zákazníkov podľa objednávok; hrubý príjem za obdobie; analýzu stavu skladu; analýzu predaja podľa druhov tovaru; analýzu príjmov podľa dodávateľov; analýzu ziskovosti nákupného dokladu; analýzu nákupov zákazníkov a pod.
Pre koho je Torgsoft vhodný
Maloobchodná optika
Salón, ktorý predáva rámy, slnečné okuliare, hotové okuliare, kontaktné šošovky, roztoky, puzdrá, utierky a príslušenstvo.
Optika + výroba okuliarov
Torgsoft je vhodný pre optiky, kde sa okuliare vyrábajú podľa predpisu: vo vlastnej dielni alebo cez externé laboratórium. Je dôležité zaznamenávať predpis a merania, zloženie, termíny a odovzdanie objednávky v karte zákazníka.
Sieť optík
Podnik s viacerými predajnými miestami, kde majiteľ potrebuje vidieť nielen predaje, ale aj zostatky, objednávky, presuny tovaru, prácu personálu a pokladňu podľa každej prevádzky.
Optika + internetový obchod
Optika, ktorá predáva tovar nielen v salóne, ale aj online, prijíma objednávky od stálych zákazníkov a odosiela ich prostredníctvom doručovacích služieb.
Prečo je to dôležité pre majiteľa
Keď sa evidencia v optike robí ručne, majiteľ je každý deň závislý od pamäti predajcu, zápisníka, tabuľky alebo správ v messengeroch. Funguje to, kým je objednávok málo. No keď sa tok zvýši, začínajú typické problémy: nesprávny stav, nesprávny rám, dátum, zľava alebo zodpovedná osoba.
Torgsoft pomáha vniesť poriadok do procesov optiky: od prijatia zákazníka až po odovzdanie hotových okuliarov. Majiteľ vidí predaje, rezervácie, stavy objednávok a osoby zodpovedné za výsledok.
Čo je potrebné na automatizáciu optiky?
Program na evidenciu pre optiku Torgsoft Online, Start, Ultra alebo Terminal.
Pokladničné vybavenie: skener čiarových kódov, tlačiareň účteniek, tlačiareň etikiet na označovanie tovaru.
Doplnková možnosť «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel» pre drahé rámy a šošovky.
Doplnková možnosť «Opravy a záručný servis» na evidenciu záručných a mimozáručných opráv okuliarov.
Dôležité pred zavedením programu pre optiku
Torgsoft pomáha automatizovať kľúčové procesy optiky: evidenciu zákazníkov, objednávok okuliarov, predaj rámov, šošoviek a súvisiaceho tovaru, kontrolu skladových zostatkov, rezervácií, servisných požiadaviek a opráv. Zároveň každá optika pracuje vlastným spôsobom: štruktúra objednávky, roly zamestnancov a postup práce s predpismi, meraniami, dielňou a odovzdávaním hotových okuliarov sa líšia.
Pred zakúpením programu sa oplatí využiť 30-dňový skúšobný prístup k Torgsoft, aby ste si systém overili na reálnych scenároch svojej optiky. Pomôže to posúdiť, či funkcionalita zodpovedá vašim úlohám, a vopred určiť, aké nastavenia alebo zmeny v organizácii procesov budú potrebné.
Pre správne zavedenie je dôležité nielen program otestovať, ale aj využiť technickú podporu Torgsoft pri prispôsobovaní systému vášmu modelu práce. Automatizácia jednoducho neprenáša existujúce činnosti do programu; organizuje ich, vďaka čomu sú procesy transparentnejšie a disciplinovanejšie. Preto bude v niektorých prípadoch potrebné čiastočne prispôsobiť pracovné návyky optiky logike systému, ak cieľom nie je zachovať chaos digitálne, ale získať riaditeľnú a presnú evidenciu.
Objednajte si konzultáciu Torgsoft — vyberieme riešenie pre formát vašej optiky: maloobchodný salón, dielňu, sieť alebo optiku s internetovým obchodom.
Často kladené otázky
? Je Torgsoft vhodný pre optiku, ktorá vyrába okuliare podľa predpisu?
Áno, Torgsoft možno používať na evidenciu v optike, ktorá predáva rámy, šošovky, kontaktné šošovky, príslušenstvo a prijíma objednávky na výrobu okuliarov. Program pomáha spravovať zákazníkov, tovar, objednávky, zálohy, skladové zostatky, rezervácie, predaje, vrátenia, opravy a servisné požiadavky.
? Ako zaznamenávať predpis na okuliare?
Predpis možno zaznamenať v rámci práce so zákazníkom a objednávkou (Marketing - Zákazníci, Dokument - Objednávka zákazníka na výrobok): pridať potrebné parametre predpisu, poznámky a informácie pre technika. Je dôležité, aby predpis nezostal len v zápisníku, na fotografii v messengeri alebo v pamäti predajcu.
? Môže Torgsoft viesť objednávky na výrobu okuliarov?
Áno, objednávky na výrobu okuliarov možno spracovávať ako samostatný proces a zaznamenávať údaje: predpis na okuliare, typ rámu, povrchovú úpravu, prácu technika, zálohu, termín dokončenia, zodpovedného zamestnanca a stav vykonania. Majiteľ tak presne rozumie, čo si zákazník objednal a v akej fáze je práca.
? Ako možno zaznamenávať opravy okuliarov?
Opravy možno spracovávať ako samostatnú požiadavku alebo objednávku po pripojení doplnkovej možnosti «Opravy a záručný servis»: zákazník, opis problému, termín, zodpovedná osoba, cena, použité materiály a výsledok. Pomáha to nestratiť okuliare zákazníka, nezabudnúť na dohody a nestratiť kontrolu nad prácou.
? Možno obmedziť prístup zamestnancov k údajom zákazníkov?
Áno, Torgsoft umožňuje nastaviť roly a prístupové práva zamestnancov. Pre optiku je to dôležité, pretože práca môže zahŕňať osobné údaje zákazníkov a údaje súvisiace so zrakom.
? Je Torgsoft vhodný pre sieť optík?
Áno, Torgsoft možno používať pre sieť optík, kde je potrebné kontrolovať predaje, zostatky, presuny tovaru, objednávky, pokladňu, zamestnancov a reporty pre každé predajné miesto.
? Kde začať s automatizáciou optiky?
Oplatí sa začať základnými procesmi: evidencia tovaru, karta zákazníka, objednávky na výrobu okuliarov, rezervácia tovaru, zálohy, stavy vykonania, opravy a reporty pre majiteľa. Potom možno pripojiť ďalšie funkcie: fiškalizáciu, doručenie, bonusy, rozosielky, evidenciu hovorov a integrácie. Program Torgsoft si môžete bezplatne vyskúšať na 30 dní stiahnutím demo verzie.
Vráťte sa na predchádzajúci krok