Integrácia s Ukrposhta — je doplnková možnosť Torgsoftu, ktorá umožňuje vytvárať prepravné doklady (TTN), tlačiť štítky a sledovať stavy zásielok Ukrposhta priamo v účtovnom programe, bez prechodu do samostatného účtu na stránke pošty.
Možnosť je potrebná pre internetové obchody a maloobchodné prevádzky, ktoré posielajú objednávky poštou po celej Ukrajine, najmä do obcí, kde sú iní dopravcovia zastúpení slabo. Bez integrácie manažér ručne prenáša údaje zákazníka do účtu pošty, vytvára TTN a kopíruje jeho číslo späť do programu. Pri každej objednávke sú to zbytočné úkony a riziko chyby v adrese alebo sume.
S touto možnosťou sa TTN vytvára niekoľkými kliknutiami priamo z výdajovej faktúry na základe už dostupných údajov zákazníka. Podporované sú zásielky typu Standard a Express, dobierka, deklarovaná hodnota a škatule SmartBox. Stavy zásielok možno aktualizovať automaticky podľa harmonogramu, ak nastavíte úlohu hromadnej aktualizácie TTN Ukrposhta. Ak doručenie alebo províziu za dobierku platí odosielateľ, Torgsoft môže automaticky vytvoriť finančný výdavok podľa faktúry. Licencia je na 1 rok.
TTN Ukrposhta priamo z účtovného programu
Vytváranie, tlač a sledovanie zásielok Ukrposhta v jednom okne Torgsoftu.
Čo je integrácia s Ukrposhta
Integrácia s Ukrposhta je výmena údajov medzi Torgsoftom a službou Ukrposhta cez API. Program odovzdáva poštovému operátorovi parametre zásielky a získava číslo deklarácie, zatiaľ čo stavy pohybu sa načítavajú počas sledovania — po skutočnom pohybe zásielky v systéme Ukrposhta. Vďaka tomu vykonávate všetky úkony so zásielkami v známom okne výdajovej faktúry, nie v samostatnom účte.
Základné pojmy
TTN
Prepravný doklad je elektronický dokument k zásielke, ktorý sa vytvára v Torgsofte a registruje na serveri Ukrposhta.
Dobierka
Suma, ktorú príjemca platí pri prevzatí zásielky. Automaticky sa načítava z výdajovej faktúry.
API kľúče
Súbor kľúčov od Ukrposhta (BEARER, StatusTracking, COUNTERPARTY TOKEN a COUNTERPARTY UUID), ktorý dáva programu oprávnenie pracovať so službou.
SmartBox
Značkové škatule Ukrposhta s pevnou platbou. Stačí zadať čiarový kód — rozmery a hmotnosť nie sú potrebné.
Formulár 103a
Sprievodný formulár pre skupinu zásielok, ktorý sa tlačí z programu pri odovzdávaní zásielok na pobočke.
Prevod na účet
Pripísanie dobierky priamo na bežný účet odosielateľa. Dostupné pre právnické osoby a FOP.
Pre koho je táto možnosť
Internetové obchody
Veľa objednávok na doručenie denne. TTN sa vytvára z faktúry, údaje zákazníka netreba zadávať znova.
Maloobchodné prevádzky s doručením
Obchody, ktoré posielajú tovar do regiónov, kde sú pobočky Ukrposhta bližšie alebo pohodlnejšie ako iní dopravcovia.
Predajcovia na marketplaceoch
Objednávky z Prom.ua a podobných platforiem. Karta príjemcu a adresa sa načítavajú automaticky.
Biznis s vrátením tovaru
Oblečenie, obuv, technika. Spätné doručenie cez Ukrposhta je často lacnejšie ako pri iných službách.
Pre koho nie je potrebná. Ak pracujete iba v predajni bez poštového doručenia alebo posielate jednotlivé zásielky raz mesačne — postačí účet Ukrposhta na webe. Možnosť má zmysel tam, kde je veľa zásielok a dôležitá je rýchlosť spracovania.
Kedy ju pripojiť hneď
- Pravidelne odosielate objednávky poštou a ručne vytvárate TTN v účte.
- Často pracujete s dobierkou a chcete, aby sa sumy dopĺňali automaticky.
- Potrebujete vidieť stavy všetkých zásielok na jednom mieste bez vstupu na stránku pošty.
- Ako FOP alebo právnická osoba chcete dostávať dobierku priamo na bežný účet.
Aké úlohy možnosť rieši
Ako to vyzerá predtým a potom
Predtým
Manažér kopíruje meno, telefón a adresu z programu, otvorí účet Ukrposhta, ručne vytvorí TTN, vytlačí štítok a zapíše číslo deklarácie späť do faktúry. Stavy kontroluje po jednom na stránke.
Potom
TTN sa vytvorí z faktúry niekoľkými kliknutiami, štítok sa vytlačí okamžite, číslo deklarácie sa do faktúry doplní samo. Stavy všetkých zásielok sa aktualizujú podľa harmonogramu a sú viditeľné priamo v zozname.
Ako funguje: 5 krokov
Pripojenie kľúčov. Získajte od manažéra Ukrposhta API kľúče a zadajte protistranu a odosielateľa v menu «Nastavenia — Parametre — Doplnkové funkcie — Synchronizácia s Ukrposhta».
Vytvorenie TTN. V režime «Obchod s vystavením faktúry» vo formulári faktúry na karte «Parametre doručenia» kliknite na «Práca s TTN» a vyberte «Ukrposhta — Vytvoriť nové TTN».
Parametre zásielky. Uveďte typ doručenia (Sklad-Dvere, Sklad-Sklad, Dvere-Sklad, Dvere-Dvere), typ dokladu «Standard» alebo «Express», rozmery a hmotnosť. Pri SmartBox stačí čiarový kód škatule.
Financie a úkony pri nedoručení. V prípade potreby zapnite dobierku, prevod dobierky na účet a scenár pri nedoručení: «Vrátiť odosielateľovi», «Vrátiť po bezplatnom uskladnení» alebo «Nevracať».
Tlač a sledovanie. Program vytlačí štítok a pri skupine formulár 103a. Stav zásielky je viditeľný v okne «Sledovanie Ukrposhta» a hromadná aktualizácia sa nastavuje v «Naplánovaných úlohách».
Dôležité. Na fungovanie možnosti je potrebné internetové pripojenie. Sledovanie stavu začne fungovať až po tom, ako je TTN skutočne zaregistrované na pobočke a zásielka odovzdaná operátorovi.
Vyskúšajte integráciu s Ukrposhta u seba
Stiahnite si demo verziu Torgsoftu bezplatne na 30 dní a overte si, ako sa TTN vytvárajú priamo z faktúry. Údaje zostávajú vo vašom počítači.
Možnosti opcie
Scenáre podľa výklenkov
Obchod s oblečením a obuvou
Veľa skúšaní znamená veľa vrátení. Spätné doručenie cez Ukrposhta je často lacnejšie, preto môže predajca ponúknuť zákazníkovi výhodné podmienky vrátenia a všetky TTN vytvárať z faktúry.
Obchod na Prom.ua
Objednávky prichádzajú z platformy, karta príjemcu a adresa sa načítavajú automaticky. Manažér iba skontroluje údaje, vytvorí TTN a vytlačí štítok — účet pošty nie je potrebný.
Doručenie do malých obcí
Tam, kde sú iní dopravcovia zastúpení slabo, zostáva Ukrposhta hlavným kanálom. Možnosť pomáha držať takéto zásielky pod kontrolou spolu so všetkými ostatnými.
Príklad
Tento príklad je ilustračný. Internetový obchod odosielal približne štyridsať objednávok denne a ručne vytváral TTN v účte Ukrposhta. Na každú zásielku trvalo niekoľko minút kopírovania údajov a v adresách sa vyskytovali chyby.
Po pripojení možnosti sa TTN začali vytvárať z výdajovej faktúry, dobierka sa nastavovala sama a stavy zásielok sa každé ráno aktualizovali podľa harmonogramu. Manažér prestal chodiť na stránku pošty a problematické zásielky začal vidieť okamžite podľa ikon v zozname faktúr.
S akými možnosťami a zariadením funguje
- Integrácia s Nova Poshta. Druhá poštová služba v tom istom okne «Práca s TTN».
- Synchronizácia s Prom.ua. Načítava objednávky a údaje príjemcov z marketplaceu.
- Evidencia skladových zásob. Kontrola zásob toho istého tovaru, ktorý odosielate.
- Tlačiareň štítkov alebo bežná tlačiareň — na tlač štítkov Ukrposhta a formulára 103a.
- Skener čiarových kódov — na rýchle zadanie čiarového kódu škatule SmartBox.
Komplexná automatizácia. Spolu s evidenciou objednávok, poštovými integráciami a finančnou evidenciou drží Torgsoft celú cestu objednávky — od predaja po odoslanie a platbu — v jednej databáze.
Cena a podmienky pripojenia
- Licencie. Možnosť je dostupná pre Torgsoft Ultra a Torgsoft Terminal.
- Pripojenie. Možnosť sa kupuje pre každé pracovné miesto pri samostatných verziách, alebo jedna pre lokálnu sieť, alebo jedna pre server terminálovej licencie. Dostupná od verzie Torgsoft® 2020.0.0 a novších.
- Demo verzia. Bezplatne na 30 dní — možno aktivovať v menu «Nastavenia — Zoznam doplnkových funkcií».
Ako pripojiť
- Zanechajte žiadosť alebo napíšte zástupcovi Torgsoftu vo vašom regióne.
- Získajte aktivačný kód a aktivujte možnosť v menu «Nastavenia — Zoznam doplnkových funkcií».
- Zadajte API kľúče od Ukrposhta a odosielateľa — a vytvorte prvé TTN.
Časté otázky
Čo prináša integrácia s Ukrposhta v Torgsofte
Možnosť umožňuje vytvárať TTN, tlačiť štítky a sledovať stavy zásielok Ukrposhta priamo z účtovného programu, bez prechodu do účtu na stránke pošty.
Je možné prijímať dobierku na bankový účet (IBAN)
Pripisovanie dobierky na bežný účet je dostupné iba právnickým osobám a FOP so zmluvou s Ukrposhta. Pre odosielateľa so statusom fyzickej osoby je toto pole skryté.
Prečo sa stav TTN neaktualizuje hneď po vytvorení
Sledovanie začne fungovať až od momentu, keď je TTN skutočne zaregistrované na pobočke a zásielka je odovzdaná operátorovi. Kým zásielka leží vo vašom sklade, nie je možné získať stav zo servera pošty. Údaje sledovania sa v systéme Ukrposhta uchovávajú 6 mesiacov.
Je potrebné zadávať rozmery pre SmartBox
Nie. Pri zásielkach SmartBox stačí zadať alebo naskenovať čiarový kód škatule — parametre sa použijú automaticky. Deklarovaná odhadovaná hodnota pre SmartBox nesmie presiahnuť 1000 UAH.
Je možné opraviť TTN po vytvorení
Áno. Program umožňuje upravovať ešte neodoslané TTN (neodovzdané pošte), vrátane SmartBox. Po skutočnom odovzdaní zásielky úprava nie je dostupná.
Ako zabezpečiť, aby manažér nezabudol na dobierku
Je to automatizované. Ak je v režime «Obchod s vystavením faktúry» nastavený príznak dobierky, v zásielke Ukrposhta sa zaškrtávacie políčko nastaví samo.
Prečo vzniká chyba pri akcii «Nevracať»
Pri zásielkach bez vrátenia pri nedoručení musí prepravu povinne platiť odosielateľ. Ak je v nastaveniach uvedené, že doručenie platí príjemca, program nedovolí použiť «Nevracať».
Zapisujú sa náklady na doručenie do evidencie
Áno, ak prepravu alebo províziu za dobierku platí váš obchod. V tomto prípade zapnete «Vytvoriť výdavok podľa faktúry» a suma sa odpíše z vybranej pokladne alebo účtu. Ak všetko platí príjemca, výdavok sa nevytvorí.
S akými licenciami možnosť funguje
Možnosť je dostupná pre licencie Torgsoft Ultra a Torgsoft Terminal. Dostupná od verzie Torgsoft® 2020.0.0 a novších.
Je náročné založiť nového príjemcu
Formuláre príjemcu sú zjednodušené: zákazníka možno vytvoriť a adresu doručenia zadať minimálnym počtom úkonov z jedného dialógového okna, bez zbytočných prechodov v menu.
Vráťte sa na predchádzajúci krok