Finančná evidencia v systéme Torgsoft je vstavaný systém kontroly peňazí obchodu založený na jednoduchej príjmovej a výdavkovej schéme bez účtovných zápisov. Každý predaj, platba dodávateľovi, výdavok alebo výber majiteľa sa zaznamenáva pod vlastnou položkou finančnej analýzy a program automaticky počíta tržby, obstarávaciu cenu, zisk a zostatky peňazí.
Stránka je určená majiteľom obchodov a živnostníkom, ktorí predávajú každý deň, ale nevedia presne odpovedať, koľko podnik za mesiac zarobil, kam odišli peniaze a prečo je pokladnica pri dobrých tržbách prázdna. Evidencia v zošite a Exceli tieto odpovede neposkytuje: údaje sa zadávajú ručne, obstarávacia cena sa nepočíta a drobné výdavky sa strácajú.
Majiteľ preto v programe vidí štyri hlavné čísla: zisk za obdobie podľa jednotlivých predajní, pohyb peňazí podľa položiek výdavkov, dlhy v oboch smeroch — dlhy zákazníkov a záväzky voči dodávateľom — a celkovú hodnotu podniku vrátane prostriedkov viazaných v tovare na sklade. Poplatky za platobné služby a bankové poplatky sa odpočítavajú automaticky, takže zostatky v programe sa zhodujú s bankovým výpisom. Na toto všetko nie je potrebné účtovnícke vzdelanie, samostatná finančná služba ani každodenná práca s tabuľkami.
Finančná evidencia pre živnostníkov a obchody v programe Torgsoft
Tržby, obstarávacia cena a zisk sa počítajú automaticky z každého predaja pri pokladnici. Výdavky, dlhy a vlastné výbery sa evidujú podľa zrozumiteľných položiek a skutočné zostatky peňazí sa zhodujú s bankou do posledného centu.
Čo majiteľ vidí každý deň
Zisk za mesiac
Tržby, obstarávacia cena predaného tovaru a čistý výsledok — samostatne pre každý obchod alebo smer v prehľade Analýza — Obdobie.
Kam odišli peniaze
Nájom, mzdy, reklama, bankové poplatky — každý výdavok pod vlastnou položkou finančnej analýzy s podrobnosťou podľa vetiev.
Peniaze v tovare
Hodnota všetkých zásob podľa obstarávacej ceny — suma, ktorá vysvetľuje, prečo je zisk, ale v pokladnici nie sú voľné prostriedky.
Dlhy v oboch smeroch
Ktorí zákazníci dlhujú za tovar s odloženou platbou, koľko a komu dlhujete vy — v režime Platba — Bilancia s partnermi.
Zostatky ako v banke
Poplatky za platobné služby a provízie sa odpočítavajú automaticky, takže zostatok na účte v programe sa zhoduje s bankovým výpisom.
Peniaze majiteľa
Osobné výdavky sa zaznamenávajú pod položkou «Dividendy» — je vidieť, koľko sa z podniku vybralo a či táto suma neprekračuje zisk.
Štyri čísla, ktoré si podnikatelia najčastejšie zamieňajú
Torgsoft rozdeľuje tieto čísla do rôznych prehľadov, takže vzorec «zisk je, ale peniaze nie sú» prestáva byť záhadou: je vidieť výsledok podnikania, skutočný pohyb peňazí aj sumu viazanú v tovare.
Ako to funguje: položky finančnej analýzy
Každý pohyb peňazí v programe je priradený k položke finančnej analýzy. Systémové položky fungujú automaticky: peniaze z predaja sa zaznamenávajú pod «Tržby z predaja», platby za tovar pod «Zúčtovania s dodávateľmi» a bankový poplatok z kartových platieb pod «Platobné služby». Vlastné výdavky — nájom, energie, reklamu — zadáva majiteľ prostredníctvom finančného dokumentu a vytvára si vlastný strom položiek s ľubovoľnou podrobnosťou.
Ak je položka označená ako výdavková, jej sumy sa pri výpočte čistého zisku automaticky odpočítajú od tržieb z predaja. Tak sa «neviditeľné» výdavky prestanú skrývať a úplná evidencia príjmov a výdavkov sa vytvára automaticky z každodenných operácií.
Odporúčanie z praxe technickej podpory. Osobné výdavky majiteľa zaznamenávajte pod samostatnou položkou «Dividendy» — prostredníctvom výdavkového pokladničného dokladu, v ktorom ste uvedený ako obchodný partner. V prípade potreby rozdeľte položku na podpoložky: auto, bývanie, vzdelávanie. Tak je vidieť, či výbery neprekračujú skutočný zisk — inak podnik začne spotrebúvať prevádzkový kapitál.
Pred zavedením finančnej evidencie a po ňom
Bez evidencie
Tržby sú známe «podľa pokladnice», zisk len pocitovo. Drobné výdavky a poplatky sa nikde neevidujú, dlhy existujú v pamäti a správach a otázka «kde sú peniaze?» nemá na konci mesiaca odpoveď.
S evidenciou v systéme Torgsoft
Mesačný zisk je v prehľade, výdavky podľa položiek, dlhy v bilancii s partnermi a zostatok na účte sa zhoduje s bankou. Otázka «kde sú peniaze?» má presnú odpoveď vyjadrenú v sumách.
Štyri otázky majiteľa — štyri prehľady
Týždenná kontrola peňazí obchodu sa zredukuje na štyri prehľady: Analýza — Obdobie odpovedá, či podnik zarába; Bilancia podľa položiek finančnej analýzy ukazuje, kam odišli peniaze; Výpis za obdobie porovnáva pohyb peňazí s bankou po jednotlivých dňoch; Bilancia s partnermi zobrazuje dlhy v oboch smeroch. Na každý stačí niekoľko minút.
Piaty prehľad odpovedá na hlavnú otázku. Analýza hodnoty podniku spája do jedného obrazu obstarávaciu cenu všetkých zásob, hotovosť v pokladniciach, bezhotovostné prostriedky na účtoch, hodnotu vybavenia a konečnú bilanciu s partnermi. Ide o skutočnú kapitalizáciu podniku k dnešnému dňu: je vidieť, koľko peňazí je viazaných v tovare a koľko je voľne dostupných. Vývoj sa zobrazuje v grafoch a denná bilancia podnikateľa ukazuje stav všetkých predajní.
Pozrite sa na čísla svojho obchodu
Nainštalujte demoverziu, prijmite tovar na sklad a uskutočnite prvé predaje — na konci mesiaca Torgsoft ukáže skutočný zisk, štruktúru výdavkov a hodnotu vášho podniku.
Možnosti finančnej evidencie v systéme Torgsoft
Scenáre podľa oblastí
Obchod s oblečením a komisným predajom
Časť kolekcií sa prijíma od dodávateľa do komisie. Prehľad FIFO presne ukáže, koľko sa predalo a akú sumu treba zaplatiť — bez ručného porovnávania faktúr.
Predaj prostredníctvom dropshipperov
Tovar sa odosiela sprostredkovateľovi bez platby. Program vedie jeho dlh, počíta percento zárobku a uzatvára faktúry podľa prijatých platieb.
Sieť s dvoma predajňami
Každý obchod je samostatným evidenčným centrom. Analýza — Obdobie zobrazuje zisk každej predajne samostatne a je vidieť, ktorá z nich skutočne zarába.
Príklad
Modelový obchod s obuvou: podľa prehľadu je mesiac ziskový, ale v pokladnici nie sú voľné peniaze. Analýza hodnoty podniku ukazuje rozdelenie: 68 % prostriedkov — tovar na sklade podľa obstarávacej ceny, 22 % — peniaze v pokladniciach a na účtoch, 10 % — dlhy zákazníkov z odložených platieb. Zisk nezmizol — je uložený v novej kolekcii. Rozhodnutie možno teraz prijať vedome: vypredať zásoby z minulej sezóny a znížiť ďalší nákup namiesto naliehavého úveru.
S akými možnosťami a verziami funguje
Jadro finančnej evidencie — položky, finančné dokumenty, prehľady, dlhy, inkaso, obstarávacia cena — funguje v základnom programe. Samostatné úlohy riešia doplnkové možnosti:
- Bankové výpisy | Licencia na 1 rok — automatické načítanie výpisov z Privat24 a monobank na rýchle zaznamenanie poplatkov a kontrolu bezhotovostných platieb;
- Softvérová registračná pokladnica | Licencia na 1 rok — fiškalizácia predaja bez samostatnej registračnej pokladnice;
- Mzdy a motivácia personálu — personálne náklady sa počítajú transparentne: sadzby, KPI, odmeny;
- Mobilná aplikácia Torgsoft — tržby, zásoby a stav obchodnej siete v smartfóne majiteľa.
Finančná evidencia je dostupná v desktopovej verzii Torgsoft Ultra s jednorazovou platbou za licenciu aj v cloudovej verzii Torgsoft Online. Desktopová verzia vedie evidenciu v rámci obchodu bez internetu. Varianty pomôže porovnať prehľad licencií.
Finančná evidencia je súčasťou komplexnej automatizácie obchodu: evidencia tovaru, pokladnica, databáza zákazníkov a peniaze fungujú v jednom systéme, takže ich netreba samostatne porovnávať.
Časté otázky o finančnej evidencii
Ako viesť evidenciu podnikateľských výdavkov a osobných výdavkov majiteľa?
Všetky pohyby peňazí sa klasifikujú pomocou položiek finančnej analýzy: vytvorte si vlastný strom položiek — «Nájom», «Energie», «Mzdy», «Dividendy». Výdavok sa zadáva finančným dokumentom s uvedením položky; výdavkové položky sa pri výpočte čistého zisku automaticky odpočítajú od tržieb. Osobné výdavky zaznamenávajte pod samostatnou položkou «Dividendy» — tak sa peniaze podniku a osobné peniaze nemiešajú a je vidieť, či výbery neprekračujú skutočný zisk.
Ako kontrolovať záväzky voči dodávateľom a tovar v komisii?
V režime Platba — Bilancia s partnermi je viditeľná tovarovo-peňažná bilancia pre každého dodávateľa: hodnota prijatého tovaru a suma, ktorá už bola zaplatená; dlh sa uhrádza výdavkovým dokladom priamo z tohto okna. Pre tovar v komisii existuje prehľad «Analýza predaja tovaru v komisii»: podľa princípu FIFO počíta, koľko tovaru dodávateľa sa už predalo zákazníkom, a vytvorí presnú sumu na úhradu za predané množstvo.
Prečo sa tržby v dennom pokladničnom prehľade nezhodujú s tovarovým prehľadom?
Denný pokladničný prehľad sa vytvára iba z finančných dokumentov pod systémovou položkou «Tržby z predaja». Ak bola pri úhrade predaja omylom vybraná iná položka, predaj je v tovarových prehľadoch, ale do pokladničného prehľadu sa ako tržba nezahrnie. Ďalšou príčinou rozdielov sú vrátenia: v niektorých prehľadoch sa ich suma odpočítava od tržieb, v iných sa zobrazuje v samostatnom stĺpci. Skontrolujte položky finančných dokumentov za daný deň — rozdiel sa nájde rýchlo.
Ako zohľadniť poplatky za platobné služby a bankové poplatky, aby sa zostatky zhodovali s bankou?
Percento poplatku za platobné služby sa nastavuje v nastaveniach bežného účtu — pri každej bezhotovostnej platbe program automaticky vypočíta poplatok, odpočíta ho a priradí k položke «Platobné služby». Mesačné poplatky za vedenie účtu sa zadávajú ručne finančným dokumentom pod položkou «Bankový poplatok» alebo sa automaticky načítajú pomocou možnosti Bankové výpisy z Privat24 a monobank. Pri pravidelnom zaznamenávaní sa zostatok v programe zhoduje s bankovým výpisom do posledného centu.
Prečo sa obstarávacia cena počíta nesprávne a ako ju opraviť?
Obstarávacia cena sa počíta jednou z dvoch vybraných metód: «Posledná nákupná cena» alebo «Podľa dodávkových šarží» (FIFO). Typické príčiny chýb: predaj tovaru do mínusu pred jeho príjmom, spätne datované dokumenty a nevyplnená nákupná cena v príjmovom doklade. Na opravu otvorte režim Analýza — Obdobie a stlačte tlačidlo prepočtu obstarávacej ceny — program znova vytvorí chronológiu pohybu tovaru a opraví čísla.
Podľa prehľadov je zisk, ale voľné peniaze nie sú. Kde sú?
Otvorte Analýzu hodnoty podniku. Prehľad spočíta obstarávaciu cenu všetkých zásob tovaru, hotovosť v pokladniciach siete, prostriedky na bežných účtoch a konečnú bilanciu s partnermi. Tak je vidieť skutočnú kapitalizáciu podniku a najmä to, koľko peňazí je viazaných v tovare. Najčastejšie je odpoveď práve tam: zisk sa zmenil na zásoby. Denná bilancia podnikateľa zobrazuje tento obraz pre všetky predajne.
Ako viesť evidenciu pri spolupráci s dropshippermi a predajcami?
Pre model «tovar bol odoslaný bez platby, sprostredkovateľ ho predal a zaplatil po odpočítaní svojej provízie» je v programe funkcia «Sprostredkovateľ». Vytvorí sa karta sprostredkovateľa a pri vystavení faktúry alebo predaji sa uvedie predaj prostredníctvom neho. Program zároveň vedie jeho dlh za odoslaný tovar, počíta percento zárobku z predaja a priraďuje platby k výdajovým faktúram.
Je na prácu s finančnou evidenciou potrebné účtovnícke vzdelanie?
Nie. Evidencia je založená na jednoduchej príjmovej a výdavkovej schéme bez účtovných zápisov. Tržby a obstarávacia cena sa počítajú automaticky z predaja a ručne treba zadávať iba výdavky, ako je nájom — trvá to niekoľko minút týždenne. Manažérska evidencia pre majiteľa nenahrádza daňové výkazníctvo, ktoré sa vedie podľa vlastných pravidiel.
Čím sa finančná evidencia v systéme Torgsoft líši od online služieb evidencie peňazí?
Služby evidencie platieb vidia iba pohyb prostriedkov na účtoch. Torgsoft prepája peniaze s tovarom a pokladnicou: program pozná obstarávaciu cenu každej položky, hodnotu zásob na sklade, zisk podľa tovaru a predajne a pracuje so skenerom, terminálom a registračnou pokladnicou. Desktopová verzia sa navyše kupuje jednorazovo bez mesačného predplatného.
Koľko program stojí a ako ho možno vyskúšať?
Cena závisí od zvolenej licencie a formátu — desktopového alebo cloudového; aktuálne ceny sú uvedené v prehľade licencií. Program možno vyskúšať bezplatne: 30-dňová demoverzia obsahuje všetky funkcie, inštalácia trvá približne desať minút a služba technickej podpory pomáha s nastavením sedem dní v týždni.
Vráťte sa na predchádzajúci krok