Opravy a záručný servis — je doplnková možnosť Torgsoftu, ktorá vedie žiadosť o opravu od prijatia techniky až po odovzdanie zákazníkovi: v jednom okne zaznamenáva chybu, materiály, služby a platby. Je potrebná vtedy, keď prijímate tovar do opravy a chcete vidieť stav každej žiadosti, nie hľadať údaje v zošitoch. Výsledkom je, že dielňa pracuje podľa transparentnej schémy: každá žiadosť má stav, cenu a zodpovedného majstra.
Možnosť je vhodná pre servisné centrá, dielne a predajne, ktoré poskytujú záručný servis. Rieši typické problémy servisu: stratené potvrdenia, nejasnú cenu prác, zmätok v stavoch a náhradných dieloch. Namiesto ručnej evidencie získate jeden režim Dokument — Oprava, kde sú viditeľné všetky žiadosti, dlhy a etapy.
S touto možnosťou prijímací pracovník zaregistruje tovar a vytlačí potvrdenie, majster vedie opravu a pridáva materiály, zatiaľ čo manažér vidí cenu, platbu, dlh a stav každej žiadosti. Cena opravy sa počíta automaticky z materiálov, služieb a operácií a pri záručných prípadoch môže byť nulová.
Evidencia všetkých procesov servisného centra v jednom programe
Príjem, diagnostika, oprava, odovzdanie, platba a výkazy — v jednom režime Torgsoftu.
Čo je evidencia opráv v Torgsofte
Evidencia opráv znamená vedenie každej žiadosti od prijatia tovaru až po jeho odovzdanie zákazníkovi. Program pre servisné centrum zaznamenáva, kto a kedy odovzdal tovar, akú chybu opísal objednávateľ, aké materiály a služby boli použité na opravu, koľko zákazník zaplatil a v akej etape sa práca práve nachádza. Všetky žiadosti sa ukladajú v režime Dokument — Oprava a údaje zákazníka — priamo v žiadosti. Tovar v oprave možno nájsť podľa čiarového kódu, sériového čísla alebo čísla nákladného listu.
Základné pojmy
Žiadosť o opravu
Karta s údajmi zákazníka, opisom problému, cenou a stavom. Každej sa priraďuje číslo.
Tovar v oprave
Prijaté zariadenie s príslušenstvom, záručnou lehotou, dodávateľom a majstrom.
Materiály na opravu
Náhradné diely, ktoré sa pridávajú k žiadosti a rezervujú sa na sklade pre konkrétnu opravu.
Služby a operácie
Opravárenské práce s cenou a odmenou majstrovi sumou alebo percentom.
Stav tovaru v oprave
Etapa žiadosti: prijaté, odoslané, je výsledok, ukončené. Možno pridať vlastné stavy.
Potvrdenie a protokol
Tlač potvrdenia o prijatí, čiarového kódu opravy a protokolu o vykonaných prácach.
Pre koho je táto možnosť určená
Servisné centrá
Oprava techniky, telefónov, spotrebnej elektroniky s tokom žiadostí a viacerými majstrami.
Dielne
Oprava hodiniek, šperkov, obuvi, bicyklové a autoservisy.
Krajčírske dielne a služby
Podniky, kde treba viesť objednávky, materiály a platby za prácu.
Predajne so zárukou
Miesta, ktoré prijímajú predaný tovar na záručnú opravu alebo výmenu.
Komu nie je potrebná. Ak tovar iba predávate a neprijímate ho späť na opravu alebo servis, možnosť neprinesie úžitok. Na kontrolu záručných lehôt predaného tovaru je samostatne potrebná možnosť evidencie podľa sériových čísel.
Kedy ju pripojiť hneď
- ak máte viacerých majstrov a potrebujete vidieť, kto za ktorú žiadosť zodpovedá,
- ak sa zákazníci pýtajú na stav opravy a vy nemáte po ruke presné údaje,
- ak sa cena prác počíta ručne a je ťažké kontrolovať ziskovosť,
- ak sa náhradné diely odpisujú bez evidencie a miznú zo skladu.
Aké úlohy možnosť rieši
Ako to vyzerá predtým a potom
Predtým
Žiadosti sú zapísané v zošite, cena sa počíta na kalkulačke. Majster si nepamätá, koho je zariadenie a čo s ním treba robiť. Náhradné diely sa berú zo skladu bez evidencie a zákazník telefonuje viackrát, aby zistil stav.
Potom
Každá žiadosť má číslo, čiarový kód a zodpovedného majstra. Cena sa počíta automaticky, materiály sa rezervujú na sklade. Zákazník dostane potvrdenie pri prijatí a pri aktívnej možnosti hromadných rozosielok — správu o stave opravy.
Ako funguje: 5 krokov
Príjem tovaru. V režime Dokument — Oprava stlačíte Pridať, žiadosti sa priradí číslo. Zadáte údaje zákazníka (alebo vyberiete pomenovaného), opis problému, príslušenstvo a účtovné stredisko na odpis materiálov. K žiadosti možno priložiť fotografie a súbory. Vytlačíte potvrdenie a čiarový kód opravy.
Tovar v oprave. Pridáte zariadenie výberom zo skladu, zo zoznamu, z účtenky alebo skenovaním podľa sériového čísla. Program načíta záručnú lehotu a dodávateľa, vy uvediete opis problému a zodpovedného majstra.
Materiály, služby, operácie. Majster pridá materiály zo skladu (automaticky sa rezervujú), služby a operácie opravy. Cena žiadosti sa počíta automaticky ako súčet materiálov, služieb a operácií. Pri záruke možno cenu nastaviť na nulu.
Stavy opravy. Počas prác pridávate stavy: prijaté na opravu, odoslané, je výsledok, ukončené. Môžete vytvárať vlastné stavy. Ak záručný tovar nie je možné opraviť, sú dostupné výmena záručného tovaru, vrátenie peňazí zákazníkovi s vrátením tovaru dodávateľovi a predĺženie záručnej lehoty.
Platba a odovzdanie. Prijmete platbu v hotovosti alebo bezhotovostne, potom sa automaticky vytvorí účet v režime Obchod s vystavením faktúry. Pri ukončení opravy sa vytvorí výdajka. Vytlačíte protokol o vykonaných prácach.
Dôležité. Cena opravy sa tvorí z celkovej hodnoty materiálov, služieb a operácií. Ak nie sú žiadne materiály, služby ani práce, použije sa suma zadaná ručne. Pri záručnej oprave možno cenu materiálu, služby alebo operácie uviesť ako nulovú — vtedy bude cena žiadosti nulová.
Vyskúšajte vo svojej prevádzke
Pripojte možnosť a spracujte niekoľko žiadostí od prijatia po odovzdanie. Demo verzia Torgsoftu je bezplatná na 30 dní, všetky údaje zostávajú vo vašom počítači.
Možnosti opcie
Scenáre podľa oblastí
Servis elektroniky
Prijímací pracovník zaregistruje telefón, vytlačí potvrdenie a nalepí čiarový kód. Majster prevezme žiadosť, pridá náhradné diely zo skladu a vedie stavy. Pri aktívnej možnosti hromadných rozosielok zákazník dostane správu o pripravenosti a vyzdvihne si zariadenie s protokolom o vykonaných prácach.
Zlatnícka dielňa
Každá objednávka sa zaznamenáva s opisom práce a materiálmi. Odmena majstrovi sa počíta percentom z ceny prác. Manažér vidí, koľko žiadostí je v práci, a výsledky za obdobie hodnotí výkazmi Torgsoftu.
Predajňa so zárukou
Predaný tovar sa prijíma na záručnú opravu, cena je nulová. Ak oprava nie je možná, оформuje sa výmena alebo vrátenie peňazí zákazníkovi s vrátením tovaru dodávateľovi.
Príklad
Scenár je ilustračný. Servisné centrum prijíma notebook do opravy. Prijímací pracovník vytvorí žiadosť, opíše chybu podľa slov zákazníka, priloží fotografiu a vytlačí potvrdenie s čiarovým kódom. Majster prevezme žiadosť do práce, pridá materiály zo skladu a službu diagnostiky.
Po oprave program vypočíta cenu z materiálov a prác. Pri aktívnej možnosti hromadných rozosielok zákazník dostane správu o pripravenosti, zaplatí za opravu a program vytvorí účet. Keď sa oprava prevedie do ukončeného stavu, podľa účtu sa vytvorí výdajka. Pri odovzdaní sa vytlačí protokol o vykonaných prácach a výsledky servisu za obdobie hodnotí manažér výkazmi Torgsoftu.
S akými možnosťami a zariadeniami pracuje
Možnosť sa dobre kombinuje s ďalšími nástrojmi Torgsoftu pre servis:
- «Evidencia záručných tovarov podľa sériových čísel» — na kontrolu záručnej lehoty predaného tovaru a vyhľadanie žiadosti podľa sériového čísla.
- «Mzdy a motivácia personálu» — ak je potrebný individuálny výpočet prémie majstra za vykonanú prácu.
- «Hromadné rozosielky zákazníkom» — na odosielanie Viber, SMS a e-mailových správ zákazníkom o stave opravy.
Zariadenia na prácu servisného centra:
- snímač čiarových kódov — na vyhľadanie žiadosti podľa čiarového kódu opravy alebo sériového čísla,
- tlačiareň štítkov — na tlač čiarového kódu opravy na zariadenie,
- tlačiareň dokumentov — na potvrdenia a protokoly o vykonaných prácach.
Komplexná automatizácia. Spolu so sériovou evidenciou, výpočtom miezd a rozosielkami možnosť pokrýva celý cyklus servisu: od prijatia tovaru a kontroly záruky po motiváciu majstrov a komunikáciu so zákazníkom.
Videonávody. Záznam webinárov a videonávodov k automatizácii servisného centra je dostupný cez odkaz. Upozornenie: časť videí bola nahraná na starších verziách programu, preto sa niektoré obrazovky môžu líšiť od aktuálnej verzie Torgsoftu.
Cena a podmienky pripojenia
- Licencie. Torgsoft Start, Ultra alebo Terminal.
- Podmienky nákupu. Možnosť sa kupuje pre každé pracovisko pre samostatné verzie, alebo jedna na lokálnu sieť, alebo jedna na server terminálovej licencie. Dostupná od verzie Torgsoft 9.1.5 (DB 440) a novších.
- Demo verzia. Bezplatne na 30 dní, všetky údaje zostávajú vo vašom počítači.
Ako pripojiť
- Skontrolujte, že máte Torgsoft Start, Ultra alebo Terminal od verzie 9.1.5 (DB 440).
- Kúpte možnosť v internetovom obchode alebo požiadajte o konzultáciu.
- Aktivujte možnosť a otvorte režim Dokument — Oprava, aby ste mohli začať prijímať žiadosti.
Časté otázky
Čo poskytuje možnosť «Opravy a záručný servis»?
Je to program pre servisné centrum, ktorý vedie žiadosť o opravu od prijatia po odovzdanie: zaznamenáva chybu, materiály, služby, platby a stavy a tiež tlačí potvrdenia a protokoly.
Pre aké podniky je vhodná?
Pre servisné centrá, dielne na opravu techniky, hodiniek, šperkov, krajčírske dielne, bicyklové a autoservisy, ako aj predajne, ktoré poskytujú záručný servis.
Ako sa počíta cena opravy?
Automaticky z celkovej hodnoty materiálov, služieb a operácií. Ak neexistujú, použije sa ručne zadaná suma. Pri záručnej oprave môže byť cena nulová.
Možno zákazníka informovať o stave opravy?
Áno, ak je aktívna možnosť hromadných rozosielok. Vtedy pri zmene stavu opravy program ponúkne odoslať zákazníkovi správu o pripravenosti alebo inom stave.
Ako nájsť potrebnú žiadosť?
Cez vyhľadávacie pole podľa čiarového kódu opravy, sériového čísla tovaru alebo čísla nákladného listu.
Odpisujú sa náhradné diely zo skladu?
Áno, materiály na opravu sa vyberajú zo skladu a automaticky sa rezervujú pre žiadosť. Pri materiáloch so záručnou evidenciou možno zadávať sériové čísla.
Ako sa platí práca majstra?
Pri operáciách opravy možno uviesť typ odmeny vykonávateľovi: pevná suma alebo percento z ceny práce. Individuálny výpočet prémií je dostupný s možnosťou miezd a motivácie personálu.
Čo sa deje po zaplatení opravy?
Automaticky sa vytvorí účet v režime Obchod s vystavením faktúry a pri ukončení opravy sa vytvorí výdajka. Možno prijať čiastočnú platbu a vrátiť ju.
Možno оформiť záručnú výmenu?
Áno. Ak tovar nie je možné opraviť, sú dostupné výmena záručného tovaru, vrátenie peňazí zákazníkovi s vrátením tovaru dodávateľovi a predĺženie záručnej lehoty.
S akými licenciami možnosť funguje?
S verziami Torgsoft Start, Ultra a Terminal. Možnosť sa kupuje pre každé pracovisko pre samostatné verzie, alebo jedna na lokálnu sieť, alebo jedna na server terminálovej licencie. Dostupná od verzie 9.1.5 (DB 440) a novších.
Existuje bezplatná demo verzia?
Áno, demo verziu možno stiahnuť bezplatne na 30 dní. Všetky údaje sa ukladajú vo vašom počítači.
Vráťte sa na predchádzajúci krok