Evidenčný systém pre sieť obchodov s detským tovarom: viac ako 15 rokov rozvoja s Torgsoft
Príbeh maloobchodnej siete detského tovaru, ktorá v roku 2011 spojila predajné miesta na terminálovom serveri Torgsoft a odvtedy prešla cestu k online predaju, softvérovej fiškalizácii a 13 doplnkovým možnostiam a plateným funkciám. Je to príklad toho, ako evidenčný program pre sieť obchodov funguje na dlhú trať. Prípadová štúdia vznikla na základe reálnej skúsenosti s dlhoročným používaním Torgsoft. Zachovali sme logiku obchodných rozhodnutí bez zverejnenia údajov o klientovi.
Ako sa to všetko začalo
Na začiatku spolupráce sa sieť skladala z centrálnej kancelárie s vlastným serverom a obchodov vo viacerých budovách mesta. Každý bod realizoval predaje vo svojej kópii programu, údaje sa odosielali do centra samostatným krokom. Na centralizáciu práce predajných miest sa majiteľ rozhodol prejsť na terminálový server.
Plán prechodu sa zachoval v servisnej histórii: nepretržitý internet v každom obchode, statická IP adresa na prístup k serveru, MS SQL Server ako databázový server, samostatné prístupové práva pre každého používateľa a postupné pripájanie bodov s inventúrou. Obchody počas prechodu pokračovali v predaji a pripájali sa k centrálnej databáze postupne.
Ako sa systém rozvíjal: kľúčové míľniky
Sieť prechádza na terminálový server
Centrálna kancelária a obchody v rôznych budovách sú pripojené k jednému serveru cez terminálový prístup. Pre každého používateľa sú určené práva, body sa pripájali postupne s inventúrou tovaru. Vtedy bola pripojená aj platená funkcia odstraňovania štatistík uzavretých období na údržbu databázy.
Analytika nákupov a dodávateľov
Bola pripojená funkcia analýzy ziskovosti príjemky. Majiteľ hneď odovzdal vývojárom požiadavku na zhrnutý report podľa dodávateľa: suma nákupu, suma predaja a zisk v jednom riadku, aby bolo možné rýchlo posúdiť efektívnosť spolupráce s každým dodávateľom tovaru.
Návrh klienta sa dostáva do plánu aktualizácií
Sieť navrhla pridať do denníka registrácie pracovného času zamestnancov filter podľa statusu: pracuje, prepustený, všetci. Programátorské oddelenie potvrdilo úpravu bezplatne v rámci rozvoja projektu a uviedlo orientačný termín vydania aktualizácie v tom istom roku.
Mzdy personálu a sezónne skladovanie
Pred nákupom bola možnosť výpočtu mzdy aktivovaná na 30 dní na vyskúšanie. Po testovacom období sieť zakúpila možnosti «Mzdy a motivácia personálu» a «Sezónne balenie a skladovanie tovarov».
Klientska databáza a servisná údržba
Boli pripojené možnosti hromadných rozosielok a overovania zľavovej karty cez SMS. Sieť prešla na zmluvu o servisnej údržbe pre osem a viac pracovísk.
Vstup do online predaja
Bola spustená synchronizácia s internetovým obchodom na platforme MODX, pripojená mobilná aplikácia Torgsoft, integrácia s Prom.ua a integrácia s Novou poštou. Online výklad získava tovary, ceny a zostatky z evidenčnej databázy.
Marketplace a softvérová fiškalizácia
Boli pridané integrácia s Rozetka.ua a softvérová registračná pokladnica. V tom istom roku bol program prenesený na nový server so zachovaním databázy a nastavení.
Nová konfigurácia a podpora
Podnik kupoval samostatné licencie Torgsoft Ultra pre nové pracoviská a smery, bola pripojená politika veľkoobchodných cien. Výmeny počítačov a preinštalovanie operačného systému prebiehali podľa jedného postupu: archív databázy, prenos, obnova používateľských nastavení, kontrola tlače etikiet a účteniek.
Princípy, podľa ktorých sa systém rozvíjal: šesť rozhodnutí majiteľa
Šesť manažérskych rozhodnutí sa v tomto príbehu opakuje rok čo rok. Každé z nich je zaznamenané v servisných záznamoch a každé sa oplatí osvojiť majiteľovi maloobchodnej siete.
Architektúra pred rastom
Terminálový server sa objavil vo chvíli, keď výmena údajov medzi bodmi začala brzdiť procesy. Sieť investovala do architektúry skôr, než sa roztrieštená evidencia stala obmedzením pre škálovanie.
Nákupy na základe dát
Analýza ziskovosti príjemky a reporty podľa tovaru dodávateľa na realizácii sa stali pracovnými nástrojmi. Majiteľ sa k týmto reportom pravidelne vracal a usiloval sa o pohodlný formát prezentácie údajov.
Najprv otestovať, potom kúpiť
Možnosť výpočtu mzdy sieť aktivovala na 30 dní pred nákupom. Synchronizácia s internetovým obchodom sa opakovane zapínala na testovacie obdobie, kým sa web pripravoval na spustenie.
Pracovné scenáre sa odovzdávajú vývojárovi
Požiadavku na zhrnutý report podľa dodávateľa a filter podľa statusu zamestnanca sieť spracovala ako návrhy. Filter sa dostal do plánovanej aktualizácie bezplatne v rámci rozvoja projektu.
Online postupne
Najprv web so synchronizáciou zostatkov, potom mobilná aplikácia, ďalej Prom.ua a Nova Poshta, neskôr Rozetka.ua. Každý kanál sa pripájal samostatným krokom a opieral sa o už naplnenú evidenčnú databázu.
Dátová disciplína
Každý zaznamenaný prenos servera, počítača alebo operačného systému prebiehal s archívom databázy a zachovaním používateľských nastavení. Verzie programu sa aktualizovali plánovane, databáza prechádzala servisnými operáciami.
Podobná štruktúra podnikania
Povedzte nám o svojich predajných miestach a odborník Torgsoft navrhne konfiguráciu licencií a možností podľa vašich procesov.
Aké obchodné procesy systém pokrýva
Predaje a pokladňa
Formulár predavača na každom bode, tlač účteniek, vratky podľa pravidiel, dostupnosť modelu na sklade počas predaja.
Sklad a pohyb tovaru
Príjem podľa faktúr, interné presuny medzi bodmi, inventúry, tlač etikiet s čiarovými kódmi, sezónne balenie tovaru.
Personál
Denník registrácie pracovného času zamestnancov, výpočet mzdy predavačov, motivačný systém.
Klienti a lojalita
Zľavové karty s overovaním cez SMS, hromadné rozosielky, tovarové skupiny k narodeninám kupujúceho.
Online predaj a doručenie
Synchronizácia s internetovým obchodom, Prom.ua a Rozetka.ua, vytváranie prepravných dokladov Novej pošty z programu.
Fiškalizácia
Softvérová registračná pokladnica: elektronické fiškálne účtenky bez hardvérového registrátora, odosielanie údajov na server fiškálnej služby.
Podpora ako súčasť metodiky
Transparentná evidencia služieb
Po každej požiadavke klient dostane report: čo bolo urobené, koľko minút sa skutočne minulo a koľko sa odpísalo. Časť požiadaviek v tejto histórii bola uzavretá bez odpisu času.
Formát servisu
Vzdialené pripojenie k počítaču klienta, jednorazové balíky služieb a zmluva o servisnej údržbe. Odborníci sprevádzajú proces až do obnovenia predaja na bode.
Pracovné scenáre sa stávajú aktualizáciami
Filter podľa statusu zamestnanca z návrhu tejto siete bol prijatý do plánovanej aktualizácie v roku 2015. Úprava importu artiklov vstúpila do verzie 2022.0.47.
Jemné nastavenie obchodných procesov
Cez terminálový server: databáza je umiestnená na centrálnom serveri, každý bod sa pripája vzdialene pod svojím používateľom so samostatnými prístupovými právami. Predavač vidí svoj bod, majiteľ vidí celú sieť.
Report «Analýza predaja tovaru dodávateľa na realizácii» ukazuje, čo a za akú sumu sa predalo za obdobie, a analýza ziskovosti príjemky zhrňuje nákup, predaj a zisk podľa konkrétneho príjmu.
Možnosť overenia zľavovej karty cez SMS potvrdzuje použitie karty alebo odpis bonusov kódom zo SMS na číslo uložené v karte klienta. To chráni klientske zľavy a znižuje zneužitie.
Možnosť «Mzdy a motivácia personálu» zohľadňuje prémie za predaje každého predavača, príplatky na skupiny tovarov a pokuty, platby sa оформujú výplatnou listinou. Realizácie sa zapisujú na predavača v tej istej databáze, kde sa vedie evidencia.
Synchronizácia s internetovým obchodom, Prom.ua a Rozetka.ua prenáša tovary, ceny, zostatky a objednávky podľa nastavení každej integrácie a prepravný doklad Novej pošty sa vytvára z programu.
Softvérová registračná pokladnica vytvára elektronické fiškálne účtenky a odosiela ich na server fiškálnej služby. Na prácu je potrebný kvalifikovaný elektronický podpis, samostatné pokladničné zariadenie na fiškalizáciu sa nekupuje.
Postup z tejto prípadovej štúdie: archív databázy a katalógu programu, zachovanie používateľských nastavení, prenos na nový počítač, obnova databázy, kontrola tlače etikiet a účteniek. Licencia sa prenáša na nové zariadenie.
Ekosystém riešenia
Licencie
V etape siete — 7 pracovísk na licenciách Torgsoft Terminál s databázou na centrálnom serveri. Aktuálna konfigurácia — licencie Torgsoft Ultra, každé pracovisko sa licencuje samostatne.
Softvérová registračná pokladnica | Licencia na 1 rok
Fiškalizácia bez hardvérovej registračnej pokladnice
O možnostiPre koho je tento model automatizácie vhodný
Pre majiteľov maloobchodných predajní detského tovaru, oblečenia, obuvi a príbuzných segmentov, ktorí prevádzkujú alebo plánujú viacero predajných miest. Model funguje aj pre samostatný obchod: evidencia v obchode s detským tovarom sa začína jednou licenciou a terminálový server, online kanály a fiškalizácia sa pridávajú postupne, keď na ne podnik dorastie. Automatizácia maloobchodnej siete sa v tejto prípadovej štúdii budovala presne takto: krok za krokom, od pokladne po marketplace.
Vybudujte si svoj evidenčný systém
Automatizácia obchodu s detským tovarom sa začína demo verziou a rozhovorom o vašich procesoch. Odborníci Torgsoft pomôžu vybrať licencie a možnosti podľa štruktúry podnikania.
Vráťte sa na predchádzajúci krok