Evidencia 50 000 položiek v papiernictvách
Prípadová štúdia o maloobchodnom biznise s papierenským tovarom, detskou vzdelávacou literatúrou, hračkami a komponentmi pre PC. Majiteľ včas automatizoval evidenciu tovaru, vybudoval prácu podľa čiarových kódov a prešiel na dopĺňanie sortimentu podľa skutočných zostatkov. Prípadová štúdia vznikla na základe reálnej skúsenosti s dlhoročným používaním Torgsoftu. Zachovali sme logiku obchodných rozhodnutí bez zverejnenia údajov o klientovi.
Ako sa to všetko začalo
V čase rozhovoru v roku 2014 podnik fungoval už 4–5 rokov a Torgsoft sa používal 3–4 roky. Automatizácia teda bola zavedená v ranom štádiu, keď sortiment už rástol, ale pravidlá tovarovej databázy sa ešte dali vytvoriť systematicky.
Predajne sa orientovali na stredný cenový segment a tri hlavné cieľové skupiny: študentov, mladých rodičov a kancelárskych pracovníkov. Neustála obmena sortimentu sa stala spôsobom udržania zákazníkov a včasné objednávanie podľa zostatkov podporovalo dostupnosť potrebných položiek.
Ako sa rozvíjal systém evidencie
Skorý prechod na automatizáciu
Podľa majiteľa začali Torgsoft používať približne rok po štarte podnikania. Dôvodom bol sortiment, ktorý neskôr dosiahol približne 50 000 názvov.
Dopĺňanie podľa zostatkov
Majiteľ používal údaje o dostupnosti tovaru na včasné objednávanie, viedol dokumenty v programe a pravidelne obnovoval sortiment pre rôzne skupiny kupujúcich.
Tri pracovné miesta a údržba veľkej databázy
Konfigurácia bola stanovená na troch pracovných miestach Torgsoft Ultra. Dodatočne bola pripojená možnosť «Vymazanie štatistík uzavretých období».
Fokus na tovar s nulovým zostatkom
Majiteľ opísal potrebu vidieť vo formulári «Sklad podľa druhov tovaru» celý sortiment vrátane položiek bez zostatku. Pri databáze s desiatkami tisíc názvov je to kritické pri príprave objednávky.
Lokálna sieť, tlač a riadenie cien
Nastavila sa práca troch pracovných miest v lokálnej sieti, tlačiareň účteniek a šablóna účtenky. Tím spracoval prirážku v karte druhu tovaru, viacriadkový výber a export údajov do Excelu.
Fiškalizácia cez softvérovú registračnú pokladnicu
K pracovnému miestu bola pripojená softvérová registračná pokladnica. Samostatne sa nastavovali účtenky, zľavy, zaokrúhľovanie, inkaso, ceny v príjme a zostatok bežného účtu.
Prenesenie pracovného systému na notebook
Program bol prenesený na notebook, pripojila sa databáza, softvérová registračná pokladnica, tlačiareň účteniek HPRT PPTII-A, tlačiareň etikiet Zebra LP2824 a kancelárska tlačiareň HP M1120. Nastavili sa ovládače, šablóny a skúšobná tlač.
Čo viedlo k úspechu: sedem rozhodnutí majiteľa
Automatizovať skôr, než sa stratí riaditeľnosť
Evidencia bola zavedená v ranom štádiu. Kým sortiment narástol na desaťtisíce položiek, základné pravidlá už fungovali.
Prepojiť príbuzné kategórie a rôzne publikum
Stredný cenový segment doplnila vzdelávacia literatúra, hračky, počítačové príslušenstvo a služby. Kupujúcimi sa stali študenti, mladí rodičia a kancelárski pracovníci.
Riadiť každú tovarovú položku
Čiarový kód sa stal hlavným identifikátorom tovaru. Je to obzvlášť dôležité pri perách, zošitoch, papieri a priečinkoch, kde sú názvy podobné, ale farba, formát alebo výrobca menia SKU.
Objednávať podľa zostatkov a pohybu
Majiteľ používal zostatky na včasné dopĺňanie. Neskôr sa v pracovných scenároch objavili filtre nulového, záporného a minimálneho množstva.
Fixovať cenu dokumentom
Na zmenu maloobchodnej ceny sa používal akt precenenia a prirážka sa určovala v karte druhu tovaru. Tak sa uchová dôvod a dátum zmeny.
Uzatvárať operačné cykly
Príjem, rezervácia, inventúra, predaj a vrátenie ovplyvňujú jeden zostatok. Každý výkaz sa musí ukončiť pred prechodom na ďalšiu skladovú činnosť.
Udržiavať celý pracovný scenár
Pri prenose na notebook sa obnovila databáza, používatelia, softvérová registračná pokladnica, ovládače, tlačiarne a tlačové šablóny. Samostatné nastavenie každého prvku sa ukončilo kontrolou operácie.
Vzorec úspechu papiernictva
Od sortimentu k opakovanému nákupu
Široký sortiment funguje za podmienky, že každé SKU má určené miesto v tovarovom strome, jednoznačný identifikátor a spoľahlivý zostatok. Disciplínu podporuje precenenie dokumentom, ukončené inventúry, evidencia rezervy a pravidelná údržba databázy.
Overte evidenciu na vlastnom sortimente
V demo verzii možno vytvoriť strom papierenského tovaru, pridať čiarové kódy, vykonať príjem, predaj a vytvoriť zoznam tovarov na objednanie.
Šesť procesov, ktoré držia sortiment pod kontrolou
Tovarová štruktúra
Strom druhov oddeľuje papier, písacie potreby, kancelársky tovar, kreatívne potreby, vzdelávaciu literatúru, hračky a súvisiace skupiny. Vlastnosti spresňujú formát, farbu, výrobcu a balenie.
Príjem a označovanie
Výrobný čiarový kód sa ukladá v karte. Pre tovar bez vhodného kódu môže program vytvoriť vlastný EAN-13 a etiketa sa tlačí hneď po prijatí.
Zostatky a nákup
Filtre zobrazujú dostupné, nulové, záporné a obrátkové položky. Stĺpce «Treba objednať» a «Moja objednávka» prevádzajú analýzu zostatkov na dokument pre dodávateľa.
Predaj a vrátenie
Skenovanie skracuje manuálne vyhľadávanie medzi podobnými tovarmi. Predaj, platba, vrátenie a tlač dokumentu sa zaznamenávajú v prepojenom scenári.
Fiškalizácia
Softvérová registračná pokladnica odosiela fiškálne účtenky a podporuje prácu s kľúčom, zmenou, platbou a vrátením. Šablóna účtenky sa nastavuje podľa skutočnej tlačiarne.
Inventúra a dokumenty
Inventúru možno vykonávať podľa skupín tovarov so skenerom, manuálne alebo s terminálom zberu dát. Výsledok sa оформuje dokumentmi pohybu zostatkov.
Podpora ako súčasť metodológie
Transparentná evidencia prác
Po požiadavkách majiteľ dostával správu so zoznamom vykonaných krokov a stráveným časom. To umožňuje oddeľovať konzultácie od technických nastavení.
Úplný pracovný scenár
Pri prenose programu špecialista skontroloval databázu, používateľov, softvérovú registračnú pokladnicu, tri tlačiarne, ovládače a šablóny. Záverečným kritériom bola skúšobná tlač.
Scenár sa stal funkciou
Potrebu vidieť nulové zostatky klient sformuloval už v roku 2016. Vo verzii 2022.0.34 formulár «Sklad podľa druhov tovaru» dostal filtre «Všetok tovar», «Iba s nulovým množstvom» a samostatné režimy pre záporné zostatky.
Jemné nastavenie evidencie papierenského tovaru
Vo formulári «Sklad podľa druhov tovaru» používajte režimy «Všetok tovar», «Iba s nulovým množstvom», «Iba so záporným množstvom» a «Iba s nulovým a záporným množstvom». Potrebnú položku možno hneď pridať do objednávky dodávateľovi.
Pre rovnaké SKU uchovávajte jednu tovarovú kartu a dodávateľa, nákupnú cenu a číslo jeho faktúry zaznamenávajte v dodacích dokumentoch. Pri objednávaní sa možno orientovať podľa poslednej dodávky alebo minimálnej ceny za vybrané obdobie.
Výrobný kód je vhodné uchovávať ako hlavný. Pre tovar bez kódu alebo s formátom odlišným od EAN-13 môže Torgsoft vygenerovať vlastný EAN-13. Pravidlo úplného uchovávania kódu sa určuje pred hromadným napĺňaním databázy.
Pre súpravu, balík alebo škatuľu nastavte samostatný tovarový scenár s kompletizáciou a rozkompletovaním. Čiarový kód balenia a čiarový kód jednotky musia jednoznačne určovať, aké množstvo predaj odpíše.
Vytvorte akt precenenia pre vybrané tovary alebo skupiny. Po použití dokumentu platí nová cena v predaji a protokol precenenia uchováva zoznam zmien podľa dátumu a účtovného centra.
Vopred určte spôsob rezervovania. Tovar na samostatnom sklade dočasného uskladnenia nevstupuje do zostatku hlavného skladu a nominálne rezervovaný tovar zostáva v jeho obrate. Hranice inventúrneho výkazu musia zodpovedať tomuto pravidlu.
Vyberte nulové, záporné, obrátkové alebo končiace položky. Skontrolujte «Treba objednať», preneste potrebné množstvo do «Moja objednávka», vyberte dodávateľa a uložte dokument. Pre viacerých dodávateľov možno objednávky exportovať ako samostatné súbory.
Automatizácia papiernictiev: architektúra evidencie
Základ: Torgsoft Ultra
Tri pracovné miesta pre tovarovú databázu, pokladničné operácie, dokumenty, nákupy a analýzu.
Čiarové kódy a etikety
Výrobné a vlastné EAN-13, šablóny cenoviek, tlač na Zebra LP2824.
Fiškalizácia
Možnosť pre elektronické účtenky, zmeny, vrátenia a prácu s kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Softvérová registračná pokladnica | Licencia na 1 rokÚdržba databázy
Čistenie starých dokumentov v uzavretých obdobiach so zachovaním aktuálnych vzájomných vyrovnaní.
Vymazanie štatistík uzavretých obdobíPokladničné vybavenie
Skener, HPRT PPTII-A, Zebra LP2824, HP M1120 a platobný terminál.
Dopĺňanie pre sieť
Ak sa norma zásob líši podľa prevádzok, minimum a maximum sa nastavujú samostatne pre každý sklad.
Minimálne a maximálne zostatky podľa skladovPodmienky stabilnej práce
Počítač s databázou, lokálna sieť, platný kvalifikovaný elektronický podpis pre softvérovú registračnú pokladnicu, aktuálne ovládače a overené záložné kópie.
Pre koho je vhodný takýto evidenčný program pre papiernictvo
Veľký rôznorodý sortiment
Papierenský tovar, kancelárske potreby, vzdelávacia literatúra, kreatívne potreby, hračky, počítačové príslušenstvo a služby v jednej tovarovej štruktúre.
Podobné položky s rôznymi parametrami
Rovnaké názvy sa líšia farbou, formátom, výrobcom, množstvom v balení, čiarovým kódom alebo nákupnou cenou.
Viacerí dodávatelia
Treba porovnávať poslednú dodávku, minimálnu cenu, aktuálnu dostupnosť a vytvárať samostatné objednávkové dokumenty.
Viaceré pracovné miesta
Pokladňa, tovaroznalec a majiteľ pracujú so zosúladenými tovarmi, zostatkami, cenami, dokumentmi a fiškálnymi operáciami.
Nastavte evidenciu papierenského tovaru na reálnom sortimente
Demo verzia umožňuje overiť štruktúru tovarov, čiarové kódy, príjem, predaj, inventúru a vytvorenie objednávky dodávateľovi.
Vráťte sa na predchádzajúci krok