Automatizácia siete predajní profesionálnej kozmetiky: deväť rokov rozvoja evidencie
Koncom roka 2016 sa podnik predávajúci profesionálnu kozmetiku a vybavenie pripravoval na prechod na nový evidenčný systém. Majitelia potrebovali viacero pracovísk, prenos nomenklatúry a obchodných partnerov, maloobchodné a veľkoobchodné ceny, rozdelenie prístupových práv a synchronizáciu s vlastným internetovým obchodom. V roku 2017 bolo spustených päť pracovísk Torgsoft-Terminal. Neskôr konfigurácia narástla na 13 pracovísk a 13 pripojených možností. Od roku 2022 evidenčná databáza funguje na prenajatom serveri Torgsoft.
Prípadová štúdia vznikla na základe reálnej skúsenosti s dlhoročným používaním Torgsoft. Zachovali sme logiku obchodných rozhodnutí bez zverejnenia údajov o zákazníkovi.
Ako sa to začalo
Pred kúpou majitelia preverili nielen pokladničný predaj. Na stretnutiach prebrali import tovaru z Excelu, inventarizáciu, vzájomné vyúčtovania s partnermi, predaj na faktúru, maloobchodné a veľkoobchodné ceny, akcie, vernostné programy a prístupové práva. Do diskusie o internetovom obchode zapojili jeho vývojára, vytvorili testovací súbor tovarov a dohodli dátovú štruktúru pre synchronizáciu.
Pri profesionálnej kozmetike má štruktúra nomenklatúry osobitný význam. Jedna séria môže obsahovať desiatky odtieňov, objemov a balení a popri kozmetike sa predávajú pilníky, štetce, frézy, jednorazové materiály a profesionálne vybavenie. Pri prenose sa samostatne zachovával kód a artikel výrobcu, nahrávali sa nákupné, maloobchodné a veľkoobchodné ceny a kontrolovali sa počiatočné zostatky podľa evidenčných centier.
Chronológia implementácie
Príprava prechodu a dátovej štruktúry
Na niekoľkých pracovných stretnutiach majitelia preverili import tovaru z Excelu, inventarizáciu, vzájomné vyúčtovania, predaj na faktúru, lojalitu, akcie, prístupové práva a synchronizáciu s internetovým obchodom. Samostatne dohodli zloženie dát na prenos tovarov a obchodných partnerov.
Päť pracovísk, potom sedem
Spustenie sa začalo s piatimi pracoviskami Torgsoft-Terminal. Pripojili sa Synchronizácia s internetovým obchodom, Mzdy a motivácia personálu a Mobilná aplikácia Torgsoft. Nomenklatúra a zostatky boli nahrané z XLS podľa evidenčných centier, samostatne sa preniesli maloobchodné a veľkoobchodné ceny, nastavili sa roly, pokladnice a tlač účteniek, etikiet a menoviek. V máji sa konfigurácia rozšírila na sedem pracovísk.
Jedenásť miest a vzdialená práca
Vo februári sa počet pracovísk zvýšil na jedenásť. V auguste boli pripojené Torgsoft-Hybrid: predaj bez internetu pre vzdialený server a Cloudový archív dát | Licencia na 1 rok. Súbežne sieť pokračovala v nastavovaní rolí, tlače, akcií a scenárov inventarizácie.
Trinásť miest, certifikáty a bankové výpisy
V júli boli pripojené Darčekové certifikáty. V auguste pribudli Bankové výpisy | Licencia na 1 rok a konfigurácia sa rozšírila na trinásť pracovísk. Koncom roka bola mobilná aplikácia prevedená na univerzálnu verziu.
Zásoby a pravidlá lojality
V jednej etape boli pripojené Automatický výpočet skladových zásob, Minimálne a maximálne zostatky podľa skladov, Bonusy s obmedzenou dobou platnosti a Overenie zľavovej karty cez SMS | Licencia na 1 rok.
Softvérový PRRO a prenajatý server
Začiatkom roka bol pripojený Softvérový PRRO | Licencia na 1 rok. V októbri boli program a databáza presunuté na prenajatý server Torgsoft, obnovili sa používatelia a pripojenia pracovísk. Konfigurácia Torgsoft-Terminal bola opätovne vydaná pre trinásť pracovísk.
Doručovanie online objednávok
Do konfigurácie bola pridaná Integrácia s Nova Poshta | Licencia na 1 rok. Doplnila prepojenie internetového obchodu a evidenčnej databázy o vytváranie, tlač a sledovanie TTN.
Nastavovanie pravidiel v rámci hotovej architektúry
Aktuálne požiadavky sa týkajú vzhľadu formulára stavu skladu, zloženia polí v šablóne účtenky softvérového PRRO a pravidiel kumulatívnej zľavy. Prenájom servera pokračuje, systém je podporovaný v pracovnom režime.
Čo viedlo k úspechu: šesť rozhodnutí majiteľa
V tomto príbehu sa rok čo rok opakuje šesť manažérskych rozhodnutí: majitelia najprv opísali konkrétny proces, overili ho na vlastných dátach a až potom rozšírili konfiguráciu.
Prechod sa začal dátovou štruktúrou
Pred spustením určilo, ktoré polia sú potrebné pre tovary, ceny, zostatky a obchodných partnerov. Pri nomenklatúre sa zachoval kód a artikel výrobcu a zostatky sa po importe kontrolovali podľa každého evidenčného centra.
Internetový obchod bol zahrnutý do projektu pred spustením
Majitelia pozvali vývojára stránky na samostatné stretnutie, preverili strom druhov tovaru, zloženie dát na export a prácu objednávky vzdialeného zákazníka.
Pracoviská sa pridávali podľa skutočnej potreby
Päť miest v januári 2017, sedem v máji, jedenásť v roku 2018, trinásť v roku 2019. Každé rozšírenie zodpovedalo novým používateľom a pracovným scenárom.
Roly a prístupy boli oddelené už na začiatku
Pre predajcov, tovaroznalcov, účtovníka a ďalších používateľov bol oddelený prístup k formulárom, pokladniciam a operáciám. Neskôr sa práva spresňovali spolu so zmenami procesov.
Možnosti sa pripájali pre konkrétne operácie
Na začiatku boli potrebné stránka, mzdy a mobilný prístup. Neskôr pribudli vzdialený predaj, zálohy, certifikáty, pravidlá zásob, PRRO a doručenie. Požiadavky na pracovné scenáre sa odovzdávali podpore a vývoju ako samostatné žiadosti.
Vzdialená práca a zálohovanie boli vyriešené samostatne
Pre prácu cez vzdialený server boli pridané Torgsoft-Hybrid a cloudový archív a neskôr bola databáza presunutá na prenajatý server Torgsoft.
Overte si svoje scenáre v demo verzii
V demo verzii môžete vytvoriť vlastnú štruktúru tovarov, založiť niekoľko sérií a odtieňov, vykonať príjem, predaj a inventarizáciu, preveriť ceny, práva používateľov a prácu so stránkou.
Obchodné procesy predajne profesionálnej kozmetiky
Palety, objemy a artikle
Tovaroznalec rozdeľuje sortiment podľa druhov, výrobcov, artiklov a charakteristík. Pri sériách s mnohými variantmi možno použiť pravidlo tvorby modelu tovaru: rôzne odtiene alebo objemy sa spájajú spoločným ID modelu a konkrétna položka si zachováva vlastný čiarový kód a charakteristiky.
Príjem, etikety, vrátenia a inventarizácia
Tovaroznalec spracuje príjem alebo importuje dodací list z Excelu, tlačí etikety pre položky bez pohodlného výrobného označenia a presúva tovar medzi predajňami. Zamestnanci vykonávajú inventarizáciu ručne, so skenerom alebo terminálom na zber dát. Vrátenie od zákazníka a vrátenie dodávateľovi sa spracúvajú samostatnými dokumentmi s prihliadnutím na práva používateľa.
Nákupy, dodávatelia a zásoby
Vedúci vidí zostatky podľa evidenčných centier, predaje a pohyb tovaru. Automatický výpočet skladových zásob pomáha určiť odporúčané normy a Minimálne a maximálne zostatky podľa skladov nastavujú hranice samostatne pre rôzne miesta. Tovaroznalec tieto údaje používa pri tvorbe objednávky dodávateľovi a účtovník kontroluje vzájomné vyúčtovania podľa dokladov.
Maloobchod, veľkoobchod a predaj na faktúru
V tomto prípade sa v evidencii používali maloobchodné a veľkoobchodné ceny, režim «Obchod s vystavením faktúry», vzájomné vyúčtovania s partnermi a práca s VIP zákazníkmi. Takýto scenár je vhodný pre predajňu, ktorá predáva jednotlivé tovary maloobchodným zákazníkom a odosiela materiály majstrom alebo salónom vo väčších dávkach.
Stránka, rezervácia a doručenie
Synchronizácia s internetovým obchodom bola zahrnutá do konfigurácie ešte pred spustením. Objednávka zo stránky prechádza do pracovného scenára manažéra, tovar možno rezervovať pre zákazníka, vystaviť faktúru a spracovať expedíciu. Po pripojení Nova Poshta sa TTN vytvára a sleduje v Torgsoft.
Zľavy, roly a motivácia predajcov
Administrátor rozdeľuje prístup k pokladniciam, cenám, dokumentom a formulárom. Vedúci môže kontrolovať používanie zliav, akcie používateľov a zmeny dokumentov. Možnosť Mzdy a motivácia personálu podporuje samostatné pravidlá výpočtov vrátane príplatkov za predaj určených druhov tovaru.
Podpora ako súčasť metodológie
Transparentná evidencia služieb
Po požiadavkách zákazník dostane správu so zoznamom vykonaných úkonov a spotrebovaným časom. To umožňuje samostatne vidieť konzultácie, nastavenia, prenosy a technické práce.
Sprevádzanie pracovných scenárov
Špecialisti pomáhali s prenosom databázy, počiatočnými zostatkami, rolami, tlačiarňami, mzdami, synchronizáciou, inventarizáciou, PRRO a presunom na server.
Scenáre prechádzajú do všeobecných aktualizácií
Jeden zo scenárov práce s inventarizačným výkazom bol dopracovaný vo verzii 2018.2.0. Po vydaní sa zmena stala dostupnou vo všeobecnej aktualizácii programu.
Jemné nastavenie evidencie pre predajňu profesionálnej kozmetiky
Štruktúra sa začína druhom tovaru, výrobcom, artiklom a charakteristikami. Ak má séria veľa variantov, v Torgsoft možno nastaviť pravidlo tvorby modelu tovaru. Tovary jedného modelu dostanú spoločné ID modelu a odtieň, farba, objem alebo iná charakteristika zostávajú znakmi konkrétneho variantu. Je to obzvlášť užitočné pre katalóg internetového obchodu.
V Torgsoft možno viesť maloobchodné a veľkoobchodné ceny a pracovať cez «Obchod s vystavením faktúry». Manažér vytvorí faktúru pre konkrétneho zákazníka, kontroluje platbu a expedíciu a v salde s partnermi sú viditeľné vzájomné vyúčtovania. Pre stálych profesionálnych kupujúcich možno používať VIP zákazníkov a individuálne pravidlá zliav.
Pre hotové súpravy je v základnej funkcionalite «Kompletácia» a «Šablóna súpravy». Predajňa môže vytvoriť typické zloženie súpravy, napríklad lampu, bázu, top a niekoľko materiálov, a potom zostaviť súpravu z tovarov na sklade. Ak predajňa vedie vybavenie s individuálnymi sériovými číslami, konfiguráciu možno doplniť možnosťou Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel.
Torgsoft vytvára inventarizačný výkaz, do ktorého zamestnanec zadáva skutočné množstvo. Počítanie možno vykonávať ručne, so skenerom alebo terminálom na zber dát vrátane zariadení s Androidom. Vedúci porovnáva skutočné množstvo s evidenčným a pred úpravou zostatkov kontroluje pohyb tovaru.
Synchronizácia s internetovým obchodom prenáša dáta medzi evidenčnou databázou a stránkou podľa nastaveného scenára. Manažér pracuje s objednávkou v Torgsoft, môže rezervovať tovar, vystaviť faktúru a spracovať expedíciu. Integrácia s Nova Poshta | Licencia na 1 rok pridáva vytváranie, tlač a sledovanie TTN.
Administrátor nastavuje roly a každému zamestnancovi otvára potrebné formuláre a operácie. Prístup k pokladniciam, dokumentom a jednotlivým činnostiam možno obmedzovať podľa roly. «Protokol akcií používateľov» zobrazuje zaregistrované udalosti a «Denník zmien dokumentov» po zapnutí príslušného parametra registruje zmeny príjmov, realizácií, vrátení a finančných dokumentov.
Ak sú odporúčania majstrov samostatným predajným kanálom, konfiguráciu možno doplniť možnosťou Referenčný program. Pre partnera sa vytvorí karta referera, zákazníka možno prepojiť s konkrétnym partnerom a program vedie predaje a vzájomné vyúčtovania v tomto kanáli.
Ekosystém riešenia
katalóg, ceny, zostatky a online objednávky
výpočty podľa nastavených pravidiel
mobilné scenáre práce s dátami
práca vzdialenej pokladnice počas výpadkov spojenia
záložné kópie databázy
vydávanie a evidencia certifikátov
práca s pohybom peňazí na účtoch
výpočet odporúčaných noriem zásob
hranice zásob samostatne podľa skladov
pravidlá doby platnosti bonusov
potvrdenie práce so zľavovou kartou
fiškálne účtenky
vytváranie a sledovanie TTN
Komu vyhovuje takáto automatizácia predajne profesionálnej kozmetiky
Tento prípad je najbližší podnikom, v ktorých sa spája veľký sortiment podobných položiek, viacero pracovísk, maloobchodný a veľkoobchodný predaj a online kanál: predajne materiálov na manikúru a pedikúru, profesionálnej vlasovej kozmetiky, prípravkov na obočie a mihalnice, kaderníckych potrieb, spotrebných materiálov pre salóny a beauty školy.
Pre predajňu profesionálneho vybavenia možno do tejto konfigurácie pridať záručnú evidenciu podľa sériových čísel. Pre podnik, ktorý získava predaje cez odporúčania majstrov a salónov, je vhodný referenčný program. Pre štartovacie súpravy a darčekové sady možno použiť základnú kompletáciu tovarov.
Automatizácia predajne profesionálnej kozmetiky podľa vašich procesov
Na konzultácii možno prebrať štruktúru sortimentu, maloobchodný a veľkoobchodný predaj, počet pracovísk, stránku, pokladnice, zásoby, prácu personálu, vybavenie a vybrať konfiguráciu podľa skutočných operácií predajne.
Vráťte sa na predchádzajúci krok