Viac ako 15 rokov rozvoja maloobchodnej siete spolu s Torgsoft
Príbeh ukrajinskej siete obchodov s detským tovarom a príklad postupnej automatizácie maloobchodnej siete: od prvých predajných miest so základnou evidenciou až po viacformátový systém s fiškalizáciou, mobilným pracoviskom a integráciou s bankovými terminálmi; v rôznych etapách sieť zahŕňala štyri obchody, kaviareň a šesť pracovísk. Prípadová štúdia vznikla na základe reálnej skúsenosti s dlhoročným používaním Torgsoft. Zachovali sme logiku obchodných rozhodnutí bez zverejnenia údajov o klientovi.
Ako sa to všetko začalo
V roku 2010 klient viedol evidenciu v Torgsoft v prvých obchodoch. Základné úlohy toho obdobia boli známe každému maloobchodu: pripojiť skener čiarových kódov, nastaviť roly predavačov, vytlačiť menovky s čiarovým kódom a naučiť sa rozdeľovať tržby medzi predavačov. Už vtedy majiteľka získala odpoveď na hlavnú otázku obchodu: kto, čo a koľko predal za deň.
Koncom roka 2011 sa podnik rozrástol na štyri predajné miesta. S rastom prišli nové požiadavky: jednotný zľavový systém pre obchody so spoločným sortimentom, prezeranie predajov mimo obchodu, SMS rozosielky klientom a akcie. Zľavové karty, akcie a rozosielky začali fungovať prostredníctvom nástrojov programu a pripojených služieb, zvyšné požiadavky sa stali súčasťou plánu rozvoja siete.
Etapy rozvoja: ako sieť rozširovala svoje možnosti
Základná evidencia a kontrola predavačov
Skener čiarových kódov, roly a heslá pre personál, menovky predavačov, reporty podľa účteniek. Predavač vidí iba to, čo potrebuje na prácu pri pokladni.
Licencia Torgsoft Ultra a prvé možnosti
Sieť prešla na rozšírenú licenciu a pripojila možnosti hromadných rozosielok a odstraňovania štatistík uzavretých období. Začali fungovať zľavové karty, akcie a automatické narodeninové zľavy pre klienta.
Poriadok v pokladni, cenovkách a dokumentoch
Boli nastavené pokladničné dni a inkasá, vytvorené šablóny etikiet a cenoviek podľa potrieb obchodov: s cenou, bez ceny, so zľavou na precenenie. Uzatváranie účtovných období sa stalo pravidelnou procedúrou a prenos licencií pri výmene techniky vykonávala podpora.
Pravidelná údržba databázy
Periodické odstraňovanie štatistík uzavretých období, plánované aktualizácie programu, obnova práce po poruchách techniky a konfliktoch s antivírusmi. Archívy databázy sa vytvárajú automaticky.
Fiškalizácia predajných miest
Bol pripojený fiškálny registrátor, neskôr sieť prešla na softvérovú registračnú pokladnicu. Predaje, vratky, X- a Z-reporty sa vykonávajú z programu a automaticky sa odosielajú daňovému úradu. V tom istom roku klient prešiel na Zmluvu o servisnej údržbe s ročnou zásobou hodín podpory.
Nový bod v mobilnej aplikácii
Pre kaviareň bolo vytvorené samostatné evidenčné centrum a nasadená mobilná aplikácia Torgsoft: príjem tovaru, predaj, softvérová registračná pokladnica a uzávierka zmeny sa vykonávajú z tabletu alebo smartfónu. Počas spustenia odborníci preverili netypické scenáre príjmu, fiškalizácie a evidencie pracovísk; na základe výsledkov vývojový tím spresnil logiku mobilnej aplikácie a PRRO v troch procesoch a zmeny boli zahrnuté do aktualizácie 2022.0.22. V tom istom roku bol pre kupujúcich nastavený bonusový systém.
Integrácia s bankovými terminálmi
Na dvoch pracoviskách sú bankové terminály pripojené k programu cez protokol JSON. Suma z účtenky sa automaticky prenáša na terminál, platba aj vrátenie prebiehajú v jednom scenári spolu s fiškálnou účtenkou.
Nový platobný scenár a plánovaná údržba
Bol nastavený spôsob platby «Platba cez integrátora NovaPay», uskutočnila sa opakovaná konzultácia k bonusovému programu, program bol aktualizovaný na verziu 2026.0.2. Plánovaná údržba sa vykonáva v rámci servisných balíkov.
Čo viedlo k úspechu: šesť rozhodnutí majiteľky
Šesť manažérskych rozhodnutí sa v tomto príbehu opakuje rok čo rok. Práve ony udržiavajú sieť v prevádzke už viac ako pätnásť rokov — cez karanténne obmedzenia aj roky rozsiahlej vojny. Každé z týchto rozhodnutí možno uplatniť vo vlastnom obchode.
Najprv systém, potom mierka
Štvrté predajné miesto sa otváralo už na nastavenom programe: počas jedného výjazdu odborník nainštaloval zariadenie, preniesol politiku zliav a zaškolil nových predavačov naraz v troch obchodoch.
Rada: nastavte evidenciu na prvom bode ešte pred otvorením druhého. Nový bod potom kopíruje hotové procesy namiesto vytvárania vlastných.
Jedna platforma, samostatné evidenčné okruhy
Body s rôznou špecifikou sortimentu pracovali v samostatných evidenčných okruhoch jedného programu a pre nový formát podnikania bolo vytvorené samostatné evidenčné centrum. Pre obchody so spoločným sortimentom sa zvažoval jednotný zľavový systém.
Rada: od prvého dňa oddeľujte analytiku rôznych formátov. Zmiešané čísla skrývajú reálnu ziskovosť každého smeru.
Kontrola bez fyzickej prítomnosti
Už v roku 2011 majiteľka naplánovala riadenie siete na diaľku a nastavila presné roly pre predavačov, keď sa pripravovala na materskú dovolenku. Sieť sa v tomto období naďalej rozvíjala.
Rada: obmedzte prístupy personálu na nevyhnutné minimum a zobrazte kľúčové reporty na svojom zariadení. Denná prítomnosť v predajni potom prestane byť povinnou podmienkou fungovania podniku.
Klientska databáza ako dlhodobé aktívum
Zľavové karty od roku 2011, SMS kampane pred sviatkami, automatické narodeninové zľavy a bonusové mechaniky od roku 2023. Databáza sa hromadí s každým predajom už viac ako 15 rokov.
Rada: zaznamenajte kupujúceho už pri prvom nákupe. Komunikačné kanály sa menia, nahromadená databáza zostáva s podnikom.
Dátová disciplína podľa kalendára
Uzatváranie účtovných období, periodické odstraňovanie štatistík a automatické archívy sa stali pravidelnými procedúrami. Práve pravidelnosť týchto procedúr udržiava databázu v prevádzkyschopnom stave po viac ako 15 rokoch hromadenia operácií a presun na novú techniku prebieha podľa overeného scenára.
Rada: určite pevný dátum v kalendári pre údržbu dát, podobne ako pre inventúry.
Legislatívne zmeny v plán plánovanom režime
Fiškalizácia bola zavedená v januári 2022, bankové terminály a platobní integrátori sa pripájali hneď po vzniku potreby. Každá nová požiadavka bola pokrytá štandardnou možnosťou programu.
Rada: vyberajte si evidenčný systém, v ktorom regulačné zmeny prichádzajú formou aktualizácií. Nová požiadavka zákona je potom nastavením možnosti bez zmeny softvéru.
Spoločný menovateľ týchto rozhodnutí: majiteľka od prvého roka vnímala evidenciu ako manažérsky nástroj a každá nová okolnosť — od otvorenia bodu až po zmenu legislatívy — sa opierala o už pripravený systém. Riadenie, ktoré takýto prístup poskytuje, umožnilo sieti prejsť najťažšími rokmi.
Prejdite touto cestou rýchlejšie
Klientka budovala svoj ekosystém postupne, spolu s rozvojom produktu. Dnes sú všetky tieto nástroje dostupné od prvého dňa práce.
Aké obchodné procesy pokrýva evidenčný program pre sieť obchodov
Hlavné evidenčné operácie siete sa vedú v Torgsoft a fiškálne, platobné a komunikačné služby sú pripojené k príslušným pracovným scenárom programu.
Predaje a pokladňa
- predaj podľa čiarového kódu a vrátenie tovaru
- pokladničné dni, inkasá, denný report pokladne
- zmiešaný režim platby: hotovosť a bezhotovostná platba
Tovarová evidencia
- príjem tovaru a pohyb po skladoch
- etikety a cenovky podľa vlastných šablón
- inventúra a precenenie
Personál a prístupy
- roly s presným zoznamom povolených akcií
- menovky predavačov s čiarovým kódom
- predaje v členení podľa každého predavača
Klienti a marketing
- klientska databáza s históriou nákupov
- zľavové karty, bonusy, akcie
- hromadné SMS a emailové rozosielky
Fiškalizácia a platby
- softvérová registračná pokladnica a fiškálny registrátor
- bankový terminál v jednom scenári s účtenkou
- platby cez platobného integrátora
Dáta a kontrola
- uzatváranie účtovných období
- automatické archívy databázy
- analýza predajov a finančný výsledok za obdobie
Podpora ako súčasť metodiky
Transparentná evidencia služieb
Po poskytnutí služieb technickej podpory klient dostane report: aká otázka sa riešila, aké kroky boli vykonané, koľko času bolo odpísané zo zostatku. História servisu sa uchováva za všetky roky.
Servisná zmluva
V obdobiach intenzívnych nastavení klient využíval Zmluvu o servisnej údržbe s predplatenými hodinami, pri samostatných úlohách — jednorazové balíky služieb. Plánované aktualizácie, údržba databázy a konzultácie sa vykonávajú v rámci zvoleného formátu.
Pracovné scenáre sa stávajú aktualizáciami
Počas spustenia mobilného bodu odborníci preverili netypické scenáre práce aplikácie a PRRO. Vývojový tím spresnil logiku v troch procesoch, zmeny boli zahrnuté do aktualizácie 2022.0.22 a klient dostal oznámenie o realizácii každej svojej úlohy. Takto sa produkt rozvíja na reálnych scenároch používateľov.
Jemné nastavenie obchodných procesov spolu so servisom
Podpora v Torgsoft pokračuje aj po implementácii. Významná časť požiadaviek klienta počas rokov spolupráce sa týkala jemného nastavenia procesov podľa zmien v podnikaní: nové formáty cenoviek, nová technika, nové platobné kanály. Takto to funguje v praxi.
Jedna z najčastejších tém požiadaviek za všetky roky. Podpora vytvára šablóny etikiet pre konkrétne scenáre: s cenou aj bez nej, so starou cenou a percentom zľavy pri výpredajoch, pre rôzne formáty papiera. Hotová šablóna sa medzi počítačmi prenáša skopírovaním jedného súboru.
Pokladničné dni, inkasá a prepočet zostatkov sú nastavené tak, aby zostatok na konci dňa zodpovedal skutočnému stavu pokladne. V prípade potreby podpora upraví dokumenty spolu s klientom a uzavrie deň s presným výsledkom.
Príznak fiškálnosti tovarov, synchronizácia času v počítači, stav zmeny PRRO a odosielanie účteniek daňovému úradu sa kontrolujú v rámci servisnej podpory. Odborníci kontrolujú statusy účteniek a sprevádzajú vykonávanie operácií cez softvérovú registračnú pokladnicu.
Pri výmene počítača, smerovača alebo tlačiarne podpora prenesie program a databázu, opätovne vydá licenciu, nainštaluje ovládače a znova pripojí bankový terminál. Podpora sprevádza proces od začiatku prác až po obnovenie predajov na bode.
Podpora sprevádza pripojenie k službe rozosielok, aktualizuje nastavenia brány po zmene prihlasovacích údajov a vykonáva testové odoslanie spolu s klientom pred každou veľkou kampaňou.
Pre stabilnú prácu tabletu odborníci rezervujú adresy v smerovači, nastavujú aplikačný server, porty a firewall. Kaviareň vedie evidenciu vo vlastnom evidenčnom centre toho istého programu.
Roly sa nastavujú podľa politiky majiteľa: prístup k skladu, zľavám, vratkám alebo množstvu tovaru sa otvára a zatvára samostatne pre každého zamestnanca. Predavač vidí presne toľko, koľko potrebuje na prácu pri pokladni.
Ekosystém riešenia: čo je potrebné na automatizáciu siete obchodov
Základ: licencie Torgsoft Ultra
Plná funkcionalita evidencie. Každé pracovisko sa licencuje samostatne; v jednej z etáp v sieti klienta pracovalo 6 pracovísk.
Softvérová registračná pokladnica
Fiškálne účtenky bez hardvérového registrátora, licencia na 1 rok.
Viac o možnostiIntegrácia s fiškálnym registrátorom
Práca s hardvérovými registračnými pokladnicami, licencia na 1 rok.
Viac o možnostiIntegrácia s bankovým terminálom
Automatický prenos sumy účtenky na terminál, licencia na 1 rok.
Viac o možnostiMobilná aplikácia Torgsoft
Pracovisko na tablete alebo smartfóne vo vlastnom evidenčnom okruhu.
Viac o možnostiHromadné rozosielky klientom
SMS a emailová komunikácia s klientskou databázou, licencia na 1 rok.
Viac o možnostiOdstraňovanie štatistík uzavretých období
Údržba databázy pre stabilnú rýchlosť práce.
Viac o možnostiPre koho je tento model automatizácie vhodný
Automatizácia siete detských obchodov podľa tohto scenára je vhodná pre podniky s viacerými formátmi predaja: keď časť bodov pracuje so spoločným sortimentom a klientskou databázou, časť — s vlastnou špecifikou a nové formáty, napríklad kaviareň, sa spúšťajú na mobilných pracoviskách. Architektúra so samostatnými evidenčnými okruhmi umožňuje zavádzať systém postupne, bod po bode, bez prestavby už fungujúcich procesov.
Chcete rovnakú automatizáciu vo svojom obchode
Povedzte nám o svojom podnikaní a odborníci Torgsoft vyberú licenciu a možnosti na automatizáciu obchodu s detským tovarom alebo iného maloobchodu: od prvého predajného miesta až po sieť s mobilnými pracoviskami.
Vráťte sa na predchádzajúci krok