Od pripísania peňazí po overenú objednávku
Zákazník prevedie peniaze na IBAN alebo kartu. Manažér musí vidieť prichádzajúcu platbu, zistiť, ku ktorej objednávke patrí, zaevidovať ju a odovzdať tovar na expedíciu. Keď je platieb veľa, neustále prepínanie medzi bankou a evidenciou túto prácu sťažuje.
Dodatočná možnosť „Bankové výpisy“ získava v Торгсофт transakcie na účtoch Privat24 pre podnikateľov, monobank a Ukrsibbank. Zamestnanci si môžu prezerať výpisy v programe v rozsahu pridelených prístupových práv.
Pripravte účty a prístup zamestnancov
Pred získaním výpisov nastavte integráciu s bankou a pridajte používateľov, ktorí budú kontrolovať transakcie. Pre každý účet môžete povoliť prístup iba k prichádzajúcim platbám, iba k odchádzajúcim platbám alebo ku všetkým transakciám.
Napríklad manažérovi, ktorý kontroluje platby za objednávky, stačí prístup k prichádzajúcim platbám. Zamestnanec zodpovedný za výdavky by mal mať prístup k odchádzajúcim transakciám. Práva nastavujte podľa úloh jednotlivých zamestnancov.
Podmienka pre Ukrsibbank
Získanie výpisov vyžaduje autorizáciu cez UKRSIB business. Určite, kto ju vykoná: pri tejto banke prezeranie transakcií v Торгсофт neodstraňuje potrebu autorizácie cez webovú stránku banky.
Ako zorganizovať každodennú kontrolu platieb
Získajte transakcie za vybrané obdobie
V Торгсофт si môžete stiahnuť výpis za zvolené obdobie. Dohodnite sa, kto kontroluje prichádzajúce platby pred expedíciou a kto ich páruje na konci pracovného dňa.
Nájdite požadovanú platbu
Výpisy môžete vyberať podľa prichádzajúcich alebo odchádzajúcich platieb a filtrovať podľa údajov v stĺpcoch. Pri párovaní s objednávkou skontrolujte sumu, dátum, platiteľa a popis platby. Samotná zhoda sumy nemusí stačiť.
Objasnite neidentifikovanú prichádzajúcu platbu
Ak kupujúci neuviedol číslo objednávky, požiadajte ho o upresnenie. Pri zálohovej platbe odporúčame zaznamenať, kto ju poslal a ku ktorej objednávke sa má priradiť. Kým sa to neobjasní, nepovažujte konkrétnu faktúru za uhradenú.
Skontrolujte predchádzajúce záznamy
Vo výpise je označené, či bola transakcia prenesená do Торгсофт. Pred zaevidovaním platby tiež skontrolujte, či ju už predtým nezadal manuálne iný zamestnanec. Je to obzvlášť dôležité, keď platby spracúva viac ľudí.
Odporúčame odovzdať objednávku na expedíciu až po overení skutočného pripísania peňazí a ich súladu s objednávkou. Tento postup si dohodnite s manažérmi a pracovníkmi skladu.
Poplatky a pohyb peňazí párujte samostatne
Pri platbách s bankovým poplatkom odporúčame samostatne kontrolovať sumu platby a zrazený poplatok banky. Ak jeden účet používajú viaceré predajne alebo podniky, pred zaevidovaním určte, ku ktorému predaju prichádzajúca platba patrí.
Pri výbere peňazí do pokladnice skontrolujte obe strany pohybu: odpísanie z bankového účtu a skutočné prijatie hotovosti. Dohodnite sa, kto potvrdzuje každú z týchto udalostí.
Platba dodávateľovi cez PrivatBank
Klienti PrivatBank môžu v Торгсофт pripraviť platobný príkaz a odoslať ho do internet bankingu na podpis majiteľovi účtu. Zamestnanec pripraví doklad a majiteľovi odporúčame pred podpisom skontrolovať údaje, sumu a účel platby.
Overte si možnosť pre svoje účty
Začnite zoznamom bankových účtov a zamestnancov, ktorí kontrolujú platby. Podmienky pripojenia si môžete overiť na oddelení objednávok: Telegram @torgsoft_sale alebo +38 (067) 558 37 84.
Vráťte sa na predchádzajúci krok