X- a Z-reporty terminálu PrivatBank: ako ich vytvoriť a zosúladiť s pokladnicou

Na konci pracovného dňa musí pokladník samostatne vykonať reportovaciu operáciu na bankovom termináli a vytvoriť fiškálny Z-report v registračnej pokladnici (RRO) alebo programovej registračnej pokladnici (PRRO), ak sa počas dňa uskutočnili zúčtovacie operácie. Bankový Z-report odosiela súhrnné údaje za terminál; nenahrádza fiškálny denný uzávierkový doklad a neuzatvára zmenu PRRO. Na priebežnú kontrolu súm použite X-report.

Pred koncom pracovného dňa zosúlaďte úspešné platby kartou a vrátenia platieb s príslušnými fiškálnymi dokladmi za rovnaké obdobie. Pripísané sumy na účet kontrolujte osobitne, so zohľadnením poplatku a lehôt podľa zmluvy s bankou. Postup stláčania tlačidiel vyberte podľa modelu terminálu a nainštalovaného programu: nižšie sú uvedené postupy z príručiek PrivatBank pre PAX S800 a Android PAX A930.

Aké reporty potrebuje pokladník a majiteľ predajne

Bankový platobný terminál — POS terminál, z anglického Point of Sale, teda „miesto predaja“ — spracúva platobné operácie. RRO alebo PRRO eviduje zúčtovacie operácie a vytvára fiškálne doklady. Aj keď obe funkcie fungujú na jednom zariadení, pokladník musí skontrolovať výsledok každej z nich.

Definíciu fiškálneho denného uzávierkového dokladu a denného reportu obsahuje článok 2 zákona Ukrajiny č. 265/95-VR. Účel bankových reportov opisujú príručky PrivatBank pre konkrétne terminály.

Ako vytvoriť X- alebo Z-report na PAX S800

Tento postup zodpovedá časti 9 metodickej príručky PrivatBank pre PAX S800. Pred prácou skontrolujte model zariadenia: samotná prítomnosť tlačidiel so šípkami neznamená, že pokyny platia aj pre iný terminál.

1. Stlačte tlačidlo so šípkou nadol, aby ste prešli do menu operácií.
2. Na záverečnú reportovaciu operáciu vyberte „z-звіт“. Na priebežnú kontrolu vyberte „x-баланс“.
3. Stlačte zelené potvrdzovacie tlačidlo.
4. Počkajte na dokončenie operácie. Pred vypnutím zariadenia skontrolujte hlásenie terminálu a získaný report.

Ak sa na obrazovke zobrazí ďalší výber príjemcu alebo účtu, porovnajte ho s nastaveniami vašej predajne. Na zosúladenie potrebujete údaje o všetkých príjemcoch, ktorých platby kontrolujete, ich sumy však účtujte samostatne. Nevyberajte účet náhodne: v prípade potreby si postup overte na bankovej podpore.

Ako získať „Z-баланс“ a „Х-баланс“ na Android PAX A930

V príručke PrivatBank pre Android PAX A930 sú tieto operácie opísané samostatne:

• Časť 9.1 — údaje po skončení dňa. Na konci zmeny stlačte „Z-баланс“. Podľa pokynov sa doklad vytlačí automaticky a operácia slúži na odoslanie údajov za terminál.
• Časť 9.2 — denný report. Stlačte „Х-баланс“. Doklad sa vytlačí automaticky; informácie v operačnej pamäti sa nevynulujú.

Tieto kroky použite, ak menu vášho PAX A930 zodpovedá opisu v príručke. Nainštalovaný bankový program a spôsob integrácie s pokladnicou môžu ovplyvniť dostupnosť operácií. PrivatBank rozlišuje pevné prepojenie, pri ktorom finančné operácie spúšťa pokladnica, a voľné prepojenie, pri ktorom je platba dostupná aj priamo z terminálu. Podmienky sú uvedené na stránke integrácie s pokladnicou.

Neodpájajte spojenie v aplikácii „Касове суміщення“ len preto, aby ste zopakovali postup z cudzieho návodu. Ak potrebná položka chýba alebo nie je dostupná, overte si postup pre vašu konfiguráciu v banke a u dodávateľa pokladničného programu.

Čo robiť, ak máte Ingenico, Verifone, Newland alebo iný model

Názov modelu nájdite na kryte alebo v dokumentácii k zariadeniu a otvorte príslušné materiály v školiacom systéme PrivatBank. Banka na tejto stránke zverejňuje príručky a materiály o získavaní reportov, vrátení peňazí a práci s archívom transakcií. Postup pre PAX S800 neprenášajte na všetky zariadenia Ingenico a kombinácie F1/F4 nepoužívajte na ľubovoľnom zariadení Verifone bez príručky ku konkrétnemu modelu.

Ak príslušný materiál nenájdete, obráťte sa na banku cez „Виклик банку“ → „Служба підтримки“, ak sú tieto položky dostupné, alebo zavolajte na číslo 3700 a oznámte číslo terminálu. Pre otázky týkajúce sa integrácie uvádza PrivatBank číslo 0 800 500 030. Pripravte si model zariadenia, číslo terminálu a presný text hlásenia na obrazovke.

Kedy treba vytvoriť fiškálny Z-report

Pre podnikateľov na Ukrajine, ktorí používajú RRO alebo PRRO, bod 9 článku 3 zákona č. 265/95-VR stanovuje povinnosť denne vytvárať fiškálne denné uzávierkové doklady v papierovej a/alebo elektronickej podobe v prípade, že sa uskutočnili zúčtovacie operácie. Pri RRO zákon osobitne vyníma automaty na predaj tovarov a služieb. Nasledujúce odporúčania sa týkajú bežnej pokladnice v predajni.

To, že sa neuskutočnil predaj, ešte neznamená, že neprebehli zúčtovacie operácie: pokladník mohol počas dňa zaevidovať vrátenie tovaru. Kontrolujte skutočné operácie pokladnice. Ak sa žiadne neuskutočnili, uvedené ustanovenie nevyžaduje bezpodmienečné vytvorenie nulového Z-reportu každý kalendárny deň. Otvorenú zmenu si navyše skontrolujte podľa pravidiel používania vášho RRO alebo PRRO.

Body 1 a 2 článku 3 tohto zákona vyžadujú evidovať zúčtovacie operácie v plnej sume a vydať kupujúcemu príslušný doklad o zúčtovaní v papierovej a/alebo elektronickej podobe. Potvrdenie z bankového terminálu samo osebe takýto doklad nenahrádza. Zároveň bod 158 nariadenia Národnej banky Ukrajiny (NBU) č. 164 pripúšťa prípady, keď možno vynechať samostatné papierové bankové potvrdenie, napríklad ak ho kupujúci odmietol alebo dostal doklad o zúčtovaní s povinnými údajmi potvrdenia. Tým nezaniká povinnosť vydať fiškálny doklad, ak je potrebný.

Praktické odporúčanie: do pracovného postupu pokladníka zaraďte dva samostatné kroky — vykonanie bankovej reportovacej operácie a vytvorenie fiškálneho Z-reportu. Po každom kroku pokladník skontroluje výsledok v príslušnom systéme. Vytlačený bankový report nepotvrdzuje ukončenie fiškálnej zmeny.

Ako zosúladiť terminál s fiškálnou pokladnicou

Pri každodennej kontrole je užitočné preveriť tri skupiny údajov: platby a vrátenia platieb na termináli, príslušné fiškálne doklady a skutočné pripísané sumy na účet. Takýto postup pomáha odlíšiť chybu pokladníka od rozdielu v období alebo zadržaného poplatku.

1. Určite hranice zosúladenia. Zaznamenajte začiatok a koniec obdobia, číslo terminálu, príjemcu platieb a fiškálnu pokladnicu. Ak jeden terminál obsluhuje viacerých príjemcov alebo jedna pokladnica pracuje s viacerými terminálmi, údaje príslušne rozdeľte.
2. Spočítajte úspešné platby kartou. Použite bankový report a podrobnosti o operáciách. Zamietnuté pokusy nezahŕňajte medzi úspešné platby a operácie s neistým výsledkom odložte na samostatné preverenie.
3. Samostatne spočítajte vrátenia platieb a zrušenia. V banke zistite stav každej operácie. Nestačí, že sa celkové sumy líšia o rovnakú hodnotu: zosúlaďte aj jednotlivé platby a vrátenia.
4. Priraďte príslušné fiškálne doklady. S terminálom porovnávajte kartovú časť platieb uskutočnených práve cez tento terminál. Hotovosť, platby cez iný terminál a iné bezhotovostné spôsoby evidujte oddelene.
5. Skontrolujte bankovú výplatu. Porovnajte ju s príslušnými acquiringovými operáciami, poplatkom a lehotami pripísania. Nevysvetlený rozdiel zaznamenajte a uveďte zodpovedného pracovníka aj ďalší krok.

Banková relácia a fiškálna zmena môžu pokrývať rôzne časové úseky. Napríklad, ak sa report na termináli vytvoril skôr a pokladnica potom ďalej prijímala platby kartou, súhrny už budú zahŕňať odlišné operácie. Pri zosúlaďovaní preto kontrolujte čas a zloženie operácií, nielen dátum na reporte. Nepredpokladajte, že každý report automaticky pokrýva obdobie od polnoci do polnoci.

Príklad s hotovosťou, kartou a kombinovanou platbou

Modelový príklad. Predajňa v rovnakom období uskutočnila tieto operácie. Príklad nezahŕňa ďalšie predaje, vrátenia ani platobné kanály.

Pokladník zosúladí kartové platby vo výške 9 500 UAH a kartové vrátenia vo výške 1 000 UAH samostatne. Ich rozdiel je 8 500 UAH. Predaje po odpočítaní vrátení pri všetkých spôsoboch platby predstavujú 14 000 − 1 000 = 13 000 UAH. Porovnávať týchto 13 000 UAH so súhrnom jedného bankového terminálu je nesprávne, pretože suma zahŕňa 4 500 UAH v hotovosti.

Pri kombinovanom nákupe pokladník skontroluje celkovú sumu fiškálneho dokladu — 2 000 UAH — aj jej rozdelenie: 500 UAH v hotovosti a 1 500 UAH kartou. Do zosúladenia s terminálom sa zahrnie iba 1 500 UAH. Ak predajňa prijíma aj iné bezhotovostné platby, automaticky ich nepripočítavajte k obratu tohto terminálu.

Prečo môže byť pripísaná suma na účte odlišná

Podľa bodov 45 a 47 nariadenia NBU č. 164 určuje postup a lehoty vyrovnania s obchodníkom zmluva o acquiringu. Zmluva stanovuje aj výšku poplatku; jeho úhradu upravuje bod 56. Úspešné vytvorenie bankového Z-reportu preto nepotvrdzuje okamžité pripísanie celej sumy na účet.

Modelový príklad výpočtu výplaty. Banka zahrnula do jednej výplaty platby vo výške 10 000 UAH a vrátenia vo výške 1 000 UAH a podľa podmienok príkladu zadržala poplatok 150 UAH. Ak neboli vykonané iné úpravy, výplata bude 10 000 − 1 000 − 150 = 8 850 UAH. Ide o príklad výpočtu, nie o sadzobník PrivatBank. Skutočný základ výpočtu poplatku, čas jeho zadržania a zloženie výplaty si overte podľa svojej zmluvy a bankového výpisu s podrobnosťami.

Čo robiť, ak sa sumy nezhodujú alebo sa doklad nevytlačil

Začnite konkrétnou operáciou, ktorá spôsobila rozdiel. Na jej vyhľadanie si pripravte dátum, čas, sumu, číslo terminálu, číslo dokladu a dostupný identifikátor operácie alebo autorizačný kód. K súvisiacej pokladničnej operácii nájdite fiškálny doklad. Údaje bankového potvrdenia určuje bod 160 nariadenia NBU č. 164.

Opätovná tlač pre PAX S800 je opísaná v časti 10 príručky cez položku „Копія чека“. Pri PAX A930 časť 10 umožňuje vybrať posledný doklad alebo jeden z posledných desiatich. Kópia slúži na potvrdenie už vykonanej operácie; jej tlač nespôsobí nové strhnutie sumy z karty.

Pri kontaktovaní banky používajte jej oficiálne kanály. Nežiadajte kupujúceho o osobné identifikačné číslo (PIN), nefotografujte kartu a nezapisujte jej celé číslo do pracovného záznamu. Na zosúladenie používajte údaje potvrdenia v podobe, v akej ich poskytuje bankový systém. Bod 64 nariadenia NBU č. 164 zaväzuje obchodníka dodržiavať bezpečnostné postupy, nezverejňovať údaje držiteľa tretím stranám a nekopírovať platobný nástroj ani jeho údaje.

Ako skontrolovať vrátenie platby po vytvorení Z-reportu

Vytvorenie bankového alebo fiškálneho Z-reportu samo osebe nevracia peniaze kupujúcemu. Vrátenie si vyžaduje príslušnú platobnú operáciu podľa postupu banky a riadne zaevidovanie vrátenia cez RRO alebo PRRO, ak sa používa. Postup a lehotu, v ktorej má obchodník vrátenie iniciovať, musí určiť zmluva o acquiringu — stanovuje to podbod 11 bodu 45 nariadenia NBU č. 164.

V príručkách PrivatBank pre PAX S800 a PAX A930 sa pri zrušení operácií vyhľadáva podľa čísla dokladu alebo identifikátora RRN — referenčného čísla platobnej operácie. V konkrétnom prípade postupujte podľa pravidiel pre váš model, platobnú službu a zmluvu. Po vykonaní skontrolujte stav v banke a dostupnosť fiškálneho dokladu o vrátení. Ak nákup a vrátenie spadajú do rôznych období, označte túto súvislosť pri zosúlaďovaní, aby ste nehľadali obe operácie iba v jednom dennom reporte.

Zosúladenie platieb kartou a fiškálnych reportov v programe Торгсофт

V programe Торгсофт závisí prenos údajov o bankovej platbe do fiškálneho dokladu od nastavení integrácie a podporovaného registračného zariadenia. Na automatickú výmenu údajov s terminálom je potrebné pripojiť doplnkovú funkciu „Інтеграція з банківським терміналом“. Pri práci s hardvérovou fiškálnou registračnou pokladnicou treba aktivovať aj platenú funkciu „Інтеграція з фіскальним реєстратором“; podmienky práce s PRRO sú uvedené nižšie. Podľa oficiálnej príručky musí terminál odoslať údaje z potvrdenia, teda bankového dokladu, do pokladnice a v programe musí byť zapnutý príslušný prenos údajov. Ak automatické prepojenie nefunguje, príručka umožňuje pri správnom nastavení ručne zadať údaje z bankového dokladu. Pred použitím skontrolujte, či vaše registračné zariadenie túto funkciu podporuje a či sú správne nastavené typy platieb.

Na prácu s PRRO je potrebné aktivovať doplnkovú funkciu „Програмний РРО“ pre potrebný počet pracovných miest a nastaviť registračnú pokladnicu a pokladnícky kľúč. Program má samostatné funkcie pre X-report a fiškálny Z-report. Bankový report zostáva samostatnou operáciou. V nastaveniach PRRO v programe Торгсофт možno rozlišovať platby uskutočnené cez terminál od iných bezhotovostných platieb; pokladník by mal zvolený spôsob platby skontrolovať aj pri vrátení.

Na kontrolu za určité obdobie je v programe Торгсофт k dispozícii súhrnný report na základe údajov zo Z-reportov: zobrazuje počet a sumy dokladov o predaji a vrátení rozdelené podľa spôsobu platby. Program štandardne používa údaje zo servera daňovej služby; report možno vytvoriť aj z lokálnej databázy, no príručka upozorňuje na možné rozdiely po výpadkoch. Pri zosúlaďovaní s bankou vyberte príslušné obdobie, skontrolujte platby kartou a vrátenia a poplatok aj skutočné pripísanie potvrďte bankovými dokladmi.

Postup pokladníka na konci pracovného dňa

Ako interný pracovný postup predajne môžete použiť toto poradie:

1. Dokončiť aktuálne platby a vrátenia a zistiť stav operácií s chybami.
2. V prípade potreby získať bankové a fiškálne X-reporty na predbežnú kontrolu.
3. Zosúladiť platby kartou a vrátenia za rovnaké obdobie, terminál a príjemcu. Rozdiely zaznamenať spolu s údajmi o operáciách.
4. Vykonať bankovú reportovaciu operáciu podľa príručky k modelu a skontrolovať jej výsledok.
5. Ak sa uskutočnili zúčtovacie operácie, vytvoriť fiškálny Z-report a skontrolovať ukončenie zmeny v pokladničnom systéme.
6. Odovzdať reporty a zoznam nevyriešených otázok zodpovednému pracovníkovi. Keď nastane termín výplaty, skontrolovať pripísanie a poplatok podľa bankového výpisu.

Oficiálne zdroje a príručky

• Zákon Ukrajiny „O používaní registračných pokladníc v oblasti obchodu, verejného stravovania a služieb“ zo 06.07.1995 č. 265/95-VR: článok 2 — definície zúčtovacej operácie a reportovacích dokladov; článok 3, body 1, 2, 7 a 9 — vykonávanie operácií, vydávanie dokladov, odosielanie fiškálnych údajov a denné vytváranie fiškálnych denných uzávierkových dokladov pri zúčtovacích operáciách.
• Uznesenie Predstavenstva Národnej banky Ukrajiny z 29.07.2022 č. 164 „O schválení nariadenia o postupe pri vydávaní a acquiringu platobných nástrojov“: nariadenie, časť III, body 45, 47, 56 a 64 — zmluvné podmienky, lehoty vyrovnania, poplatok a bezpečnosť; časť VIII, body 156, 158–160 — potvrdenia, prípady, keď sa papierové potvrdenie nemusí vyhotoviť, stav dokladov a ich náležitosti.
• PrivatBank: „Система online-навчання“ — oficiálna stránka školiacich materiálov pre pokladníkov a účtovníkov.
• „Методичний посібник по роботі з POS-терміналами ПриватБанку (PAX S800)“: časť 9 — reporty; časť 10 — kópia dokladu; časti o vrátení tovaru a kontaktovaní banky.
• „Методичний посібник по роботі з Android POS-терміналами ПриватБанку (Android POS PAX A930)“: časť 8 — zrušenie; body 9.1 a 9.2 — Z-баланс a Х-баланс; časti 10 a 11 — kópie dokladov a kontaktovanie banky.
• PrivatBank: „Технічні рекомендації та інструкції по інтеграції POS-терміналів“ — typy prepojenia, nastavenia a podpora integrácie.
• Торгсофт: „Інтеграція з фіскальним реєстратором“ — prenos údajov z bankového dokladu, ručné zadávanie parametrov a fiškálne reporty.
• Торгсофт: „Додавання ПРРО в Торгсофт“ — aktivácia funkcie, spôsoby platby, X- a Z-reporty a súhrnný report za obdobie.