Ako opraviť chyby v papierovej a elektronickej pracovnej knižke

Ak chcete opraviť chybu v pracovnej knižke, zamestnávateľ musí najprv určiť, kde vznikla: v osobných údajoch zamestnanca, v zázname o práci, v elektronickom zázname po digitalizácii alebo v údajoch výkazu o odvodoch. Každý prípad si vyžaduje vlastný postup. Zhromaždite doklady, ktoré potvrdzujú správne údaje, obráťte sa na oprávneného zamestnávateľa alebo Dôchodkový fond Ukrajiny (ďalej len „DFU“) a po oprave skontrolujte papierové aj elektronické údaje.

Ukončenie päťročného prechodu na elektronickú evidenciu 10. júna 2026 neznamená, že papierové pracovné knižky treba zničiť alebo že nedigitalizované obdobia práce sa automaticky stratia. DFU prijíma doklady aj po tomto dátume. Papierovú knižku treba uchovávať a zamestnávateľ má naďalej povinnosť na žiadosť zamestnanca doplniť do nej záznamy stanovené zákonom.

Čo skontrolovať pred opravou

Elektronickú evidenciu pracovnej činnosti pre zamestnávateľov na Ukrajine upravuje článok 48 Zákonníka práce Ukrajiny (ZPÚ). Údaje sa uchovávajú v registri poistených osôb Štátneho registra povinného štátneho sociálneho poistenia. Papierová knižka, záznamy o pracovnej činnosti v registri a údaje na výpočet doby poistenia spolu súvisia, treba ich však kontrolovať osobitne.

Papierová knižka obsahuje záznamy o prijatí do zamestnania, trvalom preradení a skončení pracovného pomeru. Elektronická pracovná knižka zobrazuje údaje o pracovnej činnosti vložené do registra. Pri výpočte doby poistenia sa používajú údaje z registra; za obdobia, za ktoré údaje neboli vložené, sa uplatňujú pravidlá a podmienky právnych predpisov platných v minulosti. Oprava názvu pracovnej pozície v papierovej knižke preto sama osebe neopraví výkaz o jednotnom odvode na povinné štátne sociálne poistenie (ďalej len „JOS“).

V praxi je vhodné zostaviť stručný zoznam nezrovnalostí: číslo záznamu, nesprávne údaje, správne údaje, podkladový doklad a osoba zodpovedná za opravu. Pomôže to nezamerať sa iba na papierovú knižku, ak sa chyba už dostala aj do elektronickej evidencie.

Ako postupovať po skončení prechodu na elektronickú evidenciu

Zákon Ukrajiny č. 1217-IX z 05.02.2021 nadobudol účinnosť 10. júna 2021 a stanovil päťročné obdobie na doplnenie chýbajúcich údajov do registra. Po skončení týchto prác sa pracovné knižky, ktoré má zamestnávateľ k dispozícii, vydávajú zamestnancom osobne proti podpisu. Zákon neustanovuje, že sa majú po digitalizácii zničiť.

Podľa článku 48 ZPÚ si papierovú knižku uchováva zamestnanec. Na jeho žiadosť zamestnávateľ dopĺňa záznamy o prijatí do zamestnania, preradení, skončení pracovného pomeru, pracovných oceneniach a vyznamenaniach za úspechy v práci. Ak sa osoba zamestnáva prvýkrát a žiada o vystavenie knižky, zamestnávateľ ju musí vystaviť najneskôr do piatich dní od prijatia do zamestnania.

DFU vysvetľuje, že prijímanie a spracovanie dokladov pokračuje aj po 10. júni 2026 a nedigitalizovanie do tohto dátumu nespôsobí stratu doby poistenia. Samotné skončenie prechodného obdobia neruší pracovné práva ani pôvodné doklady. Chýbajúce alebo sporné obdobie však treba doložiť a skontrolovať výsledok jeho spracovania.

Kto môže opravovať papierové záznamy

Podľa bodu 2.6 Pokynu o vedení pracovných knižiek zamestnancov, schváleného príkazom č. 58 z 29.07.1993, nesprávne alebo nepresné záznamy o práci opravuje zamestnávateľ, ktorý ich vytvoril. Zamestnávateľ na novom pracovisku je povinný poskytnúť zamestnancovi potrebnú pomoc. Môže pomôcť pripraviť žiadosť a získať doklady, samotné posledné pracovisko však nezískava oprávnenie prepísať všetky záznamy predchádzajúcich zamestnávateľov.

Pre osobné údaje na titulnej strane platí osobitné pravidlo: bod 2.13 stanovuje, že zmeny vykonáva posledné pracovisko. Pred podaním žiadosti je preto dôležité určiť, či ide o údaje o vlastníkovi knižky alebo o údaje týkajúce sa jeho práce.

Ak bol podnik, ktorý nesprávny záznam vytvoril, zlikvidovaný, bod 2.8 stanovuje tento postup: právny nástupca; ak neexistuje, nadradená organizácia, ktorej podnik podliehal; ak neexistuje ani tá, príslušný štátny archív určený v tomto bode. Súčasný zamestnávateľ nemá opravovať záznam svojvoľne iba preto, že zamestnanec nenašiel bývalé personálne oddelenie.

V žiadosti predchádzajúcemu zamestnávateľovi alebo archívu je vhodné uviesť názov podniku v čase zamestnania, pracovnú pozíciu, približné dátumy práce, číslo nesprávneho záznamu a známe údaje o príkazoch. Požiadajte o overený výpis, kópiu príkazu alebo archívne potvrdenie s podkladmi. Odložte si žiadosť aj odpoveď vrátane oznámenia, že doklady nie sú k dispozícii.

Ako opraviť osobné údaje na titulnej strane

Bod 2.13 Pokynu č. 58 umožňuje zmeniť priezvisko, meno, meno po otcovi a dátum narodenia na základe úradných dokladov, napríklad pasu, rodného listu, sobášneho listu, dokladu o rozvode alebo zmene mena. Zamestnávateľ musí zistiť správne údaje a ich dokladové prepojenie s predchádzajúcimi údajmi. Ústne vysvetlenie zamestnanca nestačí.

1. Zamestnanec predloží knižku a doklady potvrdzujúce správne alebo zmenené údaje. Na organizačné účely je vhodné prijať písomnú žiadosť s uvedením toho, čo treba zmeniť.
2. Poverená osoba porovná doklady a na titulnej strane jednou čiarou prečiarkne príslušné predchádzajúce údaje tak, aby zostali čitateľné.
3. Vedľa nich zapíše správne údaje.
4. Na vnútornej strane obalu uvedie podkladový doklad, jeho číslo a dátum.
5. Zabezpečí overenie podľa bodu 2.13: jeho znenie stanovuje podpis vedúceho podniku alebo pečiatku personálneho oddelenia.

Podpis zamestnanca nenahrádza potvrdenie zmeny zamestnávateľom. Podpis vlastníka knižky pri jej prvom vystavení, ktorý stanovuje bod 2.12, sa týka iného úkonu. Pred skenovaním opravenej knižky skontrolujte, či sú čitateľné predchádzajúce aj nové údaje, údaje o doklade a potvrdenie.

Osobitne skontrolujte osobné údaje zamestnanca v registri poistených osôb. Oprava titulnej strany neznamená, že sa tieto údaje už zmenili aj v registri. Zmeny zavedené podbodom 5 bodu 15 oddielu I zákona č. 1217-IX umožňujú zmeniť aktuálne osobné údaje na základe žiadosti poistenca postupom stanoveným DFU. Ak sú priezvisko, meno, meno po otcovi alebo dátum narodenia v registri nesprávne, zamestnanec sa má obrátiť na DFU vo veci podania takejto žiadosti a dokladov potvrdzujúcich správne údaje.

Ak nezrovnalosti v mene, mene po otcovi alebo priezvisku neumožňujú potvrdiť, že doklad patrí zamestnancovi, nerobte opravu na základe domnienky. Bod 26 Postupu č. 637 umožňuje súdnou cestou určiť, že doklad o pracovnej praxi patrí zamestnancovi. Ide o samostatný spôsob potvrdenia, komu doklad patrí, ktorý nezaručuje automatické započítanie akéhokoľvek uplatneného obdobia.

Ako opraviť záznam o prijatí, preradení alebo skončení pracovného pomeru

V častiach „Údaje o práci“, „Údaje o vyznamenaniach“ a „Údaje o pracovných oceneniach“ zakazuje bod 2.10 Pokynu č. 58 nesprávne záznamy prečiarknuť. Text nevymazávajte ani ho nezakrývajte korekčným prostriedkom: pôvodný záznam musí zostať čitateľný. Oprava sa vykonáva nasledujúcim záznamom s vlastným poradovým číslom.

Najprv porovnajte knižku s originálom príkazu alebo nariadenia. Podľa bodu 2.9 musia opravené údaje úplne zodpovedať tomuto dokladu. Ak sa príkaz stratil alebo nezodpovedá skutočne vykonávanej práci, Pokyn umožňuje použiť aj iné doklady potvrdzujúce vykonávanie práce, ktorá nie je uvedená v knižke. Výpovede svedkov nemôžu byť podkladom na opravu už zapísaných údajov.

1. Do stĺpca 1 uveďte nasledujúce poradové číslo.
2. Do stĺpca 2 uveďte dátum vykonania opravy.
3. Do stĺpca 3 napíšte „Záznam č. … je neplatný“ a uveďte správne znenie. Ak opravujete dôvod skončenia pracovného pomeru, zopakujte znenie podľa právneho predpisu a uveďte príslušný článok a bod zákona, ako vyžadujú body 2.3 a 2.26 Pokynu č. 58.
4. Do stĺpca 4 uveďte podkladový doklad. Ak chyba vznikla pri prepise údajov zo správneho príkazu, podľa bodu 2.10 zopakujte jeho dátum a číslo. Ak podľa bodu 2.9 používate iné podklady pre stratu príkazu alebo jeho nesúlad so skutočne vykonávanou prácou, uveďte údaje týchto dokladov. Pri obnovení pracovného pomeru alebo zmene znenia dôvodu skončenia pracovného pomeru odkážte na príslušný nový príkaz.
5. Skontrolujte, či všetky stĺpce zodpovedajú podkladovému dokladu, a riadne záznamy upravte vrátane potvrdenia záznamov pri skončení pracovného pomeru podľa bodu 4.1 Pokynu.

Modelový príklad opravy názvu pracovnej pozície

Všetky dátumy, čísla a okolnosti v tomto príklade sú vymyslené. Podľa príkazu z 31.08.2020 č. 24-к bol zamestnanec prijatý od 01.09.2020 na pozíciu predavača nepotravinového tovaru. V zázname č. 12 bola omylom uvedená pozícia skladníka. Zamestnávateľ zistil chybu 14.10.2026; v tomto príklade po zázname č. 12 nie sú žiadne ďalšie záznamy.

V tomto príklade je príkaz správny, preto sa v stĺpci 4 opakujú jeho pôvodné údaje. Dátum opravy nemení dátum nástupu do práce. Ak sa zmenil samotný právny podklad, napríklad po vyhlásení skončenia pracovného pomeru za nezákonné, bod 2.10 stanovuje odkaz na príkaz o obnovení pracovného pomeru alebo o zmene znenia dôvodu skončenia pracovného pomeru.

Čo robiť pri vynechanom zázname alebo chybe v číslovaní

Ak záznam o trvalom preradení úplne chýba, neexistuje predchádzajúci záznam, ktorý možno vyhlásiť za neplatný. Nájdite príkaz a skontrolujte dátum a obsah preradenia. Pokyn č. 58 nestanovuje osobitné univerzálne znenie „Záznam bol vynechaný“, preto ho netreba uvádzať ako povinnú zákonnú požiadavku.

Praktickým postupom je doplniť dokladmi potvrdené údaje na nasledujúce voľné miesto pod nasledujúcim číslom a jasne uviesť skutočný dátum preradenia a údaje o príkaze. Nevpisujte text medzi staré riadky a spätne nemeňte dátum príkazu. Ak sa vynechanie zistí až po skončení pracovného pomeru alebo medzi záznamami iných zamestnávateľov, pred doplnením záznamu je vhodné dohodnúť jeho formu so zamestnávateľom, ktorý vynechanie spôsobil, a s územným orgánom DFU pre ďalšie zobrazenie údajov v registri.

Ak chýba iba poradové číslo, najprv sa uistite, že sa nestratila žiadna udalosť pracovnej činnosti. Pokyn neobsahuje osobitný postup pre takéto vynechanie, preto neprečíslovávajte celú knižku. Ak chybné číslovanie sťažuje určenie, ktorý záznam sa opravuje, v žiadosti navyše uveďte jeho dátum, obsah a podkladový doklad.

Ako opraviť chybu v elektronickej pracovnej knižke

Začnite porovnaním elektronických údajov s papierovou knižkou a ostatnými predloženými dokladmi. Podľa vysvetlenia DFU treba v osobnom účte na webovom portáli otvoriť „Електронна трудова книжка“ — „Elektronická pracovná knižka“, prejsť na „Дані ЕТК“ — „Údaje elektronickej pracovnej knižky“ — a kartu „Відцифрована ЕТК“ — „Digitalizovaná elektronická pracovná knižka“. Skontrolujte dátumy, zamestnávateľov, pracovné pozície, údaje o príkazoch a prítomnosť všetkých období.

Ak pri spracovaní dokladov urobil chybu DFU

Ak sú predložené doklady správne, ale elektronický záznam im nezodpovedá, zamestnanec má podať žiadosť cez časť „Комунікації з ПФУ“ — „Komunikácia s DFU“ → „Звернення“ — „Žiadosti“. Správny papierový záznam netreba meniť, aby sa prispôsobil elektronickej chybe. K žiadosti je vhodné priložiť sken príslušnej strany knižky.

V žiadosti uveďte priezvisko, meno a meno po otcovi, registračné číslo evidenčnej karty daňovníka a tiež číslo a dátum predchádzajúcej žiadosti o digitalizáciu, ak sú známe. Osobitne opíšte nesprávny elektronický údaj a správne údaje z papierového dokladu. Napríklad môžete priamo porovnať dva dátumy a uviesť stranu, na ktorej je správny údaj.

Uložte si číslo žiadosti a kontrolujte jej stav v časti „Мої звернення“ — „Moje žiadosti“. Po odpovedi znova otvorte údaje o pracovnej činnosti a skontrolujte konkrétny nesúlad. Odoslanie žiadosti ešte nepotvrdzuje, že údaje už boli opravené.

Ak nesprávne údaje predložil zamestnanec alebo zamestnávateľ

Bod 6 Postupu č. 11-1 stanovuje opätovné predloženie údajov pri oprave nesprávnych alebo nepresných záznamov o obdobiach práce za obdobia poistenia po 01. júli 2000 alebo pri vytvorení nesprávneho či nepresného elektronického záznamu v osobnom účte. Pri opätovnom predložení sa prikladá titulná strana a strany so zmenami. Ak je chyba aj v papierovej knižke, najprv zabezpečte riadnu papierovú opravu a podklady, ktoré ju odôvodňujú.

Údaje môže predložiť zamestnanec alebo platiteľ poistného. Bod 4 Postupu umožňuje zamestnancovi osobne sa obrátiť na územný orgán DFU; na podanie cez webový portál je potrebný elektronický podpis založený na kvalifikovanom certifikáte. Za platiteľa poistného predkladá údaje samotný platiteľ poistného alebo zástupca, ktorému vedúci delegoval právomoci.

Ak v registri chýbajú údaje o aktuálnych personálnych udalostiach, najmä o prijatí do zamestnania, trvalom preradení, skončení pracovného pomeru, obnovení pracovného pomeru alebo pozastavení a obnovení účinnosti pracovnej zmluvy, bod 8 Postupu č. 11-1 stanovuje, že ich platiteľ poistného predloží vytvorením príslušného elektronického záznamu. Na aktuálnu evidenciu preto nestačí opraviť iba historický sken knižky.

Ako pripraviť skeny na predloženie

Bod 5 Postupu č. 11-1 vyžaduje farebné skeny originálnych dokladov. Pri prvom predložení musia zahŕňať všetky strany knižky so záznamami v chronologickom poradí, okraje dokladov a čitateľnú sériu a číslo tlačiva. Odporúčané rozlíšenie je 300 bodov na palec, formát súborov jpg alebo pdf a veľkosť každého súboru najviac 1 MB.

Pred odoslaním otvorte každý súbor a skontrolujte čitateľnosť dátumov, čísel, podpisov a pečiatok. Pri opätovnom predložení použite titulnú stranu a strany so zmenami, ako stanovuje bod 6. Neupravujte obraz tak, aby sa líšil od originálu dokladu.

Čo robiť, ak je problém vo výkaze alebo odvodoch

Ak sú dátum nástupu do zamestnania a obdobie práce zobrazené správne, ale chýbajú alebo sú nesprávne údaje o zárobku, vypočítanom alebo uhradenom JOS, obráťte sa na účtovníka. Údaje o pracovnej činnosti a údaje o odvodoch sa nachádzajú v rôznych častiach elektronickej evidenčnej karty podľa zmien zavedených zákonom č. 1217-IX. Sken pracovnej knižky nenahrádza opravu výkazu zamestnávateľa.

V praxi je vhodné skontrolovať konkrétne mesiace: porovnať doklady o výpočte mzdy, podaný výkaz, potvrdenie o jeho prijatí a platobné doklady. Ak sa chyba týka údajov vo výkaze, zamestnávateľ musí opraviť príslušný výkaz postupom platným pre jeho druh a obdobie. Ak sa nesúlad týka úhrady alebo zaevidovania platby, treba osobitne zistiť jeho príčinu.

Po spracovaní opráv je vhodné, aby zamestnanec opäť skontroloval údaje v registri. Záznam o práci v papierovej knižke sám osebe nedokazuje správnosť všetkých údajov o odvodoch za každý mesiac. Zároveň chýbajúce obdobie na obrazovke nie je dôvod bez overenia považovať ho za definitívne stratené.

Ako doložiť obdobie práce, ak zamestnávateľ alebo doklady nie sú k dispozícii

Na preukázanie pracovnej praxe pri priznaní dôchodku sa uplatňuje Postup schválený uznesením Kabinetu ministrov Ukrajiny z 12.08.1993 č. 637. Podľa bodov 1 a 3, ak knižka alebo potrebné záznamy chýbajú alebo sú nesprávne, možno použiť údaje z registra, potvrdenia, výpisy z príkazov, osobné účty, mzdové listiny, písomné pracovné zmluvy a dohody s potvrdením o ich plnení a ďalšie doklady o obdobiach práce. Ak doklady uvedené v bode 3 nie sú k dispozícii, tento bod umožňuje potvrdiť prácu členskými preukazmi odborových organizácií, ale iba za obdobia, za ktoré obsahujú záznamy o zaplatení členských príspevkov. Doklady potvrdzujúce pracovnú činnosť musia byť podľa bodu 23 podpísané oprávnenými osobami a opatrené pečiatkou, ak je k dispozícii.

Najprv zhromaždite doklady u právneho nástupcu a v archíve. Ak údaje nie sú k dispozícii, uschovajte si písomné odpovede a predložte dostupné podklady DFU, aby určil spôsob potvrdenia. Archívne potvrdenie alebo iný riadny doklad môže byť podkladom na potvrdenie obdobia, aj keď bežnú opravu od bývalého zamestnávateľa nemožno získať.

DFU môže potvrdiť pracovnú prax výpoveďami svedkov za podmienok bodov 17–18 Postupu č. 637, hoci výpovede svedkov nie sú vhodné na opravu už vykonaného papierového záznamu. Ak doklady chýbajú a nemožno ich získať pre živelnú pohromu, haváriu, katastrofu alebo inú mimoriadnu udalosť, bod 17 vyžaduje najmenej dvoch svedkov, ktorí žiadateľa poznali zo spoločnej práce v tom istom podniku alebo systéme. Ak je príčinou likvidácia podniku alebo absencia archívnych údajov z iných dôvodov, podľa bodu 18 musia mať títo svedkovia aj doklady o vlastnej práci za obdobie, ktoré žiadateľovi potvrdzujú.

Druhý odsek bodu 18 rozširuje tento postup na prípady chýbajúcich dokladov, keď sa zamestnávateľ alebo jeho právny nástupca nachádza alebo sa predtým nachádzal na dočasne okupovanom území Ukrajiny, v oblasti protiteroristickej operácie alebo opatrení na zabezpečenie národnej bezpečnosti a obrany, na území obce v oblasti bojových operácií alebo v dočasnej okupácii, obkľúčení či blokáde. Zahŕňa aj prípady poškodenia alebo zničenia majetku či dokladov v dôsledku bojových operácií, teroristických činov alebo diverzie, ktoré tento bod stanovuje; poškodenie alebo zničenie treba doložiť. Aj v týchto prípadoch sú potrební najmenej dvaja svedkovia zo spoločnej práce, ktorí majú doklady o vlastnej práci za príslušné obdobie. Ak svedkovia potvrdzujú obdobia rôznej dĺžky, podľa bodu 25 sa započíta iba čas potvrdený najmenej dvoma svedkami.

Bod 17-1 osobitne stanovuje špeciálny postup započítania pracovnej praxe, ak knižka obsahuje opravené, nedôveryhodné alebo nepresné záznamy o práci v podnikoch alebo u ich právnych nástupcov na dočasne okupovaných územiach v Doneckej a Luhanskej oblasti, Autonómnej republike Krym a meste Sevastopol. Zamestnanec má predložiť dostupné podklady DFU a uviesť tieto okolnosti.

Ak v knižke chýbajú údaje potrebné na priznanie zvýhodneného dôchodku alebo dôchodku za odpracované roky, bod 20 stanovuje spresňujúce potvrdenie zamestnávateľa alebo právneho nástupcu. Musí obsahovať obdobia, pracovnú pozíciu, charakter práce, príslušný zoznam a podkladové prvotné doklady. Pri zamestnávateľoch na územiach určených v druhom odseku bodu 18 je možné potvrdenie údajmi z registra. Ak právny nástupca neexistuje alebo boli archívy zničené v dôsledku bojových operácií, uplatňuje sa osobitný postup určený DFU; s dostupnými dokladmi sa obráťte na jeho územný orgán.

Kedy je potrebný duplikát pracovnej knižky

Duplikát sa vystavuje najmä vtedy, keď sa knižka stratila alebo sa stala nepoužiteľnou. Podľa bodu 5.1 Pokynu č. 58 zamestnanec oznámi stratu zamestnávateľovi na poslednom pracovisku. Duplikát sa vydá najneskôr do 15 dní od podania žiadosti; pri komplikáciách aj v inej lehote. V pravom hornom rohu prvej strany sa uvedie „Дублікат“ — „Duplikát“.

Predchádzajúce obdobia sa prenášajú podľa dokladov v súlade s bodmi 5.2–5.3. Najprv sa uvedie celková pracovná prax pred nástupom k tomuto zamestnávateľovi potvrdená dokladmi a potom jednotlivé potvrdené obdobia. Ak doklad obsahuje iba časť údajov, do duplikátu sa zapíšu iba tieto údaje. Zamestnávateľ musí zamestnancovi pomôcť získať doklady o predchádzajúcej práci.

Ak je knižka obhorená, roztrhaná alebo znečistená a nepoužiteľná, bod 5.5 stanovuje na prvej strane záznam „Замість видано дублікат“ — „Namiesto originálu bol vydaný duplikát“ — a vrátenie originálu vlastníkovi. Ak knižku stratil podnik, podľa bodu 6.1 sa duplikát vydá bez účtovania jeho hodnoty. Bod 2.10 osobitne umožňuje na žiadosť zamestnanca vydať duplikát bez záznamu o skončení pracovného pomeru alebo preradení, ktorý bol následne vyhlásený za neplatný.

Ak prístup ku knižke nie je možný pre mimoriadnu udalosť podľa Kódexu civilnej ochrany Ukrajiny alebo pre vykonávanie protiteroristickej operácie na území, kde osoba pracovala, bod 5.6 umožňuje vydať duplikát na novom pracovisku. Zamestnanec predloží žiadosť a písomné informácie o príslušných okolnostiach: od štábu na likvidáciu následkov mimoriadnej udalosti alebo Protiteroristického centra pri Bezpečnostnej službe Ukrajiny. Samotné trvanie vojnového stavu nie je v tomto bode určené ako samostatný univerzálny dôvod.

Ak sa obnoví prístup k originálu, záznamy z duplikátu o obdobiach práce sa prenesú do pracovnej knižky. Na prvej strane duplikátu sa uvedie „Дублікат анульовано“ — „Duplikát zrušený“, potvrdenie sa opatrí pečiatkou zamestnávateľa na poslednom pracovisku a duplikát sa vráti zamestnancovi.

Ako uchovávať doklady a skontrolovať výsledok

Pri každej oprave je vhodné uchovať samostatný súbor dokladov: žiadosť zamestnanca, podkladový doklad, sken pred opravou, sken po nej, potvrdenie o predložení DFU a doručenú odpoveď. Súbory pomenujte tak, aby bolo zrejmé, ktorého zamestnanca, dokladu a dátumu vyhotovenia kópie sa týkajú. Pôvodný sken neprepisujte opraveným súborom, pretože pomáha zachovať postupnosť úkonov.

Prístup k týmto materiálom by mali mať iba zamestnanci, ktorí zabezpečujú personálnu agendu, vedú výpočty alebo zastupujú zamestnávateľa pred DFU. Skeny pasov a pracovných knižiek nevkladajte do všeobecných pracovných četov ani do verejných priečinkov. Zamestnanec má uchovávať papierový originál a doklady potvrdzujúce zmeny.

Prácu ukončite kontrolou troch výsledkov: papierový záznam je riadne upravený, elektronické údaje zodpovedajú dokladom a nezrovnalosti vo výkazoch a odvodoch, ak sa vyskytli, boli osobitne spracované. Ak niektorá otázka zostala nevyriešená, zaznamenajte, ktoré doklady chýbajú, kam bola podaná žiadosť a aká odpoveď prišla. Zamestnanec aj zamestnávateľ tak budú mať konkrétny základ pre ďalšie podanie.

Oficiálne zdroje

• Zákonník práce Ukrajiny z 10.12.1971 č. 322-VIII — článok 48: elektronická evidencia a vedenie papierovej knižky na žiadosť zamestnanca.
• Pokyn o vedení pracovných knižiek zamestnancov, schválený príkazom z 29.07.1993 č. 58 — body 2.6–2.14, 4.1, 5.1–5.3, 5.5–5.6, 6.1: oprávnenia, doklady, opravy a duplikáty.
• Zákon Ukrajiny z 05.02.2021 č. 1217-IX „O zmene niektorých právnych predpisov Ukrajiny týkajúcich sa evidencie pracovnej činnosti zamestnanca v elektronickej forme“ — oddiel I, body 6, 15; oddiel II, body 1–3: údaje registra, doba poistenia a prechodné obdobie.
• Postup predkladania údajov o pracovnej činnosti zamestnanca, fyzickej osoby – podnikateľa a fyzickej osoby vykonávajúcej samostatnú zárobkovú činnosť v elektronickej forme, schválený uznesením správnej rady DFU z 12.03.2021 č. 11-1 — body 3–8: predkladanie, skenovanie, opätovné predloženie a chýbajúce personálne údaje.
• Postup potvrdzovania získanej pracovnej praxe na priznanie dôchodku, ak pracovná knižka alebo príslušné záznamy v nej chýbajú, schválený uznesením Kabinetu ministrov Ukrajiny z 12.08.1993 č. 637 — body 1–3, 17–18, 20, 23–26: doklady, svedkovia, osobitné prípady a určenie, komu doklad patrí.
• Vysvetlenie DFU „Ako opraviť chybu v elektronickej pracovnej knižke, ktorá vznikla počas jej digitalizácie“ — kontrola údajov, žiadosť o opravu technických chýb a prijímanie dokladov po 10. júni 2026.